Оплата труда

Відрядження в межах України

24.04.2017 / 14:02

Бухгалтерський облік

Для розрахунку з підзвітними особами, до яких належать і відряджені працівники, Інструкцією № 291 передбачено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом цього субрахунку відображають:

  • суми, видані працівникам під звіт;
  • суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.

Водночас за кредитом цього субрахунку відображають:

  • суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження;
  • суми повернення не використаних під час відряд­ження коштів.

Зазначимо, якщо аванс на відрядження перераховано на корпоративний електронний платіжний засіб (корпоративну картку), то в бухобліку робиться запис Дт 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті». Суми, зараховані на корпоративну картку працівника, не вважаються виданими під звіт, адже фактично такі суми продовжують бути у розпорядженні підприємства. Тільки після того як співробітник зніме готівку (чи розрахується безготівково), такі кошти змінюють свою природу і стають виданими під звіт. У бухобліку на цю дату роблять запис: Дт 372 Кт 313.

Сальдо субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — у складі зобов’язань балансу підприємства. Дебетове сальдо свідчить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданими під звіт, а кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами.

Кошти, витрачені працівником під час відрядження, відображаються в обліку на дату затвердженнякерівником підприємства Звіту. Залежно від цілей відрядження їх відносять на дебет рахунків:

  • 23 «Виробництво» — у разі витрати на відрядження виробничих робітників, що безпосередньо пов’язане з виготовленням продукції (робіт, послуг);
  • 91 «Загальновиробничі витрати» — відрядження працівників з метою організації виробництва та управління цехами, дільницями, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництва;
  • 92 «Адміністративні витрати» — відрядження працівників адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу з метою управління підприємством та його обслуговування;
  • 93 «Витрати на збут» — відрядження працівників відділу збуту, якщо мета їх поїздки пов’язана зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг);
  • 94 «Інші витрати операційної діяльності» — відрядження працівників для вирішення інших господарських питань. Також на цей рахунок відносять витрати у зв’язку зі скасованим відрядженням.

Якщо під час відрядження придбавалися товарно-матеріальні цінності з подальшою їх передачею на склад підприємства, то необхідно робити такі бухгалтерські записи — Дт 20 «Виробничі запаси» (22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 28 «Товари») Кт 372.

Документальне підтвердження витрат

Витрати на відрядження дозволено компенсувати тільки за умови їх документального підтвердження. Виняток із цього правила — добові. Крім того, документи мають бути в оригіналі.

Якщо ж відбувається відшкодування витрат на відрядження без їх документального підтвердження, то у співробітника з’являється об’єкт оподаткування з ПДФО та військового збору.

Пропонуємо переглянути головні види витрат на від­рядження, зіставляючи їх з документальним підтвердженням.

Податковий облік

Податок на прибуток

Об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухобліку. При цьому незалежно від отриманого доходу або добровільного права коригування фінрезультату розділом ІІІ Податкового кодексу не передбачено жодних податкових різниць для проведення коригування об’єкта оподаткування. Відповідно всі витрати, понесені під час відрядження й відображені в бухобліку, належать до витрат, що формують базу оподаткування податком на прибуток.

Таблиця 4

№ з/п

Види витрат

Документальне підтвердження понесених витрат
(оригінали документів)

1

Добові (в неоподатковуваній сумі)

Відрядження в межах України та до країн з безвізовим режимом:

наказ про відрядження та відповідні первинні документи (наприклад: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо)

Закордонне відрядження до країн з візовим режимом:

наказ про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)

2

На проїзд (зокрема проїзд до місця відряд­ження і назад, проїзд за місцем відрядження, перевезення багажу, бронювання, оплата залів очікування, користування білизною у поїздах)

Транспортні квитки (талони);

транспортні рахунки (багажні квитанції);

електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту (у випадку з авіаквитком — ще й роздруківка на папері частини електронного квитка із зазначенням маршруту);

документ про оплату за всіма видами транспорту;

паркувальні талони;

інші документи

3

На проживання (в готелях і мотелях, найм житлових приміщень, бронювання, інші супутні послуги, пов’язані з проживанням)

Рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;

документи, що підтверджують оплату (чеки РРО, товарні чеки, розрахункові квитанції)

4

На телефонні переговори

Документи, що підтверджують оплату;

деталізація дзвінків (якщо оператор може надати таку послугу)

5

На обов’язкове страхування (життя, здоров’я, цивільної відповідальності)

Документи, що підтверджують оплату;

страховий поліс;

6

Готівка, знята з корпоративної картки та витрачена під час відрядження

Чек банкомата;

довідки за встановленими формами;

сліп;

квитанція торговельного термінала тощо

7

Інші витрати, пов’язані з відрядженням

Чеки РРО;

товарні чеки;

квитанції до прибуткового касового ордера тощо

Податок на додану вартість

Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником при придбанні товарів та/або послуг, підприємство має право віднести до податкового кредиту за умови їх документального підтвердження (пп. «а» п. 198.1 ст. 198 Податкового кодексу). Датою віднесення сум ПДВ до податкового кредиту вважається перша з подій, визначена п. 198.2 ст. 198 цього Кодексу.

Відповідно до п. 201.10 ст. 201 Податкового кодексу податкова накладна, складена та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг, є для покупця таких товарів/послуг підставою для нарахування сум податку, що належать до податкового кредиту.

Також згідно з п. 201.11 ст. 201 Кодексу підставою для нарахування сум податку, що належать до податкового кредиту без отримання податкової накладної, зокрема є:

  • транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами;
  • касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн за день (без урахування податку).

Водночас відповідно до останньої норми зауважимо таке:

  • якщо платник податку отримав касовий чек, в якому загальна сума отриманих товарів (послуг) перевищує 200 грн без ПДВ, то він не має права на підставі цього чека зарахувати до податкового кредиту ні всю суму ПДВ, сплачену при придбанні таких товарів (послуг), ні її частину.
  • якщо підзвітна особа до Звіту з відрядження додає кілька касових чеків з різними датами, у податковому кредиті дозволено відображати ПДВ за чеками на суму 200 грн за кожен день перебування працівника у відрядженні, а не в цілому за Звітом;
  • датою формування податкового кредиту на підставі податкової накладної й інших документів, які дають право на формування податкового кредиту без отримання податкової накладної, є дата подання авансового звіту.

Податок на доходи
фізичних осіб/Військовий збір

До оподатковуваного доходу співробітника не включаються добові, виплачені у межах норм, установлених пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу. Відповідно наднормативні добові підлягатимуть оподаткуванню ПДФО і військовим збором.

Також не підлягають оподаткуванню витрати на відряд­ження, які згідно з зазначеним підпунктом підлягають обов’язковому відшкодуванню (наприклад, витрати на проїзд, проживання тощо). Проте такі витрати мають бути документально підтверджені. Якщо ці умови не виконуються, то такі виплати оподатковуються ПДФО та військовим збором.

Єдиний внесок

Згідно з п. 6 розділу І Переліку № 1170 на витрати, пов’язані з відрядженням, — добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, — ЄСВ  не нараховується.

Для закріплення на практиці поняття «бухоблікові особливості відрядження» розглянемо числовий приклад.

Приклад

Згідно з наказом ТОВ «Гранд туризм» № 21/в від 27.03.2017 р. консультант з маркетингу В. Т. Чепінога відбув у відрядження на два дні (29 — 30 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 3 квітня В. Т. Чепінога подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де зазначив витрати на загальну суму 1 800 грн. (у тому числі ПДВ — 214,00 грн), а саме:

  • добові — 400 грн (за 2 дні);
  • на проживання — 450 грн (у тому числі ПДВ — 75 грн);
  • на проїзд — 468 грн (у тому числі ПДВ — 78 грн);
  • витрати, пов’язані з відвідуванням пам’яток культури — 482 грн (у тому числі ПДВ — 61 грн);

Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становила 250 грн; після затвердження Звіту керівником перерахована на особисту платіжну картку працівника.

Таблиця 5

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Дебет

Кредет

1

Перераховано на особисту платіжну картку аванс на відрядження

372

311

1 550,00

2

На підставі затвердженого керівником звіту списано витрати:

 

 

 

добові

94

372

400,00

проживання в готелі

375,00

проїзд

390,00

відвідування пам’яток культури (пов’язані з господарською діяльністю підприємства)

421,00

3

Відображено податковий кредит з ПДВ, сплаченого у складі витрат, понесених у відрядженні

641/ПДВ

372

214,00

4

Перераховано суму перевитрат на особисту картку платника податків

372

311

250,00

Окремо розглянемо ситуації з оподаткуванням наднормативних добових.

Приклад

Директора ТОВ «Гранд туризм» М. С. Васюту 18 квітня направлено на два дні у службове відрядження до м. Львова з метою проведення ділових переговорів. Перед виїздом у відряд­ження на особисту картку директора перераховано 5 000 грн.

Після повернення з відрядження директор у визначені строки подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де зазначив витрати на загальну суму 4700 грн (у тому числі ПДВ — 450,00 грн), а саме:

  • добові — 2000 грн (за два дні). Згідно з Положенням про службове відрядження директору виплачуються добові з розрахунку 1 000 грн на добу;
  • на проживання — 1 740 грн (у тому числі ПДВ — 290 грн);
  • на проїзд поїздом ІнтерСіті 960 грн (у тому числі ПДВ—  160 грн).

Невикористана сума коштів на відрядження своєчасно перерахована на банківський рахунок підприємства.

Таблиця 6

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Дебет

Кредет

1

Перераховано на особисту платіжну картку аванс на відрядження

372

311

5 000,00

2

Списано витрати на підставі затвердженого керівником звіту:

 

 

 

добові:

 

у межах норм (320 грн × 2 дні)

92

372

640,00

наднормативні ((1 000 грн – 320 грн) × 2 дні))

92

372

1360,00

проживання в готелі

92

372

1 450,00

проїзд

800,00

3

Відображено податковий кредит з ПДВ, сплаченого у складі витрат, понесених у відрядженні

641/ПДВ

372

450,00

4

Утримано ПДФО із понаднормативних добових (1 360 грн × 1,219512* × 18 %)

*Згідно з п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу «натуральний» коефіцієнт становить 1,219512

66

641/ПДФО

298,54

5

Утримано військовий збір із понаднормативних добових (1 360 грн × 1,5 %)*

*База оподаткування не збільшується на коефіцієнт, визначений п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу

66

641/ВЗ

20,40

6

Перераховано невикористану суму коштів на банківський рахунок підприємства

311

372

300,00

«Горячие линии»

Дата: 14 декабря, пятница
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42