Налог на прибыль

Расходы на командировку

Налоговым кодексом предусмотрен ряд положительных изменений по расходам на командировку, в частности увеличен срок представления отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку, значительно увеличена норма суточных, дополнен перечень расходов на проезд, которые включаются в состав расходов на командировку. Предлагаем рассмотреть такие изменения более детально.

Сроки представления отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку

Начиная с 01.01.2011 г. изменяется срок представления отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет. Напомним, что в соответствии с нормами пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закона об НДФЛ отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет, раньше представлялся до истечения третьего банковского дня. По новым правилам отчет об использовании денежных средств представляется по форме, установленной центральным органом ГНС, до истечения пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

В случае если откомандированное лицо излишне израсходовало денежные средства, выданные на командировку, то их сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления указанного отчета (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

Что касается расходов, связанных с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, произведенных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, то они остались без изменений, а именно: в случае если во время служебных командировок откомандированное лицо — плательщик налога получило наличные с применением платежных карточек, оно представляет отчет об использовании выданных на командировку денежных средств и возвращает сумму излишне израсходованных денежных средств до истечения третьего банковского дня после завершения командировки; в случае если во время служебных командировок откомандированное лицо — плательщик налога применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса при выявлении расхождений между соответствующими отчетными документами).

Нормы суточных расходов

В течение I квартала 2011 г. предельные нормы суточных расходов для командировок на территории  Украины (кроме государственных служащих и лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств) составляют в случае, если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включены расходы на питание: для командировок в пределах Украины — 30 грн., за рубеж — в сумме в гривнях, эквивалентной 50 дол. США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному Нацбанком Украины на день выдачи аванса.

Налоговым кодексом предусмотрено значительное увеличение суммы суточных на командировку. Так, начиная с 01.04.2011 г. ее размер будет составлять 0,2 размера минимальной заработной платы, а для командировок за рубеж — не выше 0,75 размера минимальной заработной платы, действовавшего по состоянию на 1 января отчетного налогового года, в расчете на сутки.

Например, по состоянию на 01.01.2011 г. размер минимальной заработной платы составляет 941 грн. Исходя из этого рассчитаем сумму суточных:

  • для командировок в пределах Украины: 941 грн. х 0,2 = 188,20 грн.;
  • для командировок за рубеж: 941 грн.  х 0,75 = 705,75 грн.

Как видим, это — значительное увеличение по сравнению с действующими нормами суточных расходов. Новым также является то, что Налоговый кодекс не предусматривает наличия отметок командирующей и принимающей сторон на удостоверении о командировке как обязательного элемента для учета расходов на такую командировку.

Как и в действующем законодательстве, для командировок в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам, а в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе.

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в паспорте или заменяющем его документе сумма суточных не включается в состав расходов плательщика налога.

Документальное подтверждение расходов

Расходы на командировку относятся к расходам двойного назначения. Подпунктом 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса установлено, что какие-либо расходы  на командировку могут включаться в состав расходов плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с деятельностью такого плательщика налога, в частности (но не исключительно) следующих: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора или контракта; других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие откомандированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога. Если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страны командировки, обязательно необходимо осуществить страхование жизни или здоровья откомандированного лица или его гражданской ответственности (при использовании транспортных средств), то расходы на такое страхование включаются в состав расходов плательщика налога, который командирует такое лицо.

Как и в пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона о прибыли, указанные расходы могут включаться в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость расходов.

Не разрешается относить к составу расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых», за исключением случаев, когда суммы таких «чаевых» включаются в счет согласно законам страны пребывания, а также платы за зрелищные мероприятия.

Что касается расходов на проезд, то кроме расходов, указанных в пп. 5.4.8 ст. 5.4 ст. 5 Закона о прибыли, Налоговым кодексом дополнительно разрешено включать в  расходы  расходы на бронирование транспортных билетов, а также расходы на проезд на арендованном транспорте как до места командировки и назад, так и по месту командировки (пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса).

При этом указанные расходы могут включаться в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов.

Значительно изменился размер денежных средств, не подтвержденных документально, которое разрешено включать в состав расходов и на командировки. Речь идет, конечно, о суточных расходах. Начиная с 01.04.2011 г. указанные расходы включаются в состав расходов в следующих размерах: в пределах территории Украины — не более 0,2 размера минимальной заработной платы, для командировок за рубеж — не более 0,75 размера минимальной заработной платы, действовашего для трудоспособного лица по состоянию на 1 января отчетного налогового года, в расчете на сутки.

Отражение расходов в налоговом учете

Согласно определению, приведенному в пп. 14.1.27 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса, расходы — это сумма каких-либо расходов плательщика налога в денежной, материальной или нематериальной формах, осуществляемых для ведения хозяйственной деятельности плательщика налога, в результате которых происходит уменьшение экономических выгод в виде выбытия активов или увеличения обязательств, вследствие чего происходит уменьшение собственного капитала (кроме изменений капитала за счет его изъятия или распределения владельцем). Как видим, этот термин отличается от термина «валовые расходы», так как вводит «бухгалтерские» критерии признания расходов «выбытие активов или увеличение обязательств».

Поэтому при отражении расходов на командировку следует руководствоваться принципами бухгалтерского учета расходов, а именно ПБУ 16 «Расходы».

Так, в случае служебной командировки работников из состава аппарата управления такие расходы следует отражать в составе административных расходов, направленных на обслуживание и управление предприятием (пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса); расходы на командировку работников, занятых сбытом, отражаются в составе расходов, связанных с реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг (пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса).

«Горячие линии»

Дата: 28 марта, четверг
Время проведения: с 10:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42