Другие налоги
Тема: Прочее

Хранение первичных бухгалтерских документов

01.01.2013 г. вводится Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом № 578/5.


Перечень № 578/5 является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и продолжительное (более 10 лет) хранение (далее — архивное хранение) или для уничтожения. Он также может использоваться физическими лицами — предпринимателями.

Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578/5, минимальны, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных этим Перечнем, допускается в случае, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

В соответствии с Перечнем № 578/5 срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. При возникновении споров (расхождений), возбуждении уголовных дел, открытии судами производства по делам документы сохраняются до принятия окончательного решения. Документы, которые содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, хранятся пять лет.

Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2012 г., начинается с 01.01.2013 г.

В письме № 01.2/2855 указано, что порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение установлен Правилами № 16.

Подпунктом 3.3.1 п. 3.3 этих Правил определено, что документы с момента их создания (на стадии делопроизводства) хранятся по месту формирования дел. Сохранность обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах.

В соответствии с п. 4.5 Правил № 16 отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответс-твующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией предприятия одновременно. Одоб-ренные этой комиссией описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе подаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Одобренные ею описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие-фондосоздатель имеет право уничтожать документы.

Напомним, что специфические особенности хранения бухгалтерских документов установлены также п. 6 Положения № 88. Таким образом, Положение № 88 фактически детализирует нормы Правил № 16 о бухгалтерской документации.

С 01.01.2013 г. утрачивает силу приказ № 41, которым утвержден Перечень типовых документов.

«Горячие линии»

Дата: 28 марта, четверг
Время проведения: с 10:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42