Вопросы - ответы

Електронний документообіг
Чи можна з метою оптимізації організаційних процесів оформлювати в електронному вигляді надання відпусток (складення графіка відпусток, написання та погодження заяв)?

Використання електронного цифрового підпису, електронних документів, а також організаційно-правові засади електронного документообігу регулюються, зокрема, законами № 851 та № 852.

Законодавством про працю, у тому числі КЗпП, не передбачено норм, які б регулювали особливості створення, зберігання та використання електронних документів у трудових відносинах.

Відповідно до частини першої ст. 9 Цивільного кодексу положення цього Кодексу застосовуються до врегулювання трудових відносин, якщо вони не врегульовані іншими актами законодавства.

Згідно зі ст. 202 Кодексу правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків.

Правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом (частина перша ст. 205 Цивільного кодексу).

Частиною першою ст. 207 зазначеного Кодексу визначено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Використання при вчиненні правочинів електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів (частина третя ст. 207 Цивільного кодексу).

Таким чином, використання у трудових відносинах електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису можливо за наявності на підприємстві відповідної матеріально-технічної бази та при створенні належних умов його функціонування.

Водночас при використанні електронного документообігу роботодавцю слід дотримуватися правил та вимог чинного законодавства про працю.

Зазначимо, що ведення окремих кадрових документів у електрон­ному вигляді є неможливим, оскільки суперечитиме вимогам законодавства про працю. Наприклад, чинним законодавством не передбачено: здійснення протоколювання засідань та оформлення рішень комісії (уповноваженого) підприємства, установи, організації із соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, за допомогою електрон­них носіїв, зокрема електронного документа; порядок повідомної реєстрації колективного договору у формі електронного документа та механізм внесення напису на повідомну реєстрацію до тексту електронного документа з електронним цифровим підписом. Крім того, журнали реєстрації інструктажів з питань охорони праці, книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, книги обліку руху трудових книжок обов'язково мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою (за наявності).

Враховуючи зазначене, роботодавець має право використовувати електронний документообіг, якщо при цьому дотримано вимоги законодавства про працю.

Доступ к материалу ограничен и доступен подписчикам после авторизации
Подпишитесь на журнал и Вы получите доступ ко всем публикациям печатного издания