Бухучет

Первичные документы в учете банка

Согласно нормам Налогового кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными документами (п. 44.1 ст. 44 раздела ІІ Налогового кодекса).

В п. 138.2 ст. 138 Налогового кодекса определено, что расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухучета, и других документов, установленных разделом II Налогового кодекса.

Аналогично в п. 135.2 ст. 135 этого Кодекса определено, что доходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих получение плательщиком налога доходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухучета.

Наряду с этим плательщик налога имеет право на учет расходов, подтвержденных документами, составленными нерезидентами в соответствии с правилами других стран.

Основные условия и требования, которые следует соблюдать для обеспечения достоверности и обоснованности записей в бухучете, изложены в Законе о бухучете.

В частности, в п. 1 ст. 9 этого Закона определено, что основанием для бухучета операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы следует составлять при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно по ее окончании. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов можно составлять сводные учетные документы.

Порядок ведения первичных документов в банках

Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, в том числе распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность составляют на украинском языке. Наряду с украинским языком можно применять другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона № 8312.

Документы, которые являются основанием для записей в бухучете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.

Порядок ведения бухучета и составления финансовой отчетности в банках устанавливает Нацбанк Украины.

В соответствии с Положением № 254 операции банка следует зарегистрировать и отразить в регистрах бухучета в день их осуществления или на следующий рабочий день, если операция осуществлена по окончании операционного дня (времени) банка или в выходные либо праздничные дни.

Основанием для отражения операций по балансовым и/или забалансовым счетам бухучета являются первичные документы. Первичные документы следует составлять на бланках форм, утвержденных в соответствии с законодательством Украины. Документирование операций можно осуществлять используя бланки, изготовленные банками самостоятельно, в которых должны быть обязательные реквизиты или реквизиты форм, утвержденных в соответствии с законодательством Украины.

Первичные документы составляют на бумажных носителях или в электронной форме и указывают обязательные реквизиты, в частности:

  • название документа (формы);
  • дату и место составления;
  • название предприятия (банка), составившего документ; содержание и объем операции (краткое содержание операции и основание для ее осуществления), единицу ее измерения;
  • должности лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись (электронная цифровая подпись) и другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении операции;
  • название получателя денежных средств;
  • сумму операции (цифрами и словами или только цифрами, если этот документ формируется с помощью программного обеспечения в автоматизированном режиме или если это предусмотрено нормативно-правовыми актами Нацбанка Украины);
  • номера счетов;
  • название банка (получателя и плательщика денежных средств).

Первичные документы в зависимости от вида операции могут включать в себя кроме обязательных дополнительные реквизиты, которые банки определяют самостоятельно. Для отражения в учете операций банки могут использовать электронные реестры, другие первичные документы, фиксирующие время и свидетельствующие о выполнении операций. Формы таких документов банк утверждает самостоятельно с указанием обязательных реквизитов.

Все операции банков должны проводиться только при наличии соответствующего разрешения руководства. Свидетельством того, что работники получили разрешение на их выполнение, являются утвержденные руководством правила (процедуры) осуществления операций определенного типа. На осуществление операций, не определенных в правилах (процедурах) банка, необходимо представлять отдельные разрешения (распоряжения, приказы и т. п.). Ответственность за составление договоров в соответствии с законодательством Украины, идентификацию операций, формирование первичных документов и оценку рисков несут инициаторы операций.

Ответственность за организацию операционной деятельности банков несут их руководители в соответствии с учредительными документами и законодательством Украины.

Электронная форма первичных документов

В соответствии со ст. 5 раздела II Закона № 851 электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, используемого для идентификации автора и/или других субъектов электронного документооборота. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа. Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора.

Электронный документ можно создать, передать, сохранить и преобразовать электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отражение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком. Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством.

Порядок представления первичных документов при проведении проверок органами ГНС

В соответствии со ст. 20 Налогового кодекса органы налоговой службы имеют право при проведении проверок изучать и проверять первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС.

Статьей 85 этого Кодекса определено, что у налогоплательщика в начале проверки возникает обязанность представить должностным лицам органов ГНС в полном объеме все документы, относящиеся к предмету проверки или связанные с ним. При этом крупный налогоплательщик обязан также представить в электронной форме с соблюдением условия регистрации электронной подписи подотчетных лиц копии документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (если такие документы он создал в электронной форме), не позднее рабочего дня, следующего за днем начала документальной выездной плановой, внеплановой проверок, документальной невыездной проверки.

Вместе с тем при проведении проверок должностные лица органа ГНС имеют право потребовать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих об утаивании (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС. Также должностное лицо органа ГНС, осуществляющее проверку, имеет право получать от налогоплательщика копии документов, относящиеся к предмету проверки. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью.

В свою очередь налогоплательщики обязаны представлять контролирующим органам документы по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичные документы, регистры бухучета, финансовую отчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов.

Кроме того, налогоплательщик обязан обеспечивать хранение документов, связанных с выполнением налоговой обязанности, не меньше 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного Налоговым кодексом предельного срока представления такой отчетности. В случае ликвидации налогоплательщика указанные документы за период деятельности налогоплательщика не меньше 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.