Новости

Штатное расписание на предприятии: вопросы-ответы

16.12.2021 / 11:40

Світлана ЛІСТРОВА, незалежний експерт з питань трудового законодавства,
бухгалтерського обліку та оподаткування, ACCA DipIFR (RUS)


З 1 грудня 2021 підвищені прожитковий мінімуму і мінімальна зарплата. Тож ті роботодавці, у яких оклади (ставки) працівників прив’язані до цих показників, оновили штатні розписи на цю дату. Дехто ж планує це зробити з 1 січня 2022 року, оскільки це передбачено колдоговором чи іншим локальним актом підприємства. Проте й у першому, й в другому випадку виникають зазвичай однакові запитання під час затвердження штатного розпису. Які саме?

Чи обов’язково затверджувати штатний розпис наказом керівника підприємства?

Штатний розпис належить до організаційних документів і затверджується посадовою особою особисто (п. 3 гл. 6 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Досить часто на формі штатного розпису додають напис «Вводиться в дію з …». Також практикується введення в дію штатного розпису (з певної дати) наказами з основної діяльності.

Єдиної форми штатного розпису для всіх підприємств не встановлено. Можна взяти за основну уніфіковану форму від Укрдержархіву чи форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57, і скоригувати.

Підприємство має визначити перелік уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі на вимогу п. 5.9 ДСТУ 4163:2020.

Чи потрібно затверджувати штатний розпис фізичній особі – підприємцю, у якого трудяться наймані працівники?

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України). У жодному нормативному акті не згадується про обов’язок підприємців затверджувати штатний розпис.

Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133 також наголосило, що штатний розпис підприємцям не потрібен (змінивши свою ж позицію, висловлену раніше у листі 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06).

А що на практиці? Коли інспектор праці приходить на перевірку, він вимагає надати штатний розпис

Чи можна штатний розпис затвердити не на 1 число місяця, а на 10-те чи 15-те?

Так. Чинним законодавством не передбачено, що підвищення посадових окладів має відбуватися з першого числа місяця. З цим погоджується і Мінсоцполітики у листі від 06.09.2019 р. № 1076/0/204-19.

Чи потрібно у штатному розписі вказувати назву структурного підрозділу?

Так. У штатному розписі зазначається назва структурних підрозділів, якщо вони передбачені структурою підприємства. Адже у різних структурних підрозділах можуть бути посади (професії) з однаковими назвами й різними умовами оплати праці.

Скажімо, для робітників певної професії, задіяних в одному виді виробництва, проведена атестація робочих місць за умовами та встановлена доплата за шкідливі та важкі умови праці, а для тієї самої професії у іншому виробництві - ні. Чи встановлений роз’їзний характер роботи для посад, які обіймають працівники одного підрозділу, для таких самих посад у інших підрозділах – ні.

Важливо! З 10.06.2021 облік трудової діяльності працівників ведеться у електронній формі (у Реєстрі застрахованих осіб). Тому роботодавці повинні у складі звітності з ЄСВ надавати інформацію про посаду (професію), категорію, розряд, а також про структурний підрозділ, у якому працює працівник.

Якщо ж це підприємство з незначною кількістю працівників і структурні підрозділи не утворювалися чи коли йдеться про фізосіб – підприємців, то, відповідно, назви структурних підрозділів у штатному розписі не вказуються

Чи потрібно вказувати у штатному розписі для посад (професій) категорію (розряд)?

Так. Адже категорія (розряд) - це складові назви посади (професії), від яких залежить розмір посадового окладу (тарифної ставки).

Мінсоцполітики у листі від 13.09.2019 р. N 1127/0/204-19 теж зазначає: «Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії)».

Чи можуть бути встановлені у штатному розписі різні посадові оклади для різних посад?

Так. Посадові оклади для однакових посад можуть різнитися залежно від встановленої категорії: без категорії, ІІ категорія, І категорія, провідний спеціаліст.

Але також може бути однакова назва посади, наприклад бухгалтер чи економіст (без зазначення категорій), а посадові оклади можуть бути різними. Для цього потрібно передбачити системою оплати праці можливість встановлення діапазону («вилки») посадового окладу.

При застосуванні діапазонів ("вилок") окладів проводиться атестація працівника і за результатами атестації встановлюється оклад в межах діапазону по посаді, на якій працівник працює (лист Мінсоцполітики від 23.11.2016 р. № 1587/13/8416).

Скажімо, для посади «бухгалтер» можна передбачити діапазон посадового окладу від 15 000 до 17 000 грн, а в штатному розписі передбачити 3 посади бухгалтера з різними посадовими окладами: 15 000 грн., 16 000 грн. і 17 000 грн.

Отже, як зазначено у вищенаведеному листі: «Фактичний оклад конкретного спеціаліста встановлюється (в межах так званої "вилки") з урахуванням ситуації на ринку праці, особистих якостей і заслуг працівника, його завантаженості і напруженості праці та не є порушенням трудового законодавства».

Чи обов’язково вказувати у штатному розписі місячну тарифну ставку для робітників з погодинною оплатою?

Так. Місячну тарифну ставку (оклад) потрібно вказувати у штатному розписі. Чому так?

По-перше, алгоритм розрахунку годинної ставки передбачає її перегляд у разі збільшення місячної тарифної ставки (окладу) і на початку кожного календарного року у зв’язку зі зміною показника середньомісячної кількості робочих годин за відповідний рік.

По-друге, робітники однієї професії з однаковими місячними тарифними ставками (окладами) можуть працювати за різними формами оплати праці: погодинна, відрядна, місячний оклад. І за потреби форма оплати може змінюватися.

По-третє, саме місячна тарифна ставка (оклад) використовується для визначення права на індексацію, а також під час розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних, відпускних і в інших випадках - якщо немає заробітку в розрахунковому періоді.

Чи можна не зазначати у штатному розписі місячні тарифні ставки (оклади) для робітників-відрядників?

Ні, при використанні тарифної системи оплати праці встановлюються місячні тарифні ставки (оклади) незалежно від форми оплати праці.

Відрядна оплата праці передбачає оплату обсягу виконаних робіт за відрядними розцінками, встановленими залежно від тарифікації робіт. На практиці досить часто робітники виконують протягом місяця різні види відрядних робіт, які тарифікуються й оплачуються за різними відрядними розцінками.

Приймаючи працівника на роботу, йому потрібно встановити місячну тарифну ставку (оклад) відповідно до встановленого тарифного розряду. Пам’ятаємо, у штатному розписі зазначається назва професії разом з розрядом і місячною тарифною ставкою (окладом). Саме цей показник використовується під час обчислення індексації і у певних випадках під час розрахунку середньої зарплати (якщо немає заробітку за розрахунковий період).

Також за надурочну роботу при відрядній оплаті праці виплачують 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації. Тому у штатному розписі має бути зафіксована тарифна ставка та розряд відповідно до кваліфікації. Тож не варто керуватися листом Мінсоцполітики від 13.09.2019 №1127/0/204-19, де воно радить не вказувати у штатному розписі розмір оплати відрядників, а зазначати тільки кількість штатних одиниць.