Оплата труда

Закордонні відрядження

24.04.2017 / 14:50

Бухгалтерський облік

В цілому облік відряджень по Україні та закордон має багато спільного. Тому в цій частині матеріалу не зупинятимемося на схожих ситуаціях, а розглянемо виключно особливості закордонних відряджень.

Почнемо з видачі авансу. Його необхідно видати у валюті тієї держави, до якої відряджають співробітника або у вільно конвертованій. У бухобліку роблять запис: Дт 371 Кт 302 «Готівка в іноземній валюті» або Кт 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»  залежно від того, в якій формі видавався аванс: готівковий чи безготівковий.

Зауважимо, що отримання підзвітними особами готівки в іноземній валюті на відрядження безпосередньо в установі банку, минаючи касу юридичної особи, не передбачено чинним законодавством.

Також зазначимо, що зняти в банку з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон можна на підставі:

  • заяви на видачу готівки;
  • доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку;
  • листа-розрахунку.

Розглянемо детальніше операції з інвалютою. Відповідно до п. 6 ПБО 21 сума валюти, виданої на добові витрати, у бухобліку відображається у гривнях за курсом НБУ на початок дня видач авансу. Водночас оскільки заборгованість, що виникла, є немонетарною статтею балансу, то на дату балансу вона не підлягає перерахунку. Тобто курсові різниці в даному випадку не виникають (пункти 7— 8 ПБО 21).

На дату затвердження Звіту суми, витрачені під час відрядження, аналогічно як і при відрядженні теренами України, списуються на витрати в Дт рахунків 23, 91, 92, 93, 94.

Витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 ПБО 21).

Якщо працівник не повністю використав виданий йому аванс, його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) є монетарною статтею балансу, бо  залишок невикористаного інвалютного авансу необхідно повернути підприємству. Відповідно за такою дебіторською заборгованістю необхідно рахувати курсові різниці. Останні потрібно визначати на дату балансу та на дату погашення працівником заборгованості.

Якщо курс НБУ на дату погашення працівником заборгованості піднявся порівняно з курсом НБУ, що діяв на дату його видачі, то у підприємства з’являється додатна курсова різниця. Її відносять на дохід бухзаписом Дт 372 Кт 714 «Дохід від операційної курсової різниці». Коли ж ситуація протилежна (курс НБУ знизився), то відображають бухвитрати записом Дт 945 «Витрати від операційної курсової різниці» Кт 372.

Трапляється і таке, що витрати, понесені під час закордонного відрядження, більші ніж сума отриманого авансу. В такій ситуації на дату затвердження керівником Звіту виникає кредиторська заборгованість. За нею не потрібно розраховувати курсові різниці. А все тому, що перевитрати під час закордонного відрядження компенсуються національною валютою за офіційним обмінним курсом гривні до інвалюти, встановленим НБУ на день погашення заборгованості. А курсові різниці визначають тільки за монетарними статтями в інвалюті (підпункти 7 — 8 ПБО 21). На дату затвердження Звіту витрати на відрядження в бухгалтерському обліку відображають так:

  • у частині виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;
  • участині витрат, що підлягають додатковому відшкодуванню працівнику, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту.

Зауважимо, що внаслідок коливання валютних курсів за заборгованістю перед колегою може виникнути різниця. Тобто якщо курс НБУ на дату погашення відрізняється від курсу НБУ на дату затвердження Звіту, то утворюються різниці. Проте це не курсова різниця! Отже, якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості виріс, то різницю списують на витрати в Дт суб­рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Якщо навпаки — курс НБУ знизився, то від’ємну різницю показують за Кт субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності». Зауважимо, що деякі фахівці пропонують утворені різниці відображати на тих самих рахунках, на яких визнано витрати під час відрядження. Наприклад, якщо у відрядження направлено адміністративну персону і курс виріс, то роблять запис Дт 92 Кт 372 (на позитиву різниці). Якщо курс на дату погашення заборгованості впав, то методом сторно роблять аналогічний запис (Дт 92 Кт 372) на від’ємну різницю.

Податковий облік

Податок на доходи фізичних
осіб/Військовий збір

Згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу до оподатковуваного доходу не належать закордонні добові у розмірі не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Приклад

Директора ТОВ «Гранд туризм» М. С. Васюту 15 березня направлено на п'ять днів у службове відрядження до м. Мілана з метою проведення ділових переговорів щодо налагодження туристичних маршрутів з України до Італії. Перед виїздом у відрядження (13 березня) на особисту картку директора перераховано 20 000 грн для придбання авіаквитків до Італії та 1 000 євро авансу. Курс євро на дату видачі — 28,434846 грн.

Для керівника підприємства добові виплачуються на рівні 100 євро в розрахунку за один календарний день. Відповідно сума добових за час відрядження становитиме 500 євро.

Після повернення з відрядження директор у визначені строки подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де зазначив такі витрати:

добові — 500 євро/14217,42 грн (500 євро × 28,434846 грн);

авіаквитки — 17 400 грн (м. Київ — м. Мілан та м. Мілан — м. Київ);

рахунок на проживання в готелі — 720 євро/20473,09 грн (720 євро ×28,434846 грн).

До Звіту додано копію сторінки закордонного паспорта з прізвищем, візою та відмітками про перетин кордону України.

Звіт затверджено на наступний день після закінчення відрядження — 20 березня. Офіційний курс євро на дату затвердження — 28,892477 грн. Цього дня підприємство остаточно розрахувалося з працівником. Останній повернув частину невикористаного гривневого авансу на придбання авіаквитка у розмірі 2 600 грн. Одгночасно підприємство погасило заборгованість перед працівником у розмірі 220 євро/6 356,34 грн.

Таблиця 7

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Дебет

Кредет

1

Перераховано на особисту платіжну картку гривневий аванс на придбання авіаквитків

372

311

20 000,00

2

Видано аванс у євро з каси підприємства (1000 євро/28,43485 грн)

372

302

1 000 євро

28 434,85грн

3

Списано витрати на підставі затвердженого керівником звіту

 

 

 

добові:

 

у межах норм

(80 євро х 5 дні × 28,434846)

92

372

400 євро

11 373,94 грн

наднормативні ((100 євро – 80 євро) × 5 дні × 28,434846))

92

372

100 євро

2843,48 грн

проживання в готелі

92

372

720 євро

20 473,09 грн

4

Утримано ПДФО із понаднормативних добових (2 879,352 грн х 1,2195123 х 18 %)

3Згідно з п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу «натуральний» коефіцієнт становить 1,219512

66

641/ПДФО

632,05

5

Утримано військовий збір із понаднормативних добових (2 879,352 грн × 1,5 %)4

4База оподаткування не збільшується на коефіцієнт, визначений п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу

66

641/ВЗ

43,19

6

Повернено працівником невикористану суму коштів, отриманих у гривнях для придбання авіаквитків

311

372

2 600,00

7

Погашено заборгованість підприємства перед працівником (220 євро/6 356,34 грн)

372

301

6 356,34

8

Відображено коригування заборгованості перед працівником виходячи з курсу на день проведення розрахунків з ним

949 (92)

372

100,68

1Як уже зазначалося, згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу до оподатковуваного доходу не включаються закордонні добові у сумі не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день. З цієї норми робимо висновок, що з метою визначення виникнення об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором максимальні закордонні добові 80 євро необхідно перераховувати в гривні за кожен день відрядження. Отриманий результат добових у розрахунку за кожен день відрядження порівнюють із сумою добових згідно із затвердженим звітом.

Розглянемо на прикладі, як це відбувається.

Дата відрядження

Фактичні добові на дату затвердження авансового звіту

Визначення максимальних добових згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу з метою оцінки можливості виникнення об’єкта оподаткування ПДФО

Оцінка можливості виникнення бази оподаткування ПДФО

Максимальні добові в інвалюті

Курс валюти на дату авансу (курс НБУ)

Максимальні добові у гривневому еквіваленті

Максимальні добові в інвалюті

Курс валюти за кожен день відрядження

Максимальні добові у гривневому еквіваленті

1

2

3

4

5

6

7

8 (4 — 7)

позитивна різниця

15.03

80 Євро

28,434846

2 274,79

80 Євро

28,601957

2 288,16

16.03

2 274,79

28,552752

2 284,22

17.03

2 274,79

28,937676

2 315,01

18.03

2 274,79

28,937676

2 315,01

19.03

2 274,79

28,937676

2 315,01

х

х

х

11 373,94

х

х

11 517,41

-—

Оскільки фактичні добові на дату затвердження авансового звіту не перевищують максимальну суму добових згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, розраховану на кожен день перебування у відрядженні, об’єкт оподаткування ПДФО та військовим збором відсутні.

2З метою визначення об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором з наднормативних добових суму добових за кожен день відрядження понад 80 євро перемножують на курс НБУ, встановлений у кожен з таких днів. У нашому випадку:

15.03 — 572,04 грн (20 євро × 28,601957);

16.03 — 571,06 грн (20 євро × 28,552752);

17.03 — 578,75 грн (20 євро × 28,937676);

18.03 — 578,75 грн (20 євро × 28,937676);

19.03 — 578,75 грн (20 євро × 28,937676).

Усього — 2 879,35 грн.

Використана література

Конституція — Конституція України від 28.06.96 р. № 254к/96-ВР

Господарський кодекс — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-ІV

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VІІІ

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ

Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»

Закон про РРО — Закон України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»

Закон № 217 — Закон України від 06.06.95 р. № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей»

Указ № 436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59

Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного Банку України від 15.12.2004 р. № 637

Наказ № 841 — наказ Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядку його складання»

Наказ № 260 — Наказ Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 р. № 260 «Про затвердження форми посвідчення про відрядження»

Наказ № 489 — Наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»

Наказ № 738 — наказ Мінфіну України від 21.06.2011 р. № 738 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260»

Постанова № 73 — постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 73 «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат»

Постанова № 98 — постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»

Постанова № 490 — постанова Кабінету Міністрів України від 31.03.99 р. № 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер»

Постанова № 169 — постанова Держкомпраці і Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 р. № 169/10-87 «Про затвердження Положення про виплату надбавок, пов’язаних з пересувним і роз’їзним характером робіт у будівництві»

Постанова № 1545 — постанова Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XІІ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР»

ПБО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Мінфіну України від 10.08.2000 р. № 193

Наказ № 489 — наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»

Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну України від 30.11.99 р. № 291

Лист № 146/13/133-13 — лист Мінсоцполітики України від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13 «Щодо відрядження особи, яка працює за сумісництвом»

Лист № 204/13/184-12 — лист Мінсоціальної політики України від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12 «Щодо змін до статті 121 Кодексу законів про працю України»

Лист № 283/13/155-12 — лист Мінсоціальної політики України від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12 «Щодо здійснення виплат за час перебування у відрядженні»

Лист № 478/13/84-13 — лист Мінсоціальної політики України від 26.04.2013 р. № 478/13/84-13 «Щодо оплати відрядження у вихідні дні та табелювання»

Лист № 696/13/84-08 — лист Мінпраці України від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08 «Щодо застосування пункту 10 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. №  100»

Лист № 1491/13/8416 — лист Мінсоціальної політики України від 27.10.2016 р. № 1491/13/8416 «Щодо розрахунку середньої заробітної плати»

Лист № 5002/6/99-99-13-02-03-15 — лист ДФС України від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15 «Щодо діяльності податкового агента»

«Горячие линии»

Дата: 21 декабря, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42