ЕСВ

Частина IV. Звіт за найманих працівників

30.05.2017 / 18:25

Роботодавці зобов’язані щомісяця подавати звіт з ЄСВ за найманих працівників. Звіт подається протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду, за формою № Д4. Звітним періодом, за який роботодавці подають зазначену форму до органу доходів і зборів, є календарний місяць.

Водночас якщо юридичні особи або ФОП не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, форма № Д4 за найманих працівників до органів доходів і зборів ними не подається.

Які способи подання

Форму № Д4 можна подати в один із таких способів:

  • засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації ЕЦП відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством (у разі подання електронного звіту він надсилається не пізніше закінчення останньої години дня, в якому закінчується граничний строк подання);
  • на паперових носіях, завірених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
  • на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти;
  • надсилання поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти.

У разі надсилання форми № Д4 поштою страхувальник зобов’язаний здійснити таке відправлення на адресу відповідного контролюючого органу не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання.

Така форма вважається поданою в день отримання відділенням поштового зв’язку від платника єдиного внеску поштового відправлення із формою № Д4.

При цьому в разі втрати або зіпсуття поштового відправлення чи затримки його вручення органу доходів і зборів з вини оператора поштового зв’язку такий оператор несе відповідальність згідно із законом. У такому разі платник єдиного внеску звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання цієї звітності.

Платник єдиного внеску протягом п’яти робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення зобов’язаний надіслати поштою або надати особисто (на його вибір) органу доходів і зборів другий примірник форми № Д4 разом із копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.

Без яких обов’язкових реквізитів форму № Д4 вважають неподаною

Форма № Д4 повинна містити такі обов’язкові реквізити:

  • тип форми («додаткова», «початкова», «ліквідаційна», «скасовуюча», «призначення пенсії»);
  • звітний період, за який подається форма № Д4;
  • повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника згідно з Єдиним державним реєстром, а також інші категорії страхувальників, на яких не поширюється дія Закону про держреєстрацію;
  • код за ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта);
  • код основного виду економічної діяльності;
  • клас професійного ризику виробництва (у разі подання форми № Д4 за період до 01.01.2016 р.);
  • місцезнаходження (місце проживання) страхувальника;
  • код органу доходів і зборів, до якого подається форма № Д4;
  • дата подання форми № Д4;
  • ініціали, прізвища, податкові номери або серії та номери паспортів посадових осіб страхувальника;
  • середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності);
  • кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано виплати (за наявності);
  • штатна чисельність працівників (за наявності);
  • кількість створених нових робочих місць у звітному періоді (за наявності);
  • підписи страхувальника — фізичної особи та/або посадових осіб страхувальника, засвідчені печаткою страхувальника (за наявності).

Зазначені реквізити мають бути обов’язково заповнені в усіх таблицях додатків до форми № Д4, де вони передбачені.

Які таблиці містить форма № Д4

Таблиця 7

Таблиця

Хто формує та подає

Таблиця 1

Страхувальники, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з ФОП, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у Єдиному державному реєстрі)

Таблиці 2, 8

Районні (міські) управління праці та соціального захисту населення про нарахування сум єдиного внеску (грошового забезпечення) батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу, прийомним батькам, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до законодавства, та за осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку та згідно із законом отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або при народженні дитини, та за одного непрацюючого працездатного батька, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною-інвалідом, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за інвалідом I групи або за особою похилого віку, яка за висновком медичного закладу потребує постійного догляду або досягла 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу або компенсацію відповідно до законодавства

Таблиці 3, 9

Страхувальники, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, які проходять строкову військову службу в Збройних Силах України, інших утворених відповідно до закону військових формуваннях, Службі безпеки України, органах Міністерства внутрішніх справ України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту

Таблиця 4

Страхувальники, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб із числа військовослужбовців (крім військовослужбовців строкової та альтернативної служби), осіб рядового і начальницького складу

Таблиця 5
(призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб)

Страхувальник, якщо протягом звітного періоду:

було укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру) із застрахованою особою;

було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;

особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;

особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами

Таблиця 6

Страхувальники, у тому числі ті, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб із числа військовослужбовців (крім військово­службовців строкової та альтернативної служби), осіб рядового і начальницького складу, у розрізі кожної застрахованої особи щодо відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб

Таблиця 7

 

Страхувальники в разі визначення періодів (строків) трудової або іншої діяльності, що відповідно до законів, якими встановлюються умови пенсійного забезпечення, відмінні від умов загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію, а також періоди страхового стажу, не пов’язані з трудовою та/або професійною діяльністю.

Якщо у страхувальника відсутні робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, таблиця 7 не формується і не подається

У яких випадках таблиця 5 не подається

У разі якщо за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правового договору), надання відповідної відпустки, таблиця 5 форми № Д4 не формується і не подається.

Додаткові записи: коли робити

Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5 форми № Д4:

  • перший — із зазначенням дати припинення трудових відносин;
  • другий — із зазначенням дати початку трудових відносин.

Довідково
Якщо забули вказати особу при прийнятті на роботу або при звільненні в звітному періоді, то можна подати таблицю 5 форми № Д4 як додаткову, де зазначити таку особу.

Які коди типу нарахувань зазначаються

Таблиця 8

Графа 10 «Код типу нарахувань» таблиці 6 форми № Д4

Код типу нарахувань 1

Лише для осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, і єдиний внесок нараховується на суму, що визначається шляхом ділення заробітної плати (доходу), виплаченої за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона нарахована, а також для осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середню заробітну плату за вимушений прогул

Коди типу нарахувань 2 — 9

Лише у випадках донарахування або зменшення суми єдиного та страхового внесків застрахованій особі

Коди типу нарахувань 2 і 3

Якщо донараховують або зменшують суму єдиного внеску на суму заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах:

2 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму єдиного внеску;

3 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено надміру нараховану суму єдиного внеску

Коди типу нарахувань 6 — 9

Якщо донараховують або зменшують суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 р. на суму заробітної плати (доходу), нарахованої застрахованій особі в попередніх звітних періодах:

6 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 р.;

 

7 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено надміру нараховану суму внесків на загально обов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 р.;

8 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду України донараховано суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 р.;

9 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду України зменшено надміру нараховану суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 р.

Код типу нарахувань 10

Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з цим кодом типу нарахувань.

Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з цим кодом типу нарахувань

Коди типу нарахувань 11 і 12

Якщо органи доходів і зборів донараховують або зменшують суму єдиного внеску на суму заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах:

11 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органами доходів і зборів донараховано суму єдиного внеску;

12 — сума заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органами доходів і зборів зменшено надміру нараховану суму єдиного внеску;

13 — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний місяць

Скільки записів можна робити стосовно однієї особи

Щодо однієї застрахованої особи допускається кілька записів у таблиці 6 форми № Д4, якщо протягом одного звітного періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат за поточні, майбутні (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами) та минулі (тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди.

При цьому за наявності кількох рядків щодо однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця зазначається лише в одному рядку, а саме у тому, в якому відображаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності).

Як відобразити відомості про спеціальний стаж

Якщо особа в одному звітному році мала заробітну плату, нараховану за науково-технічну діяльність, та заробітну плату або винагороду у цій самій установі, які не відносяться до науково-технічної діяльності, то на таку особу теж формуються два окремі записи. При цьому в першому записі зазначаються відомості про заробітну плату та підстава для спеціального стажу, що відображають науково-технічну діяльність, а у другому — тільки відомості про заробітну плату або винагороду, які не відносяться до науково-технічної діяльності.

Якщо крім відомостей, наведених у попередньому абзаці, страхувальнику необхідно зазначити ще право застрахованої особи на зниження пенсійного віку у зв’язку з роботою у шкідливих умовах, наприклад за списком № 1 (підстава ЗПЗ013А1), то у таблиці 7 форми № Д4 треба обов’язково зазначити таку особу з основною підставою для спеціального стажу ЗНТ024А1, яка є ключовою для визначення розміру пенсії або впливає на зниження пенсійного віку.

Що не можна зазначати у звітному місяці

Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду.

У якому разі ставиться ознака «неповний робочий час»

Ознака «неповний робочий час» проставляється у разі, якщо особа працює:

  • неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
  • неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
  • поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня п’ять годин при чотирьох робочих днях на тиждень).

Додаткова база нарахування

Особливі випадки застосування вимоги щодо сплати єдиного внеску з мінімальної зарплати:

  • сума єдиного внеску розраховується з фактично нарахованої у поточному місяці заробітної плати незалежно від її розміру (в разі звільнення або прийняття працівника на основне місце роботи);
  • при оподаткуванні доходів внутрішніх сумісників, осіб, які отримують винагороди за договорами цивільно-правового характеру (до уваги береться загальна сума оподатковуваного доходу);
  • якщо відпустка припадає на майбутній місяць і сума відпускних нараховується не за повний місяць та після відпустки працівнику нараховуватиметься заробітна плата, то в поточному місяці єдиний внесок нараховується на суму фактичної оплати відпустки за майбутній період, оскільки загальна сума доходу ще невідома. Якщо у наступному місяці загальний дохід (заробітна плата та сума відпускних) за місяць менше мінімальної зарплати, єдиний внесок розраховуватиметься виходячи з мінімальної заробітної плати;
  • якщо у працівника початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще невідома (суму лікарняних буде визначено після надання листка непрацездатності). Якщо після розподілу лікарняного у наступному місяці загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, єдиний внесок нараховується виходячи з мінімальної заробітної плати.

На суму допомоги по вагітності та пологах за останній місяць, якщо ця її частина менше мінімальної зарплати, у місяці нарахування допомоги єдиний внесок нараховується на фактичну суму допомоги, адже остаточний дохід за останній місяць ще невідомий.

Норма частини п’ятої ст. 8 Закону про ЄСВ не поширюється на заробітну плату інвалідів, працевлаштованих за основним місцем роботи на підприємстві, де застосовуються ставки 8,41, 5,5 або 5,3 %. Для зазначених працівників сума єдиного внеску розраховується з фактично нарахованої заробітної плати незалежно від її розміру.

Якщо у працівника в поточному місяці немає зар­плати, єдиний внесок не нараховується, оскільки відсутня база нарахування.

Коригування додаткової бази нарахування в таблиці 6 форми № Д4 потрібно відображати у разі, якщо помилку допущено в місяцях починаючи з травня 2015 р. До цього місяця не потрібно було зазначати додаткову базу і нарахований на неї єдиний внесок у цій таблиці. Тому виправлення додаткової бази нарахування до травня 2015 р. відображаємо тільки в таблиці 1.

Таке можливо, якщо помилково визначено/не визначено суму додаткової бази нарахування. У такому випадку визначаємо додаткову базу нарахування за минулий звітний період та донараховуємо єдиний внесок. Коригування відображаємо в таблицях 1 і 6 форми № Д4.

Якщо у звітному місяці виникає потреба нараховувати єдиний внесок з додаткової бази нарахування, щодо працівника в таблиці 6 заповнюються два рядки:

  • у першому — зазначається фактична база нарахування єдиного внеску;
  • у другому — вказується сума додаткової бази нарахування, тобто різниця між фактичною базою нарахування єдиного внеску і розміром мінімальної заробітної плати.

Наприклад, працівник частину місяця у лютому був у відпустці без збереження заробітної плати, тому у звітності за лютий буде заповнено два рядки: основна заробітна плата і додаткова база нарахування. Якщо ж працівник у лютому частину місяця хворів, то за цей місяць буде заповнено рядок з інформацією про основну заробітну плату, а суму додаткової бази нарахування необхідно відобразити в наступному місяці.

Сума додаткової бази нарахування відображається в таблиці 6 з тим кодом категорії застрахованої особи, що й основна база нарахування. Але якщо йдеться, наприклад, про донарахування лише по лікарняних — «29», допомозі по вагітності та пологах — «42» тощо. Решта реквізитів заповнюється таким чином:

  • 10 — завжди код типу нарахування «13»;
  • 11 — місяць і рік, за який визначаємо суму додаткової бази нарахування;
  • 15 — не заповнюється, якщо дані зазначено в рядку з основною базою оподаткування;
  • 19 — сума додаткової бази нарахування;
  • 21 — сума єдиного внеску, нарахована на суму додаткової бази нарахування;
  • 22 — позначка «1» («так»).

Інші реквізити в цьому рядку — 13, 14, 16, 17, 18, 20 — не заповнюються.

У таблиці 1 форми № Д4 сума додаткової бази нарахування відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0 %)», а сума нарахованого на неї єдиного внеску — у рядку 3.5 «На суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати роботодавцями (22,0 %)». До рядка 1 «Загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, усього» сума додаткової бази нарахування не включається, оскільки не нараховується на користь працівників (табл. 9).

Таблиця 9

Відображення сум нарахованої виключно заробітної плати

Таблиця 1 форми № Д4

Таблиця 6 форми № Д4

Занижено суму ЄСВ

Заповнюємо рядки:

4, 4.1, 4.1.1 (для травня — грудня 2015 р. — 4.1.2, 4.1.3 та 4.1.8) — зазначаємо суму донарахованого ЄСВ;

4.4 — суму додаткової бази нарахування,
на яку донарахувано ЄСВ

На застраховану особу заповнюється:

у реквізиті 9 — код категорії застрахованої особи, що відповідає доходу, щодо якого визначено додаткову базу нарахування;

у реквізиті 10 — код типу нарахування 2*;

у реквізитах 17 та 18 — сума доходу, на яку донараховано ЄСВ;

у реквізиті 21 — сума донарахованого ЄСВ (для періодів починаючи з травня 2015 р.)

Завищено суму ЄСВ

Заповнюємо рядки:

5, 5.1, 5.1.1 (для травня — грудня 2015 р. — 5.1.2, 5.1.3 та 5.1.8) — зазначаємо суму надміру нарахованого ЄСВ;

5.4 — суму доходу, на яку надміру нараховано ЄСВ

На застраховану особу заповнюється:

у реквізиті 9 — код категорії застрахованої особи, що відповідає доходу, щодо якого визначено додаткову базу;

у реквізиті 10 — код типу нарахування 3;

у реквізитах 17 та 18 — сума доходу, на яку надміру нараховано ЄСВ;

у реквізиті 21 — сума надміру нарахованого ЄСВ (для періодів починаючи з травня 2015 р.)

*Код типу нарахування 13 застосовується тільки в звітному місяці за звітний період. У разі донарахування сум до мінімальної заробітної плати за минулий період донарахування відображається з кодом типу нарахування 2. У таблиці 1 обов’язково зазначити зміст помилки (донарахування сум до мінімальної заробітної плати).

ЛИСТ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ
від 17 березня 2017 р. № 8134/04-11

«Щодо зарахування страхового стажу»

Відповідно до ст. 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року № 1058-IV страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.

Відповідно до пункту 5 частини 1 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI (далі — Закон № 2464) мінімальний страховий внесок — сума єдиного внеску, що визначається розрахунково як добуток мінімального розміру заробітної плати на розмір внеску, встановлений законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та підлягає сплаті щомісяця.

Частиною 5 статті 8 Закону № 2464 визначено: у разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску.

Наразі Пенсійний фонд України доопрацьовує програмне забезпечення в частині врахування суми доплати до мінімального страхового внеску при відображенні інформації щодо страхового стажу.* Тобто по особах, яким заробітна плата нарахована в розмірі меншому, ніж мінімальна заробітна плата, з якої сплачено внесок (менший ніж мінімальний страховий внесок), та страхувальником здійснено доплату до мінімального єдиного внеску (у звітності відображено з типом нарахувань 13), зазначений період буде зараховано до страхового стажу як повний місяць.

Заступник директора Департаменту В. Боршовська

* Також щодо розрахунку стажу в довідках ОК 5 і ОК 7.

Приклад 1

За січень 2017 р. працівнику нараховано зарплату в розмірі 1 200,00 грн за період роботи з 1 по 15 січня. Іншу частину місяця працівник перебував на лікарняному. В лютому він надав листок непрацездатності за період з 15 по 31 січня. Як відобразити лікарняні за лютий та донарахувати до мінімального розміру?

У таблиці 6 форми № Д4 за звітний місяць лютий заповнюємо два рядки.

Рядок 1:

  • реквізит 9 — код категорії ЗО: 29;
  • реквізит 10 — прочерк;
  • реквізит 11 — місяць і рік: 01.2017 р.;
  • реквізит 17 — загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця): 1 800,00 грн (сума лікарняних за січень);
  • реквізит 18 — сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок: 1 800,00 грн (сума лікарняних за січень);
  • реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування: 396,00 грн.

Рядок 2:

  • реквізит 9 — код категорії ЗО: 29;
  • реквізит 10 — код типу нарахування: 13;
  • реквізит 11 — місяць і рік: 01.2017 р.;
  • реквізит 17 — прочерк;
  • реквізит 18 — прочерк;
  • реквізит 19 — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу): 200,00 грн;
  • реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування: 44,00 грн.

У таблиці 1 форми № Д4 сума додаткової бази нарахування відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0 %)», а сума нарахованого на неї ЄСВ — у рядку 3.5 «на суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати роботодавцями (22,0 %)».

Приклад 2

Працівнику за січень (повністю відпрацьований місяць) нараховано 3 363,40 грн заробітної плати і сплачено 739,95 грн ЄСВ. У лютому за повністю відпрацьований місяць нараховано 3 200,00 грн заробітної плати та зроблено перерахунок за січень на суму індексації 163,40 грн, яку було надміру донараховано до мінімальної заробітної плати. Як відобразити це у звіті за формою № Д4?

Пунктом 9 розділу IV Порядку № 435 передбачено: якщо зарплата нараховується за попередній період, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до заробітної плати місяця, у якому було здійснено такі донарахування.

У таблиці 6 форми № Д4 за звітний місяць лютий заповнюємо два рядки.

Рядок 1:

реквізит 11 — місяць і рік: 02.2017 р.;

реквізит 17 — загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця): 3 200,00 грн – 163,40 грн = 3 036,60 грн;

реквізит 18 — сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок: 3 036,40 грн;

реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування: 668,01 грн.

Рядок 2:

реквізит 10 — код типу нарахування: 13;

реквізит 11 — місяць і рік: 02.2017;

реквізити 17 та 18 — прочерки;

реквізит 19 — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу): 163,40 грн;

реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування: 35,95 грн.

Компенсація за невикористану відпустку

Загальна тривалість основної та додаткової щорічних відпусток працівника становить 27 к. дн. Він використовує 24 к. дн., а за решту (три к. дн.) одержує грошову компенсацію. За яким кодом типу нарахувань слід відобразити у таблиці 6 форми № Д4 суму компенсації за невикористану відпустку?

Відповідно до п. 9 розділу ІV Порядку № 435 відомості про суми нарахованої застрахованій особі заробітної плати (доходу) в звітному місяці формуються страхувальником у таблиці 6 форми № Д4 у розрізі кожної застрахованої особи. У таблиці 6 графа 10 «Код типу нарахувань» заповнюється лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1 — 12.

За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої йому щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарні дні (ст. 24 Закону про відпустки).

У таблиці 6 форми № Д4 суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, відображаються з кодом типу нарахувань 10. Для суми компенсації за невикористану щорічну відпустку зазначений код не застосовується.

Водночас у графі 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» передбачено відображення виплати суми нарахованої заробітної плати. При цьому сума нарахованої заробітної плати включає основну та додаткову заробітні плати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Згідно з пп. 2.2.12 п. 2.2 розділу 2 Інструкції № 5 суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток відносять до фонду додаткової заробітної плати.

Отже, суму компенсації за невикористану відпустку, яку виплачують працівнику за нормами ст. 24 Закону про відпустки, відображають у таблиці 6 форми № Д4 у складі нарахованої заробітної плати за звітний місяць. Код типу нарахувань для такої компенсації не встановлено, тому в графі 10 таблиці 6 проставляється прочерк, а у графі 9 «Код категорії ЗО» необхідно зазначити код1.

Допомога по вагітності та пологах

Працівниця пішла у відпустку в зв’язку з вагітністю та пологами 10 квітня, а 21 квітня написала заяву про звільнення. Підприємство нарахувало та виплатило допомогу по вагітності та пологах. Як відобразити це у звіті?

Відповідно до частини першої ст. 19 Закону № 1105 право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності мають застраховані громадяни України, іноземці, особи без громадянства та члени їх сімей, які проживають в Україні, якщо інше не передбачено міжнародним договором України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України. Це право виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення), якщо інше не передбачено законом.

Таким чином, підприємство нараховує суми допомоги та відображає їх у звіті за формою № Д4 за квітень у розрізі місяців з кодом категорії застрахованої особи 42 чи 43, кодом типу нарахування 1, кількості днів відпустки у реквізиті 16 і сум допомоги та єдиного внеску в реквізитах 17, 18, 19, 20.

Водночас у таблиці 5 форми № Д4 заповнюються два рядки:

  • у першому — зазначається інформація про початок відпустки з кодом категорії особи 5 (особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами);
  • у другому — про припинення трудових відносин з кодом категорії особи 1 (наймані працівники з трудовою книжкою) чи 2 (наймані працівники без трудової книжки), якщо це була сумісниця.

Виплата премії після звільнення працівника і призначення пенсії

Працівник у зв’язку з виходом на пенсію звільнився в лютому 2017 р. У квітні 2017 р. йому нараховано премію за рік. Як правильно нарахувати ЄСВ з премії та як відобразити її суму в звіті з ЄСВ?

Для осіб, які працюють у сільському господарстві, зайняті на сезонних роботах, виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, творчих працівників (архітекторів, художників, артистів, музикантів, композиторів, критиків, мистецтвознавців, письменників, кінематографістів), та інших осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, єдиний внесок нараховується на суму, що визначається шляхом ділення заробітної плати (доходу), виплаченої за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона нарахована.

Зазначений порядок нарахування внеску поширюється також на осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середню заробітну плату за вимушений прогул (ст. 7 Закону про ЄСВ).

Порядок справляння ЄСВ із суми премії залежить від того, разова вона чи нарахована за більший проміжок часу. Звичайно, до уваги слід взяти й розмір нарахованої заробітної плати.

У разі якщо одноразова премія за рік і заробітна плата не були поза межами максимальної бази нарахування ЄСВ, то премію потрібно відобразити в таблиці 6 поточної звітності з ЄСВ з кодом типу нарахувань 1 (особа звільнена), вказати місяць та рік, за який проведено нарахування — 02.2017 р. (особа була звільнена в лютому 2017 р.), у реквізитах 17 та 18 відобразити суму премії, у реквізитах 20 і 21 — суму нарахованого ЄСВ. Крім того, в таблиці 1 додатка 4 до звітності з ЄСВ у рядку 6 зазначаємо суму донарахування та зміст помилки (донарахування особі суми премії за рік після звільнення).

У разі якщо одноразова премія за рік і заробітна плата були поза межами максимальної бази нарахування ЄСВ, то премію потрібно відобразити в таблиці 6 поточної звітності з ЄСВ з кодом типу нарахувань 1 (особа звільнена), вказати місяць та рік, за який проведено нарахування, — 02.2017 р.(особа була звільнена в лютому 2017 р.), у реквізиті 17 відображаємо суму премії, а реквізити 18, 20 та 21 не заповнюємо. У цьому випадку сума премії виплачується особі без нарахування ЄСВ.

У разі якщо сума премії за рік розбивається помісячно, то дії ті самі, тільки суму премії зазаначаємо за кожен місяць окремо і заповнюємо тільки реквізит 17.

Сумісник став основним працівником

Як у таблицях 5 і 6 форми № Д4 відобразити ситуацію, коли протягом звітного періоду (місяця) працівник перейшов (шляхом видання наказу про переведення) з роботи за сумісництвом на основне місце роботи?

Таблиця 5 форми № Д4 призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб.

Якщо протягом звітного періоду страхувальником було розірвано трудовий договір із застрахованою особою, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5: у першому — зазначається дата закінчення роботи за сумісництвом з відповідною категорією особи у графі 7, у другому — дата початку роботи за основним місцем роботи (за сумісництвом). Ця норма застосовується як у випадку зміни основного місця роботи на роботу за сумісництвом, так і у випадку зміни сумісництва на основне місце роботи (без припинення трудових відносин), адже в таблиці 5 форми № Д4 обов’язковим для заповнення є реквізит 07 «категорія особи» (1 — наймані працівники з трудовою книжкою, 2 — наймані працівники без трудової книжки).

У таблиці 6 форми № Д4 щодо однієї застрахованої особи допускається кілька записів. Зазначена таблиця містить реквізит 20 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)», де заповнюється значення «1», якщо особа працює на підставі укладеного трудового договору із оформленням трудової книжки та із занесенням до неї запису про працевлаштування, або значення «0» — якщо особа працює за сумісництвом.

Тому у випадку зміни сумісництва на основне місце роботи без припинення трудових відносин протягом звітного періоду для такого працівника в таблиці 6 форми № Д4 необхідно заповнити два рядки. У кожному з них слід окремо зазначити заробітну плату й нарахований єдиний внесок як для основного працівника та як для сумісника (зазначивши у графі 22 відповідну «Ознаку наявності трудової книжки»). У графі 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» зазначається інформація про кількість календарних днів трудових відносин у звітному місяці лише в одному рядку, де відображено дані про суми нарахованої зарплати за основним місцем роботи.

Як виправити помилки у таблиці 5

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблиці 5, подаються тільки документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо в таблиці 5 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи з тих, що передбачені п. 8 розділу IV Порядку № 435, він подає звіт за формою № Д4 за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць звіту) з позначкою «додаткова» та таблицю 5 зі статусом «додаткова», яка містить дані про цю застраховану особу. Форма № Д4 з позначкою «додаткова» не повинна містити таблиць 1 — 4.

Якщо страхувальником до закінчення терміну подання форми № Д4 подається окрема таблиця 5 за поточний звітний період цього звіту зі статусом «скасовуюча», «додаткова», цей звіт не вважається звітом і вважається таким, що не подавався.

У разі якщо страхувальник подає за один звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремі звіти).

Заповнення графи 8

Порядком № 435 у таблиці 5 форми № Д4 передбачено графу 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 — так, 0 — ні)».

У зазначеному реквізиті проставляеться «1» для осіб з категорією особи 3 лише у випадку, якщо відносини між страхувальником і застрахованою особою визначаються одночасно на підставі трудового договору (застрахована особа є основним працівником або сумісником) та цивільно-правового договору.

Отже, для працівника, з яким раніше (наприклад у січні 2017 р.) укладено трудовий договір за сумісництвом, а 10.04.2017 р. укладено цивільно-правовий договір, дані таблиці 5 форми № Д4 для зазначеної особи необхідно заповнювати так:

  • у реквізиті 7 «Категорія особи» зазначають «3»;
  • у реквізиті 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом» вказують «1»;
  • реквізит 11 «Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток» заповнюють у відповідності із датою початку відносин цивільно-правового характеру, а саме числом 10.

Зазначимо, що розробники програмного забезпечення, що формує звітність з ЄСВ, графу 8 таблиці 5 форми № Д4 називають коротко «Договір ЦПХ», тому цю графу часто заповнюють цифрою «1» для осіб, з якими укладено договір ЦПХ за відсутності укладених трудових договорів. Зверніть увагу, що таке заповнення графи 8 є помилковим.

Заповнення графи 15 таблиці 6

У графі 15 таблиці 6 форми № Д4 зазначають кількість днів перебування застрахованої особи у трудових відносинах. Період перебування особи у таких відносинах залежить лише від кількості днів у звітному місяці, дати прийому на роботу та дати звільнення з роботи, та не залежить від функцій, які виконує або не виконує особа на підприємстві.

Якщо у звітному місяці особу не прийнято, а звільнено з роботи, то у графу 15 вноситься значення, що дорівнює дню звільнення.

Отже, для особи, яка з 3 по 13 квітня перебувала у відпустці без збереження заробітної плати, а 14 квітня звільнилася, в графу 15 таблиці 6 форми № Д4 вноситься значення «14», а в графу 14 «Кількість календарних днів без збереження заЦробітної плати» — 11.

Крім того, для осіб, яких звільнено з роботи, необхідно обов’язково заповнювати таблицю 5 форми № Д4.

Приклад 3

Працівниця з 05.02.2017 р. у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. Однак на підприємство листок непрацездатності нею надано в березні і в цьому ж місяці їй нараховано допомогу по вагітності та пологах. Як відобразити дату початку відпуски, адже таблицю 5 форми №Д4 за лютий вже було подано?

Згідно з п. 4 розділу V Порядку № 435 у разі якщо в таблиці 5 форми № Д4 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи з тих, що передбачені п. 8 розділу IV цього Порядку, він подає звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із зазначенням типу форми «додаткова» та таблицю 5 із зазначенням типу форми «додаткова», яка містить дані на цю застраховану особу. При цьому звіт із зазначенням типу форми «додаткова» не повинен містити таблиць 1 — 4 форми № Д4.

У разі якщо страхувальник подає за один звітний період таблиці із зазначенням типу форми «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремі звіти).

Отже, за лютий 2017 р. необхідно сформувати та подати таблицю 5 форми № Д4 із зазначенням типу форми «додаткова», в якій відобразити дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (05.02.2017 р.), та титульний аркуш (перелік таблиць звіту) із зазначенням типу форми «додаткова».

Слід зауважити, що за березень (місяць нарахування допомоги по вагітності та пологах) формується таблиця 6 форми № Д4, в якій відображається нарахована сума допомоги по вагітності та пологах за всі місяці, на які припадає така відпустка, в окремих рядках. Допомога по вагітності та пологах за лютий також відображається в окремому рядку.

«Горячие линии»

Дата: 23 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42