РРО. Наличные

Кассовая дисциплина на предприятии

Почти каждое предприятие осуществляет операции с наличными в национальной валюте Украины — получает их за проданные товары (работы, услуги), выплачивает заработную плату, выдает наличные под отчет работникам на командировку и т. п.
Основным нормативным документом, устанавливающим правила в сфере наличных расчетов в кассе предприятия, является Положение № 637. Соблюдение предприятием таких правил принято называть кассовой дисциплиной.
Рассмотрим основные аспекты кассовой дисциплины на предприятии.


Касса

Касса — помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения № 637).

Требования, которым должно соответствовать такое помещение (место), нормативными документами не установлены. Поэтому каждое предприятие решает этот вопрос по собственному усмотрению.

При этом следует учитывать требования п. 4.1 Положения № 637, согласно которому руководители предприятий должны обеспечить надлежащее обустройство кассы и надежное хранение наличных денежных средств в ней. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности денежных средств, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Например, помещение (место) кассы может быть изолировано, оборудовано сигнализацией, сейфом и т. п.

Выделение помещения (места) кассы целесообразно оформить приказом по предприятию. Как правило, на предприятии действует одна касса. Если же у предприятия есть обособленные подразделения, дополнительная касса может быть в таких подразделениях. При этом касса предприятия будет центральной (основной), а кассы обособленных подразделений — дополнительными.

Кассовая книга и другие кассовые документы

Все кассовые операции предприятия (выдача и получение наличных) должны оформляться кассовыми документами, к которым относятся:

так называемые первичные кассовые документы, которыми оформляется получение и выдача денег (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости на выплату денег, ведомости закупки сельскохозяйственной продукции и т. п.);

соответствующие журналы установленной формы для регистрации указанных документов. Журналы ведутся отдельно по приходным и расходным операциям (п. 3.11 Положения № 637);

книги учета (кассовая книга, применяемая предприятиями, книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег, которая применяется предприятиями, где есть несколько касс и старший кассир из центральной кассы выдает наличные другим кассирам, книга учета расчетных операций (для предприятий, применяющих РРО, с целью учета операций, осуществ-ленных через РРО), книга учета доходов и расходов, которая применяется физическими лицами — предпринимателями).

Формы большинства из этих документов приведены в приложениях к Положению № 637.

Отдельно остановимся на особенностях оформления кассовой книги. В соответствии с п. 4.2 вышеуказанного Положения страницы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество страниц в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Предприятия могут вести кассовую книгу также в электронной форме. Требования к ведению кассовой книги в электронной форме приведены в п. 4.4 Положения № 637. Это же касается журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 3.11 Положения № 637, письмо № 11-117/708-1645). Приходные и расходные кассовые документы могут заполняться в том числе с помощью компьютерных средств (печататься на компьютере). При этом отрывная часть приходного кассового ордера на предприятии должна храниться в бумажном виде.

В общем процедура оформления кассовых операций кассовыми документами такова.

Бухгалтер выписывает первичный кассовый документ (приходный, расходный кассовый ордер и т. п.) и регистрирует в соответствующем журнале регистрации.

Согласно п. 3.12 Положения № 637 первичный кассовый документ передается кассиру, после чего по нему получаются или выдаются наличные. Дальше кассир подписывает первичный кассовый документ, а на прилагаемых к нему документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

На основании первичных кассовых документов в день поступления или выдачи наличных заполняется кассовая книга. Ежедневно в конце рабочего дня кассир суммирует операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге (п. 4.3 Положения № 637).

Более подробно ознакомиться с порядком ведения кассовой книги можно в пунктах 4.1 — 4.5 указанного Положения.

Кассир

Кассирэто работник предприятия, на которого возложены обязанности осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, сохранять в кассе все принятые ценности, вести кассовую книгу и т. п. 

Квалификационные требования, предъявляемые к кассиру, профессиональные задания и обязанности приведены в п. 8 подраздела «Квалификационные характеристики. Технические служащие» раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» СКХПР.

Отметим, что СКХПР предназначен прежде всего для разработки должностных инструкций работникам, которые закрепляют их обязанности, права и ответственность (п. 4 подраздела «Общие положения Справочника квалификационных характеристик профессий работников» раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» СКХПР). Кроме того, п. 4 Положения № 637 установлены обязанности кассира.

Таким образом, на основании указанных норм СКХПР и Положения № 637 каждое предприятие разрабатывает должностную инструкцию кассира.

Руководитель предприятия при зачислении на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под подпись с требованиями Положения № 637 (п. 4.7 этого Положения). Поэтому знать требования этого Положения и других нормативных документов по кассовой дисциплине — также обязанность кассира. Кассир в соответствии с законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 4.8 указанного Положения).

Если на предприятии есть несколько касс и, соответственно, несколько кассиров, то один из них будет старшим кассиром, другие — просто кассирами.

Согласно п. 4.6 Положения № 637 старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом нужную для расходных операций сумму наличных под подпись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег, которую ведет старший кассир. Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Следует отметить, что если объем кассовых операций предприятия незначителен, то не всегда предусматривается должность кассира штатным расписанием. В этом случае согласно п. 4.8 Положения № 637 обязанности кассира возлагают в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Это же касается предприятий, имеющих обособленные подразделения или обслуживаемые централизованными бухгалтериями, относительно оплаты труда, выплаты пособия по временной нетрудоспособности, стипендий и премий (п. 4.9 Положения № 637).

Если же на предприятии нет других работников, кроме руководителя, то именно руководитель имеет право подписывать все кассовые документы единолично (письмо № 11-117/708-1645). То есть руководитель должен исполнять все обязанности кассира, включая ведение кассовой книги. Правда, заключать договор о полной материальной ответственности руководителя с самим собой нет смысла.

Лимит остатка наличных в кассе

В соответствии с п. 1.2 Положения № 637 лимит остатка наличных в кассе (далеелимит кассы)предельный размер суммы наличных, который может оставаться в кассе  в нерабочее время.

Это означает, что если такой лимит установлен, допустим, в размере 500 грн., то по окончании рабочего дня в кассе не должна оставаться большая сумма. Сумму, превышающую лимит, нужно сдавать в банковские учреждения для зачисления на банковские счета предприятия.

Согласно п. 5.2 Положения № 637 лимит кассы устанавливается предприятием самостоятельно и оформляется Расчетом установления лимита остатка наличных в кассе по форме приложения 8 к этому Положению, который подписывается главным (старшим) бухгалтером и руководителем предприятия (или уполномоченным им лицом), а также приказом руководителя об установлении лимита.

Приведем образцы составления Расчета и приказа.

Образец 1

 

Образец 2

 

Методика расчета лимита определена п. 5.3 Положения № 637. Лимит рассчитывают по одному из двух методов:

  • среднедневному поступлению наличных в кассу (в этом случае заполняются только строки 1 и 2 табл. 1 Расчета);
  • среднедневной выдаче наличных из кассы (в этом случае заполняются строки 3 и 4 табл. 1 Расчета, а в строках 1 и 2 ставится прочерк).

Расчет лимита осуществляется следующим образом: общая сумма поступлений или выдач из кассы за три любых месяца подряд из последних 12 делится на количество рабочих дней за эти три месяца и получаются среднедневные поступления или выдачи (строки 2 и 4 Расчета). Рассчитанная в строке 2 или 4 Расчета среднедневная величина является лимитом кассы, который переносится в табл. 2 Расчета. Однако если такой показатель равен нулю или не больше 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (170 грн.), предприятие может установить лимит кассы в большем размере, но не больше 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (170 грн.). То есть если в строке 2 или 4 будет стоять величина от 0 до 170 грн., например 80 грн., то лимит кассы предприятие может установить в большей сумме — 90 грн., 100 грн., 120 грн. и т. п., но не больше 170 грн.

Причем главой 5 Положения № 637 для отдельных предприятий предусмотрены специфические особенности расчета, а именно для:

  • предприятий, которые только начинают свою деятельность или которые раньше осуществляли только безналичные расчеты и начинают осуществлять наличные, — применяются прогнозные расчеты (п. 5.2);
  • небанковских финансовых учреждений и операторов почтовой связи (п. 5.4);
  • предприятий, производящих и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию (п. 5.5);
  • религиозных организаций (п. 5.6);
  • бюджетных учреждений и организаций, которые обслуживаются Госказначейством Украины (п. 5.7).

Для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет установления лимита остатка наличных в кассе.

Согласно п. 5.8 Положения № 637 если предприятие не установит такой лимит, то он будет считаться нулевым.

Неразрывно связан с вопросом установления лимитов вопрос срока сдачи наличных для их зачисления на счета в банках, регулирующийся п. 5.1 указанного Положения. Сроки сдачи определяются предприятием и устанавливаются по согласованию с соответствующим банком (в котором открыт счет предприятия, на который зачисляются денежные средства), о чем указывается в договорах банковского счета между предприятиями и банками.

В обязательном порядке подлежат сдаче в банк наличные, превышающие установленный лимит кассы.

Вместе с тем согласно п. 5.9 Положения № 637 наличные денежные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Не считаются сверхлимитными в день их поступления и те наличные денежные средства, которые поступили в кассы предприятий в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на следующий рабочий день банка и предприятия или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий рабочий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Например, если лимит кассы установлен предприятием на уровне 500 грн., в течение дня на предприятие поступило 600 грн. и на конец дня остаток наличных в кассе составлял 600 грн., то превышение лимита 100 грн. (600 — 500 грн.) не будет считаться сверхлимитным, если на следующий рабочий день сумма превышения будет сдаваться в банк или использоваться на нужды предприятия.

Следует отметить, что согласно п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право сохранять в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Для проведения этих выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов наличные могут храниться в их кассах сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Суммы наличных, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных выше сроков, возвращаются предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

Предприятие имеет право хранить в кассе наличные для выплат, которые относятся к фонду оплаты труда и осуществляются за счет выручки, сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег.

Штраф за превышение установленных лимитов остатка наличных в кассах устанавливается в двукратном размере сумм выявленных сверхлимитных наличных за каждый день (п. 1 Указа № 436). То есть если лимит превышен за один день на сумму 100 грн., сумма штрафа составит 200 грн. (100 грн. х 2). Если лимит превышен на сумму 100 грн. за два дня, штраф составит 400 грн. (100 грн. х 2 х 2 дня). 

Ограничение наличных расчетов

Согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и/-или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в границах предельных сумм расчетов наличными, установленных соответствующим постановлением Правления Нацбанка Украины. В настоящее время такие ограничения установлены постановлением № 210 (касаются расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных денежных средств, полученных с помощью электронного платежного средства) для:

  • предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня в размере 10 000 грн.;
  • физического лица с предприятием (предпринимателем) в течение одного дня за товары (работы, услуги) в размере 150 000 грн.;
  • физических лиц между собой по договорам купли-продажи, подлежащим нотариальному удостоверению, в размере 150 000 грн.

Эти ограничения распространяются также на случаи, когда работник за свои наличные денежные средства приобретает для предприятия товары (работы, услуги), а предприятие со временем возмещает эти денежные средства работнику (письмо № 27-011/3958).

Причем количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается. Например, если предприятие осуществляло в течение дня наличные расчеты с двумя другими предприятиями или предпринимателями, то сумма таких расчетов и с первым, и со вторым не должна превышать 10 000 грн. То есть установленная предельная сумма касается наличных расчетов предприятия с каждым отдельным контрагентом в течение дня, а не со всеми вместе.

Платежи сверх установленных предельных сумм проводятся через банки или небанковские финансовые учреждения, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод денежных средств без открытия счета, путем перечисления денежных средств с текущего счета на текущий счет или внесения в банк для дальнейшего их перечисления на текущие счета.

То есть если сумма расчета предприятия с другим предприятием в течение дня составляет, например, 15 000 грн., то наличными в течение одного дня можно рассчитаться только на сумму 10 000 грн., а 5000 грн. придется провести через банковское учреждение.

За превышение установленных лимитов расчетов наличными согласно ст. 16315 КоАП предусмотрено наложение административного штрафа на соответствующее должностное лицо предприятия от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700 — 3400 грн.). Если же лицо в течение года уже привлекали к административной ответственности за такое же нарушение, то размер штрафа значительно возрастает — от 500 до 1000 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (8500 — 17 000 грн.).

Нужно также отметить, что вышеуказанные ограничения не распространяются на: расчеты предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами, добровольные пожертвования и благотворительную помощь, использование денежных средств, выданных на командировку.

То есть если предприятие вносит благотворительную помощь в кассу благотворительного фонда, сумма такой помощи в течение дня может превышать 10 000 грн.

Отдельные аспекты применения этого ограничения рассмотрены также в письмах № 11-116/3159, № 11-117/21669, № 11-117/22683, № 48-104/18191 и т. п.

Прием наличных в кассу

Согласно п. 2.6 Положения № 637 все наличные, поступающие в кассы, должны своевременно (в день получения наличных денежных средств) и в полной сумме оприходоваться. Оприходованием наличных в кассах предприятий, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги согласно требованиям главы 4 этого Положения, является осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Прием наличных в кассы проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3 Положения № 637). Относительно приема предприятиями наличных в кассу по приходным кассовым ордерам выдается удостоверенная оттиском печати этого предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера) за подписью главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

Отметим, что печать ставится полностью только на квитанции — на отрывной части приходного кассового ордера. Она не должная «разрываться» — ставиться частично на квитанции и частично на приходном кассовом ордере.

Во время работы с наличными кассиры (лица, выполняющие их функции) руководствуются Правилами № 422.

Выдача наличных из кассы

В соответствии с п. 3.4 Положения № 637 выдача наличных из касс производится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, которые подписываются руководителем и главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем. Особенности оформления этих документов регламентированы пунктами 3.4 — 3.6 указанного Положения, а также содержатся в письме № 11-117/1363/4874.

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины

За нарушение отдельных вопросов кассовой дисциплины на предприятии предусмотрены штрафные санкции, установленные прежде всего Указом № 436, в частности:

штраф за неоприходование (неполное и/или несвоевременное) оприходование в кассах наличныхв пятикратном размере неоприходованной суммы.

В соответствии с п. 2.6 Положения № 637 оприходованием наличных в кассах предприятий, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги согласно требованиям главы 4 этого Положения, является осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Например, если наличные в сумме 1000 грн. были получены в кассу 05.06.2014 г., а фактически отражены в кассовой книге 06.06.2014 г., имеем факт несвоевременного оприходования наличных, за что предусмотрен штраф 5000 грн. (1000 грн. х 5);

  • штраф за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных денежных средств под отчет без полной отчетности о ранее выданных денежных средствахв размере 25% выданных под отчет сумм.

Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных денежных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств под отчет.

Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданы наличные под отчет на эти задачи, может быть продлен до истечения срока командировки.

Например, если предприятие выдало подотчетному лицу под отчет наличные в сумме 200 грн., но это лицо не отчиталось за ранее полученные денежные средства, штраф составляет 50 грн. (200 грн. х 25%).

Вместе с тем согласно п. 7.39 Положения № 637 представление отчетов об использовании денежных средств с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, имеющим документальное подтверждение. То есть превысить указанные сроки без опасности получить штраф можно, если на это будут уважительные причины (болезнь и т. п.);

  • штраф за проведение наличных расчетов без представления получателем денежных средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другому письменному документу), который бы подтверждал уплату покупателем наличных денежных средств,в размере уплаченных денежных средств.

Указанная норма Указа № 436 предусматривает применение к субъекту хозяйствования финансовых санкций за нарушение им порядка отражения в учетных документах кассы предприятия израсходованных подотчетными лицами наличных без представления ими подтверждающих документов (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, других письменных документов).

Таким образом, эта норма не касается взаимоотношений между покупателями и продавцами товаров (работ), услуг при проведении ими расчетных операций.

А штрафная санкция применяется к субъектам хозяйствования, которые ведут учет кассовых операций с нарушением нормы, установленной п. 7.41 Положения № 637, в которой указано, что при проверке правильности оформления выдач наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливается достоверность подтверждающих документов, которые прилагаются к отчетам об использовании денежных средств.

Отдельные вопросы, связанные с наложением штрафов, рассмотрены также в письме № 11-117/982-3354.

«Горячие линии»

Дата: 29 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42