НДФЛ

Предоставление налогоплательщиками документов при проверке

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса).

Согласно п. 20.1 ст. 20 этого Кодекса контролирующие органы имеют право, в частности:

  • проводить в соответствии с законодательством проверки и сверки налогоплательщиков (кроме Нацбанка Украины), в том числе после проведения процедур таможенного контроля и/или таможенного оформления (пп. 20.1.4);
  • запрашивать и изучать при проведении проверок первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, регистры, финансовую, статистическую и другую отчетность, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы (пп. 20.1.6);
  • проводить контрольные расчетные операции до начала проверки налогоплательщика по соблюдению им порядка проведения наличных расчетов и применения регистраторов расчетных операций (пп. 20.1.11).

Подпунктом 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Налогового кодекса установлено, что документальной проверкой считается проверка, предметом которой являются своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех предусмотренных этим Кодексом налогов и сборов, а также соблюдение валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, соблюдение работодателем законодательства по заключению трудового договора, оформлению трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Указанная проверка проводится на основании налоговых деклараций (расчетов), финансовой, статистической и другой отчетности, регистров налогового и бухгалтерского учета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, используемых в бухгалтерском и налоговом учете и связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, а также полученных в установленном законодательством порядке контролирующим органом документов и налоговой информации, в том числе по результатам проверок других налогоплательщиков.

Рассмотрим порядок предоставления документов при проведении документальных проверок, получения их копий, право плательщика на учет контролирующими органами документов, предоставленных при проверке, а также передачи их в архив, сроки хранения некоторых документов и их исчисление, особенности восстановления в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов.

Основания для выводов и предоставления документов при проведении проверок

Для должностных лиц контролирующих органов согласно п. 83.1 ст. 83 Налогового кодекса при проведении проверок основаниями для выводов являются: документы, определенные этим Кодексом, налоговая информация, экспертные заключения, судебные решения, другие материалы, полученные в порядке и способом, предусмотренными указанным Кодексом или другими законами, контроль за соблюдением которых возложен на контролирующие органы.

Налоговый контроль - система мер, предпринимаемых контролирующими органами с целью контроля правильности начисления, полноты и своевременности уплаты налогов и сборов, а также соблюдения законодательства по вопросам регулирования обращения денежной наличности, проведения расчетных и кассовых операций, патентования, лицензирования и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы (п. 61.1 ст. 61 Налогового кодекса).

Согласно п. 85.1 ст. 85 указанного Кодекса установлен запрет затребования документов от налогоплательщика какими-либо должностными (служебными) лицами контролирующих органов в случаях, не предусмотренных этим Кодексом.

Вместе с тем налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, относящиеся или связанные с предметом проверки (п. 85.2 указанной статьи).

Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

При этом крупный налогоплательщик обязан также предоставить в электронной форме с соблюдением условия регистрации электронной подписи подотчетных лиц копии документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (если такие документы создаются им в электронной форме), не позднее рабочего дня, следующего за днем начала документальной выездной плановой, внеплановой проверки, документальной невыездной проверки.

Документы, содержащие коммерческую тайну или являющиеся конфиденциальными, передаются отдельно с указанием получившего их  должностного (служебного) лица. Передача таких документов для их осмотра, изучения и их возврат оформляются актом в произвольной форме, который подписывают должностное (служебное) лицо контролирующего органа и налогоплательщик (его представитель) (п. 85.3 ст. 85 Налогового кодекса).

В случае если до начала или при проведении проверки оригиналы первичных документов, учетных и других регистров, финансовой и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, а также выполнения требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, были изъяты правоохранительными и другими органами, указанные органы обязаны предоставить для проведения проверки контролирующему органу копии указанных документов или обеспечить доступ к проверке таких документов (п. 85.9 вышеуказанной статьи).

Такие копии, удостоверенные печатью и подписями должностных (служебных) лиц правоохранительных и других органов, которыми было осуществлено изъятие оригиналов документов, или которым был обеспечен доступ к проверке изъятых документов, должны быть предоставлены в течение трех рабочих дней со дня получения письменного запроса контролирующего органа.

В таком случае сроки проведения проверки, в том числе начатой, переносятся до даты получения указанных копий документов или обеспечения доступа к ним.

Порядок получения при проверке копий документов

Согласно п. 85.4 ст. 85 Налогового кодекса при проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

При этом п. 85.5 вышеуказанной статьи запрещается изъятие оригиналов первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.

Аналогичные нормы предусмотрены и Законом о бухучете. Так, копии первичных документов  и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия лишь по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются в порядке, установленном законодательством.

Изъятие оригиналов таких документов и регистров запрещено, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством (часть девятая ст. 9 указанного Закона).

Первичные документы в бухучете и передача их в архив

Согласно части третьей ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не меньше трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Частью шестой указанной статьи предусмотрено, что руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов.

Первичный документдокумент, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление (ст. 1 Закона о бухучете).

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, установлен Положением № 88.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ; название документа (формы); дата и место составления; содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении); должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная или электронная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра; номер документа; основание для осуществления операций; данные о документе,  удостоверяющем лицо-получателя, и т. п. (п. 2.4 Положения № 88).

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерчиванию.

Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

При составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы (часть восьмая ст. 9 Закона о бухучете).

В соответствии с разделом 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия, учреждения должны хранить их в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

Первичные документы текущего месяца,  прошедшие обработку вручную и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В соответствии со ст. 31 Закона № 3814 государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов,  накопившихся за время их деятельности, использования сведений,  содержащихся в этих документах, для служебных, производственных, научных и иных целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан. Указанные юридические лица передают документы текущего делопроизводства в свои архивные подразделения в порядке, установленном Минюстом Украины.

В письме № 01.2/2855 указано, что порядок работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на архивное хранение установлен Правилами № 16. Подпунктом 3.3.1 п. 3.3 этих Правил определено, что документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив учреждения хранятся по месту формирования дел. В небольших учреждениях дела хранятся централизованно в службе делопроизводства. Сохранность обеспечивается руководителем структурного подразделения и должностным лицом, ответственным за делопроизводство в указанном подразделении.

Сроки хранения документов и их исчисление

Согласно п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

В соответствии с п. 1.3 Перечня № 578/5 состав и сроки хранения документов, создаваемых в организациях определенной отрасли или сфере деятельности, определяются ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения, которые утверждаются соответствующими государственными органами, центральными органами и учреждениями по согласованию с Государственной архивной службой Украины.

Сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, минимальны, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных этим Перечнем, допускается в случае, если эта потребность вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Согласно Перечню № 578/5 срок хранения первичных и бухгалтерских документов составляет три года при условии завершения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (расхождений), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам документы хранятся до принятия окончательного решения. Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, хранятся пять лет.

Сроки хранения некоторых документов, определенные Перечнем № 578/5, приведены в таблице.

Номер статьи

Виды документов

Срок хранения документов

в организациях, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда

в организациях, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда

278

Документы (отчеты, расчеты, перерасчеты, расчетные книжки) о применении регистраторов расчетных операций

5 лет

 

5 лет

 

336

Первичные документы и приложения к ним,  фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 года1, 2

3 года1, 2

337

Регистры счетов к оплате

3 года1, 2

3 года1, 2

341

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе проверок кассы, правильности взимания налогов и т. п.

5 лет

5 лет

351

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разработочные таблицы и т. п.)

3 года1, 2

3 года1, 2

352

Книги, журналы, карточки учета:

 

 

а) ценных бумаг

Постоянно

До ликвидации организации

б) договоров, соглашений кредитных, поручительства, залога, гарантии, перевода долга

5 лет1, 2, 3

5 лет 1, 2, 3

в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и т. п.

3 года1, 2, 3

3 года1, 2, 3

г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)

3 года1, 2

3 года1, 2

ґ) погашенных векселей

3 года1, 2

3 года1, 2

д) исполнительных листов

5 лет

5 лет

353

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 года1

3 года1

Примечания.

 

1 При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали денежные средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество,ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров,  возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам хранятся до принятия окончательного решения.
2
Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу,
5 лет.
3 По истечении срока действия последнего договора, соглашения.

 

Восстановление документов в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения

В соответствии с п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 этой статьи, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном этим Кодексом для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.

При этом налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы  в течение 90 календарных дней со дня, наступающего за днем поступления уведомления в контролирующий орган. 

В случае невозможности проведения проверки налогоплательщика из-за утери (повреждения) документов сроки проведения таких проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах вышеуказанного срока.

Вместе с тем п. 6.10 Положения № 88 предусмотрено, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.

Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями, в 10-дневный срок.

Порядком № 1004 запрещено уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности. Именно на этом запрете основывается потребность в экспертизе при отборе документов на уничтожение. В соответствии с п. 3 этого Порядка экспертиза ценности документов проводится экспертными и экспертно-проверочными комиссиями при участии владельца документов или уполномоченного им лица.

Согласно пп. 4.5.6 п. 4.5 Правил № 16 отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после сводных описей дел учреждения за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией учреждения одновременно. Одобренные этой комиссией описи дел, акты об изъятии для уничтожения документов вместе представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Одобренные ею описи дел постоянного хранения, а также согласованные ею описи дел из личного состава и акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение-фондообразователь имеет право уничтожать документы.

Следует заметить, что ст. 121 Налогового кодекса предусмотрена финансовая ответственность налогоплательщика за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности,  других документов по вопросам  исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставления налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, преду-смотренных этим Кодексом. Сумма штрафа в настоящее время составляет 510 грн., а в случае повторного совершения1020 грн.

Право плательщика на учет документов, предоставленных при проверке

Согласно п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса в случае если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющее проверку, отказывается по каким-либо причинам от учета документов, предоставленных налогоплательщиком при проведении проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки направить письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения или предоставить непосредственно в контролирующий орган, который назначил проведение проверки, копии таких документов (заверенные печатью налогоплательщика (при наличии печати) и подписью налогоплательщика — физического лица или должностного лица налогоплательщика — юридического лица).

В течение пяти рабочих дней со дня получения акта проверки налогоплательщик имеет право предоставить в контролирующий орган, который назначил проверку, документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности.

Если при проведении проверки налогоплательщик предоставляет документы менее чем за три дня до дня ее завершения, или когда направленные  в предусмотренном абзацем первым п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса порядке документы поступили в контролирующий орган менее чем за три дня до дня завершения проверки, проведение проверки продлевается на срок, определенный ст. 82 этого Кодекса.

В случае если направленные в предусмотренном абзацем первом п. 44.7 ст. 44 Налогового кодекса порядке документы поступили в контролирующий орган после завершения проверки, или в случае предоставления таких документов согласно абзацу второму этого пункта, контролирующий орган вправе не принимать решение по результатам проведенной проверки и назначить внеплановую документальную проверку такого налогоплательщика.

 

«Горячие линии»

Дата: 15 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42