Бухучет

Аренда автомобиля у физического лица — учредителя: общие вопросы, отражение в налоговом и бухгалтерском учете

Общие организационно-правовые моменты

Прежде всего общие правовые основы заключения договоров аренды (в том числе аренды (найма) транспорта) с физическими лицами изложены в Гражданском кодексе, в частности:

  • договор аренды транспорта заключается в письменной форме. При этом такой договор с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению. Вместе с тем договор аренды нотариального удостоверения не требует, если его заключает предприятие с физическим лицом — предпринимателем;
  • договор аренды предполагает взимание платы с нанимателя за пользование имуществом (арендной платы);
  • форма арендной платы (денежная или натуральная) устанавливается в договоре по соглашению сторон;
  • плата за пользование имуществом вносится ежемесячно, если иное не предусмотрено договором;
  • наниматель (арендатор) освобождается от уплаты арендной платы за период, в течение которого имущество не могло быть использовано им из-за обстоятельств, за которые он не несет ответственности.

Обращаем внимание на то, что учредителями предприятия могут быть юридические лица и физические лица — предприниматели. Тогда при заключении договора аренды необходимо руководствоваться положениями Хозяйственного кодекса, в частности частью первой ст. 284, где зафиксированы существенные условия такого договора:

  • объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации);
  • срок, на который заключается договор аренды;
  • арендная плата с учетом ее индексации;
  • порядок использования амортизационных отчислений;
  • восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

Особенности отражения расходов на аренду в налоговом учете

Налог на прибыль

Необходимо помнить, что все операции предприятия — плательщика налога на прибыль с учредителями рассматриваются как операции со связанными лицами, поэтому при заключении с ними договора аренды следует ориентироваться на обычные цены. Определение понятия «связанные лица» приведено в пп. 14.1.159 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса.

В зависимости от функционального назначения и использования арендуемого автомобиля расходы по арендной плате могут включаться в состав прямых расходов (п. 138.9 ст. 138 этого Кодекса), общепроизводственных (пп. «г» пп. 138.8.5 п. 138.8 указанной статьи), административных (пп. «в» пп. 138.10.2 п. 138.10 этой же статьи), расходов на сбыт (пп. «д» пп. 138.10.3 вышеуказанного пункта).

Налог на доходы физических лиц

Доход, полученный от предоставления в аренду автомобиля (движимого имущества), подлежит обложению налогом на доходы физических лиц согласно пп. 164.2.2 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включаются суммы вознаграждений и других выплат, начисленных (выплаченных) плательщику по условиям гражданско-правового договора (далее — ГПД).

Договор аренды транспортного средства подпадает под определение ГПД. Согласно Справочнику признаков доходов суммы арендных платежей, получаемых физическим лицом, отражаются налоговым агентом в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «102» как выплаты, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями ГПД.

ЕСВ

Отношения, возникающие между физическим лицом — наймодателем и юридическим лицом — нанимателем, регулируются главой 58 «Наем (аренда)» Гражданского кодекса. Они не имеют признаков правоотношений, регулирующих выполнение работ или предоставления услуг. Поэтому при уплате в пользу физического лица арендной платы согласно договору найма (аренды) транспортного средства единый взнос не начисляется. Аналогичный подход изложен в письме № 16534/03-20.

Бухгалтерский учет

При отражении в бухгалтерском учете предприятия операций по аренде автомобиля у собственника (учредителя) следует руководствоваться прежде всего общими положениями, вытекающими из требований Инструкции № 291 и ПБУ 14, в частности:

  • арендованный автомобиль числится у предприятия-арендатора на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре аренде. Основанием для записи является Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № О3-1), подписанный представителем арендатора и учредителем (представителем учредителя в случае аренды у учредителя — юридического лица);
  • в соответствии с п. 9 ПБУ 14 арендная плата, причитающаяся за пользование объектом аренды, признается расходами согласно ПБУ 16 и отражается в зависимости от назначения объекта в составе производственной себестоимости (дебет счета 23 «Производство»), общепроизводственных расходов (дебет счета 91 «Общепроизводственные расходы»), административных расходов (дебет счета 92 «Административные расходы»), расходов на сбыт (дебет счета 93 «Расходы на сбыт»), прочих расходов операционной деятельности (дебет счета 94 «Прочие расходы операционной деятельности»). Корреспондируют данные счета с кредитом субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами». Удержание из суммы арендной платы НДФЛ показывают следующей проводкой: дебет субсчета 685 и кредит счета 641 «Расчеты по налогам».

Рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете операций по аренде автомобиля у учредителя — физического лица.

Пример. ООО «Трейд Компани», занимающееся оптовой торговлей продуктами питания, заключило договор аренды автомобиля марки Renault Dokker  с его владельцемучредителем (собственником) предприятия сроком на три года. Договор удостоверен нотариально. Автомобиль используется для доставки товаров (продуктов питания) покупателям. Доставка бесплатная за счет продавца, что обусловлено заключенными договорами с покупателями. Стоимость автомобиля, отраженная в акте приемки-передачи,150 000 грн. Сумма арендной платы, предусмотренная договором, составляет 1000 грн. в месяц, срок уплаты10 число месяца, следующего за месяцем, за который осуществляется оплата аренды. В учете ООО «Трейд Компани» данные операции отражаются следующим образом.


п/п

Содержание
хозяйственной
операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дебет

Кредит

Сумма, грн.

Доходы

Расходы

1

Получен автомобиль в аренду (согласно акту приемки-передачи). Стоимость автомобиля, указанная в акте приемки-передачи, увеличивает сальдо забалансового счета 01

01

150 000,00

-

-

2

Отражено начисление арендной платы

93

685

1000,00

-

1000,00*

3

Удержан НДФЛ из суммы арендной платы (1000 грн. х 15%)

685

641/НДФЛ

150,00

-

-

4

Перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из суммы арендной платы

641/НДФЛ

311

150,00

-

-

5

Выплачена из кассы предприятия-арендатора сумма арендной платы (за вычетом удержанного НДФЛ)

685

301

850,00

-

-

*Подлежит отражению в Декларации по прибыли в составе расходов на сбыт по строке 06.2 «Витрати на збут».

 

Учет операций по аренде автомобиля у учредителя

Рассмотрим вопросы, поступившие в редакцию «Вестника», которые интересуют бухгалтеров.

Вопрос 1. Может ли договор аренды с целью сокращения расходов предприятия не предусматривать получения учредителем арендной платы?

Как уже отмечалось, внесение арендной платы предусмотрено договором аренды (часть первая ст. 762 Гражданского кодекса). Если размер платы не установлен договором, он определяется с учетом потребительского качества вещи и других обстоятельств, имеющих существенное значение.

Вместе с тем если учредитель желает оптимизировать расходы, можно воспользоваться положениями части пятой вышеуказанной статьи, из которых следует, что стороны могут установить в договоре другой, нежели ежемесячный, период внесения арендной платы (например, один раз в квартал, один раз в полугодие).

Вопрос 2. Можно ли не уплачивать арендную плату в тех месяцах, когда автомобиль не использовался нанимателем?

Как уже указывалось, арендатор освобождается от оплаты за период, в течение которого имущество не могло быть использовано им из-за обстоятельств, за которые он не несет ответственности (часть шестая ст. 762 Гражданского кодекса). Других исключений для неуплаты арендной платы нет.

Вопрос 3. Подлежат ли нотариальному удостоверению договоры аренды, заключаемые сроком до одного месяца?

Договор аренды транспорта с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению в соответствии с частью второй ст. 799 Гражданского кодекса, о чем также упоминалось выше. Нарушение условия нотариального удостоверения такого договора переводит его в разряд ничтожных. Это следует из части первой ст. 220 данного Кодекса.

Вопрос 4. Может ли учредитель бесплатно отдавать в заем свое имущество (автомобиль) предприятию на срок менее года? Как отразить такую операцию в налоговом учете?

Законодательством предусмотрена возможность бесплатной передачи вещи для пользования в течение установленного срока (часть первая ст. 827 Гражданского кодекса). Однако пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это вытекает из сути отношений между ними. Следует обратить внимание на то, что договор займа транспортного средства (кроме наземных самоходных транспортных средств), в котором хотя бы одной стороной является физическое лицо, заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению. Следовательно, учредитель имеет право занимать предприятию автомобиль на установленный срок.

Однако это общие нормы гражданского законодательства. Рассмотрим данную ситуацию с точки зрения налогового законодательства.

Следует отметить, что для целей налогообложения автомобиль, полученный предприятием в бесплатное пользование от учредителя, необходимо отражать как бесплатно полученную услугу.

Согласно пп. 135.5.4 п. 135.5 ст. 135 Налогового кодекса стоимость бесплатно полученных плательщиком налога в отчетном периоде товаров, работ, услуг, определенная на уровне не ниже обычной цены, включается в прочие доходы, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения. Датой увеличения таких доходов считается дата подписания акта или другого документа, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства, подтверждающего получение таких услуг (п. 137.1 ст. 137 Кодекса).

Вопрос 5. Учредитель (он же директор) предприятия сдает в аренду этому предприятию автомобиль. Кто должен в таком случае подписывать договор аренды со стороны предприятия?

В данном случае предприятию целесообразно оформить доверенность на право заключения договора аренды автомобиля другому, нежели директор, лицу — заместителю директора, главному инженеру или другому сотруднику.