Новости

Основные средства: отражение в балансе согласно правилам МСФО

Основной задачей этой статьи является ознакомление читателей с требованиями международных стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности к отражению в балансе предприятия основных средств (далее — ОС). Приоритетными вопросами учета являются: первоначальное признание ОС, их амортизация, оценка наличия признаков уменьшения полезности активов и признание убытков в случае присутствия таких признаков.

 


Первичные документы и обеспечение их сохранности

Определение первичного документа дано в ст. 1 Закона о бухучете. Согласно этой статье первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Также в части первой ст. 9 этого Закона определено, что первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции, являются основанием для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы должны составляться при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Обязательные реквизиты, которые должны содержать первичные и сводные учетные документы, приведены в части второй ст. 9 Закона о бухучете.  Это:название документа (формы); дата и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать личность, принимавшую участие в осуществлении хозяйственной операции.

В части третьей ст. 8 Закона о бухучете предусмотрено, что собственники (собственник) предприятия или уполномоченный орган (должностное лицо — руководитель) несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет.

В Положении № 88 более конкретизированы требования к предприятиям по обеспечению сохранности первичных документов и учетных регистров, а именно:

  • первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы, подлежат обязательной передаче в архив предприятия. До момента передачи все эти документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пункты 6.1, 6.2);
  • первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку вручную и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива (п. 6.5);
  • хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и являющихся основанием для составления отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера (пункты 6.7, 6.8 Положения № 88).

Сроки хранения документов

Сроки хранения первичных документов, финансовой и налоговой отчетности, других документов определены в Перечне № 578/5. В соответствии с этим документом исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом их составления (п. 2.10 этого Перечня).

Например, исчисление срока хранения документов, датированных 2014 г., независимо от месяца составления начинается с 01.01.2015 г., и если срок хранения такого документа составляет, например, три года, то он истекает 01.01.2018 г. Подавляющее большинство документов, используемых предприятиями в процессе работы, имеют срок хранения три года. Но есть документы, срок хранения которых более трех лет, — 5, 10, 75 лет.

Сроки хранения для конкретных видов документов определены в соответствующих пунктах приведенной таблицы. Примечания комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Понятно, что количество документов, включенных в Перечень № 578/5, довольно большое. Поэтому в таблице приведены сроки хранения отдельных из них.

Следует добавить, что несмотря на то что с 01.02.2015 г. налоговые накладные и расчеты корректировок к ним составляются исключительно в электронном виде (п. 201.1 ст. 201 Налогового кодекса), срок хранения налоговых накладных — три года, указанный в п. 4 таблицы, применяется и к накладным в электронном виде. Закон об РРО также предусматривает создание контрольной ленты к РРО в электронном виде, срок хранения которой также три года. В обоих случаях данные документы должны храниться на электронных носителях информации в соответствии со ст. 13 Закона № 851. Согласно этой статье субъекты электронного документооборота обязаны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях (то есть на дисковых носителях, флеш-носителях и т. д.).

Налоговым кодексом также предусмотрены требования по использованию и хранению первичных документов.

Согласно п. 44.1 ст. 44 этого Кодекса налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых преду-смотрено законодательством. Пунктом 44.3 этой статьи установлено, что налогоплательщик обязан обеспечить хранение вышеприведенных документов в течение не менее 1095 дней со дня подачи соответствующей налоговой отчетности, а в случае ее неподачи — начиная с предельного срока подачи такой отчетности. Например, предприятие подало декларацию по налогу на прибыль за 2014 г. 28.01.2015 г. С этой даты и начинается отсчет 1095 дней для хранения первичных документов, подтверждающих данные налогового учета доходов и расходов. В случае неподачи указанной декларации за 2014 г. отсчет 1095 дней начинается 02.03.2015 г. (пункты 49.18 и 49.19 ст. 49 Налогового кодекса).

При проведении проверок соблюдения субъектами хозяйствования налогового законодательства часто возникают ситуации, когда результаты такой проверки становятся предметом обжалования или судебного разбирательства. В этом случае документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса.

Порядок архивирования документов

Порядок хранения документов в архивах регламентируется Правилами № 1000/5, которые распространяются как на государственные органы и органы местного само-управления, так и на предприятия, организации и учреждения независимо от форм собственности.

Приведем основные общие положения данного документа. Так, согласно части первой п. 6 Правил № 1000/5 ответственным за сохранность служебных документов и их информации, а также за функционирование системы защиты от незаконного доступа, утери, несанкционированного уничтожения документов и нарушения правил пользования документами является руководитель предприятия (учреждения, организации). А руководители структурных подразделений несут ответственность за содержание, качество подготовки и надлежащее оформление документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях. Например, за работу с первичными документами, учетными регистрами и прочей бухгалтерской документацией ответственность несет главный бухгалтер.

Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства. В малочисленных предприятиях назначается лицо, ответственное за ведение архива (часть первая п. 8 Правил № 1000/5). Руководство предприятия обязано обеспечить архив соответствующим помещением, оборудованием и кадрами (часть первая п. 10 этих Правил).

Также в вышеуказанных Правилах уделено внимание такому вопросу, как систематизация и хранение документов. В частности, в разделе IV части второй п. 2 изложены следующие общие правила, которыми необходимо руководствоваться при формировании дел, а именно: 

  • помещать в дела только исполненные документы согласно заголовкам дел в номенклатуре;
  • группировать в дела документы, исполненные в течение одного календарного года, за исключением переходных дел (которые ведутся на протяжении нескольких лет до завершения); 
  • помещать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия — заверенные в установленном порядке копии документов;
  • не допускать включения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату; 
  • включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс; 
  • отдельно группировать в дела документы в зависимости от продолжительности хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного хранения; 
  • дело постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения по объему не должно превышать 250 страниц (не более 40 мм толщиной).

Документы группируются в деле в хронологическом и/или логическом порядке (раздел IV части второй п.  4 Правил № 1000/5). Например, можно формировать документы следующим образом: за каждый месяц формируются отдельно в папки первичные документы от поставщиков и подрядчиков, накладные на отпуск товара покупателям, выписки банка с приложениями и т. д. А можно формировать документы иначе: в каждой папке, заведенной на соответствующий календарный месяц, собираются все вышеуказанные первичные документы. Так удобнее формировать дела на предприятиях с небольшим объемом документации.

Утеря документов, ответственность за  их несохранность

Как отмечалось выше, за сохранность на предприятии первичных документов, учетных регистров, отчетности отвечает главный бухгалтер. В п. 6.10 Положения № 88 приведен алгоритм действия предприятия при наступлении такого форс-мажорного обстоятельства, как утеря или уничтожение документов:

  • при пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров, отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и своим приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения;
  • для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (в случае уничтожения при пожаре — авт.);
  • результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также территориальному органу ГФС.

Первичная и другая документация является источником ведения налогового учета, исчисления и уплаты налогов, о чем также шла речь выше. Поэтому неслучайно в п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса закреп-лена обязанность налогоплательщика в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов в пятитидневный срок уведомить соответствующий орган ГФС  по месту учета в порядке, установленном этим Кодексом для представления налоговой отчетности. За необеспечение хранения первичных документов, регистров, отчетности, других документов, касающихся исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных сроков, а также непредоставление контролирующим органам документов (кроме документов, полученных из ЕРНН) или их копий при осуществлении налогового контроля согласно п. 121.1 ст. 121 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа: в размере 510 грн.; при повторном (в течение года) нарушении — в размере 1020 грн.

 

«Горячие линии»

Дата: 1 ноября, четверг
Время проведения: с 14:00 до 16:00
Контактный номер: (044) 501-06-42