Бухучет

Служебные командировки: рассматриваем отдельные ситуации

Общие понятия служебных командировок

В соответствии с п. 1 раздела І Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащегося (финансируемого) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения за пределами места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

В этой Инструкции закреплены следующие нормы, связанные с командировками работников бюджетных предприятий:

  • предприятие, командирующее работника, ведет Журнал регистрации командировок;
  • указанное предприятие обязано обеспечить его авансом для осуществления текущих расходов во время командировки (наличными или безналичными средствами с использованием платежных карт);
  • предельные сроки командировок не должны превышать 30 календарных дней при командировке в пределах Украины и 60 календарных дней — при командировке за рубеж.

Однако, как указывалось ранее, эти нормы касаются предприятий, содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств. Прочие предприятия (хозрасчетные) руководствуются КЗоТ, Налоговым кодексом, внутренними документами предприятия (например, положением о служебной командировке), другими нормативными документами.

Рассмотрим особенности их применения.

Выдача денежных средств на расходы, связанные со служебными командировками

В соответствии с п. 2.11 главы 2 Положения № 637 выдача денежной наличности на командировку, как и любая выдача денег под отчет, осуществляется в соответствии с законодательством Украины. То есть выдача производится из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (расходным ведомостям) или путем перечисления денежных средств на платежную карточку.

Также определено, что выдача денежных средств производится только при представлении подотчетным лицом отчета за ранее полученные под отчет суммы.

Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) и Порядок его составления утверждены приказом № 845.

Расходы на служебные командировки и ограничения в наличных расчетах

В соответствии с п. 2.3 главы 2 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой — и/или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в пределах сумм расчетов наличными, установленных постановлением № 210. Вместе с тем в этом пункте уточняется, что данное ограничение не распространяется на использование денежных средств, выданных на командировку. Но в случае если в период нахождения в командировке подотчетному лицу пришлось использовать денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды предприятия, такое ограничение применяется именно к сумме денежных средств, израсходованных на хозяйственные нужды. То есть такая операция должна быть проведена в пределах 10 000 грн.

Следует отметить, что согласно ст. 16315 КоАП нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), в том числе превышение предельных сумм расчетов наличными, влечет за собой наложение штрафа на физическое лицопредпринимателя, должностных лиц юридического лица в размере от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700 — 3400 грн.) Если лицо в течение года подвергалось взысканию за такое нарушение, то размер штрафа будет составлять от 500 до 1000 не облагаемых налогом минимумов (8500 — 17 000 грн.).

Выдача аванса на служебные командировки

Для бюджетных предприятий обязанность выдачи аванса командируемому лицу перед выездом в командировку предусмотрена Инструкцией № 59. Для хозрасчетных предприятий такой законодательной нормы нет.

Вместе с тем ст. 121 КЗоТ закрепляет обязанность предприятия возместить работнику понесенные в командировке расходы за счет личных денежных средств работника при представлении им Отчета. Хозрасчетное предприятие имеет право установить обязанность по выдаче аванса на командировки в любом внутреннем документе (например, в положении о служебной командировке или приказе о служебной командировке). Аналогичная позиция Миндоходов Украины изложена в письме № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

Сроки представления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет

Налоговый кодекс устанавливает следующие сроки представления Отчета:

  • не позднее окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки (пп. «а» пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса);
  • не позднее окончания третьего банковского дня после завершения командировки — в случае, если во время служебной командировки командированное лицо получило наличные по платежным карточкам. В течение этого же срока осуществляется возврат суммы излишне израсходованных денежных средств (пп. «а» пп. 170.9.3 указанного пункта).

В случае если во время служебных командировок командированное лицо применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления Отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить его до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами) (пп. «б» этого подпункта).

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса в налогооблагаемый доход работника, направленного в служебную командировку, включается сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки. Размер такой суммы рассчитывается согласно пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 этого Кодекса, то есть:

  • по командировочным расходам — в сумме, превышающей сумму расходов, рассчитанных в соответствии с требованиями пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса (например, это суммы превышения суточных расходов или суммы расходов, не подтвержденных соответствующими документами);
  • по расходам на хозяйственные нужды — в сумме, превышающей сумму фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий (например, излишне выданные и не сданные в установленные сроки суммы).

Также следует учитывать, что при определении объекта обложения налогом на доходы физических лиц необходимо применять так называемый натуральный коэффициент, который рассчитывается в соответствии с п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса по формуле

К = 100 : (100 — Сн),

где К — коэффициент;

Сн — ставка налога на доходы физических лиц.

При ставке налога 15% коэффициент составляет 1,176471; при ставке 17% — 1,204819.

Расчет объекта налогообложения и сумм налога на доходы физических лиц предусмотрен формой Отчета с обязательным ознакомлением под роспись подотчетного лица.

Рассмотрим это на примере.

Пример

В ООО «Химмонтаж» согласно Положению о служебной командировке на 2014 г. наладчикам оборудования установлена сумма выплаты суточных при командировках по территории Украины из расчета 350 грн. в день.

Согласно авансовому отчету наладчика П. от 17.02.2014 г. его командировочные расходы (цельвыполнение работ по наладке оборудования заказчика) составили:

суточные расходы4200 грн. (350 грн. х 12);

расходы на проезд368 грн. (в том числе НДС60 грн.);

расходы на проживание1600 грн.

Срок командировки12 дней (с 3 по 14 февраля 2014 г.).

Из кассы 03.02.2014 г. работнику П. выдан аванс на командировку в размере 4500 грн.

Окончательный расчет с ним осуществлен 17.02.2014 г.выдана из кассы сумма в размере 1668 грн. (6168 грн. – 4500 грн.).

В данном случае суточные выплачены предприятием в размере большем, чем предусмотрено Налоговым кодексом. Сумма превышения составляет 1276,80 грн. (4200 грн.(243,60 грн. х 12)). Умножаем эту сумму на натуральный коэффициент и определяем тем самым объект обложения налогом на доходы физических лиц: 1276,80 грн. х 1,176471 = 1502,12 грн. Сумма налога, подлежащая удержанию из дохода (заработной платы) работника, составляет 225,32 грн. (1502,12 грн. х 15%).

Рассмотрим отражение командировочных расходов в таблице.


п/п

Содержание
хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Дебет

Кредит

Сумма, грн.

Доходы

Расходы

1

Выдан аванс на командировку 03.02.2014 г.

372

301

4500,00

-

-

2

Отражены в соответствии с Отчетом:

 

2.1

суточные в пределах норм, установленных Налоговым кодексом

23*

372

2923,20

-

2923,20*

2.2

суточные в сумме сверх норм, установленных Налоговым кодексом

949

372

1276,80

-

-

2.3

расходы на проезд

23*

372

308,00

-

308,00*

2.4

сумма НДС с расходов на проезд, отнесенная к налоговому кредиту на основании транспортного билета

641

372

60

-

-

2.5

расходы на проживание

23*

372

1600,00

-

1600,00*

3

Возмещен подотчетному лицу 17.02.2014 г. перерасход денежных средств по авансовому отчету

372

301

1668,00

-

-

4

Начислен подлежащий удержанию из заработной платы за февраль 2014 г. налог на доходы физических лиц с суммы израсходованных суточных сверх установленных Налоговым кодексом норм

661

641/НДФЛ

225,32**

-

-

*Поскольку расходы наладчика П. связаны непосредственно с выполнением работ, расходы аккумулируются на счете 23 «Производство» с последующим отнесением на субсчет 903 «Себестоимость реализованных работ и услуг». В налоговом учете в соответствии с п. 138.4 ст. 138 Налогового кодекса расходы, формирующие себестоимость товаров (работ, услуг), признаются расходами того периода, в котором признаны доходы.

**Данная сумма налога на доходы физических лиц (как и начисленный доход в размере 1502,12 грн.) подлежит отражению в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с применением признака дохода 126 «Доход, полученный плательщиком налога как дополнительное благо (кроме случаев, предусмотренных статьей 165 раздела IV Кодекса) (подпункт 164.2.17 пункта 164.2 статьи 164 раздела IV Кодекса)».

 

Порядок контроля за выдачей и использованием денежных средств на командировку

Главой 7 Положения № 637 определен механизм контроля за соблюдением порядка проведения наличных расчетов, в том числе проверки порядка выдачи наличных под отчет (на командировку). Основные этапы контроля следующие:

  • анализируется порядок выдачи предприятиями сумм под отчет, выявляются факты неправомерной выдачи наличных под отчет работникам, которые полностью не рассчитались за предварительно выданные им денежные средства, факты несвоевременной отчетности, а также случаи передачи подотчетных средств одним работником другому. Из этого следует, что если работник не отчитался за ранее выданные ему денежные средства независимо от того, на какие цели они были выданы (хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, командировку), то выдача денежных средств на командировку в таком случае запрещена. Также является нарушением передача под-отчета — то есть если денежные средства выданы одному сотруднику, а Отчет составлен другим;
  • рекомендуется при проверке использовать данные бухгалтерских регистров. Для расчетов с подотчетными лицами Инструкцией № 291 предусмотрен субсчет 372, который так и называется — «Расчеты с подотчетными лицами». Поэтому вполне логично при проверке анализировать аналитические данные к субсчету 372 в разрезе дат, подотчетных лиц, направления использования денежных средств. Кредитовое сальдо свидетельствует о перерасходе подотчетного лица по Отчету, а дебетовое — о задолженности подотчетного лица перед предприятием, что может привести к возникновению объекта обложения налогом на доходы физических лиц (в соответствии с требованиями п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса). Кроме того, аналитические данные по движению подотчетных сумм позволяют установить, соблюдены ли сроки представления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств, поскольку при несвоевременном его представлении также возникает объект обложения налогом на доходы физических лиц;
  • устанавливается достоверность документов, подтверждающих уплату денежных средств, которые приложены к Отчету;
  • при использовании в командировке значительных денежных средств на хозяйственные нужды необходимо обратить внимание на полноту и своевременность представления Отчета;
  • изучаются документы, являющиеся основанием для выдачи денежных средств на командировку (приказы, распоряжения);
  • выявляются факты представления Отчета в бухгалтерию в установленные сроки, но без одновременного возврата в кассу неиспользованных денежных средств, что является нарушением порядка выдачи наличных под отчет и их использования.

Ответственность за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, а также за несвоевременное представление Отчета

За несоблюдение действующих требований нормативно-правовых актов, регулирующих расходование командировочных средств, порядок и сроки представления Отчета, предусмотрена финансовая ответственность субъектов хозяйствования согласно ст. 1 Указа № 436:

  • за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу денежной наличности под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам — в размере 25% выданных под отчет сумм;
  • за проведение наличных расчетов без представления получателем денежных средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), подтверждающего уплату покупателем денежной наличности, — в размере уплаченных денежных средств (эта ситуация возникает в случае, если к Отчету не приложены надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие уплату денежных средств);
  • за превышение установленных лимитов остатка наличных в кассев двукратном размере сумм выявленных наличных сверх лимита кассы за каждый день.

Командировочные расходы: налог на прибыль

Расходы на служебные командировки учитываются при определении объекта налогообложения при условии соблюдения норм пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса, а именно:

  • командировка осуществляется физическими лицами, состоящими в трудовых отношениях с предприятием или являющимися членами его руководящих органов;
  • в налоговые расходы включаются расходы на проезд как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки; на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также на питание или бытовые услуги, включенные в счета на проживание; на наем других жилых помещений; на оплату телефонных разговоров; на оформление загранпаспортов, виз, обязательное страхование; другие расходы, связанные с правилами въезда и нахождения в месте командировки;
  • вышеперечисленные расходы должны подтверждаться соответствующими расчетно-платежными документами с указанием их суммы (кассовые чеки, квитанции, транспортные билеты и пр.);
  • расходы на питание и финансирование других собственных нужд командируемых лиц (суточные расходы) для работников хозрасчетных предприятий включаются в состав налоговых расходов в размере не более 0,2 минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного года (в 2014 г. — 243,60 грн.) в расчете за каждый календарный день такой командировки в пределах Украины, и не более 0,75 аналогичного показателя (в 2014 г. — 913,50 грн.) при командировке за рубеж. Согласно абзацу четвертому пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса отнесение суточных в вышеуказанных размерах не требует документального подтверждения. Вместе с тем предприятия исходя из своего финансового положения имеют право самостоятельно устанавливать суточные расходы в размерах меньше (больше) приведенных, зафиксировав это в приказе по предприятию. Однако в состав налоговых расходов суточные не будут включаться в размере выше, чем разрешено нормами Налогового кодекса;
  • при командировках в пределах Украины, а также в страны, для въезда на территорию которых гражданам Украины не требуется наличия визы, суммы суточных определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (транспортные билеты, гостиничные счета). При командировках в страны, где обязательно наличие визы, суточные определяются согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного служебного лица Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе. Если такие подтверждающие документы отсутствуют или в загранпаспорте (заменяющем его документе) нет отметки служебного лица Госпогранслужбы Украины, то сумма суточных не включается в состав расходов предприятия;
  • командировочные расходы могут включаться в состав расходов при наличии документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью предприятия. Такими документами могут быть: заключенный договор (контракт); другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения (например, протокол намерений); приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия; документы, свидетельствующие об участии командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, то предприятие обязано по запросу контролирующего органа обеспечить их перевод.

Документы, подтверждающие осуществление командировочных расходов

Как уже указывалось, по возвращении из служебной командировки работник (подотчетное лицо) обязан представить в бухгалтерию Отчет с прилагаемыми документами, подтверждающими использование денежных средств. Кроме того, если положением о служебной командировке предусмотрено предварительное визирование Отчета непосредственным руководителем работника (начальником цеха, отдела, сектора), Отчет или служебная записка к нему (ее составление также может предусматриваться внутренними документами на предприятии) должны быть подписаны таким руководителем. Как правило, это процедура вводится для более жесткого контроля расходования денежных средств предприятия.

К Отчету прилагаются:

  • документы, подтверждающие прибытие работника к месту командировки. В пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса нет упоминаний о необходимости подтверждения командировочным удостоверением прибытия работника к месту командировки. Тем более что приказ № 260 об утверждении формы этого удостоверения утратил силу еще в 2011 г. Однако предприятия имеют право использовать самостоятельно разработанную форму командировочного удостоверения или аналогичный самостоятельно разработанный документ (например, маршрутный лист, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии с указанием даты). Вместе с тем Налоговый кодекс предусматривает определение срока нахождения в командировке в соответствии с датами, указанными в приказе о командировке, транспортных билетах, гостиничных счетах, отметках Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте;
  • документы, подтверждающие осуществление транспортных расходов:
  • автомобильным транспортом — талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью, соответствующие требованиям п. 2.5 Положения № 614. Если такие документы не выдаются или выдаются без нанесения соответствующих реквизитов печатным способом, то необходим чек РРО;
  • железнодорожным и авиационным транспортом — транспортные билеты установленных форм;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание. Таким документом является гостиничный счет или счета от других субъектов хозяйствования, предоставляющих услуги по проживанию и размещению физических лиц. Форма такого счета (форма № 4-г) утверждена приказом № 230. Помимо этого необходим фискальный кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру — в случае если услуги предоставляются юридическим лицом или физическим лицом — предпринимателем, находящимся на общей системе налогообложения, или расчетный документ, составленный в произвольной форме, но с заполнением всех соответствующих реквизитов — в случае если услуги предоставляются предпринимателем на упрощенной системе налогообложения;
  • прочие документы, подтверждающие связь командировочных расходов с деятельностью предприятия.

«Горячие линии»

Дата: 1 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42