Бухоблік

Первинні документи бухгалтерського обліку

20.09.2016 / 11:28

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами.
У цій статті, зокрема, розглянемо, як обліковуються господарські операції, які документи для їх підтвердження вважаються первинними. У додатках до статті наведемо форми деяких з них з прикладами заповнення.

Облік господарських операцій

Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.
Первинні документи повинні мати передбачені зазначеним Законом обов’язкові реквізити, зокрема:

  • назву документа (форми);
  • дату і місце складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону № 852, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Згідно з п. 2.7 Положення №  88 первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Розглянемо порядок оформлення найпоширеніших і найвживанішх форм первинних документів.

Акт виконаних робіт

Типову форму акта виконаних робіт органами державної влади не затверджено. Водночас форма акта має включати всі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Зразок оформлення акта виконаних робіт (наданих послуг):

 

Видаткова накладна

Видаткова накладна є одним із найбільш поширених документів, що підтверджує факт поставки (отримання) товарів, робіт (послуг). Таким документом підтверджується факт виникнення доходів і витрат у постачальників і факт отримання активів та визнання витрат за виконаними роботами (послугами) у замовників.

Форму зазначеної накладної також не затверджено чинним законодавством, проте вона має містити обов’язкові дані про постачальника, дату і місце проведення операції, зміст операції її обсяг, одиниці виміру та дані про осіб, відповідальних за її проведення.

Приклади оформлення видаткових накладних наведено у додатках № 1 та № 2.

 

 

Облік ОЗ

Наступною групою широковживаних первинних бухгалтерських документів є документи, які фіксують виникнення та перетворення в балансі основних засобів (далі — ОЗ). Типові форми обліку ОЗ затверд­жено наказом № 352, усього цим наказом затверджено 16 форм, зокрема:

ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів»;

ОЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів»;

ОЗ-3 «Акт списання основних засобів»;

ОЗ-4 «Акт на списання автотранспортних засобів»;

ОЗ-5 «Акт №  про установку, пуск та демонтаж будівельної машини»;

ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів»;

ОЗ-7 «Опис інвентарних карток по обліку основних засобів»;

ОЗ-8 «Картка обліку руху основних засобів»;

ОЗ-9 «Інвентарний список основних засобів»;

ОЗ-14 «Розрахунок амортизації основних засобів» (для промислових підприємств);

ОЗ-15 «Розрахунок амортизації основних засобів» (для будівельних організацій);

ОЗ-16 «Розрахунок амортизації по автотранспорту».

Розглянемо заповнення деяких з наведених форм.

Форма ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» застосовується для оформлення зарахування до складу ОЗ окремих об’єктів, для обліку введення їх в експлуатацію.

При оформленні приймання ОЗ акт складається в одному примірнику на кожний окремий об’єкт приймальною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника підприємства (організації). Акт після його оформлення з доданою технічною документацією, щодо даного об’єкта передається до бухгалтерії підприємства, підписується головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства, організації чи особами, на те уповноваженими.

Форму акта та приклад його заповнення наведено в додатку 3.

 

Документом, що посвідчує проведення капітального ремонту, реконструкції або модернізації ОЗ, у результаті чого збільшуються економічні вигоди від експлуатації об’єкта, або строк його корисного використання є форма ОЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів». Форма застосовується для оформлення приймання-здачі ОЗ з ремонту, реконструкції та модернізації.

Акт, підписаний працівником цеху (відділу), що уповноважений на приймання ОЗ, та представником цеху (підприємства), який виконував ремонт, реконструкцію та модернізацію, здають до бухгалтерії підприємства (організації). Акт підписується голов­ним бухгалтером та затверджується керівником підприємства, організації чи особами, на те уповноваженими. До технічного паспорта відповідного об’єкта ОЗ повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об’єкта, пов’я­зані із капітальним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.

Форму акта та приклад його заповнення наведено в додатку 4.

 

Списання ОЗ з балансу

Списання основних засобів з балансу підприємства здійснюється на підставі первинного бухгалтерського документа за формою ОЗ-3 «Акт списання основних засобів». Форма застосовується для оформлення вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні. Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, будови, організації, затверджується керівником підприємства (організації) або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад запчастин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту тощо. Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зносу та розборки будинків, споруд, демонтажу обладнання тощо, відображають в акті в розділі «Розрахунок результатів списання об’єктів».

Форму акта та приклад його заповнення наведено в додатку 5.

 

Списання автомобілів з балансу підприємства

Для списання автомобілів з балансу підприємства передбачено окремий первинний бухгалтерський документ, а саме форму ОЗ-4 «Акт на списання автотранспортних засобів». Дана форма застосовується для оформлення списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа при їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках та підписується комісією, що призначається керівником автогосподарства (підприємства) і затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, на те уповноваженою. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад матеріальних цінностей та металобрухту, що залишився в результаті списання.

Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від розборки автотранспортних засобів, відображають в розділі «Розрахунок результатів списання автомобіля (причепа, напівпричепа)». Форму акта та приклад його заповнення наведено в додатку 6.

 

 

Отже, ми розглянули основні, на наш погляд, первинні документи, що стосуються обліку ОЗ. Далі розглянемо первинні документи, що використовуються для обліку запасів.

Облік сировини та матеріалів

Типові форми з обліку сировини та матеріалів затверджено наказом № 193. Зазначимо, що цим наказом затверджено 23 форми обліку сировини і матеріалів, це, зокрема, форми:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;

М-12 «Картка №  складського обліку матеріалів»;

М-13 «Реєстр №  приймання-здачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;

М-16 «Матеріальний ярлик»;

М-17 «Акт №  про виявлені дефекти устаткування»;

М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;

М-19 «Матеріальний звіт»;

М-21 «Інвентаризаційний опис № »;

М-23 «Акт №  про витрату давальницьких матеріалів»;

М-26 «Картка обліку устаткування для установлення»;

М-28 «Лімітно-забірна картка № »;

М-28а «Лімітно-забірна картка № ».

Розглянемо деякі найбільш уживані форми.

Прибутковий ордер

Форма М-4 «Прибутковий ордер» застосовується для обліку матеріалів, які надходять на підприємство від постачальників чи з переробки. Прибутковий ордер в одному примірнику складається матеріально відповідальною особою у день надходження цінностей на склад. Розглянемо використання прибуткових ордерів на прикладі 1.

Приклад 1

У результаті списання автотранспортного засобу, легкового автомобіля Hyundai Accent, на підставі «Акта на списання автотранспортних засобів» типової форми ОЗ-4 у підприємства «Альфа» виникли матеріальні цінності (металобрухт), які було оцінено комісією, призначеною наказом по підприємству від 20.03.2014 р. № 34 у сумі 2205 грн. Зазначений металобрухт підлягає зарахуванню на баланс підприємства.
Для обліку операцій з оприбуткування матеріальних цінностей на склад підприємства використовується прибутковий ордер форми № М-4.

 

Лімітно-забірна картка 

Лімітно-забірна картка (форми № М-8 та № М-9, № М-28 та № М-28а) використовуються для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зі складу.

Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання або плановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) у двох примірниках. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) — споживачу матеріалів, другий — складу або кладовій цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом при пред’явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник зазначає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого — залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. У лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу — представник цеху (дільниці).

Для скорочення кількості первинних документів, там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку.

У цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформляються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, які виписуються в одному примірнику та не мають характеру бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна зазначити і в самій картці. Представник цеху при одержанні матеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а в лімітно-забірній картці — комірник.

За лімітно-забірною карткою ведеться також облік матеріалів, що не були використані у виробництві (повернення). При цьому інших додаткових документів не складається.

Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених.

При цьому виписується акт-вимога (форма № М-10).

Зміна ліміту здійснюється тими самими особами, яким надано право його встановлення.

Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які позначено в лімітно-забірній картці. Комірник зазначає в лімітно-забірній картці дату й кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Здавання складом лімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту.

Бланк лімітно-забірної картки з частковим заповненням реквізитів може бути складено за допомогою засобів обчислювальної техніки. Для наочності призначення лімітно-забірної картки наведено у вигляді таблиці:

№ 
форми

Для яких операцій
призначено

№ М-8 

Для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць

№ М-9 

Для чотириразового відпуску лімітованих матеріалів, що належать до одного виду витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа «Кореспондуючий рахунок»

№ М-28

Для обліку відпуску матеріалів будівельним об’єктам з центрального складу чи складу ділянки. Лімітно-забірна картка виписується на кожний об’єкт на один місяць. Ведеться протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою № М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми № М-28, а одержувач — в лімітно-забірній картці форми № М-28а.

Наприкінці місяця виконавець робіт за результатами інвентаризації заповнює графу 14 форми № М-28. Фактичну витрату матеріалів за місяць визначають шляхом підрахунку по кожному рядку (за відрахуванням повернення та залишку на об’єкті на кінець місяця)

Оформлені лімітно-забірні картки разом з первинними документами подаються до матеріального звіту та здаються комірником і виробником робіт в бухгалтерію. В бухгалтерії згідно зі звітом складу перевіряється правильність списання матеріалів на виробництво щодо кожного об’єкта та ділянки в цілому і одночасно визначаються дані про витрату матеріалів в лімітно-забірній картці форми № М-28 з початку будівництва кожного об’єкта. Лімітно-забірні картки з незакінчених (що переходять на наступний місяць) об’єктів повертаються виконавцю робіт.

Розглянемо використання лімітно-забірних карток на прикладі 2.

Приклад 2

Розчинно-бетонний вузол виробляє бетон для потреб сторонніх організацій та населення. Для виробництва бетону марки М-100 використовується цемент марки М-400. На підприємстві встановлено ліміт у розмірі 1000 т цементу на місяць. Вартість 1 т цементу становить 1400 грн. Для обліку операцій з використання цементу застосовується лімітно-забірна картка типової форми М-8.

 

 

Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів

Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів за формою № М-11 використовується для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям.

Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою.

Якщо відпуск матеріалів відбувається господарствам свого підприємства, то один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці), другий — складу, який потім передається до бухгалтерії.

У разі внутрішнього переміщення матеріалів накладну-вимогу складає матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає цінності. Один примірник служить складу (цеху), що здає, основою для списання цінностей, а другий — складу (цеху), що приймає для оприбуткування цінностей. Графа 9 «Інвентарний номер» заповнюється в тому випадку, якщо облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за інвентарними номерами.

У разі якщо відпуск матеріальних цінностей здійснюється господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як основу для відпуску матеріалів, другий — одержувачеві матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу, підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.

Розглянемо використання накладної-вимоги на прикладі 3.

Приклад 3

Згідно з накладною вимогою на внутрішнє переміщення матеріалів ТОВ «Бета» дано розпорядження передати з Центрального складу на об’єкт будівництва дитсадка будівельні матеріали. Отримувачем будівельних матеріалів є відповідальна особа Алексєєнко В. П.

 


Форми обліку малоцінних швидкозношуваних предметів

Типові форми з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі — МШП) затверджено наказом №  145. Цим наказом встановлено вісім форм обліку МШП:

МШ-1 «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)»;

МШ-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів»;

МШ-3 «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)»;

МШ-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів»;

МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні»;

МШ-6 «Особова картка №  ____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;

МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв»;

МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Для наочності наведемо окремі форми, що найчастіше застосовуються на підприємствах.

 

Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №  МШ-2)

Застосовується для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих під розписку робітнику чиййййййййййййййййййййййййй бригадиру (для бригади) із роздавальної кладової цеху для тривалого користування.

Заповнюється в одному примірнику комірником на кожного робітника, що одержав ці предмети.

Для обліку інструментів (пристроїв), виданих робітнику із роздавальної кладової цеху для короткострокового користування, застосовується інструментальна марка, яка при здаванні інструментів комірнику повертається робітникові.

 

Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №  МШ-4)

Ця форма застосовується для оформлення поломки та втрати інструментів (пристроїв) та інших МШП.

Складається в одному примірнику майстром і начальником цеху (дільниці) на одного або декількох робітників.

При поломці, псуванні та втраті МШП з вини робітника акт складається у двох примірниках. Один примірник залишається в цеху (на дільниці), а другий направляється у розрахункову частину бухгалтерії для утримання у встановленому порядку з робітника вартості поломаного, зіпсованого чи втраченого предмета.

При пред’явленні робітником акта вибуття йому замість непридатного чи втраченого предмета видається придатний і записується до картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-2). Акти вибуття потім додаються до актів списання (форми № МШ-5 і  № МШ-8).

 

Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні (форма №  МШ-5)

Застосовується для оформлення списання інструментів (пристроїв), що стали непридатними, та обміну їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного (оборотного) фонду.

Складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №  МШ-4). Непридатний інструмент за актом здається до складу для утилізації. Акт візується начальником інструментального чи планового відділу і подається до центрального інструментального складу (ЦІС), який видає цеху інструменти (пристрої) того самого найменування, марки та розміру за актом без виписки вимог і лімітних карток.

Після видачі складом інструментів (пристроїв) акт передається до бухгалтерії, де згідно з цим актом проводиться списання інструментів (пристроїв) зі складу без відображення їх руху по роздавальних кладових цехів.

Виданий складом інструмент (пристрій) у порядку обміну за актами у картці обліку роздавальних кладових не відображається.

Розглянемо приклад заповнення акта за формою МШ-5.

 

 

Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (форма №  МШ-7)

Застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами.

Заповнюється в двох примірниках комірником цеху (відділу, дільниці) окремо на видачу і на повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів і оформляється відповідними підписами. Один примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у комірника цеху (відділу, дільниці).

За цією формою ведеться облік прийнятих від робітників спецодягу, спецвзуття на прання, дезінфекцію, ремонт та на літнє зберігання.

Розглянемо приклад заповнення акта за формою МШ-7.

 


 

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-8)

Надходження, переміщення і відпуск  МШП оформляються первинними документами, правила застосування яких регламентуються Положенням № 88.

В обліку МШП відображають за фактичною собівартістю (ціною придбання, включаючи витрати, пов’язані з доставкою їх на підприємство).

Облік МШП на складах ведеться за їх номенклатурними номерами в порядку, аналогічному обліку матеріалів на складі. При оприбуткуванні МШП бухгалтерія складає групувальні відомості, а також веде сортову оборотну відомість аналітичного обліку.

Передача МШП зі складу в експлуатацію оформлюється актом передачі МШП в експлуатацію.

З метою збереження МШП, які знаходяться в експлуатації, керівник повинен належним чином організувати контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік у кількісному вираженні.

Форма № МШ-8  застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку використання, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх у комору для утилю. Акт складається в одному примірнику комісією на підставі разових актів вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів (форма № МШ 4). Після здавання списаних предметів до комори для утилю акт із розпискою комірника здається до бухгалтерії.

На різні види МШП акти на списання складаються окремо.

Розглянемо приклад заповнення акта за формою МШ-8.

 

 

Інші форми первинних документів, що найчастіше використовуються для оформлення операцій в бухгалтерському обліку підприємства, з прикладами їх оформлення буде наведено у другій частині цієї статті, яка друкуватиметься найближчим часом.

Інші форми первинних документів, що найчастіше використовуються для оформлення операцій в бухгалтерському обліку підприємства, з прикладами їх оформлення буде наведено у другій частині цієї статті, яка друкуватиметься найближчим часом.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №  2755-VI. Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Закон № 852 — Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис». Наказ № 145 — наказ Мінстату України від 22.05.96 р. № 145 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів». Наказ № 193 — наказ Мінстату України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Наказ № 352 — наказ Мінстату України від 29.12.95 р. № 352 «Про затвердження типових форм первинного обліку». Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 05.06.95 р. №  88

«Гарячі лінії»

Дата: 11 травня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00