НДФЛ

Форма № 1ДФ: представление и заполнение

Порядок заполнения и представления в контролирующие органы Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ) (далее — Налоговый расчет) в соответствии с требованиями ст. 51, пп. 70.16.1 п. 70.16 ст. 70, пп. «б» п. 176.2 ст. 176 Налогового кодекса установлен приказом № 1020 (далее — Порядок № 1020). Действие этого Порядка распространяется на налоговых агентов, определенных пп. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 указанного Кодекса.

Согласно этому подпункту налоговый агент — это юридическое лицо (его филиал, отделение, другое обособленное подразделение), самозанятое лицо, представительство нерезидента — юридического лица, инвестор (оператор) по соглашению о распределении продукции, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме) обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог, предусмотренный разделом IV Налогового кодекса, в бюджет от имени и за счет физического лица из доходов, выплачиваемых такому лицу, вести налоговый учет, представлять налоговую отчетность в контролирующие органы и нести ответственность за нарушение его норм в порядке, предусмотренном ст. 18 и разделом IV этого Кодекса.

Кто представляет Налоговый расчет

Согласно пп. «б» п. 176.2 ст. 176 Налогового кодекса лица, имеющие в соответствии с этим Кодексом статус налоговых агентов, обязаны представлять в сроки, установленные этим Кодексом для налогового квартала, Налоговый расчет в контролирующий орган по месту своего расположения. Такой расчет представляется только при начислении сумм указанных доходов плательщику налога налоговым агентом в течение отчетного периода.

В случае если обособленное подразделение юридического лица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, Налоговый расчет в виде отдельного извлечения за такое подразделение представляет юридическое лицо в контролирующий орган по своему местонахождению и отправляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения.

Сроки представления

Налоговый расчет представляется отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Отдельный налоговый расчет за календарный год не представляется.

Если последний день срока представления Налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем. Например, 09.02.2014 г. приходится на воскресенье, соответственно последним днем представления Налогового расчета будет 10.02.2014 г. (исключение составляют случаи, когда при перенесении рабочих дней рабочим днем становится выходной день).

В каком виде представляется Налоговый расчет

При заполнении Налогового расчета следует помнить:

  • расчет заполняется машинописным текстом или печатными буквами на неиспорченном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается);
  • составляется расчет в двух экземплярах, один из которых возвращается налоговому агенту с подписью лица, ответственного за принятие расчета, штампом и указанным номером порции, полученным при регистрации в контролирующем органе;
  • не допускаются помарки, зачеркивания, исправления и уточнения;
  • в незаполненных полях информационной строки проставляются прочерки;
  • указываются порядковые номера страниц;
  • представление ксерокопии расчета не разрешается;
  • удостоверяется расчет подписями главного бухгалтера и руководителя, а также печатью — для юридического лица, подписью физического лица и печатью (при наличии) — для физического лица — налогового агента.

Заполнению подлежат все обязательные реквизиты Налогового расчета.

Налоговый расчет можно представлять на бумажном носителе, а также в электронном виде по добровольному решению налогового агента.

Вместе с тем согласно п. 49.4 ст. 49 Налогового кодекса налогоплательщики, относящиеся к крупным и средним предприятиям, представляют налоговые декларации, расчеты контролирующему органу в электронной форме с соблюдением условий регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.

Представление Налогового расчета на физических лиц, не имеющих регистрационного номера учетной карточки

На всех работников, в том числе и тех физических лиц, которые вследствие своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, представляется Налоговый расчет единым документом (одной порцией), если штатная численность работников на предприятии составляет до 1000 человек. Если штатная численность работников более 1000 человек, возможно представление Налогового расчета несколькими порциями, каждая из которых является отдельным Налоговым расчетом со своим номером порции.

Как заполнить Налоговый расчет, если штатная численность на предприятии составляет более 1000 человек

Если штатная численность работников более 1000 человек, возможно представление Налогового расчета несколькими порциями, каждая из которых является отдельным Налоговым расчетом со своим номером порции. Срок представления последней порции не должен превышать установленного срока представления Налогового расчета. Листы отдельного Налогового расчета сшиваются.

Выплата дохода в пользу самозанятых лиц

В случае начисления (выплаты) доходов налоговый агент должен отразить в Налоговом расчете выплаченные доходы в пользу всех налогоплательщиков, в том числе самозанятых лиц (физических лиц — предпринимателей и лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность).

Порядок заполнения

Правила заполнения Налогового расчета регламентированы разделом ІІІ Порядка № 1020. Рассмотрим особенности заполнения налоговым агентом этого расчета.

С правой стороны в клеточке «Стор.» проставляется номер страницы Налогового расчета.

Отмечается соответствующая клеточка «Звітний», «Звітний новий» или «Уточнюючий».

Напротив надписи «Порція N» проставляется номер порции.

Клеточки «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011» не заполняются.

Указывается налоговый номер юридического лица — налогового агента, налоговый номер или серия и номер паспорта физического лица — налогового агента (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган).

Отмечается соответствующая клеточка «Юридична особа» или «Самозайнята фізична особа».

В соответствующих полях указывается налоговый номер контролирующего органа, которому представляется Налоговый расчет, и отражается арабскими цифрами отчетный период.

«Працювало у штаті» — проставляется наибольшее из месячных за отчетный период (на первое число месяца) учетное количество штатных работников учетного состава юридического лица или самозанятого физического лица, определяемое в соответствии с Инструкцией № 286. А в клеточке «Працювало за цивільно-правовими договорами» — количество работников по гражданско-правовым договорам в отчетном периоде. Эти реквизиты заполняются только при наличии у юридического лица или у самозанятого физического лица наемных работников и только для первой порции Налогового расчета.

Если юридическое лицо представляет Налоговый расчет в виде отдельной порции за обособленное структурное подразделение, не уполномоченное начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет, клеточка «Працювало у штаті» не заполняется.

Объяснения к заполнению табличной части Налогового расчета приведены ниже.

Наименование графы

Код графы

Объяснение к заполнению

№ п/п

1

Отражается порядковый номер заполняемой строки

Налоговый номер или серия и номер паспорта

2

Отражается регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта физического лица (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), о котором приводится информация в Налоговом расчете

Сумма начисленного дохода

Отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с  признаком дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Начисленный доход отражается полностью, без вычета НДФЛ, суммы единого взноса, страховых взносов в Накопительный фонд, в случаях, предусмотренных законом, — обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) при ее наличии.

При начислении дохода его отражение в графе 3а обязательно независимо от того, выплачены такие доходы или нет

Сумма выплаченного дохода

3

Отражается сумма фактически выплаченного дохода плательщику налога налоговым агентом

Сумма начисленного налога

Отражается сумма НДФЛ, начисленного и удержанного из дохода, начисленного плательщику налога согласно

Налоговому кодексу

Сумма перечисленного налога

4

Отражается фактическая сумма перечисленного НДФЛ в бюджет

Суммы, указанные в графах 3а, 3, 4а, 4, отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (грн., коп.)

Признак дохода

5

Указывается признак дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Признак дохода определяется к начисленному доходу.

Например, доходы в виде заработной платы и «больничные», выплачиваемые за счет работодателя, имеют признак дохода 101, суммы вознаграждений и других выплат согласно гражданско-правовым договорам — 102, суммы авторского вознаграждения — 103, подотчетные средства, не возвращенные в срок, — 118, доход в виде дополнительного блага — 126.

При заполнении следует учитывать, что Справочником признаков доходов установлены признаки доходов для доходов как подлежащих, так и не подлежащих обложению НДФЛ. Также определены признаки доходов для выплат, которые фактически не являются доходами физических лиц или будут доходами при вступлении в силу новых законов.

Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода при выплате следует указывать в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом.

По каждому физическому лицу нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет

Дата приема на работу
(дд/мм/гггг)

6

Отражается дата (число, порядковый номер месяца, год) приема физического лица на работу.

Если работник был принят на работу в одном отчетном периоде, а доход начислен и выплачен в следующем, то согласно ст. 24 КЗоТ заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа о зачислении работника на работу. Трудовой договор считается заключенным и тогда, когда приказ или распоряжение не были изданы, но работник фактически был допущен к работе.

Согласно п. 3.7 Порядка № 1020 графа 6 заполняется только на тех физических лиц, которые были приняты в отчетном периоде по месту работы и которым начислен (выплачен) доход в виде заработной платы. При этом в случае если работник был принят на работу в одном отчетном периоде (например, 30 ноября), а доход начислен и выплачен в следующем (например, 2 декабря), то при заполнении и представлении Налогового расчета в графе 6 отражается дата приема на работу прошедшего периода (30 ноября)

Дата увольнения
с работы
(дд/мм/гггг)

7

Отражается дата увольнения физического лица с работы.

В случае отсутствия начисления и выплаты дохода в квартале, в котором состоялось увольнение работника, графа 7 Налогового расчета не заполняется

Графа 6 заполняется только на физических лиц, принятых на работу в отчетном периоде. Графа 7 заполняется только на физических лиц, уволенных в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного периода, но доходы получены в отчетном периоде. Для физических лиц, не сменивших место работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. В случае неоднократного приема физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале по такому лицу необходимо заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном квартале

Признак НСЛ

8

Отражается признак НСЛ согласно Справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к Порядку № 1020. В частности, НСЛ, предоставленная согласно пп. 169.1.1 п. 169.1 ст. 169 Налогового кодекса в размере 100% общей НСЛ, имеет признак 01, в размере 150% общей НСЛ согласно пп. 169.1.3 этого пункта — 02, в размере 200% общей НСЛ согласно пп. 169.1.4 этого пункта — 03, в размере 100% общей НСЛ для налогоплательщика, у которого на содержании находятся двое детей или больше в возрасте до 18 лет, согласно пп. 169.1.2 этого пункта — 04.

Графа 8 заполняется только для физических лиц, имевших льготы по налогу в отчетном периоде согласно законодательству по месту получения основного дохода. При их отсутствии ставится прочерк. При заполнении этой графы следует учитывать признак льготы, соответствующий начисленному доходу.

Например, для работника, которому начислялась в каждом месяце ІV квартала заработная плата (признак дохода 101), но НСЛ в каждом месяце предоставлялась по разным признакам льготы (в октябре — 03, в ноябре — 02, в декабре — 04), будут заполняться три строки с одним признаком дохода (101), но разными признаками льготы (02, 03, 04)

Признак (0, 1)

9

Заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов. В ней отражается признак 0, если строку нужно ввести, или признак 1, если строку нужно изъять

В последней строке расчета указываются общие суммы по графам 3а, 3, 4а и 4.
В конце Налогового расчета проставляются количество заполненных строк, количество физических лиц, на которых предоставлена информация, и количество листов в Налоговом расчете. При определении количества заполненных строк итоговая строка не учитывается

 

Проведение исправлений

Порядок проведения корректировки представленного и принятого Налогового расчета осуществляется согласно разделу IV Порядка № 1020 на основании самостоятельно выявленных налоговым агентом ошибок, а также на основании уведомлений об ошибках, выявленных контролирующим органом.

Порядок исправления ошибок, выявленных налоговым агентом (контролирующим органом) в представленном им Налоговом расчете (или расчетах), зависит от срока их выявления.

При необходимости проведения корректировки представленного Налогового расчета до истечения предельного срока его представления (до истечения 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала) налоговый агент представляет Налоговый расчет с отметкой «Звітний новий».

Налоговый расчет с отметкой «Уточнюючий» представляется налоговым агентом при проведении корректировки по истечении срока его представления (то есть по истечении 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала). Такой Налоговый расчет можно представлять как за отчетный период, так и за предыдущие периоды.

При этом порядок заполнения отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов одинаков.

Рассмотрим на примере исправление ошибки в начислении НДФЛ, допущенной за прошедший период. Приведем справку о работниках относительно полученных доходов, удержанных единого взноса и НДФЛ, а также заработной платы к уплате за месяц (ІV квартал).

ФИО

Вид
полученного дохода

Заработная плата за ІV квартал, грн.

Доход за один месяц в ІV квартале, грн.

ЕСВ за месяц (3,6%), грн.

ЕСВ за квартал,
грн.

НСЛ 100%
за месяц, грн.

НСЛ 100% за ІV квартал, грн.

Налогооблагаемый доход за месяц,
грн.

Налогооблагаемый доход за квартал,
грн.

НДФЛ за месяц (15%),
грн.

НДФЛ
за ІV квартал,
грн.

Заработная плата к уплате за месяц,
грн.

Заработная плата к уплате за ІV квартал,
грн.

Яковенко П. И.

Заработная плата

7500

2500

90

270

 

 

2410

7230

361,50

1084,50

2048,50

6145,50

Иванченко С. Г.

Заработная плата

6600

2200

79,20

237,60

 

 

2120,80

6362,40

318,12

954,36

1802,68

5408,04

Петров С. Д.

Заработная плата

3512

1170,67

42,14

126,42

586,50

1759,50

1128,53

3385,59

169,28

507,84

959,25

2877,75

Сидоров О. М.

Заработная плата

9000

3000

108

324

 

 

2892

8676

433,80

1301,40

2458,20

7374,60

Петренко Б. З.

Заработная плата

9000

3000

108

324

 

 

2892

8676

433,80

1301,40

2458,20

7374,60

Ткачук Т. У.

Заработная плата

8400

2800

100,80

302,40

 

 

2699,20

8097,60

404,88

1214,64

2294,32

6882,96

Зубченко О. А.

Заработная плата

8400

2800

100,80

302,40

 

 

2699,20

8097,60

404,88

1214,64

2294,32

6882,96

Зубченко О. А.

Заработная плата

1100

366,67

13,20

39,60

 

 

353,47

1060,41

53,02

159,06

300,45

901,34

Иванов Г. П.

Заработная плата

856

856

30,82

30,82

 

 

825,18

856

123,78

123,78

701,40

701,40

 

Начисление доходов наемным работникам за ІV квартал 2013 г.:

ФИО

Вид полученного дохода

Заработная плата за ІV квартал, грн.

Доход за один месяц в ІV квартале, грн.

ЕСВ за месяц, (3,6%), грн.

ЕСВ за ІV квартал, грн.

Налогооблагаемый доход за месяц, грн.

НДФЛ за месяц (15%), грн.

НДФЛ за ІV квартал, грн.

Заработная плата к уплате за месяц, грн.

Заработная плата к уплате за ІV квартал, грн.

Сидоренко К. С.

Заработная плата

750

750

27

27

723

108,45

108,45

614,55

614,55

Ткачук Т. У.

Нецелевая благотворительная помощь

600

Начисление произведено в ІІІ квартале

600

Начисление произведено в ІІІ квартале

21,60

21,60

578,40

86,76

86,76

491,64

491,64

 

Таблица 1

Податковий розрахунок
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ІV квартал 2013 р. (фрагмент)


з/п

Податковий номер або серія
та номер паспорта

Сума нарахованого доходу
(грн., коп.)

Сума виплаченого доходу
(грн., коп.)

Сума утриманого податку
(грн., коп.)

Ознака доходу

Дата

Ознака
подат. соц. пільги

Ознака
(0, 1)

нарахованого

перерахованого

прийняття на роботу
(дд/мм/рррр)

звільнення з роботи
(дд/мм/рррр)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

7500

00

6145

50

1084

50

1084

50

101

 

 

 

 

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

6600

00

5408

04

954

36

954

36

101

17.10.2013

 

 

 

3

2

3

2

3

2

3

2

3

2

3

750

00

614

55

108

45

108

45

102

 

 

 

 

4

3

4

3

4

3

4

3

4

3

4

3512

00

2877

75

507

84

243

90

101

 

 

01

 

5

3

5

3

5

3

5

3

5

3

5

9000

00

7374

60

1301

40

1301

40

101

 

 

 

 

6

3

7

3

7

3

7

3

7

3

7

9000

00

7374

60

1301

40

1301

40

101

 

 

 

 

7

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

8400

00

6882

96

1214

64

1214

64

101

 

 

 

 

8

3

9

3

9

3

9

3

9

3

9

8400

00

6882

96

1214

64

1214

64

101

 

 

 

 

 

3

9

3

9

3

9

3

9

3

9

1100

00

901

35

159

06

159

06

127

 

 

 

 

9

4

0

4

0

4

0

4

0

4

0

856

00

701

40

123

78

123

78

101

 

10.10.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

×

×

55181

00

45163

71

7970

07

7970

07

×

×

×

×

×

 

На предприятии в ІV квартале 2013 г. начисление заработной платы осуществлялось по 9 наемным лицам, в том числе одно лицо работало по гражданско-правовому договору. Два работника работали не полный квартал, то есть учетная численность работающих в отчетном месяце составит семь человек. По всем наемным лицам информацию о начислении (выплате) им доходов и начислении (перечислении) в бюджет НДФЛ следует отражать в Налоговом расчете по признакам, определенным Порядком № 1020.

На данном предприятии один из работников пользуется правом НСЛ в размере 100% (пп. 169.1.1 п. 169.1 ст. 169 Налогового кодекса). В графе 8 Налогового расчета НСЛ отражается по коду признака 01.

Таблица 2

Уточнюючий Податковий розрахунок
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ІІІ квартал 2013 р. (фрагмент)


з/п

Податковий номер або серія
та номер паспорта

Сума нарахованого доходу
(грн., коп.)

Сума виплаченого доходу
(грн., коп.)

Сума утриманого податку (грн., коп.)

Ознака
доходу

Дата

Ознака
подат. соц. пільги

Ознака
(0, 1)

нарахованого

перерахованого

прийняття на роботу
(дд/мм/рррр)

звільнення з роботи
(дд/мм/рррр)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

600

00

0

0

0

0

0

0

169

 

 

 

1

 

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

600

00

491

64

86

76

86

76

169

 

 

 

0

×

×

 

 

 

 

 

 

 

 

×

×

×

×

×

 

За период октябрь — декабрь 2013 г. рабочему ежемесячно начислялась и выплачивалась заработная плата в размере 2800 грн. Кроме того, в августе 2013 г. ему была выплачена нецелевая благотворительная помощь в сумме 600 грн. Сумма удержанного НДФЛ в IV квартале 2013 г. с заработной платы работника составляла 1214,64 грн. (404,80 грн. × 3 мес.). Сумма помощи была отражена в составе начисленного и удержанного дохода в Налоговом расчете за ІІІ квартал 2013 г., но НДФЛ не был удержан и в Налоговом расчете (в графах 4а, 4) не отражен. Ошибка выявлена в ІV квартале, проведена корректировка в ноябре 2013 г. и представлен уточняющий расчет за ІІІ квартал 2013 г. (табл. 2).

В таком уточняющем Налоговом расчете:

  • в первой строке (подлежит изъятию) во всех графах повторяются данные по работнику из представленного Налогового расчета за ІІІ квартал 2013 г., а в графе 9 указывается «1» (строка на изъятие);
  • во второй строке (правильной) в графах 3а и 3 указываются суммы начисленного и выплаченного дохода, в графе 4а — сумма правильно начисленного НДФЛ (то есть сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из выплаченной суммы нецелевой благотворительной помощи), в графе 4 — сумма уплаченного НДФЛ в IІІ квартале 2013 г., в графе 9 — «0»(строка на ввод).

Ответственность

С учетом изменений, внесенных Законом № 657, с 01.01.2014 г. за самостоятельное исправление ошибок в Налоговом расчете не будут применяться штрафы в размере:

510 грн. (1020 грн. за повторное нарушение в течение года) за непредставление, представление с нарушением установленных сроков, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговой отчетности о суммах доходов, начисленных (уплаченных) в пользу налогоплательщика, суммы удержанного с них налога, если:

  • такие недостоверные сведения или ошибки не привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств плательщика налога и/или к изменению плательщика налога;
  • осуществлено самостоятельное исправление недостоверных сведений или ошибок в налоговой отчетности в связи с проведенным согласно п. 169.4 ст. 169 Налогового кодекса перерасчетом;
  • 25% суммы налога, подлежащего начислению и/или уплате (50% вторично в течение 1095 дней и 75% в третий раз в течение 1095 дней) за неначисление, неудержание и/или неуплату (неперечисление) НДФЛ, если ошибка самостоятельно выявлена во время проведения перерасчета в соответствии с п. 169.4 ст. 169 этого Кодекса.

«Горячие линии»

Дата: 5 сентября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42