Другие налоги
Тема: Проверки и ответственность

Предоставление налогоплательщиками документов при проведении документальных проверок

Органы ГНС имеют право проводить камеральные, документальные и фактические проверки.

В данной статье рассмотрим основания для проведения документальных проверок и предоставления документов налогоплательщиками при их проведении, порядок восстановления утерянных документов, а также реализации прав налогоплательщика на учет должностными лицами органа ГНС документов, предоставленных в результате такой проверки.

В соответствии с нормами Налогового кодекса документальной проверкой считается проверка, предметом которой является своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех предусмотренных этим Кодексом налогов и сборов, а также соблюдение валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, соблюдение работодателем законодательства по заключению трудового договора, оформлению трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Такая проверка проводится на основании налоговых деклараций (расчетов), финансовой, статистической и другой отчетности, регистров налогового и бухгалтерского учета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, используемых в бухгалтерском и налоговом учете и связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС, а также полученных в установленном законодательством порядке органом ГНС документов и налоговой информации, в том числе по результатам проверок других налогоплательщиков (пп. 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Налогового кодекса).

Обстоятельства для проведения документальных плановых проверок установлены ст. 77 Налогового кодекса, внеплановых — ст. 78. Условия допуска к проведению документальной выездной проверки установлены ст. 81, невыездной — ст. 79 этого Кодекса.

Предоставление налогоплательщиками документов

При проведении проверки налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам органов ГНС в полном объеме все документы, относящиеся к предмету проверки или связанные с ним. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки (п. 85.2 ст. 85 Налогового кодекса).

В целях четкого регламентирования взаимоотношений должностных лиц органа ГНС и налогоплательщика п. 85.1 ст. 85 Налогового кодекса установлен запрет истребования документов от налогоплательщика любыми должностными (служебными) лицами органов ГНС в случаях, не предусмотренных этим Кодексом.

Для крупных налогоплательщиков в Налоговом кодексе установлена дополнительная норма по предоставлению документов.

Так, крупные налогоплательщики обязаны также предоставить в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц копии документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (если такие документы создаются им в электронной форме), не позднее рабочего дня, следующего за днем начала документальной выездной плановой, внеплановой проверки, документальной невыездной проверки.

Налоговым кодексом также предусмотрено, что при проведении проверок должностные лица органа ГНС имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС.

Запрещается изъятие оригиналов первичных бухгалтерских документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством (п. 85.5 ст. 85 Налогового кодекса).

Учитывая то, что органами ГНС при проведении проверок плательщиков осуществляется сбор, обработка и аккумулирование фактических данных относительно объемов доходов, расходов налогоплательщика, определения других показателей налоговых деклараций (отчетов), начисления и уплаты налогов (сборов), более детально остановимся на документах и информации, которые дают основания для формирования оценки о состоянии выполнения плательщиком обязательств перед государством.

Материалы, являющиеся основаниями для выводов

Налоговым кодексом четко определены материалы, являющиеся основаниями для выводов при проведении проверок, и требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности.

Так, согласно ст. 83 Налогового кодекса для должностных лиц органов ГНС при проведении проверок основаниями для выводов являются:

  • документы, определенные этим Кодексом;
  • налоговая информация;
  • экспертные заключения;
  • судебные решения;
  • другие материалы, полученные в порядке и способом, предусмотренными этим Кодексом или другими законами, контроль за соблюдением которых возложен на органы ГНС.

Документы, необходимые для ведения учета в целях налогообложения

В настоящее время Налоговым кодексом четко установлен перечень документов, необходимых для ведения учета в целях налогообложения.

В соответствии с п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

При этом налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым вышеуказанного пункта Кодекса.

Сроки хранения документов

Срок хранения первичных и обработанных документов, регистров и отчетности установлен п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса, согласно которому налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а при ее непредставлении — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

Если документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п. 44.4 этой статьи.

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Архивный фонд

Согласно ст. 32 Закона № 3814 объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным общинам, передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения.

Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом № 3814, и в течение года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архив-ным отделом городского совета.

При ликвидации юридических лиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность их архивных документов и по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юридических лиц (всех первичных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей) за период 1095 дней, предшествующих последней хозяйственной операции, — в течение трех лет со дня сдачи в архив; документов о начислении и выплате заработной платы наемным работникам — в течение 70 лет).

Исчисление сроков хранения документов

Сроки хранения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации определены в Перечне № 41. В соответствии с этим документом исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом их составления.

Согласно п. 2.9 этого Перечня исчисление сроков хранения документов в общем случае осуществляется с 1 января года, следующего за годом их составления. Например, исчисление срока хранения документов, датированных 2007 г., начинается с 1 января 2008 г., и если срок хранения такого документа составляет, например, три года, то он истекает 1 января 2011 г.

Большинство документов, которые субъект хозяйствования использует в хозяйственной деятельности, имеют срок хранения три года. Но есть и исключения. Сроки хранения некоторых документов составляют и 5, и 75 лет (например, это ведомости для начисления заработной платы).

Следует отметить, что согласно разделу І Перечня № 41 первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записях, учетные регистры (главная книга, журналы, разработочные таблицы и др.) хранятся три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций и для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии, а при возникновении споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения.

Первичные документы в бухгалтерском учете

В соответствии с п. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием согласно законодательству и учредительным документам.

Статьей 9 Закона о бухучете определено, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления этих операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения.

При этом первичный документ следует понимать как документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление, а хозяйственную операцию — как действие или событие, влекущее за собой изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 этого Закона).

Первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции (ст. 9 Закона о бухучете).

Согласно выводам, изложенным в письме № 742/11/13-11, любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т. п.) имеют силу первичных документов только при фактическом осуществлении хозяйственной операции.

Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, соответствующие документы не могут считаться первичными документами для целей ведения налогового учета даже при наличии всех формальных реквизитов таких документов, предусмотренных действующим законодательством.

С учетом изложенного для подтверждения данных налогового учета могут приниматься во внимание только первичные документы, составленные при фактическом осуществлении хозяйственной операции.

При этом определяющим признаком хозяйственной операции является то, что она должна повлечь за собой реальные изменения имущественного положения налогоплательщика.

Требование относительно реальных изменений имущественного положения налогоплательщика как обязательный признак хозяйственной операции корреспондирует с нормами Налогового кодекса.

Восстановление утерянных документов

Налоговым кодексом введена важная нора, позволяющая налогоплательщикам в установленный срок восстановить утерянные, поврежденные или досрочно уничтоженные документы.

В этом случае налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня наступления соответствующего события письменно уведомить орган ГНС по месту учета и восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления такого уведомления. При невозможности проведения проверки налогоплательщика из-за утери (повреждения) документов сроки проведения таких проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах вышеуказанного срока (п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса).

Изъятие документов

Налоговым кодексом четко урегулирован порядок получения первичных документов, учетных и других регистров, финансовой и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, а также выполнения требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, от правоохранительных органов, которые были ими изъяты до или при проведении проверки.

Такие копии, заверенные печатью и подписями должностных (служебных) лиц правоохранительных и других органов, которыми было осуществлено изъятие оригиналов документов, или которым был обеспечен доступ к проверке изъятых документов, должны быть предоставлены в течение трех рабочих дней со дня получения письменного запроса контролирующего органа.

В этом случае сроки проведения проверки, в том числе начатой, переносятся до даты получения указанных копий документов или обеспечения доступа к ним.

Реализация прав налогоплательщика

Налоговым кодексом обеспечена также реализация прав налогоплательщика на полный и всесторонний учет должностными лицами органа ГНС документов, предоставленных при проведении проверки, в результатах такой проверки.

Так, в случае если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющее проверку, отказывается по каким-либо причинам от учета документов, предоставленных налогоплательщиком при проведении проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки направить письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения либо предоставить непосредственно в контролирующий орган, назначивший проведение проверки, копии таких документов (удостоверенные печатью налогоплательщика (при наличии печати) и подписью плательщика налога — физического лица или должностного лица плательщика налога — юридического лица). В течение трех рабочих дней со дня получения акта проверки налогоплательщик имеет право предоставить в контролирующий орган, назначивший проверку, документы, определенные в акте проверки как отсутствующие (п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса).

Таким образом, надлежащее обеспечение налогоплательщиками накопления первичных документов, ведение регистров бухгалтерского учета и других документов, предусмотренных Налоговым кодексом и другим законодательством, соблюдение сроков их хранения, обеспечение предоставления при проведении документальных проверок документов, подтверждающих задекларированные показатели, в полном объеме имеют определяющее влияние на осуществление аргументированных заключений о полноте декларирования налогоплательщиком обязательств перед государством. Как следствие, уменьшится количество возражений на акты проверок налогоплательщиков при несогласии с установленными нарушениями, а также обжалований в административном и судебном порядке принятых по результатам проверок налоговых уведомлений-решений.

«Горячие линии»

Дата: 21 февраля, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42