Бухучет

Доверенность на представительство: общие понятия, порядок применения, образцы заполнения

Общие понятия о доверенности

Согласно части третьей ст. 244 Гражданского кодекса, доверенность — это письменный документ, который выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Также в этом Кодексе изложены общие требования к ее оформлению и содержанию, в частности:

доверенность юридического лица скрепляется его печатью;

 

 

ДЛЯ СПРАВКИ

 

С 30.10.2014 г. согласно Закону № 1206 будут внесены изменения в ст. 246 Гражданского кодекса, в соответствии с которыми начиная с этой даты скреплять доверенность печатью необязательно

 

  • доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, или по его месту жительства;
  • срок доверенности указывается в доверенности, если он не указан, то доверенность сохраняет силу до прекращения ее действия.

Главная функция доверенностиоформление отношений представительства. В свою очередь представительство — это правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет. Основаниями для возникновения отношений представительства являются договоры, законы, акты органа юридического лица (распоряжение или приказ, подписанный руководителем юридического лица), и другие основания, установленные актами гражданского законодательства (часть третья ст. 237 Гражданского кодекса).

Виды доверенностей

На практике доверенности подразделяются на специальные, разовые и генеральные.

Специальные доверенности выдаются частному лицу или представителю юридического лица (либо предпринимателя) на осуществление типичных действий (представительство в судебных органах по конкретному делу или выполнение банковских операций и т. п.).

Разовые доверенности выдаются на осуществление какого-либо однократного действия (например, получение почтового перевода или ТМЦ и т. п.).

Генеральные доверенности выдаются на осуществление функций расширенного характера (например, на осуществление операций, связанных с движимым и недвижимым имуществом, или на представительство в судебных органах в течение продолжительного времени по ряду дел и т. п.).

Обязательные реквизиты доверенности

В законодательстве Украины закреплены требования к содержанию реквизитов доверенностей, без которых она не может считаться действительной.

Доверенность должна иметь следующие реквизиты:

  • дату совершения (то есть выдачи), без которой доверенность считается ничтожной;
  • данные доверителя; если доверенность выдается от имени юридического лица, то в ней необходимо указать данные предприятия, а также лицо или орган, уполномоченные выдавать такую доверенность — это могут быть директоры (генеральный, исполнительный), действующие по уставу;
  • данные уполномоченного представителя: фамилию, имя, отчество, подпись, паспортные данные, место прописки;
  • полномочия представителя; либо представитель не имеет права в своих действиях выйти за рамки полномочий, указанных в доверенности, вместе с тем сделка, совершенная представителем с превышением полномочий, будет считаться ничтожной, если только доверитель не выразит одобрения по поводу такой сделки;
  • печать предприятия-доверителя и подпись лица, выдавшего доверенность.

Кроме перечисленных реквизитов на практике указывают номер доверенности, срок ее действия и код ЕГРПОУ предприятия-доверителя.

Применение доверенностей на получение ТМЦ

Порядок применения доверенностей на получение ТМЦ регулируется Инструкцией № 99. В соответствии с п. 2 которой сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей; также этим документом предусмотрены следующие требования к оформлению доверенностей, их регистрации и учету:

  • форма доверенности (типовая форма № М-2) должна соответствовать приведенной в приложении 1 к Инструкции № 99;
  • доверенность выдается после ее регистрации в журнале регистрации доверенностей, форма которого приведена в приложении 2; этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера; нумерация выданных в течение года доверенностей должна быть сквозной;
  • доверенность на получение ТМЦ выдается только лицам, работающим на предприятии; в исключительных случаях доверенность может быть выдана с разрешения руководителя предприятия другому лицу, в случае если предприятие, где работает это лицо, выдало доверенности на получение таких же ТМЦ в том же количестве на этом предприятии (такая схема может присутствовать при выполнении договоров поручения на закупку);
  • доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия; также доверенность могут подписать их заместители и лица, уполномоченные на это руководителем предприятия (старший бухгалтер, бухгалтер и другие); при ведении бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии доверенность также подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия, или их заместители и лица, на это уполномоченные (при наличии филиалов и других подразделений это могут быть руководители и старшие бухгалтеры (бухгалтеры) таких подразделений); руководитель предприятия утверждает перечень должностей, занятие которых дает право на подписание доверенностей, также назначается лицо, в обязанность которого входит выписка и регистрация доверенностей; в случаях, если бухгалтерский учет осуществляет непосредственно руководитель (собственник) предприятия, он подписывает доверенность самостоятельно;
  • доверенность выдается под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей; в случае если ТМЦ необходимо получить на разных складах предприятия-поставщика, можно выдать несколько доверенностей с указанием соответствующих номеров и дат нарядов, счетов или других документов; перечень ТМЦ приводится с обязательным указанием названия и количества к получению, независимо от того, есть такие сведения в счетах, нарядах и прочих документах на отпуск ценностей; в незаполненных графах проставляются прочерки; перед выдачей доверенности необходимо проинструктировать работников о порядке и сроках использования и отчетности об использовании доверенностей или возврате неиспользованной доверенности;
  • запрещается выдача полностью или частично незаполненных доверенностей, а также доверенностей без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны;
  • срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения ценностей, но не может быть более чем 10 дней; исключение составляет получение ТМЦ, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей или которые поставляются централизованно-кольцевыми перевозками (в таких случаях допускается выдача доверенности сроком на календарный месяц);
  • лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после доставки на предприятие ТМЦ (полностью или частично), отчитаться, а именно: представить сотруднику, который осуществляет регистрацию доверенностей, документ, свидетельствующий о получении ТМЦ, и передаче их на склад (кладовую) или материально ответственному лицу; если доверенность по какой-то причине не использована, то она должна быть возвращена не позднее следующего дня по окончании срока ее действия; такие доверенности гасятся надписями «невикористана» и хранятся на протяжении срока, установленного для хранения первичных документов;

 

 

ДЛЯ СПРАВКИ

 

 В соответствии с Перечнем № 578/5 срок хранения доверенностей на получение ТМЦ составляет 3 года при условии проведения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных и бюджетных предприятий, учреждений, организацийпри условии проведения органами государственного финансового контроля ревизии по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности

 

  • не допускается выдача новых доверенностей лицам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек;
  • запрещается отпускать ТМЦ по доверенности в следующих случаях:
  • доверенность заполнена неверно или ее реквизиты вообще не заполнены;
  • имеются исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
  • у доверенного лица отсутствует паспорт или другой документ, удостоверяющий личность получателя;
  • срок действия доверенности истек;
  • получено уведомление предприятия — получателя ТМЦ об аннулировании доверенности;
  • при осуществлении централизованно-кольцевых перевозок отпуск ТМЦ может осуществляться без доверенности, если их получатель уведомил поставщика (за подписью руководителя и главного бухгалтера или других ответственных лиц) об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо заверяет свою подпись на сопроводительных документах (ордере, накладной, акте и т. п.) при получении ТМЦ;
  • возврат ТМЦ с ответственного хранения, из ремонта осуществляется при условии представления доверенности предприятия, которое их передало на ответственное хранение, в ремонт; отпуск физическим лицом — предпринимателем предприятию ценностей, расчеты за которые проводятся в безналичной форме, а также таких, которые передаются бесплатно или по бартерным операциям, осуществляется при условии представления предпринимателю доверенности предприятия.

Особенности применения доверенностей

Рассмотрим отдельные моменты, касающиеся применения доверенностей в ходе осуществления хозяйственной деятельности:

  • при отпуске ТМЦ за наличный расчет (то есть, если отпуск ценностей и расчет за них происходит одновременно) покупателю не нужно представлять доверенность (аналогичная позиция изложена в письме № 31-34000-30-27/14518);
  • при приеме-передаче ТМЦ в пределах одного юридического лица доверенности не применяются;
  • при получении ТМЦ лично руководителем (директором, исполнительным директором) или другим лицом, чьи права и полномочия отражены в уставе предприятия, доверенность не обязательна; вывод следует из части пятой ст. 65 Хозяйственного кодекса, в которой зафиксировано, что руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в госорганах и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юридическими лицами и гражданами, в пределах и порядке, определенных учредительными документами; в этом случае при получении ТМЦ следует иметь при себе извлечение из устава или выписку из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (далее — ЕГР);
  • при отпуске ТМЦ в адрес физических лиц — предпринимателей в случае получения их непосредственно предпринимателем достаточно предъявить документ, удостоверяющий личность, и выписку из ЕГР; если ТМЦ получает кто-либо из наемных работников, то на такого работника необходимо выписать доверенность; Инструкция № 99 распространяется исключительно на юридических лиц; поэтому при выписке доверенностей предприниматель имеет право либо оформить доверенность по форме № М-2, либо выписать ее в произвольной форме, но с соблюдением требований Гражданского кодекса.

Образцы заполнения доверенностей

Образец заполнения генеральной доверенности при централизованно-кольцевых перевозках

 

Образец заполнения доверенности юридического лица на представление интересов по судебным делам

 

Образец доверенности на представительство в контролирующих органах

 

Образец заполнения доверенности по форме № М-2 на получение ТМЦ

«Горячие линии»

Дата: 2 августа, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00