Бухучет
Тема: Прочее

Годовая инвентаризация в бюджетных учреждениях и организациях

Текущий год подходит к концу. Для министерств, других центральных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, содержащихся за счет средств бюджетов всех уровней, возникает необходимость в проведении годовой инвентаризации.
В данной статье рассмотрим особенности проведения инвентаризации для вышеуказанных учреждений и организаций.


Нормативные документы при проведении инвентаризации

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации бюджетными учреждениями, является Инструкция № 90, которой установлены также формы инвентаризационных документов.

При выявлении недостач их размер определяют в соответствии с Порядком № 116, Законом № 217, Методикой № 1891. Списание недостач осуществляется согласно Порядку № 1314 и т. п.

Следовательно, лицам, задействованным в проведении инвентаризации, желательно более подробно ознакомиться с содержанием указанных документов.

Объекты инвентаризации

Инвентаризируются все имущество учреждения независимо от его местонахождения, а также все виды финансовых обязательств (п. 1.3 Инструкции № 90).

Инструкцией № 90 установлены единые требования к порядку инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, содержащимися за счет средств бюджетов всех уровней.

Таким образом, инвентаризируются все имущество (разделы І и ІІ актива баланса учреждения) и обязательства (раздел ІІ пассива баланса учреждения).

Причем из содержания пунктов 1.19 и  11.4 Инструкции № 90 следует, что инвентаризация имущества и обязательств проводится в разрезе субсчетов. То есть инвентаризация должна подтверждать сумму по такому субсчету.

Вместе с тем согласно п. 15 этой  Инструкции инвентаризации подлежат забалансовые статьи в том же порядке, что и статьи баланса.

Приведем перечень забалансовых статей:

  • 01 «Орендовані необоротні активи»;
  • 02 «Активи на відповідальному зберіганні»;
  • 04 «Непередбачені активи і зобов'язання»;
  • 05 «Гарантії та забезпечення»;
  • 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованного постачання»;
  • 07 «Списані активи та зобов'язання»;
  • 08 «Бланки суворого обліку»;
  • 09 «Призначення та зобов'язання».
  • Периодичность и сроки проведения инвентаризации

Согласно п. 1.8 Инструкции № 90 количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации при каждой из них, определяются руководителем учреждения, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (табл. 1).

Таблица 1. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно


п/п

Случаи (согласно п. 1.9 Инструкции № 90)

1

Перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме случаев, представленных в табл. 2

2

При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел)

3

При установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов)

4

После пожара или стихийного бедствия (наводнения, землетрясений и пр.) — срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия

5

При ликвидации учреждения

6

Согласно распоряжению судебных и следственных органов

7

При передаче имущества учреждения в аренду

8

При передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Инвентаризация может не проводиться при передаче учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была раньше проведена в сроки согласно требованиям данной Инструкции)

 

Таким образом, руководитель учреждения должен издать соответствующий приказ, которым устанавливаются соответствующие количество, даты и перечень. При установлении периодичности инвентаризаций руководитель должен учитывать нормы пунктов 1.5 и 1.6 Инструкции № 90 (табл. 2)

Таблица 2. Периодичность проведения инвентаризаций


п/п

Объекты

Периодичность (согласно пунктам 1.5 и 1.6 Инструкции № 90)

1

Здания, сооружения и другие недвижимые объекты*

Не реже одного раза в три года

2

Музейные ценности*

Согласно срокам, установленным Министерством культуры Украины

3

Библиотечные фонды*

По решению руководителя учреждения — один раз в пять лет или в течение пяти лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20% единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней

4

Другие основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы*

В министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов — не реже одного раза в два года;
в других учреждениях — не реже одного раза в год

*Согласно пп. 1.5.4 п. 1.5 Инструкции № 90 инвентаризация основных средств проводится не раньше 1 октября.

5

Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них, а также драгоценные металлы и драгоценные камни, содержащиеся в отходах и ломе**

На месте хранения и непосредственно на производстве — два раза в год: по состоянию на 1 января и на 1 июля. Инвентаризация проводится в соответствии с Инструкцией № 84

**Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для материальных ценностей (п. 2.9 Инструкции № 90).

6

Незавершенные капитальные работы инвентарного характера и капитальные ремонты

Не реже одного раза в год, но не раньше 1 декабря

7

Молодняк животных, животные на откорме, птица, кроли, пушные звери и семьи пчел

Не реже одного раза в квартал

8

Готовые изделия, сырье и материалы, горючее***, корма, фураж и другие материалы

Не реже одного раза в год, но не раньше 1 октября

***Инвентаризация нефти и нефтепродуктов проводится с учетом п. 13 Инструкции № 281/171/578/155.

9

Продукты питания и спирта

Не реже одного раза в квартал

10

Незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах, незавершенные научно-исследовательские работы

Не раньше 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически — в сроки, устанавливаемые соответственно министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, местными государственными администрациями, исполнительными органами местных советов

11

Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности

Не реже одного раза в квартал

12

Регистрационные, специальные регистрационные, валютные и текущие счета

По мере получения выписок органов Госказначейства Украины, банков

13

Расчеты платежей в бюджет

Не реже одного раза в квартал

14

Расчеты учреждения с вышестоящей организацией

Не реже одного раза в квартал

15

Расчеты с дебиторами и кредиторами

Не реже двух раз в год.
Расчет в порядке плановых платежей и с депонентами — не реже одного раза в месяц****

****Инвентаризация кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, проводится с учетом норм Порядка № 73 — ежеквартально.

16

Материальные ценности, не принадлежащие учреждению, — как состоящие на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т. п.), так и не учтенные по каким-либо причинам

В сроки, указанные выше для соответствующих ценностей

 

Создание инвентаризационной комиссии

Инвентаризация начинается с создания инвентаризационной комиссии. При создании комиссии следует учитывать нормы пунктов 1.11 — 1.15 Инструкции № 90.

Центральная инвентаризационная комиссия

Создает комиссию руководитель учреждения собственным приказом. Комиссия создается только из числа работников учреждения, работники сторонних организаций не могут входить в ее состав. Например, не могут входить в состав комиссии сторонний эксперт-оценщик, работники госфининспекции и т. п.

В письме № 12-14/519 ГлавКРУ Украины указывает, что работники государственной контрольно-ревизионной службы могут обращаться к руководителю бюджетного учреждения, предприятия или организации для принятия им внутреннего распорядительного документа о проведении инвентаризации, определении методов инвентаризации (сплошной или выборочной), круга материально ответственных лиц, у которых следует провести инвентаризацию, а также перечня материальных ценностей, которые необходимо проверить.

При этом они имеют право только присутствовать при проведении инвентаризации, поскольку в итоге могут оценить как работу самой инвентаризационной комиссии, так и состояние дел по хранению и использованию материальных ценностей на предприятии, однако не имеют права наравне с членами инвентаризационной комиссии подписывать инвентаризационные документы. Вместе с тем они могут завизировать страницы инвентаризационных ведомостей в целях избежания их подделки (осуществления подчисток и исправлений или же замены одного экземпляра другим).

Не включаются в состав комиссии также материально ответственные лица. В состав комиссии обязательно должен входить главный бухгалтер. Комиссия возглавляется руководителем учреждения или его заместителем.

Центральная инвентаризационная комиссия:

  • проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих централизованной бухгалтерии и учреждению, при котором она создана;
  • проводит инвентаризацию денежных средств в расчетах и бланков строгой отчетности;
  • руководит работой местных инвентаризационных комиссий;

в случае необходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и т. п.) проводит по решению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачи или порчу ценностей, а также другие нарушения, и вносит предложения относительно порядка урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Местные инвентаризационные комиссии

Если вследствие большого объема инвентаризационных работ инвентаризация не может быть проведена одной комиссией, создаются местные комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений. Один и тот же работник не может быть председателем местной комиссии в одном и том же учреждении два года подряд.

В состав местной комиссии обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет, кроме материально ответственных лиц.

Работа местных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Местные инвентаризационные комиссии:

  • проводят снятие фактических остатков материальных ценностей;
  • составляют заключения о выявленных недостачах и излишках;
  • вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением.

Инвентаризация в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией

Прежде всего руководитель учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, собственным приказом утверждает:

  • членов центральной инвентаризационной комиссии;
  • календарный план проведения инвентаризации;
  • распределение работников централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных инвентаризационных комиссиях.

На основании данного приказа руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет.

Местные инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя учреждения, назначившим инвентаризацию.

Обязанности членов инвентаризационных комиссий

Члены комиссии обязаны:

  • своевременно проводить инвентаризацию в соответствии с приказом руководителя;
  • соблюдать порядок проведения инвентаризации;
  • полно и достоверно вносить в инвентаризационные описи данные о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;
  • правильно и своевременно оформлять материалы инвентаризации согласно установленному порядку;
  • не проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;
  • проверять остатки материальных ценностей в натуре при обязательном участии материально ответственных лиц.

Правила проведения годовой инвентаризации

Сплошная и выборочная инвентаризации

Как уже отмечалось (строка 1 табл. 1), перед составлением годовой финансовой отчетности следует обязательно проводить инвентаризацию.

Согласно общему правилу инвентаризируются все имущество учреждения и все виды финансовых обязательств (п. 1.3 Инструкции № 90), то есть инвентаризация проводится сплошным методом.

В табл. 2 представлена периодичность проведения инвентаризации. Фактически она должна быть проведена по большинству объектов не раньше 1 октября (кроме объектов, указанных в строках 5 и 6).

Вместе с тем в этой таблице приведены исключения. Например, здания, сооружения и другие недвижимые объекты можно инвентаризировать не реже одного раза в три года. Так, если в прошедшем году недвижимые объекты инвентаризировали, то в текущем году их можно уже не инвентаризировать.

Таким образом, инвентаризация текущего года уже не будет сплошной, ведь в нее могут не вовлекаться вышеуказанные объекты.

Согласно п. 1.18 Инструкции № 90 инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на первое число месяца.

Если инвентаризация ценностей в каком-то месте их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена после первого числа.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации при каждой из них, определяются руководителем учреждения (п. 1.8 Инструкции № 90).

С учетом вышеуказанного годовая инвентаризация каждого текущего года может быть проведена в несколько этапов. Например, одни объекты инвентаризируют по состоянию на 1 октября, другие — на 1 ноября и т. д. до 31 декабря включительно.

Подготовительные работы к инвентаризации (п. 1.16 Инструкции № 90)

До начала инвентаризации в бухгалтериях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам и т. п.

Проведение инвентаризации

Прежде всего члены инвентаризационной комиссии должны подготовить бланки соответствующих инвентаризационных описей — заполнить «шапку» бланка, указать членов инвентаризационных комиссий.

Лица, ответственные за хранение материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на хранение,оприходованы, а выбывшиесписаны (п. 1.17 Инструкции № 90).

Такая расписка также содержится на бланке инвентаризационных описей.

Затем начинается процесс инвентаризации.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т. п. исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объема) материалов, хранящихся насыпью, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка (п. 1.19 Инструкции № 90).

Наименования инвентаризованных ценностей и объектов (предметов) и их количество отражаются в описях по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то инвентаризационная комиссия в конце рабочего дня должна опечатать помещение (п. 1.18 Инструкции № 90). Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Особенности оформления инвентаризационных описей (актов) (пункты 1.21 — 1.24 Инструкции № 90)

Данные инвентаризации записывают в инвентаризационные описи (акты).

Формы описей (актов) в зависимости от вида имущества и обязательства приведены в приложениях к Инструкции № 90:

  • основных средств (приложение 1);
  • нематериальных активов (приложение 3);
  • других необоротных материальных активов и запасов (приложение 5);
  • наличия денежных средств, ценностей (приложение 7);
  • бланков документов строгой отчетности (приложение 8);
  • расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9);
  • материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (приложение 11).

Составляются отдельные описи по местонахождению ценностей материально ответственными лицами. При годовой инвентаризации описи составляются в двух экземп-лярах, а если инвентаризация проводится при смене материально ответственных лицв трех экземплярах.

Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии. Материально ответственные лица в конце каждой инвентаризационной описи расписываются о проверенных комиссией и занесенных в описи ценностях.

На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. п.) эти ценности указаны.

На последних страницах описей в незаполненных строках ставится прочерк. Выявленные в описях ошибки должны быть исправлены.

Исправления осуществляются в порядке, предусмотренном п. 4 Положения № 88. В описи, созданной вручную, ошибки исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной черточкой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «виправлено» и подтверждено подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Особенности инвентаризации разных видов имущества и обязательств (не принадлежат учреждению)

Нормами Инструкции № 90 предусмотрены следующие особенности для:

  • основных средств (п. 2);
  • нематериальных активов (п. 3);
  • материалов, продуктов питания и других материальных запасов (п. 4);
  • молодняка животных и животных на откорме (п. 5);
  • малоценных и быстроизнашивающихся предметов (п. 6);
  • незавершенных научно-исследовательских работ (п. 7);
  • незавершенного производства производственных (учебных) мастерских (п. 8);
  • незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах (п. 9);
  • денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности в кассе учреждения (п. 10);
  • расчетов (п. 11);
  • незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов (п. 12);
  • других необоротных материальных активов (п. 13);
  • материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (п. 14);
  • забалансовых статей (п. 15).

Следовательно, прежде чем инвентаризировать соответствующие виды имущества и обязательств, членам инвентаризационной комиссии следует подробно ознакомиться с соответствующими пунктами данной Инструкции.

Проверка и оформление результатов инвентаризации (п. 16 Инструкции № 90)

После завершения инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Соответствующий работник бухгалтерии проверяет правильность подсчетов в описи (акте), заполняет колонки «кількість», «вартість» по данным бухгалтерского учета. В конце описи (акта) ставит собственную подпись, чем подтверждает факт проверки.

Если обнаруживаются расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными, их необходимо также задокументировать. Документирует бухгалтер в Сравнительной ведомости результатов инвентаризации:

  • основных средств (приложение 2);
  • нематериальных активов (приложение 4);
  • необоротных материальных активов и запасов (приложение 6).

Ведомости подписывает бухгалтер и материально ответственное лицо.

Расхождения денежных средств, ценностей и расчетов с дебиторами и кредиторами документируются непосредственно в соответствующих актах инвентаризации (приложения 7 и 9).

Оформленные таким образом в бухгалтерии описи (акты), сравнительные ведомости передаются инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения бухгалтерией результатов инвентаризации и свои заключения и предложения отражает в Протоколе инвентаризационной комиссии (приложение 12). В нем приводятся подробные данные о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, а также излишках, и указывается, какие меры приняты в отношении виновных лиц.

Не позднее чем за 10 дней после завершения инвентаризации протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения. В централизованных бухгалтериях протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия.

Утвержденные инвентаризационные документы передаются в бухгалтерию для отражения в учете результатов инвентаризации (излишков или недостач).

Порядок регулирования инвентаризационных разниц

Инвентаризационные разницы регулируют в порядке согласно п. 17 Инструкции № 90.

При отражении инвентаризационных разниц в бухгалтерском учете следует учитывать нормы Инструкции № 61.

С учетом норм указанных инструкций рассмотрим особенности регулирования и отражения в бухгалтерском учете отдельно по излишкам и недостачам, а также возмещение недостач виновными лицами (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом № 114, и Инструкцией № 61).

Излишек основных средств, ценных бумаг, денежных средств и других материальных ценностей

Излишки оприходуются и зачисляются соответственно на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин их возникновения и виновных в этом лиц.

Отражение в бухгалтерском учете:

по дебету счетов 103122, 2025, 30 и т. п. и кредиту субсчета 711 «Доходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги» — на сумму оприходованного излишка;

по дебету субсчета 811 «Расходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги» и кредиту субсчетов 401 «Фонд в необоротных активах по их видам», 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам» — одновременно на сумму оприходованных необоротных активов (401) и малоценных быстроизнашивающихся предметов (411).

Недостача запасов в пределах норместественной убыли

Запасы, приобретенные в текущем году, — излишек списывается по распоряжению руководителя учреждения на фактические расходы: по дебету счетов 80 «Расходы из общего фонда», 81 «Расходы специального фонда» и кредиту счетов 2025.

Запасы, приобретенные в прошедшие годы, — излишек относится по распоряжению руководителя на уменьшение результата сметы учреждения: по дебету счета 43 «Результаты выполнения смет» и кредиту счетов 2025.

Следует отметить, что нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей излишками при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы.

Недостача ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей

Списываются с баланса учреждения и относятся на счет виновных лиц по ценам, по которым исчисляется размер ущерба от краж, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей.

Потери и недостачи сверх норм естественной убыли материальных ценностей в тех случаях, когда виновные лица не установлены, а дела находятся в органах дознания или досудебного следствия, списываются с баланса учреждения и зачисляются на забалансовый счет 05 «Гарантии и обеспечения» до момента установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации от органов дознания или досудебного следствия по этим делам. Если сведения о недостачах следственным органам не переданы, то на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения» недостачи материальных ценностей не отражаются.

Об исчислении размера ущерба речь будет идти дальше. А теперь приведем соответствующие бухгалтерские записи.

Списание необоротных активов:

  • по дебету субсчета 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» и кредиту субсчетов 104 — 122 — на остаточную стоимость;
  • по дебету счета 13 «Износ необоротных активов» и кредиту субсчетов 104 — 122 — на сумму начисленного износа;
  • по дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредиту субсчета 711 «Доходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги» — на сумму возмещения убытков, отнесенную на счет виновных лиц;
  • по дебету забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения» — на сумму недостачи, если виновные не установлены и сведения о недостачах переданы в следственные органы. Эта запись делается вместо предыдущей.
  • Списание недостач и потерь от порчи запасов сверх установленных норм отражается такими же записями, как списание в пределах норм естественной убыли. Только одновременно со списанием отражаем возмещение виновными лицами:
  • по дебету счетов 80, 81 (43) и кредиту счетов 20 — 25;
  • по дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредиту субсчета 711 «Доходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги» — на сумму возмещения убытков, отнесенную на счет виновных лиц;
  • по дебету забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения» — на сумму недостачи, если виновные не установлены и сведения о недостачах переданы в следственные органы. Эта запись делается вместо предыдущей.

Списание недостач и потерь малоценных и быстроизнашивающихся предметов:

  • по дебету субсчета 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам» и кредиту 221 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся на складе и в эксплуатации» — на балансовую стоимость;
  • по дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредиту субсчета 711 «Доходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги» — на сумму возмещения убытков, отнесенную на счет виновных лиц;
  • по дебету забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения» — на сумму недостачи, если виновные не установлены и сведения о недостачах переданы в следственные органы. Эта запись делается вместо предыдущей.

Списание недостач денежных средств: по дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и кредиту счета 30 «Касса» — на сумму недостачи.

Возмещение недостач виновными лицами

Следует отметить, что согласно п. 17.3 Инструкции № 90 при установлении недостач и потерь, возникших в результате злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск.

Сумма недостачи отражается на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения».

После того как будут установлены виновные и принято решение о возмещении ущерба, сумма недостачи списывается с забалансового счета 05. Причем если виновные установлены, одновременно делаем запись по дебету субсчета 363 «Расчеты по возмещению убытков»  и кредиту субсчета 711 «Доходы по денежным средствам, полученным как плата за услуги».

Далее виновные лица погашают сумму недостачи путем внесения денежных средств в кассу либо на счет учреждения.

Поступление сумм в кассу, на текущие, регистрационные, специальные регистрационные счета учреждения на погашение недостач, причиненных убытков и т. п. отражается записью: по дебету субсчетов 301, 302, 311, 313, 321, 323 и кредиту субсчета 363.

Особенности определения размера убытка вследствие недостачи

Размер убытка определяется в соответствии с Порядком № 116.

Согласно п. 2 этого Порядка при определении размера убытков, которые привели к причинению имущественного ущерба государству, территориальной общине или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (составном) капитале, размер убытков определяется в соответствии с методикой оценки имущества, утвержденной Кабинетом Министров Украины. В настоящее время это Методика № 1891.

Согласно этой Методике убыток определяется независимым оценщиком или самостоятельно учреждением.

Определение убытка независимым оценщиком

Согласно общему правилу определение размера убытка осуществляется путем проведения независимой оценки (п. 104 Методики № 1891).

Проводится такая независимая оценка профессиональным оценщиком (физическим лицом), имеющим соответствующий сертификат, либо юридическим лицом, в составе которого работает хотя бы один оценщик, получившими сертификат субъекта оценочной деятельности (ст. 5 Закона № 2658).

Если заказчиком проведения такой оценки является государственный орган или орган местного самоуправления, исполнитель оценки выбирается на конкурсной основе в порядке, установленном Положением № 1270.

После проведения конкурса с победителем заключается договор о проведении оценки имущества. Исполнитель проводит оценку и оформляет Отчет об оценке имущества, предоставив его заказчику.

Дальше Отчет подлежит рецензированию (ст. 13 Закона № 2658, пункты 62 — 67 Национального стандарта № 1).

Руководитель предприятия (субъекта) или уполномоченное им лицо либо орган государственной власти (орган местного самоуправления) направляет лицу, имеющему право осуществлять рецензирование, письменный запрос.

Рецензирование Отчета могут выполнять (ст. 13 Закона № 2658):

  • оценщик, имеющий опыт практической деятельности по оценке имущества не меньше двух лет;
  • экспертные советы, специально созданные саморегулируемыми организациями оценщиков с целью контроля за качеством оценки имущества, которая проводится оценщиками — членами саморегулируемой организации;
  • оценщики, имеющие опыт практической деятельности по оценке имущества не меньше двух лет и работающие в Фонде госимущества Украины, в органах государственной власти и местного самоуправления, которые получили полномочия на осуществление оценочной деятельности в процессе выполнения функций по управлению и распоряжению государственным имуществом и (или) имуществом, находящимся в коммунальной собственности.

По результатам рецензирования рецензент готовит письменную Рецензию. Рецензия с положительным заключением является основанием для принятия решения об утверждении Отчета оценки. Утверждение Отчета осуществляется путем издания соответствующим органом государственной власти (органом местного самоуправления) приказа об утверждении (п. 18 Методики № 1891).

Определение убытка самостоятельно учреждением

Осуществляется в следующих случаях (п. 110 Методики № 1891):

  • отсутствие выходных данных, содержащих информацию о поврежденном имуществе до и после его хищения (недостачи, уничтожения, порчи), кроме данных бухгалтерского учета;
  • невозможность личного осмотра поврежденного имущества оценщиком, что не позволяет ему получить сведения о состоянии имущества до и после хищения (недостачи, уничтожения, порчи);
  • причинение имущественного ущерба вследствие неправомерных действий с денежными средствами.

Для определения убытка создается соответствующая комиссия, которая составляет Акт оценки (по форме приложения 20 или 21 к этой Методике). Акт рецензируется и утверждается так же, как и Отчет об оценке имущества.

Процедура определения убытка

Для первого и второго случаев из приведенных в п. 110 Методики № 1891.

Убыток определяется на уровне балансовой остаточной стоимости поврежденного (похищенного и т. п.) имущества, определенного по состоянию на дату оценки, установленную для приватизации (корпоратизации) или передачи его в аренду, либо на последнюю отчетную дату баланса предприятия-балансодержателя, увеличенной на соответствующий коэффициент.

Коэффициент находим как произведение индексов цен производителей промышленной продукции по отраслям промышленности или индексов цен на строительно-монтажные работы по типам зданий и сооружений, определяемых Госкомстатом Украины, за период с даты, на которую была определена балансовая остаточная стоимость имущества, до даты оценки убытков.

Данные индексы публикует Государственная служба статистики. Ознакомиться с ними можно на сайте службы http://www.ukrstat.gov.ua/.

Рекомендации по методике расчетов коэффициента приведены в письме № 62-97р.

При отсутствии информации об остаточной балансовой стоимости имущества, или если такая стоимость равна нулю на дату оценки, установленную для приватизации (корпоратизации) или передачи его в аренду, или последнюю отчетную дату баланса предприятия — балансодержателя поврежденного имущества, для нашего расчета принимается первоначальная (переоцененная) балансовая стоимость такого имущества, уменьшенная на 50% (абзац пятый п. 110 Методики № 1891).

Для третьего случая из приведенных в п. 110 Методики № 1891.

Убыток равен сумме похищенных (уничтоженных и т. п.) денежных средств, увеличенных на коэффициент, который рассчитывается на основании установленных Нацбанком Украины учетных ставок за период начиная с даты нанесения имущественного ущерба до даты оценки.

Убытки, причиненные учреждению хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей

При определении таких убытков кроме норм Порядка № 116, Методики № 1891 следует руководствоваться также Законом № 217.

Согласно нормам этого Закона убыток определяется в кратном размере фактического размера убытка. Из взысканных сумм прежде всего погашается убыток учреждения, а остальная часть перечисляется в Госбюджет Украины.

Взыскание с работников причиненных ими убытков (ущерба)

Особенности материальной ответственности работников установлены разделом ІХ (статьи 130 — 138) КЗоТ. Различают случаи ограниченной (статьи 132 и 133) и полной (ст. 134) материальной ответственности.

При ограниченной материальной ответственности работники возмещают ущерб (убыток) в размере прямого действительного ущерба, но не больше среднего месячного заработка.

При полной материальной ответственности возмещается полный размер ущерба (убытка).

Порядок взыскания убытков установлен ст. 136 КЗоТ.

Покрытие ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, осуществляется по распоряжению собственника или уполномоченного им органа, а руководителями предприятий, учреждений, организаций и их заместителями — по распоряжению вышестоящего в порядке подчиненности органа путем отчисления из заработной платы работника.

Распоряжение собственника или уполномоченного им органа или вышестоящего в порядке подчиненности органа должно быть сделано не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не раньше семи дней со дня уведомления об этом работнику. Если работник не согласен с отчислением или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.

В остальных случаях покрытие ущерба осуществляется путем обращения собственника или уполномоченного им органа с иском в районный, районный в городе, городской или горрайонный суд.

Взыскание с руководителей предприятий, учреждений, организаций и их заместителей материального ущерба в судебном порядке осуществляется по иску вышестоящего в порядке подчиненности органа или по заявлению прокурора.

«Горячие линии»

Дата: 28 марта, четверг
Время проведения: с 10:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42