Бухучет

Расчеты корпоративными картами

20.03.2017 / 15:21

Популярность банковских платежных карт неоспорима, поскольку это удобный и надежный платежный инструмент. Сегодня многие субъекты предпринимательства применяют их в своей хозяйственной деятельности. В каких операциях можно воспользоваться такими картами, рассмотрим далее.

Платежная карта как средство платежа

В соответствии с п. 1.14 ст. 1 Закона о платежных системах электронное платежное средство – это платежный инструмент, предоставляющий его держателю возможность с помощью платежного устройства получить информацию о принадлежащих держателю денежных средствах и инициировать их перевод. По определению п. 1.27 этой статьи платежная карта – электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или иного вида карты, используемое для инициирования перевода денежных средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления денежных средств со своих счетов на счета других лиц, получения денежных средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществление других операций, предусмотренных соответствующим договором.

Как определено в части второй раздела II Положения № 705, пользователем электронного платежного средства может быть юридическое или физическое лицо. Банк-эмитент имеет право предоставлять физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, личные электронные платежные средства, а субъектам хозяйствования – корпоративные электронные платежные средства.

Таким образом, корпоративная банковская карта, как и любая платежная карта, является электронным платежным средством, использовать которое возможно (как и осуществлять операции по карточному счету) после того, как клиент – владелец текущего счета (в случае с корпоративной картой это юридическое лицо или предприниматель) заключит соответствующий договор с банком (п. 8.1 Инструкции № 492). В таком договоре банк обязан, в частности, указать виды платежных операций, которые пользователь имеет право осуществлять с использованием электронного платежного средства, правила и максимальный срок их выполнения.

Расчеты картой с нерезидентами

В соответствии со ст. 7 Декрета о валютном контроле в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота используются как средство платежа иностранная валюта и денежная единица Украины – гривня. Такие расчеты осуществляются только через уполномоченные банки в порядке, установленном Нацбанком Украины.

Безналичные расчеты в иностранной валюте должны осуществляться с учетом режимов функционирования счетов, определенных Инструкцией № 492.

В соответствии с п. 8.3 этой Инструкции денежные средства с текущего счета юридического лица и физического лица – предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства для получения заработной платы, других выплат социального характера, осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам), осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Следовательно, действующим законодательством Украины, во-первых, требуется осуществлять расчеты с нерезидентом в пределах торгового оборота исключительно через уполномоченные банки и, во-вторых, не разрешается осуществлять такие операции с помощью платежных карт.

Следует отметить, что в действующих нормативных документах определение термина «расчеты в пределах торгового оборота» отсутствует. В Положении № 484, действовавшем до 27.06.2012 г., расчеты в пределах торгового оборота были определены как движение денежных средств между резидентами и нерезидентами по операциям продажи (покупки) товаров на основании внешнеэкономических договоров, предусматривающих экспорт или импорт товаров. В п. 3 постановления № 209, регулирующего вопросы использования гривни в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота, под такими расчетами следует иметь в виду расчеты за экспорт/импорт товаров. При этом в соответствии со ст. 1 Закона о ВЭД:

  • товаром является любая продукция, услуги, работы, права интеллектуальной собственности и другие неимущественные права, предназначенные для продажи (оплатной передачи);
  • экспортом товаров является продажа товаров украинскими субъектами внешнеэкономической деятельности иностранным субъектам хозяйственной деятельности (в том числе с оплатой в неденежной форме) с вывозом или без вывоза этих товаров через таможенную границу Украины, включая реэкспорт товаров;
  • импортом товаров является покупка (в том числе с оплатой в неденежной форме) украинскими субъектами внешнеэкономической деятельности у иностранных субъектов хозяйственной деятельности товаров с ввозом или без ввоза этих товаров на территорию Украины, включая покупку товаров, предназначенных для собственного потребления учреждениями и организациями Украины, расположенными за ее пределами.

В п. 8.3 Инструкции № 492 приведены случаи, когда денежные средства с текущего счета в иностранной валюте юридического лица и физического лица – предпринимателя могут быть использованы с помощью электронного платежного средства.

КОРПОРАТИВНАЯ ПЛАТЕЖНАЯ КАРТА МОЖЕТ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАНА ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОПЕРАЦИЙ ЧЕТЫРЕХ ТИПОВ*:

  • получение наличных за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;
  • осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанные с расходами на командировку;
  • осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанные с расходами представительского характера;
  • на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания, Воздушного кодекса, Конвенции о международной гражданской авиации, Конвенции о дорожном движении

*Ограничения распространяются на расчеты с нерезидентом как в иностранной валюте, так и в гривне.

По результатам анализа вышеприведенных норм можно сделать вывод, что проведение расчетов с нерезидентом с помощью корпоративной банковской карты, не связанных с командировкой, эксплуатационными и представительскими расходами, запрещено и приводит к невыполнению требований ст. 7 Декрета о валютном контроле. За нарушение резидентами порядка расчетов, установленного этой статьей, ст. 16 указанного Декрета предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, использовавшихся при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу Нацбанка Украины на день осуществления таких расчетов. В соответствии со ст. 1 этого Декрета валюта Украины является валютной ценностью так же, как иностранная валюта.

Командировки

Перечень расходов приведен в пп. «а» п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса. К ним, в частности, относятся:

  • расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте). К расходам на проезд в случае командировки за границу на служебном автомобиле включаются расходы на горюче-смазочные материалы (п. 12 раздела III Инструкции № 59). Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам;
  • оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений;
  • оплата телефонных разговоров;
  • оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование;
  • другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;
  • суточные расходы (предельная необлагаемая сумма в 2017 г. для зарубежных командировок – 80 евро за календарный день командировки).

При использовании корпоративной карты в командировке срок предоставления авансового отчета может быть следующим:

  • если с карты за рубежом снималась наличные – до окончания третьего банковского дня после завершения командировки с возвращением неизрасходованных в командировке денежных средств;
  • в случае если карта была использована для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней.

Представительские расходы

Единственным Действующим нормативным актом, регулирующим состав и содержание расходов на представительские цели, являются нормы, утвержденные приказом № 1026 (далее – Нормы № 1026), но они разработаны для бюджетных учреждений. Другие предприятия могут использовать этот документ только как вспомогательный для разработки локального документа о представительских расходах на предприятии или у предпринимателя.

Согласно этим Нормами представительские расходы – это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодно сотрудничества. При этом в указанных нормах приведен перечень представительских расходов для бюджетных организаций, к которым, в частности, относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время проведения переговоров, оплатой услуг переводчика, не входящего в штат учреждения, оплатой номеров в гостиницах, а также расходы, связанные с бронирование номеров в гостиницах, в размере 50 % стоимости номера за одни сутки.

Обратите внимание, что акцент в нормах № 1026 сделан исключительно на затратах, которые несет бюджетная организация как принимающая сторона. Вместе с тем нет оснований считать, что другие предприятия не могут иметь представительские расходы, понесенные на территории Украины или за рубежом, как принимающие или приглашенные стороны.

Следует отметить, что положение предприятия о представительских расходах не является единственным документом, необходимым для обоснования несения таких расходов. Подтверждением расходов могут быть программа мероприятия (возможно, со сметой расходов), утвержденная руководством, а также отчет в произвольной форме или форме, разработанной предприятием, о выполнении программы мероприятия и понесенных представительских расходах. При этом следует помнить, что отнесение расходов к представительским в соответствии с локальным нормативным документом предприятие решает проблему с использованием денежных средств непосредственно с корпоративной карты, но не делает такие расходы, например, расходами на командировку, освобождающимися от начисления НДФЛ. Поэтому может сложиться такая ситуация, что в командировке правомерно были потрачены командированным работником денежные средства с корпоративной карты на представительские цели, но сами расходы носили характер налогооблагаемого дохода для командированного физического лица с учетом положений пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса.

В бухгалтерском учете представительские расходы в соответствии с пунктами 18 и 19 ПБУ 16 могут принадлежать к административным расходам или к расходам на сбыт (если понесенные расходы классифицируются как расходы на рекламу и/или исследование рынка).

Эксплуатационные расходы

Точного перечня эксплуатационных расходов транспортных средств нормативные акты не содержат. В качестве ориентира можно руководствоваться многочисленными консультациями Нацбанка Украины, предоставленными по конкретным вопросам. Так, например, в письме № 25-0004/51559 услуги по ремонту и техническому обслуживанию транспортных средств субъектов предпринимательства (речь идет об оплате услуг нерезидента от имени и по поручению юридического лица – резидента как украинского субъекта внешнеэкономической деятельности за рубежом) являются операцией в рамках торгового оборота, требующей расчетов через уполномоченные банки с заключением ВЭД-договора.

Однако если техническое обслуживание выполняется в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания, Воздушного кодекса, Конвенции о международной гражданской авиации, Конвенции о дорожном движении, то такие расходы являются эксплуатационными затратами.

Документальное оформление

Документальное оформление операций с применением платежных карт, эмитированных банками-резидентами, осуществляется в соответствии с Положением № 705. Документы по операциям с использованием электронных платежных средств и другие документы, применяемые в платежных системах для платежных операций с использованием электронных платежных средств, могут быть в бумажной и/или электронной форме. При этом единая форма для таких документов отсутствует – формы документов по операциям с использованием электронных платежных средств (квитанции платежного терминала, чек банкомата, слип и другие документы) устанавливаются правилами платежных систем, но они должны содержать обязательные реквизиты, определенные Положением № 705.

ДОКУМЕНТЫ ПЛАТЕЖНЫХ СИСТЕМ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ РЕКВИЗИТЫ:

  • идентификатор эквайера и торговца или другие реквизиты, позволяющие их идентифицировать;
  • идентификатор платежного устройства;
  • дату и время осуществления операции;
  • сумму и валюту операции;
  • сумму комиссионного вознаграждения;
  • реквизиты электронного платежного средства, разрешенные правилами безопасности платежной системы;
  • вид операции;
  • код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Кодекс торгового мореплавания – Кодекс торгового мореплавания Украины от 23.05.95 г. № 176/95-ВР. Воздушный кодекс – Воздушный кодекс Украины от 04.05.93 г. № 3167-XII. Налоговый кодекс – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI. Конвенция о международной гражданской авиации – Конвенция о международной гражданской авиации от 07.12.44 г. Конвенция о дорожном движении – Конвенция о дорожном движении от 08.11.68 г. Закон о ВЭД – Закон Украины от 16.04.91 г. № 959-XII «О внешнеэкономической деятельности». Закон о платежных системах – Закон Украины от 05.04.2001 г. № 2346-III «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине». Декрет о валютном контроле – Декрет Кабинета Министров Украины от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля». Постановление № 209 – постановление Правления Нацбанка Украины от 28.05.2012 г. № 209 «Об урегулировании вопросов относительно использования гривни в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота». Положение № 484 – Положение о порядке выдачи Нацбанком Украины индивидуальных лицензий на расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота в валюте Украины, утвержденное постановлением Правления Нацбанка Украины от 14.10.2004 г. № 484. Положение № 705 – Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления Нацбанка Украины от 05.11.2014 г. № 705. ПБУ 16 – Положение бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина Украины от 31.12.99 г. № 318. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03. 98 г. № 59. Инструкция № 492 – Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Украины от 12.11.2003 г. № 492. Нормы № 1026 – Нормы денежных средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина Украины от 14.09.2010 г. № 1026. Письмо № 25-0004/51559 – письмо Нацбанка Украины от 17.06.2016 г. № 25-0004/51559 «О порядке осуществления расчетов в наличной иностранной валюте во время пребывания в командировке за пределами Украины на служебном автотранспорте за полученные услуги по ремонту и техобслуживанию этого автотранспорта»