Бухучет

Начисление суточных в связи с командировкой

В редакцию «Вестника» поступило письмо с таким вопросом: «Предприятие является плательщиком налога на прибыль. Является ли приказ руководителя такого предприятия основанием для начисления суточных, если нет расходов на проезд и проживание? Нужно ли начислять НДФЛ на такие суточные?». Рассмотрим этот вопрос более подробно.


Оформление направления в командировку

Командировка оформляется приказом руководителя предприятия с учетом норм пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса.

В приказе должны указываться все существенные аспекты командировки:

  • фамилия откомандированного работника, его должность (профессия);
  • место командировки (населенный пункт, предприятие,  куда откомандирован работник, и т. п.);
  • срок командировки;
  • цель командировки и другие условия в зависимости от ситуации. Например, приказом могут устанавливаться маршрут движения откомандированного, ограничиваться командировочные расходы (например, максимальная сумма гостиничных услуг) и т. п.

Следует отметить, что раньше откомандированному работнику предоставлялось также командировочное удостоверение. В настоящее время нормативными документами этого не требуется. Но предприятие может применять удостоверение по собственному желанию, обусловив это внутренним положением о командировке или соответствующим приказом.

В соответствии со ст. 121 КЗоТ в командировку направляют только работников предприятия.

Вместе с тем в пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса речь идет о командировке физических лиц, которые состоят в трудовых отношениях с плательщиком налога или являются членами руководящих органов плательщика налога.

К последним относятся члены (физические лица) руководящих органов, которые являются в то же время учредителями, участниками предприятия или выполняют руководящие функции на основании гражданско-правового договора (письмо № 10-0-3-12/8.1).

Командировочные расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью такого плательщика, в частности (но не исключительно):

  • приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога;
  • заключенного договора или контракта;
  • других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
  • документов, удостоверяющих участие откомандированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога.

Размер суточных

Согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса к налоговым расходам относятся суточные для командировок в пределах Украины в размере не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за рубеж — не более 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки.

По состоянию на 01.01.2013 г. размер минимальной заработной платы составляет 1147 грн. (ст. 8 Закона о Госбюджете-2013). Таким образом, предельный размер суточных в расчете за каждый календарный день командировки, которые могут включаться в налоговые расходы в 2013 г.: по Украине — 229,40 грн., за рубеж — 860,25 грн.

Если предприятие выплачивает работнику сумму суточных в расчете за каждый календарный день командировки в размере не больше 229,40 грн. (по Украине) и 860,25 грн. (за рубеж), такая сумма суточных относится к составу налоговых расходов и не облагается НДФЛ при условии связи командировки с деятельностью предприятия.

Однако предприятие может выплачивать суточные и в большем размере. В этом случае сумма превышения облагается НДФЛ и не включается в состав налоговых расходов. Следует учитывать, что сумма превышения в целях обложения НДФЛ должна увеличиваться на коэффициент, предусмотренный п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса: 1,176471 — для ставки 15%; 1,204819 — для ставки 17%.

Пример

Работнику в январе 2013 г. выплачены суточные в размере 300 грн. за один день командировки в пределах Украины.

В налоговые расходы можно включить только 229,40 грн. Сумма превышения составляет 70,60 грн. (300 – 229,40), облагается НДФЛ — 12,46 грн. (70,60 х 1,176471 х 15%).

Напомним также, что согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса сумма суточных определяется в случае командировки:

  • в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
  • в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе.

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в паспорте или заменяющем его документе сумма суточных не включается в состав расходов плательщика налога. Эта же сумма суточных подлежит обложению НДФЛ (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

То есть предприятие может выплатить работнику суточные даже и без достаточного документального подтверждения расходов. Но такие суточные не могут быть включены в состав налоговых расходов и подлежат обложению НДФЛ.

Что касается начисления и удержания единого взноса из сумм суточных отметим, что на основании п. 6 раздела І Перечня № 1170 командировочные расходы, а именно: суточные (в полном объеме), стоимость проезда, расходы на наем жилья, относятся к видам выплат, на которые не начисляется единый взнос.

«Горячие линии»

Дата: 14 марта, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42