Бухучет
Тема: Бухгалтерский учет, Командировки, Налог на прибыль, НДФЛ, Труд и зарплата

Командировка-2012

Многие предприятия сталкиваются с необходимостью направления своих работников в  командировку. Рассмотрим организационные особенности командировок небюджетных предприятий (которые не финансируются полностью или частично за счет бюджетных средств), их учет и налогообложение, с учетом нормативов 2012 г.

Какими нормативными документами руководствоваться

Таблица 1. Нормативные документы, которыми  руководствуются при организации и налогообложении командировок

№ п/п

Норматив

Комментарий

1

Налоговый кодекс

Регламентированы особенности обложения налогом на прибыль (пп. «а» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138, пп. «б» пп. 138.10.2 и пп. «г» пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138, пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140) и НДФЛ (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164, п. 164.5 ст. 164, пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165, п. 170.9 ст. 170)

2

Закон о Госбюджете-2012

Установлен размер минимальной зарплаты на 2012 г., применяемой для расчета максимального размера суточных в 2012 г., которую можно включать в состав налоговых расходов и которая не включается в налогооблагаемый доход работника

3

Инструкция № 59

Инструкция является основным регламентирующим документом отношений,  возникающих в связи с командировками работников.

Распространяется она только на командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Для других предприятий может применяться как ориентир, в том числе при разработке собственного положения о командировках

4

Приказ № 996

Приказом утверждены форма Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления

 

Положение о командировках на предприятии

Как указано в табл.1, Инструкция № 59 на небюджетные предприятия не распространяется, поэтому чтобы сделать процедуру командировок нормативной, на предприятии может разрабатываться и утверждаться внутренний локальный нормативный документ — положение о командировках. При составлении положения целесообразно ориентироваться на Инструкцию № 59. Такое положение может быть приложением к коллективному договору.

Срок командировки

Срок командировки каждого конкретного командированного работника должен устанавливаться приказом о командировке. Максимальный срок командировки определяется положением о командировках или коллективным договором. При установлении максимального срока командировки целесообразно ориентироваться на Инструкцию № 59 (п. 1 раздела второго и п. 1 раздела тертьего):

  • 30 календарных днейв пределах Украины;
  • на срок строительства (для работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ);
  • 60 календарных днейза рубеж;
  • один годпри направлении работников за рубеж по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора при строительстве, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий.

Минимальным сроком командировки может быть один день или даже меньше. Например, работник может выехать в командировку в другой населенный пункт и в этот  же день вернуться к месту основной работы (письмо № 31-18030-07-21/27231). И это будет считаться также командировкой при условии соответствующего оформления.

Как оформить направление в командировку

Командировка оформляется прежде всего приказом руководителя предприятия с учетом условий пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса. В приказе должны указываться все существенные аспекты командировки:

  • фамилия командированного работника, его должность (профессия);
  • место командировки (населенный пункт, предприятие и т. п., куда командирован работник);
  • срок командировки;
  • цель командировки и другие условия в зависимости от ситуации. Например, приказом могут устанавливаться маршрут движения командированного, ограничиваться сдельные расходы (например, максимальная сумма гостиничных услуг) и т. п.

Образец приказа приведен ниже.

                                                                                               ООО «Автоп»

                                                                                                Приказ № 65

г. Полтава                                                                                                                                             23 апреля 2012 г.

О командировке

Приказываю:

1. Командировать Кононову Елену Михайловну, менеджера по сбыту, в г. Львов в ООО «Грона» для участия в переговорах с целью заключения договора о поставках продукции сроком на 3 дня — с 24.04.2012 г. по 26.04.2012 г.

2. Главному бухгалтеру Задорожной В. П.  обеспечить Кононову Е. М. авансом на командировку в сумме 2050,00 грн., в т. ч.  суточные 450,00 грн. (150,00 х 3), ориентировочные расходы на проезд 600,00 грн., ориентировочные расходы на проживание 1000,00 грн.

 

Директор ООО «Автоп»

ПОДПИСЬ Филиппов П. М.

 

С приказом ознакомлены:

ПОДПИСЬ Кононова Е. М.

ПОДПИСЬ Задорожная В. П.

 

Следует отметить, что раньше кроме приказа оформлялось также командировочное удостоверение. Сейчас нормативными документами это не требуется. Предприятие может выдавать удостоверение по собственному желанию, обусловив необходимость удостоверения внутренним положением о командировке или соответствующим приказом.

В соответствии со ст. 121 КЗоТ в командировку направляют только работников предприятия.

Вместе с тем в пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса речь идет о командировке физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов плательщика налога.

К последним относятся члены (физические лица) руководящих органов, являющиеся вместе с тем учредителями, участниками предприятия или же выполняющими руководящие функции на основании гражданско-правового договора.

Гарантии и компенсации при служебных командировках

Прежде всего работникам возмещаются расходы, связанные со служебными командировками (табл. 2).

Таблица 2. Расходы, возмещаемые командированным работникам

п/п

Согласно ст. 121 КЗоТ

Согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса

1

2

3

 

В порядке и размерах, устанавливаемых законодательством:

Расходы на оплату:

 

1

суточные за время пребывания в командировке

суточных расходов в размере, о котором речь идет ниже в этой статье в разделе «Сумма суточных»

2

стоимость проезда до места назначения и назад

проезда (в том числе перевозки багажа, бронирования транспортных билетов) как до места командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)

3

расходы по найму жилого помещения

стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание* или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений

4

телефонных разговоров

5

оформления загранпаспортов

6

разрешения на въезд (виз)

7

обязательного страхования

8

других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки**, в том числе каких-либо сборов и налогов, подлежащих уплате в связи с осуществлением таких расходов

*Кроме стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых», за исключением случаев, когда суммы таких «чаевых» включаются в счет согласно законам страны пребывания.

**Кроме платы за зрелищные мероприятия.

 

Из табл. 2 видно, что список возмещений, предусмотренный Налоговым кодексом, детализирует список КЗоТ.

Сумма суточных

Размер суточных для небюджетных предприятий законодательством не установлен, поэтому каждое предприятие устанавливает такой размер самостоятельно. Однако есть налоговые ограничения.

Согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса к налоговым расходам могут относиться суточные для командировок в пределах Украины в размере не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за рубежне выше 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки.

По состоянию на 01.01.2012 г. размер минимальной заработной платы составлял 1073 грн. (ст. 13 Закона о Госбюджете-2012). Таким образом, предельный размер суточных в расчете за каждый календарный день командировки, которые могут включаться в налоговые расходы в 2012 г.: по Украине214,60 грн.; за рубеж804,75 грн.

Такое же ограничение касается обложения НДФЛ (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

То есть если предприятие выплачивает работнику сумму суточных в расчете за каждый календарный день командировки в размере не больше 214,60 грн. (по Украине) и 804,75 грн. (за рубеж), такая сумма суточных относится к составу налоговых расходов и не облагается НДФЛ при условии связи командировки с деятельностью предприятия.

Однако предприятие может выплачивать суточные и в большем размере. Сумма превышения будет облагаться НДФЛ и не будет включаться в состав налоговых расходов. Причем нужно учитывать, что сумма превышения в целях обложения НДФЛ должна увеличиваться на коэффициент, предусмотренный п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса: 1,176471 — если применяется ставка 15%; 1,204819 — для ставки 17% (об этом коэффициенте детальнее речь будет идти ниже).

♦ Пример 1

Работнику в апреле 2012 г. выплачены суточные 300 грн. за один день командировки в пределах Украины.

В налоговые расходы можно включить только 214,60 грн. Сумма превышения 85,50 грн. (300214,60) облагается НДФЛ15,09 грн. (85,50 х 1,176471 х 15%).

Напомним также, что согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса сумма суточных определяется в случае командировки:

  • в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не нуждается в наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
  • в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного должностного лица Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе.

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного должностного лица Госпогранслужбы Украины в паспорте или заменяющем его документе сумма суточных не включается в состав расходов плательщика налога. Эта же сумма суточных подлежит обложению НДФЛ (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

То есть предприятие может выплатить работнику суточные без достаточного документального подтверждения,  но такие суточные не могут включаться в состав налоговых расходов и подлежат обложению НДФЛ.

Что касается начисления и удержания единого взноса из сумм суточных отметим, что на основании п. 6 раздела первого Перечня № 1170 расходы на командировку, а именно суточные (в полном объеме), стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения, относятся к видам выплат, на которые не начисляется единый взнос.

Другие (кроме суточных) командировочные расходы, возмещаемые командированному работнику

Перечень таких расходов приведен в пунктах 2 —  8 табл. 2. Фактически предприятие может установить более широкий, нежели приведенный в табл. 2, перечень расходов, который будет возмещать работнику. Но весь перечень, который будет установлен в дополнение к обязательному перечню (табл. 2), нельзя включить в состав налоговых расходов и нужно будет обложить НДФЛ.

Предприятие может также установить ограничение на определенные виды расходов. Ориентироваться при этом можно, например, на ограничения, приведенные в пунктах 5 — 8 и п. 12 раздела второго Инструкции № 59 при командировках в пределах Украины (табл. 3), а при командировках за рубеж — на ограничения, приведенные в пунктах 7 — 15 раздела третьего Инструкции № 59.

Таблица 3. Ограничение командировочных расходов согласно Инструкции № 59

п/п

Расходы

Примечания

1

2

3

1

На наем жилого помещения

Из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле) и другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов

2

На бытовые услуги, которые включены в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья)

Не более 10% сумм суточных расходов за все дни проживания

3

На служебные телефонные разговоры

В размерах по согласованию с руководителем

4

На питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы

Оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов

5

За бронирование места в гостинице (мотеле) при командировке в пределах Украины

В размере не более 50% стоимости такого места за одни сутки согласно представленным подтверждающим документам в оригинале

6

На наем жилого помещения за время вынужденной остановки в дороге, что подтверждается соответствующими документами

В общем порядке, приведенном в предыдущих строках настоящей таблицы

7

Расходы, превышающие предельные суммы расходов на наем жилого помещения, приведенные в предыдущих строках настоящей таблицы

Возмещаются по разрешению руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов*

8

На проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) до места командировки и назад**

Возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельным бельем в поездах и страховых платежей на транспорте

9

На проезд в транспорте общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или до места нахождения в командировке**

Возмещаются в полном размере

10

На проезд в городском транспорте общего пользования (кроме такси) согласно маршруту, согласованному с руководителем, и на арендованном транспорте по месту командировки (согласно подтверждающим документам)

Возмещаются в полном размере

11

На проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса

Возмещаются в каждом случае по разрешению руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов*

12

На перевозку багажа свыше веса, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник

Возмещаются по разрешению руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов*

13

Расходы на оплату налога на добавленную стоимость за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельным бельем и наем жилого помещения свыше установленных сумм компенсации расходов в связи с командировкой

Возмещаются согласно подтверждающим документам в оригинале

14

Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство

Могут возмещаться по разрешению руководителя предприятия только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т.п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов

*Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.

**При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

 

Понесенные работником в командировке расходы должны быть подтверждены документально. Пакет документов — стандартный для соответствующих операций.

Например, согласно абзацу второму пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса указанные расходы могут включаться в состав налоговых расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде:

  • транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов;
  • счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирования мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

Заработная плата за время командировки

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, направленным в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

То есть при направлении работников в командировку за дни командировки необходимо рассчитать среднюю заработную плату и сравнить ее с заработной платой работника, определенной согласно условиям трудового (коллективного) договора (по тарифу). Выплате работнику подлежит большая из них.

При исчислении средней заработной платы руководствуются Порядком № 100.

В соответствии с п. 2 этого Порядка во всех случаях сохранения средней заработной платы (кроме оплаты времени отпусков) среднемесячная заработная плата исчисляется исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, предшествующие событию, с которым связана соответствующая выплата. Работникам, проработавшим на предприятии, в учреждении, организации меньше двух календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время.

В п. 3 Порядка № 100 приведены виды выплат, которые включаются в расчет средней заработной платы, а в п. 4 этого Порядка — выплаты, которые не включаются в расчет.

Исчисляется средняя заработная плата согласно п. 8 Порядка № 100.

Сначала необходимо рассчитать среднедневную заработную плату — разделить заработную плату за фактически отработанные в течение двух предыдущих месяцев перед месяцем командировки рабочие дни на количество отработанных рабочих дней.

Затем необходимо найти среднюю заработную плату за время отпуска — умножить среднедневную зарплату на количество рабочих дней по графику предприятия, которые приходятся на период командировки.

♦ Пример 2

Работник был в командировке в апреле 2012 г. три дня. Заработная плата за февральмарт 2012 г., которая учитывается для расчета средней заработной платы, составляет 4500 грн. Количество рабочих дней предприятия за этот период42 дня. Заработная плата за три дня апреля, когда работник был в командировке, рассчитана согласно тарифу300 грн.

Среднедневная зарплата за период февраль — март 2012 г. — 107,14 грн. (4500 : 42). Средняя зарплата за три дня командировки — 321,42 грн. (107,14 х 3).

Исходя из приведенного, средняя заработная плата выше  тарифной, поэтому за дни командировки работнику необходимо выплатить среднюю заработную плату.

Аванс на командировку

Бюджетное предприятие перед направлением работников в командировку обязательно должно выдать им аванс — в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы (п. 5 раздела первого и п. 11 раздела второго Инструкции № 59).

Такой обязанности для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают. Статьей 121 КЗоТ предусмотрена лишь обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы. То есть работник в командировке может нести расходы за счет собственных денежных средств. А по возвращении из командировки предприятие должно возместить соответствующие расходы.

Вместе с тем небюджетные предприятия могут закрепить обязанность выдавать аванс в собственном положении о командировках. Такая обязанность может устанавливаться также приказами о командировке.

Варианты выдачи аванса

Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточекспециальных платежных средств (по тексту — СПС).

Аванс наличными

Выдача наличности из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером по типовой форме № КО-2 (приложение 3 к Положению № 637) в порядке, установленном подпунктами 3.4 — 3.6 этого Положения.

Аванс на счет для использования с применением СПС

Предприятие вместо аванса наличными может выдавать работнику так называемое корпоративное СПС. Это платежная карточка, «привязанная» к банковскому счету предприятия.

Моментом выдачи аванса в этом случае будет момент снятия работником денег из банкомата или проведения СПС через терминал. Снятие наличности из банкомата подтверждается чеком банкомата. При проведении СПС через терминал будет оформлена квитанция терминала или слип, а также чек РРО.

Отчет об использованных денежных средствах

По завершении командировки работник должен заполнить и представить предприятию Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (по форме, утвержденной приказом № 996), с приложением документов, подтверждающих понесенные в командировке расходы. Если есть остаток неиспользованного аванса, его нужно возвратить в кассу.

Согласно подпунктам 170.9.2, 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, нужно представить до истечения:

  • пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором работник завершает командировку (если аванс выдавался наличными);
  • третьего банковского дня по завершении командировки (если наличность была получена с применением корпоративного СПС);
  • десятого банковского дня по завершении командировки (если применялось корпоративное СПС для проведения расчетов в безналичной форме). При наличии уважительных причин предприятие может продлить срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса при выявлении расхождений между соответствующими отчетными документами).

Неиспользованный аванс возвращается в кассу предприятия до или при представлении Отчета (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса). Если работник несвоевременно возвратит в кассу предприятия неиспользованный аванс, эту сумму нужно будет включить в состав налогооблагаемого дохода работника и обложить НДФЛ.

Обложение НДФЛ в случае невозврата излишне израсходованных денежных средств

В соответствии с пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый дохода плательщика налога.

Согласно п. 3 Порядка № 996 если в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до истечения третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия), подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, израсходованной согласно отчету об использовании денежных средств, предоставленных на командировку, — раздела второго Инструкции № 59), то такая сумма подлежит обложению НДФЛ в соответствии с п. 167.1 ст. 167 Налогового кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после обложения его налогом) за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев — до полной уплаты суммы такого налога.

Исходя из норм Налогового кодекса база налогообложения НДФЛ — это сумма излишне израсходованных денежных средств (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса). Налогообложение осуществляется в соответствии с п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса (в котором тоже речь идет об излишне израсходованных денежных средствах). А излишне израсходованные денежные средстваэто остаток денежных средств сверх суммы, израсходованной согласно отчету об использовании денежных средств, предоставленных на командировку.

Ставки НДФЛ: 15% — для суммы, не превышающей 10 минимальных зарплат по состоянию на 1 января (в 2012 г. — 10 730 грн.); 17% — для суммы превышения.

Согласно п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса базой налогообложения является сумма излишне израсходованных денежных средств, умноженная на коэффициент, исчисляемый по формуле

К = 100 : (100 — Сп),

где К — коэффициент;

Сп — ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.

Коэффициент для ставки налога 15% составит 1,176471 = 100 : (100 — 15), а для ставки 17% — 1,204819 = 100 : (100 — 17).

НДФЛ = СК х К х Сп : 100,

где НДФЛ — сумма налога;

СК — сумма денежных средств, которая  не была  возвращена своевременно.

При начислении НДФЛ на денежные средства, которые не были своевременно возвращены, необходимо под роспись ознакомить с его расчетами работника. Для этого в Отчете об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, предусмотрена графа «З розрахунками ознайомлений» (подпись и дата).

♦ Пример 3

В апреле 2012 г. работник несвоевременно возвратил неиспользованный аванс на командировку в размере 9000 грн. Начисленная зарплата за апрель составляет 4000 грн. Рассчитаем сумму НДФЛ, которую нужно удержать из суммы несвоевременно возвращенного аванса.

Определение суммы аванса, облагаемой налогом по ставке 15%:

10 730 — 4000 = 6730 (грн.),

где 10 730 грн. — общая сумма месячного налогооблагаемого дохода, которая в 2012 г. облагается налогом по ставке 15%;

4000 грн. из этой общей суммы — начисленная работнику зарплата.

Таким образом, из общей суммы налогооблагаемого дохода минус зарплата на сумму командировки, которая облагается налогом по ставке 15%, остается 6730 грн. Согласно п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса сумма несвоевременно возвращенного или невозвращенного неиспользованного аванса с целью определения объекта налогообложения должна увеличиваться на соответствующий коэффициент.

В примере сумма 6730 грн. — это сумма несвоевременно возвращенного аванса на командировку, которая включается в объект налогообложения и облагается налогом по ставке 15%. То есть эта сумма уже учитывает коэффициент 1,176471. Однако для дальнейших расчетов нужна эта сумма без учета коэффициента: 6730 : 1,176471 = 5720,50 (грн.).

Определение суммы аванса, которая облагается налогом по ставке 17%:

9000 — 5720,50 = 3279,50 (грн.) — это сумма несвоевременно возвращенного неиспользованного аванса на командировку, которая облагается налогом по ставке 17% и пока не учитывает коэффициент. Для того чтобы включить ее в объект налогообложения, надо увеличить ее на коэффициент для ставки 17% — 1,204819.

С учетом коэффициента эта сумма составит 3951,20 грн. (3279,50 х 1,204819).

Определение суммы НДФЛ, которую нужно удержать из несвоевременно возвращенного аванса:

[(6730 х 15%) + (3951,20 х 17%)] = 1681,21 (грн.).

Следует отметить, что в таком порядке облагаются налогом сдельные расходы, которые возмещаются работнику сверх суммы, определенной пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса:

  • выплаченные суточные сверх предельной суммы;
  • сдельные расходы без достаточного документального подтверждения;
  • сдельные расходы (см. табл. 2), например стоимость алкогольных напитков, включенных в счета гостиниц, и т. п., которую предприятие возмещает работнику.

Общие основания включения командировочных расходов в состав налоговых расходов и условия, при которых они не облагаются НДФЛ

Выше мы выяснили отдельные аспекты включения сдельных расходов в состав налоговых, установленные пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса, и условия, при которых эти расходы не облагаются НДФЛ:

  • суточные не должны превышать соответствующую предельную величину;
  • возмещаться должны понесенные в командировке расходы по перечню, приведенному в пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса (см. табл. 2);
  • понесенные сдельные расходы должны подтверждаться документально.

Должны также быть документы, подтверждающие связь командировки с деятельностью предприятияплательщика налога, в частности (но не исключительно) следующие:

  • приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога;
  • заключенный договор или контракт;
  • другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;
  • документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога.

♦ Пример 4

Работник предприятия (плательщика налога на прибыль) согласно приказу направлен в командировку для участия в переговорах с целью заключения контракта на поставку продукции. Командировочные расходы составляли 2000 грн. После окончания командировки работник представил предприятию Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, с подтверждающими документамипроездными документами, счетом гостиницы с чеком РРО. После утверждения Отчета израсходованные работником средства на командировку в сумме 2000 грн. выданы работнику из кассы предприятия.

Вариант 1. К Отчету приложен также документ, подтверждающий участие командированного работника в переговорах — протокол переговоров с подписями и печатями участников переговоров.

Выплаченные суммы могут включаться в состав налоговых расходов предприятия. Они не облагаются НДФЛ.

Вариант 2. Документ об участии в переговорах командированным работником не предоставлен.

Выплаченные суммы не включаются в состав налоговых расходов и подлежат обложению НДФЛ.

К составу какого вида расходов относятся сдельные расходы в налоговом и бухгалтерском учете

В зависимости от цели командировки (определяется приказом о командировке), по подразделению, в котором работает командированный работник, понесенные командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете по общему правилу включаются в состав:

  • общепроизводственных расходов (счет 91 «Общепроизводственные расходы») — при командировках персонала цехов, участков и т. п. (пп. «а» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138 Налогового кодекса, п. 15.1 ПБУ 16);
  • административных расходов (счет 92 «Административные расходы») — при командировках аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала (пп. «б» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса, п. 18 ПБУ 16);
  • расходов на сбыт (счет 93 «Расходы на сбыт») — при командировках работников, занятых сбытом (пп. «г» пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса, п. 19 ПБУ 16);
  • других операционных расходов (счет 94 «Другие расходы операционной деятельности») — при командировке работников, занятых в других сферах деятельности предприятия, не указанных выше (пп. «в» пп. 138.10.4 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса, п. 20 ПБУ 16), например работников объектов социально-культурного назначения и т. п.

Однако в отдельных случаях могут применяться и другие счета. Например, если командировки связаны с приобретением основных средств, командировочные расходы увеличивают их первоначальную стоимость и списываются в дебет счета 15 «Капитальные инвестиции», а после ввода основных средств в эксплуатацию — в дебет счета 10 «Основные средства». При командировках, связанных с выполнением гарантийных обязательств продавца (предположим, на гарантийный ремонт), сдельные расходы нужно списывать в дебет субсчета 473 «Обеспечение гарантийных обязательств» и т. п.

Напомним, что к налоговым расходам сдельные расходы относятся только в том случае, если они связаны с хозяйственной деятельностью предприятия — плательщика налога.

В бухгалтерском учете расчеты между предприятием и работниками по сдельным расходам учитываются предприятием на счете 37 «Расчеты с разными дебиторами». Те предприятия, которые в бухгалтерском учете применяют субсчета, установленные Инструкцией № 291, сдельные расходы учитывают на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

♦ Пример 5

Предприятие направило работника аппарата управления в командировку и  выдало аванс наличными из кассы 3000 грн. По возвращении из командировки в установленный срок работник предоставил предприятию Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, с приложенными к нему подтверждающими документами на сумму 2500 грн. (включительно НДС300 грн.).

Остаток неиспользованных средств 500 грн. (30002500) внесен работником в кассу предприятия до представления Отчета.

Бухгалтерский и налоговый учет к примеру 5 приведен в табл. 4.

Таблица 4. Бухгалтерский и налоговый учет

п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет, грн.

Дт

Кт

Сумма, грн.

Доходы

Расходы

1

Выдан аванс на командировку

372

301

3000

2

Внесен в кассу остаток неиспользованных средств

301

372

500

3

Отражены командировочные расходы на основании утвержденного Отчета

92

372

2200

2200

4

Отражен налоговый кредит по НДС

641

372

300