Бухучет

Документація підприємства

19.02.2018 / 11:14

Про те , як і протягом якого часу має зберігатися документація підприємства, як вона систематизується, чи обов’язково складати номенклатуру справ, які документи мають зберігатися довгостроково та коли можна знищити бухгалтерські документи, читайте далі.

Порядок зберігання

У своїй роботі бухгалтер використовує первинні бухгалтерські документи, податкову, фінансову і статистичну звітність. Як правило, цю документацію за формою, датою складання відповідальною особою систематизовано в графіку документообігу, що є складовою облікової політики підприємства.

На кожному підприємстві є багато інших документів, зокрема статутні, організаційні, вхідна та вихідна кореспонденція тощо. Всі документи від моменту їх створення або надходження на підприємство і до моменту їх передання в архів повинні зберігатися безпосередньо за місцем їх формування. Наприклад, накази з особового складу — у відділі кадрів, бухгалтерські документи — в бухгалтерії, картки складського обліку — на складі. Тобто практично на кожному підприємстві існують декілька центрів створення документів та відповідальності за локальний документообіг. Загалом має бути єдиний порядок формування документації, її обліку, оперативного пошуку та визначено строки її зберігання, що стане в пригоді для архівації документації.

За збереження документів відповідають керівники структурних підрозділів або працівники, на яких покладено таку функцію за посадовою інструкцією, в цілому по підприємству — керівник. За ведення і впорядкування документації на підприємстві відповідає служба діловодства (канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства тощо). На невеликих підприємствах не завжди є можливість створення окремого підрозділу, тому такі функції може виконувати працівник (секретар або інша службова особа), на якого наказом по підприємству (посадовою інструкцією) покладено відповідальність за організацію діловодства.

Опрацьовані документи підлягають зберіганню, а в подальшому — передачі до архіву чи знищенню. Для того аби визначити, що потрібно зберігати, а що — ні, проводиться експертиза цінності документів.

Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової документації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази № 578/5 та № 1000/5.

Слід зазначити, що дія цих наказів поширюється на підприємства всіх форм власності. Для фізичних осіб — підприємців ці накази мають рекомендаційний характер. Крім того, ведення документообігу на кожному окремому підприємстві має супроводжуватися локальними документами: інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями працівників.

Номенклатура справ

Оскільки кожний документ є носієм певної інформації, він має зберігатися для підтвердження господарської операції, дії чи події. Залежно від інформації, що міститься в документах, законодавством визначено різні строки їх зберігання.

Відповідно до п. 2 розділу I наказу  № 1000/5 строки зберігання документів, у тому числі первинних, підприємство затверджує в номенклатурі справ. Документом, у якому систематизовано строки зберігання документів по господарській діяльності, є наказ № 578/5, що включає лише типові документи з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності.

Слід звернути увагу, що визначені в цьому наказі строки зберігання документів є мінімальними. Їх не можна скорочувати, але допускається їх продовження у випадках, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства.

Усі документи, що створюються в процесі господарської діяльності підприємства, залежно від строків їх зберігання можна розділити на декілька груп.

Згідно із Законом № 3814 документи Національного архівного фонду (далі — НАФ) є культурними цінностями, які постійно зберігаються на території України або згідно з міжнародними договорами, згоду на обов’язковість яких надано Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.  НАФ формується з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об’єднань. Оскільки у більшості підприємств відсутні документи, які мають передаватися до НАФ, розглядатимемо документи визначеного строку зберігання.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 р., починається з 01.01.2017 р. Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, що настає за роком завершення розробки теми, проекту.

Пошук документації і строків її зберігання потребує чимало часу, тому в табл. ­1 систематизовано найпоширеніші документи за строками їх зберігання з посиланнями на відповідні статті наказу № 578/5. Приклад наведено на вибірковій основі, для кожного підприємства цей перелік формуватиметься виходячи зі специфіки його роботи.

Таблиця 1

Перелік документів

Номер статті згідно
з наказом № 578/5

Строк зберігання — один рік

Правила внутрішнього трудового розпорядку (1 р. — після заміни новими)

397

Табелі обліку використання робочого часу

408

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

515

Строк зберігання — три роки

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження у межах України

63

Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження

316

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

320

Протоколи  взаємозаліків*

325

Договори про повну матеріальну відповідальність

332

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт*

334

Первинні документи і додатки до них, що фіксують  факт  виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)*

336

Податкові накладні*

338

Строк зберігання — п’ять років

Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

16-б

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

 

Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон

 

Посадові та робочі інструкції працівників підприємства (5 р. —після заміни новими)

43

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

321

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва

344

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень (5 р. — крім важких, шкідливих, небезпечних умов праці)

401

Строк зберігання — 10 років

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження за кордон

63

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

455

Строк зберігання — 50 років

Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)**

508

Строк зберігання — 75 років

Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)

16-б

Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці

16-б

Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок

16-б

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

16-б

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

317

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці

401

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

492

Строк зберігання — до ліквідації підприємства

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

87

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

343

Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них за місцем складення

395-а

*За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
**До запитання, не затребувані— не менше 50 років.

Розглянемо, як зберігаються бухгалтерські документи. З огляду на п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу первинні документи, дані регістрів бухобліку, фінзвітності впливають на розрахунок об’єкта оподаткування. Формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищезазначеними документами, заборонено. Зауважимо, що йдеться не тільки про податок на прибуток, де основою об’єкта оподаткування є бухгалтерський фінрезультат. Первинний документ як носій інформації впливає і на інші податки.

З огляду на норми Податкового кодексу підприємство як платник податків зобов’язане забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності.

Щодо документів, які зберігаються понад 1095 днів, то відповідно до п. 102.1 ст. 102 Податкового кодексу контролюючий орган (крім випадків, визначених п. 102.2 цієї статті) має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до ст. 39 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо таку декларацію було надано пізніше, — за днем її фактичного подання.

У разі подання уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов’язань за такою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку. При цьому у випадках, визначених п. 102.2 ст. 102 Податкового кодексу, грошове зобов’язання може бути нараховано або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочато без дотримання строку давності.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 цього Кодексу, за період його діяльності не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 цього Кодексу), що передували даті ліквідації такого платника, в установленому законодавством порядку передаються до архіву (п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

Якщо первинні документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, визначених у ст. 44 Податкового кодексу.

У разі якщо перевірка у платника не проводилася понад 1095 днів, то відповідно до ст. 32 Закону № 3814 документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів після закінчення строків зберігання, передбачені у ст. 44 Податкового кодексу, мають передаватися до архіву. Аналогічна позиція міститься в листах № 13290 та № 01.2/2629.

Проведення експертизи

З метою передання документа до архіву чи його знищення на підприємстві має проводитися експертиза цінності у порядку, визначеному постановою № 1004. Знищення документації без проведення попередньої експертизи неможливе.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ:

  • постійного зберігання;
  • тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • тимчасового зберігання (до 10 років включно);
  • ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, внесених до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук (форми акта — додатки 13 та 15 до Правил, затверджених наказом № 1000/5). У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

Складання номенклатури

Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання цих справ.

Для організації документообігу на підприємстві має бути розроблено і затверджено номенклатуру справ, у якій слід передбачити строки зберігання документів з урахуванням вимог чинного законодавства та специфіки діяльності підприємства і з дотриманням норм наказів № 578/5 та № 1000/5. До номенклатури не включаються: друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації.

Типовою номенклатурою справ установлюється типовий склад справ для установ, подібних за характером діяльності, однакових за структурою, з єдиною системою індексації кожної справи.

Примірною номенклатурою справ, що має рекомендаційний характер, установлюється примірний склад справ для установ, подібних за характером діяльності, але різних за структурою.

Типові та примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання.

Незалежно від наявності типової або примірної номенклатури справ кожне підприємство повинне мати власну номенклатуру. Якщо підприємство має структурні підрозділи, то у них повинні бути окремі номенклатури справ за такими підрозділами.

Номенклатуру справ структурного під­розділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство в такому структурному підрозділі, і не пізніше 15 листопада поточного року передає її для формування зведеної номенклатури справ по підприємству. Номенклатура справ структурних підрозділів складається за уніфікованою формою (додаток 11 до Правил, затверджених наказом № 1000/5).

Зведена номенклатура підприємства в ціло­му складається за уніфікованою формою (додаток 10 до вищезазначених Правил) на підставі номенклатур структурних під­розділів.

Зведена номенклатура справ підприємства складається в чотирьох примірниках: перший (недоторканний) — зберігається в службі діловодства підприємства; другий — використовується службою діловодства як робочий; третій — передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах; четвертий — передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради або органу вищого рівня.

Формування документів у справи

Опрацьовані документи для передання на зберігання до архіву потрібно сформувати у справи відповідно до чинних правил і складання їх описів, дотримуючись таких загальних правил:

  • вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
  • групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;
  • вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії документів;
  • не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
  • до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
  • окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;
  • за обсягом справа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше ніж 40 мм завтовшки).

Коли цього вимагає спе­ц­­ифіка роботи підприємства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, як виняток можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання ці документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої — тимчасового.

Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із такими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи.

Не дозволяється групувати в одну справу кадрові накази, а також документи тривалого (75 років) і тимчасового (п’ять років) зберігання.

Накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), слід групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.

Щодо формування особової справи працівника, то відповідно до п. 12 глави 2 розділу IV наказу № 1000/5 вона має включати:

  • внутрішній опис документів, включених до справи;
  • заяву про приймання на роботу (контракт);
  • направлення або подання;
  • особовий листок з обліку кадрів;
  • автобіографію;
  • документи про освіту (копії);
  • копії або виписки з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо;
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;
  • довідки й інші документи.

Не включаються до особової справи копії наказів і розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо. Ця інформація заноситься до трудової книжки (крім відомостей про стягнення) або у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Оформлення справ

Оформлення справ залежно від строків зберігання документів здійснюється у повному або спрощеному (частковому) вигляді. Справи постійного і тривалого (понад
10 років) зберігання, у тому числі справи з кадрових питань (особового складу), оформляють за повною процедурою. Оформлення таких справ передбачає:

  • систематизацію документів у справі (розміщення документів у справі за хронологією надходження або створення);
  • нумерацію аркушів у справі;
  • складання (за необхідності) внутрішнього опису документів справи;
  • наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
  • підшивання або оправлення справи;
  • оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

До деяких категорій справ складають внутрішній опис документів.

Внутрішній опис документів справи — це обліковий документ, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки і номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства на підприємстві. Внутрішній опис складають на окремому аркуші, її підписує укладач. До внутрішнього опису оформляють підсумковий запис, у якому зазначають цифрами і словами кількість документів, включених до опису, і кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справу оправлено або підшито раніше без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють з внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміну оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» з посиланням на відповідні документи (акти, накази тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис. Складання внутрішнього опису розглянемо на прикладі особової справи працівника. Внутрішній опис складається за уніфікованою формою (дода­ток 16 до Правил, затверджених наказом  № 1000/5).

З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається засвідчувальний напис (додаток 17 до вищезазначених Правил). Документ складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Документи тимчасового зберігання (за винятком первинної бухгалтерської документації і документів із грифом «Для службового користування» й іншими грифами обмеженого доступу), що сформовані у справи, зберігають у теках із зав’язками та/або швидкозшивачах. Їх не підшивають і не нумерують, а також не проводять уточнення елементів оформлення обкладинки. Таким чином здійснюють часткове оформлення справ.

Щороку структурні підрозділи або посадові особи, які відповідають за діловодство на підприємстві, складають опис справ. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. Документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) обов’язково описують через рік після завершення справ у діловодстві. У разі ліквідації чи реорганізації підприємства такі описи складаються також обов’язково.

Передання справ до архіву

Підприємства приватної форми власності можуть передавати документи на зберігання до архівних установ, а також відповідно до ст. 32 Закону № 3814 створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів. Вимоги до обладнання приміщення архіву визначено у розділі VIII наказу № 1000/5.

Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві підлягають передачі за описами до архіву підприємства для подальшого зберігання і використання.

Якщо строк зберігання закінчився

Документи, щодо яких закінчився строк зберігання, може бути знищено. Виняток — документи без проведення експертизи їх практичної цінності (первинні, регістри бухобліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів до проведення перевірки контролюючими органами (понад 1095 днів)).

Акт про вилучення документів для знищення складається у двох примірниках. Справи включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 р., можуть включатися до акта, що буде складено не раніше 01.01.2018 р., з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 01.01.2020 р., з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Акти, схвалені експертною комісією підприємства (ЕК), подають на розгляд ЕК державної архівної установи, ЕК архівного відділу міськради, в зоні комплектування якого перебуває підприємство. При цьому разом з актами подають описи справ з кадрових питань (особового складу), а якщо в діяльності підприємства утворюються документи НАФ, то й описи справ постійного зберігання.

Знищення бухгалтерської документації

У разі внесення змін до акта про вилучення для знищення первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами ДФС з питань дотримання податкового законодавства. Довідка підписується керівником установи та бухгалтером (п. 5 глави 3 розділу V наказу № 1000/5).

Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, передана для переробки. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення.

Якщо до акта про вилучення для знищення документів потрапили документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, такі документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи. Наприклад: «Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення» (зразок наведено нижче).

 

Відобразимо наслідки знищення документації в бухобліку. Відповідно до ДК 005-96 макулатура розглядається як відходи. Витрати на утилізацію відходів належать до операційних витрат (табл. 2).

Таблиця 2  

Зміст господарської операцї

Дебет

Кредит

Сума (грн)

1

Оприбутковано макулатуру від знищення документів

209

719

140,00

2

Списано собівартість переданої макулатури на переробку

943

209

140,00

3

Нараховано дохід від реалізації макулатури

361

712

140,00

4

Отримано оплату за здану макулатуру

311

361

140,00

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI. Закон № 3814 — Закон України від 24.12.93 р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Постанова № 1004 — постанова Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів». Наказ № 578/5 — наказ Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Наказ № 1000/5 — наказ Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях». ДК 005-96   — Державний класифікатор України ДК 005-96 «Класифікатор відходів», затверджений і введений в дію наказом Держстандарту України  від 29.02.96 р. № 89. Лист № 01.2/2629 — лист Державної архівної служби України від 03.07.2013 р. № 01.2/2629 «Про порядок вилучення для знищення фінансових і бухгалтерських документів, які не були перевірені відповідними уповноваженими органами влади». Лист № 13290 — лист ДПС України від 18.05.2012 р. № 13290/Ж/17-1216 «Щодо включення до доходу юридичної особи — платника єдиного податку відсотків, отриманих від банку за користування коштами на депозитному рахунку»