Бухучет
Тема: Бухгалтерский учет, Командировки, НДФЛ

Закупка сельхозпродукции (яблок) у населения: документальное оформление и учет

В редакцию «Вестника» поступило письмо читателя: «Наш завод занимается производством соков, для чего периодически в течение года закупает яблоки у населения. С этой целью в тот или иной населенный пункт направляются наши грузовые автомобили. Расскажите, какими документами оформлять закупку яблок? Какие документы требовать у крестьян и как отражать все в бухгалтерском и налоговом учете?».

Ситуация достаточно типична. Многие предприятия закупают сельхозпродукцию (к которой относятся и яблоки) у населения для дальнейшей продажи или другого использования в собственной производственной деятельности. Потому рассмотрим в этой статье тему закупки сельхозпродукции у населения на примере яблок, что должно быть интересно многим предприятиям.

Выдача аванса

Лицу, которое будет закупать у населения яблоки, прежде всего нужно выдать под отчет денежную наличность для расчетов со сдатчиками.

Выдавать наличные под отчет для закупки сельскохозяйственной продукции допускается на срок не больше 10 рабочих дней со дня выдачи (п. 2.11 Положения № 637). Если же работник(ки) направлены в командировку для закупки яблок, срок выдачи наличных продлевается до истечения срока командировки.

Сельскохозяйственная продукция — товары, указанные в группах 1 — 24 УКТ ВЭД согласно Закону № 2371, если такие товары (продукция) выращиваются, откармливаются, вылавливаются, собираются, изготовляются, производятся, перерабатываются непосредственно производителем этих товаров (продукции), а также продукты обработки и переработки этих товаров (продукции), если они были приобретены или произведены на собственных или арендованных мощностях (площадях).

Яблоки под кодом 0808 относятся к группе 8 УКТ ВЭД, то есть они являются сельскохозяйственной продукцией. Однако для целей Положения № 637 яблоки являются сельскохозяйственной продукцией только в том случае, если они выращиваются их сдатчиками. Если же физическое лицо, например, закупит яблоки на стороне или насобирает в ничейном саду и в дальнейшем будет сдавать их предприятию, яблоки уже не будут считаться сельскохозяйственной продукцией и срок аванса 10 дней на них не будет распространяться. Нужно применять общий срок 2 дня.

Чем можно подтвердить факт самостоятельного выращивания?

Подтвердить можно справкой по форме № 3 ДФ (далее — Справка), утвержденной приказом № 975, о которой речь пойдет дальше. Однако это не всегда возможно. Например, если физическое лицо вырастило яблоки в своем саду, но имеет в собственности выделенный в натуре земельный пай, указанную справку ему не выдадут.

Если же физические лица не предоставят соответствующее подтверждение, что яблоки являются самостоятельно выращенными, предприятию придется пользоваться общим сроком выдачи денежных средств под отчет2 рабочих дня, а не 10.

Оформляется выдача аванса расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Основание выдачи — закупка сельскохозяйственной продукции (яблок).

Отметим также, что при закупке продукции у населения ограничение по предельной сумме наличного расчета в течение 1 дня в размере 10 000 грн. не применяется (абзац третий п. 2.3 Положения № 637).

Направляем на закупку грузовой автомобиль

Перед выездом грузового автомобиля предприятия с целью закупки яблок водителю выдается путевой лист грузового автомобиля (по форме № 2-ТН в соответствии с приказом № 488/346), который оформляют в общеустановленном порядке.

В разделе «Завдання водієві» записывают приблизительно следующее:

  • графа «в чиє розпорядження» — название предприятия, можно также записать цель поездки, например «ПП «Грона», закупівля яблук»;
  • графа «звідки взяти вантаж» — населенный пункт, где будет осуществляться закупка;
  • графа «куди доставити вантаж» — адрес склада или другого помещения предприятия, куда будут доставляться яблоки;
  • графа «найменування вантажу» — «яблука».

Надо ли вместе с путевым листом выписывать товарно-транспортную накладную?

Согласно п. 1 Перечня № 207 оформление товарно-транспортной накладной (далее — ТТН) обязательно только в случае осуществления перевозок на договорных условиях. То же указано в письмах № 4 и № 3845.

При осуществлении перевозок для собственных нужд перевозчику разрешено применять накладную или другой документ, подтверждающий право собственности на груз (п. 2 Перечня № 207). А при закупке яблок, когда применяется собственный грузовой автомобиль, мы и имеем собственные нужды перевозчика.

Таким образом, ТТН выписывать не надо. Вместо нее можно применять документы, которыми оформляется прием яблок от населения. Об этих документах речь пойдет дальше.

Оформление закупки яблок

Таким образом, после получения наличных подотчетным лицом оно вместе с автомобилем прибывает в соответствующий населенный пункт с целью осуществления закупки. Урожай, который сдает население, взвешивают, загружают в автомобиль и выплачивают физическим лицам денежные средства в зависимости от массы и цены закупки.

Надо ли физическому лицу предоставлять закупщику какой-либо документ? Облагаются ли выплаченные денежные средства НДФЛ? Каким документом оформить факт закупки?

Согласно пп. 165.1.24 п. 165.1 ст. 165 Налогового кодекса не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика НДФЛ доходы от отчуждения непосредственно собственником сельскохозяйственной продукции (включая продукцию первичной переработки), выращенной (произведенной) им на земельных участках, которые предоставлены ему в размерах, установленных Земельным кодексом для ведения личного крестьянского хозяйства, если их размер не был увеличен в результате полученной в натуре (на местности) земельной доли (пая), строительства и обслуживания жилого дома, хозяйственных зданий и сооружений (приусадебных участков), ведения садоводства и индивидуального дачного строительства.

Для того чтобы воспользоваться такой льготой, физическое лицосдатчик должно предоставить предприятию (налоговому агенту) Справку, полученную им в соответствующем местном совете, на территории которого находится земельный участок, в Порядке, утвержденном приказом № 975.

Если физическое лицо не предоставит Справку, выплаченный ему доход надо облагать НДФЛ.

В целях налогообложения доходы от продажи яблок относятся к другим доходам с соответствующим налогообложением, и налоговый агент в соответствии с пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Налогового кодекса обязан удержать НДФЛ из суммы выплаченного дохода, используя ставку налога, определенную в ст. 167 этого Кодекса.

В соответствии с п. 167.1 ст. 167 Налогового кодекса ставка налога составляет 15% базы налогообложения относительно начисленных (выплаченных, предоставленных) доходов (кроме случаев, определенных в пунктах 167.2167.5 этой статьи)).

Если база налогообложения относительно указанных доходов в календарном месяце превышает десятикратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года, к сумме такого превышения применяется ставка 17%.

Предположим, что согласно принятому количеству яблок и цене закупки физическому лицу за сданные яблоки надлежит 200 грн., но физическое лицо не предоставило Справку и ему выплатят 170 грн. (200 грн. — 200 грн. х 15%). 30 грн. будут перечислены в качестве налога. Согласно пп. 168.1.4 п. 168.1 ст. 168 Налогового кодекса налог уплачивается (перечисляется) в бюджет в течение банковского дня, наступающего за днем такого начисления (выплаты, предоставления). Если же физическое лицо предоставит Справку, ему выплатят 200 грн.

Выплаченные физическим лицам денежные средства нужно будет отразить в налоговом расчете по форме № 1ДФ, утвержденной приказом № 1020. Льготные денежные средства отражаются по признаку дохода под кодом 148, а те, которые облагаются налогом,по признаку дохода под кодом 127.

Факт закупки и выдачи физическим лицам денежной наличности можно оформлять ведомостями произвольной формы, в которых указываются фамилии сдатчиков, их адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченной денежной наличности, которые удостоверяются подписью сдатчика. Такой вариант предусмотрен п. 3.4 Положения № 637.

Однако кроме этой информации ведомости должны обязательно содержать регистрационный номер учетной карточки физического лицасдатчика или серию и номер паспорта (для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и официально уведомили об этом соответствующий орган государственной налоговой службы и имеют отметку в паспорте), поскольку согласно п. 70.12 ст. 70 Налогового кодекса эта информация должна указываться во всех документах, содержащих информацию об объектах налогообложения физических лиц или об уплате налогов.

Вместе с тем ведомость также должна содержать данные о сумме удержанного НДФЛ (если он удерживался), сумме начисленного (а не только выплаченного наличными) дохода. Ведь без этих данных описание хозяйственной операции по получению яблок и выдаче наличных будет неполным. Форма ведомости нормативными документами не установлена, поэтому она составляется в произвольном порядке. Ориентироваться при этом можно на ведомость на выдачу денежных средств по форме приложения 1 к Положению № 637. Пример составления ведомости дан ниже.

 

Факт закупки может быть оформлен также закупочным актом по форме приложения 5 к Методическим рекомендациям № 157. Правда, в эту форму также надо дописать регистрационный номер или паспортные данные, ведь такой реквизит она не содержит. Ниже дан пример составления акта.

 

По нашему мнению, оформление ведомостями в нашей ситуации удобнее, поскольку одним документом может быть оформлен весь объем полученных яблок. А при применении актов на каждое лицо нужно будет оформлять отдельный документ (акт). Но выбор остается за предприятием.

Для того чтобы выполнить указанные требования и удостовериться в личности сдатчика, предприятие должно требовать от сдатчиков предъявления паспорта и справки о регистрационном номере, несмотря на то, предъявило такое лицо Справку или нет.

Правила перевозки яблок

Итак, яблоки закуплены и загружены в автомобиль. Документами на такой груз у водителя будут служить ведомости, закупочные акты или другие подобные документы, подтверждающие право собственности предприятия на груз яблок. К тому же у водителя имеется путевой лист.

При перевозке яблок следует соблюдать нормы п. 19.4 Правил № 363. Приведем основные положения:

  • при перевозке яблок нужно принимать меры по охране их от механических повреждений, атмосферных осадков, влияния низких и высоких температур;
  • яблоки должны быть чистыми, не поврежденными механически, вредителями и заболеваниями, одинаковыми по степени зрелости, упакованными в исправную, чистую, сухую, с гладкой внутренней поверхностью, без лишних запахов тару, указанную в приложении 10 к Правилам № 363. Так, при доставке яблок для переработки допускается применять в качестве тары ящики вместимостью 400 — 425 кг. В период массовых заготовок допускается доставка яблок навалом, без тары, на подстилке из соломы;
  • борта автомобилей и прицепов могут наращиваться до высоты 1,4 м от пола кузова.

Порядок отчета об использованных наличных и оприходовании яблок

До истечения пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором подотчетное лицо (получавшее наличные для закупки) завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению предприятия (закупает яблоки), оно должно отчитаться о расходовании денежной наличностипредставить заполненный Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (по форме, утвержденной приказом № 996) с приложенными документами, подтверждающими расходование денежной наличности и приобретение яблок (ведомости, закупочные акты, справки и пр.) (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

Относительно сроков отчета отметим, что пять дней после окончания командировки действительны только для сумм, полученных именно на командировку. Что касается сумм, выданных на закупку яблок, нужно сразу учитывать несколько лимитов по срокам:

  • если осуществлялась просто закупка (то есть без командировки) — не позднее рабочего дня, следующего за десятым днем с даты выдачи денежных средств (поскольку согласно Положению № 637 денежные средства на закупку сельхозпродукции выдаются на 10 дней) и не позднее пятого банковского дня с даты осуществления отдельного гражданско-правового соглашения (в соответствии с Налоговым кодексом);
  • если закупка осуществлялась в командировке — не позднее следующего банковского дня за днем окончания командировки (согласно Положению № 637 срок выдачи денежной наличности продолжается до окончания командировки) и не позднее пятого банковского дня, следующего за днем осуществления отдельного гражданско-правового действия (требование Налогового кодекса).

Если подотчетное лицо использовало не все выданные ему денежные средства, оно должно возвратить их в кассу предприятия или зачислить на его банковский счет до или во время представления Отчета (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

Если же выданных предприятием денежных средств не хватило и пришлось израсходовать собственные, предприятие возместит их подотчетному лицу в согласованный с ним срок — выдаст из кассы или перечислит на его карточный счет.

На основании заполненного Отчета и приложенных к нему документов приобретенные за наличные яблоки в бухгалтерском учете предприятия оприходуются на субсчете 201 «Сырье и материалы».

Бухгалтерский учет

Приобретенные яблоки относятся к составу запасов, они оприходуются на субсчете 201, следовательно, их первоначальная стоимость определяется согласно п. 9 ПБУ 9.

В первоначальную стоимость включаются:

  • суммы, выплаченные предприятием физическим лицамсдатчикам (в том числе НДФЛ, если он удерживался);
  • расходы на заготовку запасов, прежде всего себестоимость транспортных услуг.

Если предприятие имеет отдельное транспортное подразделение и учитывает его расходы на отдельном субсчете, общая себестоимость продукции (услуг) такого подразделения (прямые, общепроизводственные расходы) определяется по итогам месяца.

То есть транспортные расходы, которые включаются в первоначальную стоимость яблок, содержат не только стоимость использованного автомобилем топлива, амортизации автомобиля, зарплату с начислениями водителя, но и часть общих расходов на содержание автомобильного хозяйства.

Налоговый учет

В соответствии с пп. 14.1.228 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг для целей раздела III Налогового кодексарасходы, прямо связанные с производством и/или приобретением реализованных в течение отчетного налогового периода товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, которые определяются согласно положениям (стандартам) бухгалтерского учета, применяемым в части, которая не противоречит положениям этого раздела.

В соответствии с п. 138.8 ст. 138 Налогового кодекса себестоимость изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг состоит из расходов, прямо связанных с производством таких товаров, выполнением работ, предоставлением услуг, в частности прямых материальных расходов. Подпунктом 138.8.1 этого пункта установлено, что в состав прямых материальных расходов включается стоимость сырья и основных материалов, образующих основу изготовленного товара.

Из изложенного следует, что определенная в бухгалтерском учете первоначальная стоимость яблок является стоимостью яблок (сырья), которая будет приниматься для налогового учета.

Напомним, что в первоначальную стоимость яблок будут включаться следующие расходы:

  • стоимость закупки, включая НДФЛ;
  • заготовительно-транспортные расходы (топливо, зарплата водителя, амортизация авто).

Расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации таких товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п. 138.4 ст. 138 Налогового кодекса).

То есть все приведенные расходы станут одной из составляющих себестоимости соков (готовой продукции, изготовленной из яблок). В дальнейшем себестоимость соков будет относиться к налоговым расходам в момент признания доходов от их реализации.

♦ Пример

Предприятие выдало подотчетному лицу из кассы аванс для закупки яблок в сумме 7000 грн. На следующий день яблоки были закуплены у населения (граждан, не являющихся предпринимателями) на сумму 6000 грн., в том числе 4000 грн.у лиц, не имеющих справок. Сумма удержанного НДФЛ составляет 600 грн. (4000 х 15%). На руки сдатчикам выплачено: 3400 грн.лицам, не имеющим справок, и 2000 грн.другим лицам; общая сумма5400 грн. (6000600). НДФЛ в сумме 600 грн. перечислен в бюджет на следующий рабочий день после выплаты денежных средств сдатчикам.

Неиспользованный аванс в сумме 1000 грн. и 600 грн. удержанного из выплаченных гражданам сумм НДФЛ, который нужно перечислить в бюджет, всего 1600 грн. (1000 + 600), внесены подотчетным лицом в кассу предприятия до представления Отчета. Сумма транспортных расходов, которая относится к первоначальной стоимости яблок, составляет 800 грн.

Расходы по заготовке предприятие относит к первоначальной стоимости яблок на субсчет 201 «Сырье и материалы». Транспортные услуги предприятие учитывает на субсчете 234.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете указанных операций представлено в таблице.

п/п

Содержание
хозяйственной операции

 Бухгалтерский
учет

 Сумма,
грн.

Налоговый
учет

Дебет

Кредит

Доход

Расходы

1

Выдан аванс

372

301

7000

2

Внесен неиспользованный аванс в кассу

301

372

1600

3

Перечислен НДФЛ в бюджет

641

311

600

4

Оприходованы яблоки (на основании Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и приложенных к нему документов — ведомости, акта и т. п.)

201

372

6000

5

Отражено начисление НДФЛ, удержанного из выплаченных сдатчикам сумм (на основании Отчета, ведомости и т. п.)

377

641

600

6

Зачислена задолженность по начисленному НДФЛ из задолженности подотчетного лица в части удержанного НДФЛ

372

377

600

7

Списана сумма транспортных расходов, которые относятся к заготовке яблок

201

234

800

 

«Горячие линии»

Дата: 31 мая, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42