Бухоблік

Первинні документи в обліку банку

Згідно з нормами Податкового кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними документами (п. 44.1 ст. 44 розділу ІІ Податкового кодексу).

У п. 138.2 ст. 138 Податкового кодексу визначено, що витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, які підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачають правила ведення бухобліку, та інших документів, установлених розділом II Податкового кодексу.

Аналогічно в п. 135.2 ст. 135 цього Кодексу визначено, що доходи визнаються на підставі первинних документів, які підтверджують отримання платником податку доходів, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачають правила ведення бухобліку.

Поряд із цим платник податку має право на врахування витрат, підтверджених документами, складеними нерезидентами відповідно до правил інших країн.

Основні умови та вимоги, яких потрібно дотримуватися для забезпечення достовірності та обґрунтованості записів у бухобліку, викладено в Законі про бухоблік.

Зокрема, у п. 1 ст. 9 цього Закону визначено, що підставою для бухобліку операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи слід складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можна складати зведені облікові документи.

Порядок ведення первинних документів у банках

Первинні документице документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують і підтверджують господарські операції, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Усі первинні документи, облікові регістри та бухгалтерську звітність складають українською мовою. Поряд з українською мовою можна застосовувати іншу мову у порядку, визначеному ст. 11 Закону № 8312.

Документи, які є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

Порядок ведення бухобліку та складання фінансової звітності в банках встановлюється Нацбанком України.

Відповідно до Положення № 254 операції банку слід зареєструвати та відобразити у регістрах бухобліку в день їх здійснення або наступного робочого дня, якщо операцію здійснено після закінчення операційного дня (часу) банку або у вихідні чи святкові дні.

Підставою для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухобліку є первинні документи. Первинні документи слід складати на бланках форм, затверджених відповідно до законодавства України. Документування операцій можна здійснювати з використанням бланків, виготовлених банками самостійно, у яких мають бути обов'язкові реквізити чи реквізити форм, затверджених відповідно до законодавства України.

Первинні документи складають на паперових носіях або в електронній формі та зазначають обов'язкові реквізити, зокрема:

  • назву документа (форми);
  • дату і місце складання;
  • назву підприємства (банку), що склало документ; зміст і обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції;
  • назву одержувача коштів;
  • суму операції (цифрами та словами або лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативно-правовими актами Нацбанку України);
  • номери рахунків;
  • назву банку (одержувача та платника коштів).

Первинні документи залежно від виду операції можуть включати крім обов'язкових додаткові реквізити, які банки визначають самостійно. Для відображення в обліку операцій банки можуть використовувати електронні реєстри, інші первинні документи, які фіксують час і свідчать про виконання операцій. Форми таких документів банк затверджує самостійно із зазначенням обов'язкових реквізитів.

Усі операції банків мають проводитися лише за наявності відповідного дозволу керівництва. Свідченням того, що працівники отримали дозвіл на їх виконання, є затверджені керівництвом правила (процедури) здійснення операцій певного типу. На здійснення операцій, не визначених у правилах (процедурах) банку, необхідно надавати окремі дозволи (розпорядження, накази тощо). Відповідальність за укладання договорів відповідно до законодавства України, ідентифікацію операцій, формування первинних документів та оцінку ризиків несуть ініціатори операцій.

Відповідальність за організацію операційної діяльності банків несуть їх керівники відповідно до установчих документів і законодавства України.

Електронна форма первинних документів

Відповідно до ст. 5 розділу II Закону № 851 електронний документце документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або інших суб'єктів електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок надання первинних документів під час проведення перевірок органами ДПС

Відповідно до ст. 20 Податкового кодексу органи податкової служби мають право під час проведення перевірок вивчати та перевіряти первинні документи, використовувані у бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС.

Статтею 85 цього Кодексу визначено, що у платника податків на початку перевірки виникає обов'язок надати посадовим особам органів ДПС у повному обсязі усі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. При цьому великий платник податків зобов'язаний також надати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (якщо такі документи він створив у електронній формі), не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірок, документальної невиїзної перевірки.

Водночас при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС мають право вимагати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, які свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС. Також посадова особа органу ДПС, яка проводить перевірку, має право отримувати від платника податків копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою.

В свою чергу платники податків зобов'язані надавати контролюючим органам документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинні документи, регістри бухобліку, фінансову звітність, інші документи, пов'язані з обчисленням та сплатою податків і зборів.

Крім того, платник податків зобов'язаний забезпечувати збереження документів, пов'язаних з виконанням податкового обов'язку, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподанняз передбаченого Податковим кодексом граничного терміну подання такої звітності. У разі ліквідації платника податків зазначені документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.