Бухучет

Хранение первичных документов: общие положения, сроки хранения, ответственность

Общие положения

Законом о бухучете установлено, что первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы должны иметь такие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое учавствовало в осуществлении хозяйственной операции.

Кроме того, в соответствии с п. 2.4 Положения № 88 в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра; номер документа; основание для осуществления операций; данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

Частью третьей ст. 8 Закона о бухучете установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Положением № 88 конкретизированы требования к предприятиям относительно обеспечения сохранности первичных документов и учетных регистров. В частности, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы:

  • подлежат обязательной передаче в архив;
  • до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и являвшихся основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии, а также из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

Сроки хранения документов

Перечнем № 578/5 определены сроки хранения первичных документов, финансовой и налоговой отчетности, других документов.

Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, наступающего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5).

Например, исчисление срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2012 г., начинается с 01.01.2013 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2016 г.

Большинство документов, которые предприятия используют в хозяйственной деятельности, имеют сроки хранения три года, но есть документы, сроки хранения которых составляют  5, 10 и 75 лет.

Сроки хранения для конкретных видов документов определены в соответствующих таблицах Перечня № 578/5. Следует обратить внимание на пояснения и пометки, сопровождающие установленные сроки. Пометка «Пока не исчезнет необходимость» означает, что документы имеют только продолжительное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями, но не может быть меньше одного года. Примечания, применяемые в этом Перечне (графа 5), комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Сроки хранения отдельных документов представлены в таблице.

Виды документов

Срок
хранения

Примечания

1. Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

3 года

При условии завершения проверки территориальными органами Миндоходов Украины по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших денежные средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения

2. Налоговые накладные

3 года

Аналогично примечанию к п. 1

3. Ведомости на выплату денег

3 года

При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) — 75 лет

4. Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 года

Аналогично примечанию к п. 1

5. Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разработочные таблицы и т. п.)

3 года

Аналогично примечанию к п. 1

6. Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.

Постоянно

До ликвидации организации

 

Также п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса установлено, что в целях налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности (п. 44.3 ст. 44 Кодекса).

Например, предприятие представило декларацию по налогу на прибыль за 2012 г. 21.01.2013 г. С этой даты и начинается отсчет 1095 дней для хранения первичных документов, подтверждающих данные налогового учета доходов и расходов. В случае же непредставления декларации по налогу на прибыль за 2012 г. отсчет 1095 дней начнется с 11.02.2013 г. (в соответствии с пунктами 49.18 и 49.19 ст. 49 Налогового кодекса).

При проведении проверок соблюдения субъектами хозяйствования налогового законодательства возникают ситуации, когда результаты такой проверки становятся предметом обжалования или судебного разбирательства. Если документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до завершения проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п. 44.3 этой статьи Кодекса.

Ответственность

Согласно части седьмой ст. 9 Закона о бухучете предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока.

Пунктом 6.10 Положения № 88 определено, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (в случае пожара).

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также органу Миндоходов Украины — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневной срок.

Пунктом 44.5 ст. 44 Налогового кодекса закреплена обязанность плательщика налога в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить орган Миндоходов Украины по месту учета.

Налогоплательщик обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган Миндоходов Украины.

Также следует учесть, что согласно пп. 139.1.9 п. 139.1 ст. 139 Налогового кодекса не включаются в состав расходов расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.

В случае утери, уничтожения или повреждения указанных документов плательщик налога имеет право письменно заявить об этом в территориальный орган Миндоходов Украины и принять меры, необходимые для восстановления таких документов. Письменное заявление должно быть направлено до/или вместе с представлением расчета налоговых обязательств за отчетный налоговый период. Налогоплательщик обязан восстановить утерянные, уничтоженные или испорченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления такого заявления в территориальный орган Миндоходов Украины.

Если плательщик налога восстанавливает утерянные, уничтоженные или испорченные документы в следующих налоговых периодах, подтвержденные расходы включаются в расходы за налоговый период, на который приходится такое восстановление.

В соответствии с п. 121.1 ст. 121 Налогового кодекса необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных этим Кодексом, влекут за собой наложение штрафа в размере 510 грн. Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 грн.

Пример 1. Предприятием утеряны расчетные квитанции, подтверждающие факт уплаты этим юридическим лицом наличных денежных средств за приобретенные товары (работы, услуги). Какие штрафные санкции возникают в этом случае?

Следует отметить, что расчетные квитанции являются документами, подтверждающими наличные расчеты предприятия. Статьей 1 Указа № 436 установлено, что в случае нарушения юридическими лицами всех форм собственности, физическими лицамигражданами Украины, иностранными гражданами и лицами без гражданства, являющимися субъектами предпринимательской деятельности, а также постоянными представительствами нерезидентов, через которых полностью или частично осуществляется предпринимательская деятельность, норм по регулированию обращения наличных в национальной валюте, которые устанавливаются Нацбанком Украины, к ним применяются финансовые санкции в виде штрафа. При этом согласно норме части шестой ст. 1 Указа № 436 за проведение наличных расчетов без представления получателем денежных средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных денежных средств, применяется штраф в размере уплаченных средств. По этому поводу письмом № 13363/6/23-8019 разъяснено, в частности, что:

  • указанная норма Указа № 436 предусматривает применение к субъекту хозяйствования финансовых санкций за нарушение им порядка отражения в учетных документах кассы предприятия израсходованных подотчетными лицами наличных без представления ими подтверждающих документов (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, других письменных документов);
  • санкции на основании части шестой ст. 1 Указа № 436 применяются к субъектам хозяйствования, которые ведут учет кассовых операций с нарушением нормы, установленной п. 7.41 Положения № 637.

Отметим, что в соответствии с п. 7.41 этого Положения при проверке правильности оформления выдачи наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливается достоверность подтверждающих документов, которые прилагаются к отчетам об использовании денежных средств.

Следовательно, при отсутствии расчетной квитанции или другого платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру) проведение наличных расчетов остается неподтвержденным. Если такой факт выявлен при проверке территориальными органами Миндоходов Украины, то применяется финансовая санкция в виде штрафа в размере уплаченных денежных средств на основании нормы части шестой ст. 1 Указа № 436. Кроме этого, за необеспечение хранения первичных документов и непредоставление контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля преду-смотрено наложение штрафа в соответствии с п. 121.1 ст. 121 Налогового кодекса, о чем указывалось выше.

Пример 2. На предприятии состоялась проверка государственной финансовой инспекцией за период до 01.01.2012 г. Территориальным органом Миндоходов Украины проведена проверка по период до 30.06.2012 г. После проверки на предприятии уничтожены первичные документы за период до 31.12.2011 г. Были ли нарушены установленные законодательством сроки хранения документов и какие штрафные санкции будут применены к предприятию?

Факт проведения проверки соблюдения субъектами хозяйствования налогового законодательства не является поводом для уничтожения документов. Как определено выше, срок хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, составляет не менее 1095 дней.

Нарушение субъектом хозяйствования сроков хранения соответствующих документов влечет за собой ответственность в виде штрафа согласно п. 121.1 ст. 121 Налогового кодекса.

«Горячие линии»

Дата: 5 сентября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42