Бухоблік

Первинні документи бухгалтерського обліку

10.10.2016 / 15:54

Як зазначалося у статті про первинні документи, надрукованій у «Віснику» № 35/2016, підставою для визнання витрат підприємства в бухгалтерському і податковому обліку є належним чином оформлені первинні документи.
У цій статті ми продовжимо знайомити вас з порядком оформлення найбільш поширених первинних документів, що підтверджують здійснення господарських операцій.

Обов’язкові реквізити первинних документів

Нагадаємо, що відповідно до п. 2.4 Положення № 88 первинні документи повинні містити такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ, назву документа (форми), дату і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Пунктом 2.7 зазначеного Положення встановлено, що первинні документи оформлюються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Розглянемо деякі з них.

Товарно-транспортна накладна

Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому переміщенні, затверджено постановою Кабінету Міністрів України № 207 (далі — Перелік № 207). Крім того, цією постановою визначено обов’язковий перелік документів для водія юридичної особи або фізичної особи — підприємця, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах. Одним із таких обов’язкових документів є товарно-транспортна накладна (далі — ТТН).

Відповідно до Правил № 363 ТТН — єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. Форму ТТН наведено в додатку 7 до зазначених Правил.

Слід зауважити: якщо акт виконаних робіт підтверджує факт отримання автотранспортних послуг у відповідному періоді, то ТТН підтверджує факт безпосереднього перевезення вантажу замовника із пункту А до пункту Б.

Крім того, ТТН — це документ, що підтверджує списання палива перевізником, адже у ТТН відображаються такі дані, як вага вантажу, маршрут перевезення та дата відправки.

Відповідно до постанови №  456 ТТН не віднесено до переліку бланків суворої звітності. Отже, суб’єкти господарювання можуть використовувати бланки ТТН, виготовлені самостійно за формою, затвердженою Правилами №  363.

Водночас у розділі 102.17 бази податкових знань «ЗІР» зазначено, що ТТН є одним із основних документів, що підтверджують понесення витрат на послуги з перевезення для податкового обліку. У разі відсутності товарно-транспортної документації, яка засвідчує отримання послуг з перевезення вантажу, у тому числі ТТН, що відноситься до первинних документів та на підставі якої ведеться бухгалтерський облік, платник податків при визначенні фінансового результату до оподаткування відповідно до правил бухгалтерського обліку не має підстав для врахування вартості таких послуг при формуванні собівартості придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг.

Розглянемо заповнення ТТН на прикладі 1.

ПРИКЛАД 1

Вантажний автомобіль, що належить ТОВ «Ужгород карго», доставляє вантаж замовника ТОВ «Альфа» (200 тюків овечої шерсті-сирцю за ціною 6 грн за 1 кг (без ПДВ)) загальною вагою 10 т з м. Ужгород до м. Київ для ТОВ «Укрвовна». Загальна вартість вантажу становить 72 000 грн.

 

Зауважимо, що ТТН є важливим первинним бухгалтерським документом, який підтверджує понесення витрат підприємством на перевезення вантажу і до її оформлення (отримання) слід ставитися з належною відповідальністю.

Авансовий звіт

Авансовий звіт є одним із важливих бухгалтерських документів, що підтверджує понесення витрат.

Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

  • завершує таке відрядження;
  • завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру виданих коштів їх сума повертається до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Форму авансового звіту затверджено наказом № 841.

Застосування такого первинного бухгалтерського документа, як авансовий звіт, розглянемо на окремих прикладах 2 і 3.

ПРИКЛАД 2

Секретарю ТОВ «Альфа» видано 600 грн на придбання товарів для офісу. Для доставки товарів за погодженням з керівником використано транспортний засіб, витрати на який підлягають компенсації за наявності підтвердного документа.

Приклад оформлення звіту про використання коштів, виданих під звіт для виконання зазначеної цивільно-правової дії, наведено в додатку 1.

ПРИКЛАД 3

Директора ТОВ «Альфа» для вирішення виробничих завдань було направлено з м. Київ до м. Біла Церква у службове відрядження строком на 1 день. Після повернення з відрядження директором було подано авансовий звіт на загальну суму 375 грн. Приклад оформлення звіту про використання коштів, виданих на відрядження, наведено в додатку 2.

 

Відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу сума добових визначається в разі відрядження:

у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

Слід зауважити, що за відсутності зазначених підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб суми добових витрат, понесені у зв’язку з відрядженням:

у межах території України — у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленого законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, що у 2016 р. становить 275,6 грн на добу;

за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленого законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, що у 2016 р. становить 1033,5 грн на добу.

Таким чином, наказ по підприємству про відрядження відповідної посадової особи є ще одним обов’язковим первинним документом, що визначає розмір добових витрат на відрядження.

Приклад оформлення наказу про відрядження на основі прикладу 2 наведено нижче.

ТОВ «АЛЬФА»

   м. Київ                                                                                                                                           01.09.2016 р.

НАКАЗ № 24-В

 

  Направити у відрядження директора ТОВ «Альфа» Коваленка Івана Григоровича строком на 1 день (02 вересня 2016 року) до ТОВ «Гамма» у м. Біла Церква для проведення переговорів та укладання   договору щодо реалізації продукції.

  Встановити розмір добових витрат в сумі 275 грн на 1 календарний день відрядження.

 

  Директор ТОВ «Альфа»                                                                                                               І. Г.Коваленко

 

 

Касові ордери

Відповідно до Положення № 637 касовий ордер — первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки до каси. Цим Положенням встановлено типові форми касових ордерів: № КО-1 «Прибутковий касовий ордер» та № КО-2 «Видатковий касовий ордер».

Згідно з пунктами 3.3 і 3.4 Положення приймання готівки до каси відбувається за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Видача готівки з каси здійснюється за видатковими касовими ордерами. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Оформлення прибуткового касового ордера розглянемо на прикладі 4.

ПРИКЛАД 4

На підставі авансового звіту № 25 від 05.09. 2016 р., поданого директором ТОВ «Альфа» Коваленком І. Г. за результатами відрядження до м. Біла Церква, залишок коштів, виданих на відрядження, становить 125 грн. Зазначену суму в той самий день було повернено до каси підприємства і на підставі прибуткового касового ордера зараховано на баланс.

Приклад оформлення прибуткового касового ордера наведено нижче.

Оформлення видаткового касового ордера розглянемо на прикладі 5.

ПРИКЛАД 5

На підставі авансового звіту № 26 від 06.09.2016 р., поданого секретарем ТОВ «Альфа» Дейнего Г. О., при придбанні товарів для офісу виникла перевитрата коштів, попередньо виданих авансом, у загальній сумі 200 грн. Готівкові кошти в той самий день було відшкодовано громадянці Дейнего А. О. з каси підприємства, про що свідчить належним чином оформлений видатковий касовий ордер.

Приклад оформлення видаткового касового ордера наведено нижче.

 

Звісно, це аж ніяк не повний перелік первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку. Проте сподіваємося, що стаття буде корисною нашим читачам при оформленні таких документів.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №  2755-VI. Наказ № 841 — наказ Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання». Постанова № 456 — постанова Кабінету Міністрів України від 14.05.2012 р. №  456 «Деякі питання використання бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню» (втратила чинність). Перелік  № 207 — Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому переміщенні,  затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.02.2009 р.№ 207. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Нацбанку України від 15.12.2004 р. №  637. Правила № 363 — Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом України, затверджені наказом Мінтранспорту України від 14.10.97 р. № 363

«Гарячі лінії»

Дата: 23 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42