Бухучет

Представительские расходы: бухгалтерский и налоговый учет

Почти каждое предприятие осуществляет представительские мероприятия и несет связанные с ними расходы. Поэтому возникают вопросы об отражении таких расходов в учете. Ответы на них рассмотрим в этой статье.


Понятие представительских расходов

Согласно п. 2 Норм № 1026 представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций,  прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержки взаимовыгодного сотрудничества. К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате учреждения, оплатой номеров в гостиницах.

Однако требования Норм № 1026 являются обязательными исключительно для бюджетных учреждений. Другие предприятия документ могут использовать для справки (аналогичная позиция изложена в письме № 5743/0/61-12/15-1415). Именно на представительских расходах для таких других предприятий (не являющихся бюджетными учреждениями) остановимся подробнее.

В приведенном определении ключевые слова, которые объясняют основное содержание понятия «представительские расходы», — это «прием» и «переговоры». Таким образом, представительские расходыэто расходы предприятий на прием представителей других предприятий для проведения деловых переговоров.

Относительно перечня расходов, включаемых в состав представительских, можно отметить следующее. Перечень, приведенный в Нормах № 1026, касается исключительно бюджетных учреждений. Для других предприятий он является ориентировочным.

Налоговый кодекс не предоставляет права плательщику налога на прибыль самостоятельно устанавливать перечень расходов, которые учитываются при определении объекта налогообложения, в частности в положении о представительских расходах. Такие расходы включаются в состав налоговых только при наличии документального подтверждения (аналогичная позиция изложена в письме № 14054/6/99-99-19-03-02-15).

То есть если предприятие в утвержденном им положении о представительских расходах определило перечень расходов, которые относятся к представительским, то только на основании этого положения расходы нельзя отнести к составу налоговых. Конечно, в нем можно указать ориентировочный перечень возможных расходов, которые при достаточном документальном подтверждении будут относиться к налоговым расходам в составе представительских. Следовательно, фактически отнести соответствующие расходы к налоговым можно только, если они документально подтверждены и прослеживается их связь с хозяйственной деятельностью предприятия.

Документальное подтверждение представительских расходов

Для того чтобы всесторонне оформить процесс приема представителей других предприятий для проведения деловых переговоров, рекомендуем подготовить соответствующий подтверждающий пакет документов.

Прежде всего — приказ о проведении представительского мероприятия (образец 1), который является исходным организационным документом. Приказом устанавливаются основные организационные мероприятия по проведению приема (кто из работников за что отвечает, кого нужно пригласить, план приема, его цель и пр.).

 

Приложение 1

Перелік підготовчих заходів


з/п

Захід

Виконавець (відповідальний)

1

Складання списку запрошених, підготовка та розсилання запрошень

Пивовар М. П.

2

Розробка слайд-шоу «Презентація продукції»

Пивовар М. П.

3

Виготовлення стенда з інформацією про продукцію підприємства

Швець В. І.
Пивовар М. П.

4

Підготовка текстів виступів згідно з Програмою презентації (додаток 2 до цього наказу)

Пивовар М. П.

5

Організація харчування під час переговорів

Котенко Б. П.

 

Приложение 2

Програма проведення переговорів


з/п

Захід

Виконавець (відповідальний)

Час проведення

1

Реєстрація запрошених

Барабаш М. К.,
Коновал П. Т.

9-00 — 10-00

2

Привітання запрошених, показ слайд-шоу «Презентація продукції»

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

10-00 — 11-00

3

Кава-пауза

Котенко Б. П.

11-00 — 11-20

4

Демонстрація властивостей продукції

Пивовар М. П.

9-00 — 10-00

5

Обід

Котенко Б. П.

12-20 — 13-00

6

Заключна частина переговорів

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

13-00 — 13-30

7

Перерва

 

13-30 — 13-45

8

Експрес-переговори та укладення договорів в індивідуальному порядку

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

9-00 — 10-00

 

После издания приказа ответственные лица начинают работать над подготовкой переговоров. В частности, составляются списки приглашенных, проводится рассылка приглашений и формируется предварительный перечень лиц, которые планируют быть на переговорах. После этого переходят к составлению плановой сметы расходов на проведение переговоров (образец 2).

 

Напомним, что смета — это финансовый план расходов, который ориентирует предприятие, во сколько обойдутся переговоры. В то же врем он позволяет управлять расходами на проведение мероприятий. Отметим, что на разные объекты расходов может составляться отдельная смета (локальная). Например, согласно приведенному образцу приказа это может быть смета на создание слайд-шоу, изготовление стенда, организацию питания и т. п., а уже потом на основании локальных смет составляется общая.

Все указанные выше документы являются организационными, поэтому не подтверждают осуществление хозяйственных операций.

Согласно приведенному образцу приказа к хозяйственным операциям относятся:

  • рассылка приглашений (расходы на приобретение конвертов, марок, почтовые расходы на пересылку приглашений);
  • разработка слайд-шоу (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) работников, занятых разработкой слайд-шоу, другие расходы, связанные с разработкой слайд-шоу);
  • изготовление стенда (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) изготовляющих его работников, расходы материалов для изготовления стенда, другие расходы);
  • предоставление питания (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) работников кухни, стоимость израсходованных продуктов и т. п.).

Хозяйственные операции оформляются в общем порядке, принятом для соответствующей операции. Например:

  • учет расходов на оплату труда — нарядами на выполнение работ, табелями учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5) и др.;
  • выдача материалов для изготовления стендов — накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11);
  • размещение стендов в комнате, где будут проходить переговоры, — накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11), если стенды относятся к МБП, или актами приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1), если стенды относятся к необоротным материальным активам;
  • предоставленные услуги (выполненные работы) сторонними предприятиями по подготовке и проведению переговоров — актами предоставленных услуг (выполненных работ).

После приема представителей и проведения переговоров составляют Отчет о проведенном мероприятии (образец 3).

 

В Отчете подводят итоги проведенного мероприятия, подсчитывают фактически понесенные расходы, сравнивают их с плановыми (согласно плановой смете) и определяют успешность мероприятия.

Отчет фактически подтверждает, что соответствующее мероприятие  состоялось, и в нем указываются понесенные расходы.

Налогообложение и бухгалтерский учет

Налог на прибыль

В соответствии с пп. «а» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы, расходы на проведение годовых и других собраний органов управления, представительские расходы, включаются в административные расходы, направленные на обслуживание и управление предприятием, в составе других расходов, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения.

Вместе с тем представительские расходы включаются в состав налоговых расходов при условии, что они подтверждены:

  • во-первых, первичными документами об осуществлении плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и другими документами, установленными разделом ІІ Налогового кодекса (п. 138.2 ст. 138 этого Кодекса);
  • во-вторых, другими документами о связи таких расходов с хозяйственной деятельностью плательщика.

Ориентировочный перечень таких документов приведен выше.

Пример

На предприятии начата подготовка к проведению представительского мероприятия.

Для рассылки приглашений подотчетному лицу из кассы предприятия выдано 1000 грн. Им использовано на эти цели 980 грн., что подтверждено своевременно представленным авансовым отчетом. Неиспользованные наличные в сумме 20 грн. внесены в кассу предприятия.

В соответствии с нарядом на выполнение работ (разработка слайд-шоу) работнику начислена зарплата (с начислением ЕСВ)70 грн.

Предприятием изготовлен стенд с информацией о продукции. Расходы на изготовление (материалы, зарплата с начислением ЕСВ) составили 650 грн. Комиссией предприятия определено, что ожидаемый срок полезной эксплуатации стенда9 месяцев. Стенд передан в эксплуатацию (размещен в комнате для заседаний).

Себестоимость обеда и кофе-паузы5400 грн.

НДС

Что касается расходов, понесенных на представительские мероприятия, в составе которых уплачен НДС, то предприятие — плательщик этого налога будет иметь право на отнесение к налоговому кредиту суммы НДС при условии соблюдения требований ст. 198 Налогового кодекса.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 18 ПБУ 16 представительские расходы относятся к административным расходам (счет 92 «Административные расходы») как составляющая общих корпоративных расходов.

Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов по данным примера представлен в таблице.


п/п

Содержание
хозяйственной операции

 Бухгалтерский учет

Налоговый учет, грн.

Дебет

Кредит

 Сумма, 
грн.

Доходы

 Расходы

1

Выданы наличные подотчетному лицу для рассылки приглашений

372

301

1000

-

-

2

Представлен подотчетным лицом авансовый отчет, подтверждающий расходование наличных на рассылку приглашений

92

372

980

-

980

3

Внесены в кассу неиспользованные наличные

301

372

20

-

-

4

Отражено начисление зарплаты и ЕСВ работника, выполнявшего работы по разработке слайд-шоу

92

661, 651

70

-

70

5

Отражены понесенные расходы
на изготовление стенда

23

20, 661, 651

650

-

-

6

Оприходован изготовленный стенд

22

23

650

-

-

7

Передан стенд в эксплуатацию (размещен в комнате для заседаний)

92

22

650

-

650

8

Списана на представительские расходы себестоимость обеда и кофе-паузы

92

23

5400

-

5400

«Горячие линии»

Дата: 1 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42