Закупівля сільгосппродукції (яблук) у населення: документальне оформлення та облік

До редакції «Вісника» надійшов лист читача: «Наш завод займається виробництвом соків, для чого періодично протягом року закуповує яблука у населення. З цією метою до того чи іншого населеного пункту направляються наші вантажні автомобілі. Розкажіть, якими документами оформляти закупівлю яблук? Які документи вимагати у селян та як відображати все у бухгалтерському і податковому обліку?».

Ситуація досить типова. Багато підприємств закуповують сільгосппродукцію (до якої належать і яблука) у населення для подальшого продажу чи іншого використання у власній виробничій діяльності. Тому розглянемо у цій статті тему закупівлі сільгосппродукції у населення на прикладі яблук, що має бути цікавим для багатьох підприємств.

Видача авансу

Особі, яка закуповуватиме у населення яблука, насамперед потрібно видати під звіт готівку для розрахунків із здавальниками.

Видавати готівку під звіт для закупівлі сільськогосподарської продукції допускається на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі (п. 2.11 Положення № 637). Якщо ж працівника(ів) направлено у відрядження для закупівлі яблук, строк видачі готівки продовжується до завершення терміну відрядження.

Сільськогосподарська продукція — товари, зазначені у групах 1 — 24 УКТ ЗЕД згідно із Законом № 2371, якщо такі товари (продукція) вирощуються, відгодовуються, виловлюються, збираються, виготовляються, виробляються, переробляються безпосередньо виробником цих товарів (продукції), а також продукти обробки та переробки цих товарів (продукції), якщо вони були придбані або вироблені на власних або орендованих потужностях (площах).

Яблука під кодом 0808 належать до групи 8 УКТ ЗЕД, тобто вони є сільськогосподарською продукцією. Однак для цілей Положення № 637 яблука є сільськогосподарською продукцією тільки в тому випадку, якщо вони вирощуються їх здавальниками. Якщо ж фізична особа, приміром, закупить яблука на стороні чи назбирає у нічийному саду і надалі здаватиме їх підприємству, яблука вже не вважатимуться сільськогосподарською продукцією і строк авансу 10 днів на них не поширюватиметься. Слід застосовувати загальний строк 2 дні.

Чим можна підтвердити факт самостійного вирощування?

Підтвердити можна довідкою за формою № 3 ДФ (далі — Довідка), затвердженою наказом № 975, про яку йтиметься далі. Однак це не завжди можливо. Наприклад, якщо фізична особа виростила яблука у своєму саду, але має у власності виділений у натурі земельний пай, зазначену довідку їй не видадуть.

Якщо ж фізичні особи не нададуть відповідного підтвердження, що яблука є власно вирощеними, підприємству доведеться користуватися загальним строком видачі коштів під звіт — 2 робочі дні, а не 10.

Оформляється видача авансу видатковим касовим ордером (форма № КО-2). Підстава видачі — закупівля сільськогосподарської продукції (яблук).

Зазначимо також, що при закупівлі продукції у населення обмеження щодо граничної суми готівкового розрахунку протягом 1 дня в розмірі 10 000 грн. не застосовується (абзац третій п. 2.3 Положення № 637).

Направляємо на закупівлю вантажний автомобіль

Перед виїздом вантажного автомобіля підприємства з метою закупівлі яблук водієві видається подорожній лист вантажного автомобіля (за формою № 2-ТН відповідно до наказу № 488/346), який оформлюють у загальновстановленому порядку.

У розділі «Завдання водієві» записують приблизно таке:

• графа «в чиє розпорядження» — назва підприємства, можна також записати мету поїздки, наприклад «ПП «Грона», закупівля яблук»;
• графа «звідки взяти вантаж» — населений пункт, де здійснюватиметься закупівля;
• графа «куди доставити вантаж» — адреса складу чи іншого приміщення підприємства, куди доставлятимуться яблука;
• графа «найменування вантажу» — «яблука».

Чи потрібно разом з подорожнім листом виписувати товарно-транспортну накладну?

Згідно з п. 1 Переліку № 207 оформлення товарно-транспортної накладної (далі — ТТН) є обов'язковим лише в разі здійснення перевезень на договірних умовах. Те саме зазначено в листах № 4 та № 3845.

У разі здійснення перевезень для власних потреб перевізнику дозволено застосовувати накладну або інший документ, що підтверджує право власності на вантаж (п. 2 Переліку № 207). А при закупівлі яблук, коли застосовується власний вантажний автомобіль, ми й маємо власні потреби перевізника.

Таким чином, ТТН виписувати непотрібно. Замість неї можна застосовувати документи, якими оформляється приймання яблук від населення. Про ці документи йтиметься далі.

Оформлення закупівлі яблук

Отже, після отримання готівки підзвітною особою вона разом з автомобілем прибуває до відповідного населеного пункту з метою здійснення закупівлі. Урожай, який здає населення, зважують, завантажують в автомобіль і виплачують фізичним особам кошти залежно від маси і ціни закупки.

Чи потрібно фізичній особі надавати закупівельнику якийсь документ? Чи оподатковуються виплачені кошти ПДФО? Яким документом оформити факт закупівлі?

Згідно з пп. 165.1.24 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО доходи від відчуження безпосередньо власником сільськогосподарської продукції (включаючи продукцію первинної переробки), вирощеної (виробленої) ним на земельних ділянках, наданих йому в розмірах, установлених Земельним кодексом для ведення особистого селянського господарства, якщо їх розмір не було збільшено в результаті отриманої в натурі (на місцевості) земельної частки (паю), будівництва і обслуговування житлового будинку, господарських будівель і споруд (присадибних ділянок), ведення садівництва та індивідуального дачного будівництва.

Для того щоб скористатися такою пільгою, фізична особа — здавальник повинна надати підприємству (податковому агенту) Довідку, яку вона отримує у відповідній місцевій раді, на території якої знаходиться земельна ділянка, за Порядком, затвердженим наказом № 975.

Якщо фізична особа не надасть Довідки, виплачений їй дохід слід оподатковувати ПДФО.

З метою оподаткування доходи від продажу яблук відносяться до інших доходів з відповідним оподаткуванням, і податковий агент згідно з пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Податкового кодексу зобов'язаний утримати ПДФО із суми виплаченого доходу, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 цього Кодексу.

Відповідно до п. 167.1 ст. 167 Податкового кодексу ставка податку становить 15% бази оподаткування щодо нарахованих (виплачених, наданих) доходів (крім випадків, визначених у пунктах 167.2 — 167.5 цієї статті)).

Якщо база оподаткування щодо зазначених доходів у календарному місяці перевищує десятикратний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року, до суми такого перевищення застосовується ставка 17%.

Припустимо, що відповідно до прийнятої кількості яблук та ціни закупки фізичній особі за здані яблука належить 200 грн., але фізична особа не надала Довідки і їй виплатять 170 грн. (200 грн. — 200 грн. х 15%). 30 грн. буде перераховано як податок. Згідно з пп. 168.1.4 п. 168.1 ст. 168 Податкового кодексу податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання). Якщо ж фізична особа надасть Довідку, їй виплатять 200 грн.

Виплачені фізичним особам кошти потрібно буде відобразити у податковому розрахунку за формою № 1ДФ, затвердженою наказом № 1020. Пільгові кошти відображаються за ознакою доходу під кодом 148, а ті, які обкладаються податком, — за ознакою доходу під кодом 127.

Факт закупівлі та видачі фізичним особам готівки можна оформляти відомостями довільної форми, в яких зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції та сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника. Такий варіант передбачено п. 3.4 Положення № 637.

Однак окрім цієї інформації відомості мають обов'язково містити реєстраційний номер облікової картки фізичної особи — здавальника або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), тому що згідно з п. 70.12 ст. 70 Податкового кодексу ця інформація повинна зазначатися в усіх документах, які містять інформацію про об'єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків.

Водночас відомість також має містити дані стосовно суми утриманого ПДФО (якщо він утримувався), суми нарахованого (а не тільки виплаченого готівкою) доходу. Адже без цих даних опис господарської операції з отримання яблук і видачі готівки буде неповним. Форму відомості нормативними документами не встановлено, тому вона складається у довільному порядку. Орієнтуватися при цьому можна на відомість на видачу коштів за формою додатка 1 до Положення № 637. Приклад складання відомості наведено нижче.

Факт закупівлі може бути оформлено також закупівельним актом за формою додатка 5 до Методичних рекомендацій № 157. Щоправда, у цю форму також потрібно дописати реєстраційний номер чи паспортні дані, адже такого реквізиту вона не містить. Нижче наведено приклад складання акта.

На нашу думку, оформлення відомостями в цій ситуації є зручнішим, тому що одним документом може бути оформлено весь обсяг отриманих яблук. А при застосуванні актів на кожну особу потрібно оформляти окремий документ (акт). Та вибір залишається за підприємством.

Для того щоб виконати зазначені вимоги та упевнитися в особі здавальника, підприємство повинно вимагати від здавальників пред'явлення паспорта і довідки про реєстраційний номер, незважаючи на те, пред'явила така особа Довідку чи ні.

Правила перевезення яблук

Отже, яблука закуплено і завантажено в автомобіль. Документами на такий вантаж у водія слугуватимуть відомості, закупівельні акти чи інші подібні документи, які підтверджуватимуть право власності підприємства на вантаж яблук. До того ж у водія є подорожній лист.

При перевезенні яблук слід дотримуватися норм п. 19.4 Правил № 363. Наведемо основні положення:

• при перевезенні яблук слід вживати заходів з охорони їх від механічних пошкоджень, атмосферних опадів, впливу низьких і високих температур;
• яблука повинні бути чистими, не пошкодженими механічно, шкідниками та захворюваннями, однаковими за ступенем зрілості, упакованими у справну, чисту, суху, з рівною внутрішньою поверхнею, без зайвих запахів тару, зазначену в додатку 10 до Правил № 363. Так, при доставці яблук для перероблення допускається застосовувати як тару ящики місткістю 400 — 425 кг. У період масових заготівель допускається доставка яблук навалом, без тари, на підстилці із соломи;
• борти автомобілів і причепів можуть нарощуватися до висоти 1,4 м від підлоги кузова.

Порядок звітування про використану готівку та оприбуткування яблук

До закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа (що отримувала готівку для закупівлі) завершує відрядження чи виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства (закуповує яблука), вона повинна відзвітувати про витрачання готівки — подати заповнений Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (за формою, затвердженою наказом № 996) з доданими документами, які підтверджують витрачання готівки і придбання яблук (відомості, закупівельні акти, довідки тощо) (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Щодо строків звітування зазначимо, що п'ять днів після закінчення відрядження дійсні тільки для сум, отриманих саме на відрядження. Щодо сум, виданих на закупівлю яблук, слід одразу враховувати кілька лімітів за строками:

• якщо здійснювалась просто закупівля (тобто без відрядження) — не пізніше робочого дня, наступного за десятим днем з дати видачі коштів (оскільки згідно з Положенням № 637 кошти на закупівлю сільгосппродукції видаються на 10 днів) і не пізніше п'ятого банківського дня з дати здійснення окремої цивільно-правової угоди (відповідно до Податкового кодексу);
• якщо закупівля здійснювалась у відрядженні — не пізніше наступного банківського дня за днем закінчення відрядження (згідно з Положенням № 637 строк видачі готівки продовжується до закінчення відрядження) і не пізніше п'ятого банківського дня, наступного за днем здійснення окремої цивільно-правової дії (вимога Податкового кодексу).

Якщо підзвітна особа використала не всі видані їй кошти, вона повинна повернути їх у касу підприємства чи зарахувати на його банківський рахунок до або під час подання Звіту (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Якщо ж виданих підприємством коштів не вистачило і довелося витратити власні, підприємство відшкодує їх підзвітній особі у погоджений з нею строк — видасть з каси чи перерахує на її картковий рахунок.

На підставі заповненого Звіту і доданих до нього документів придбані за готівку яблука в бухгалтерському обліку підприємства оприбутковуються на субрахунку 201 «Сировина й матеріали».

Бухгалтерський облік

Придбані яблука відносяться до складу запасів, вони оприбутковуються на субрахунку 201, отже, їх первісна вартість визначається згідно з п. 9 ПБО 9.

До первісної вартості включаються:

• суми, виплачені підприємством фізичним особам — здавальникам (у тому числі ПДФО, якщо він утримувався);
• витрати на заготівлю запасів, насамперед собівартість транспортних послуг.

Якщо підприємство має окремий транспортний підрозділ і обліковує його витрати на окремому субрахунку, загальна собівартість продукції (послуг) такого підрозділу (прямі, загальновиробничі витрати) визначається за наслідками місяця.

Тобто транспортні витрати, які включаються до первісної вартості яблук, містять не тільки вартість використаного автомобілем палива, амортизації автомобіля, зарплату з нарахуваннями водія, а й частину загальних витрат на утримання автомобільного господарства.

Податковий облік

Відповідно до пп. 14.1.228 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг для цілей розділу III Податкового кодексу — витрати, прямо пов'язані з виробництвом та/або придбанням реалізованих протягом звітного податкового періоду товарів, виконаних робіт, наданих послуг, які визначаються згідно з положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, що застосовуються в частині, яка не суперечить положенням цього розділу.

Відповідно до п. 138.8 ст. 138 Податкового кодексу собівартість виготовлених і реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг складається з витрат, прямо пов'язаних з виробництвом таких товарів, виконанням робіт, наданням послуг, зокрема прямих матеріальних витрат. Підпунктом 138.8.1 цього пункту встановлено, що до складу прямих матеріальних витрат включається вартість сировини та основних матеріалів, які утворюють основу виготовленого товару.

З наведеного випливає, що визначена в бухгалтерському обліку первісна вартість яблук є вартістю яблук (сировини), яка прийматиметься для податкового обліку.

Нагадаємо, що до первісної вартості яблук включатимуться такі витрати:

• вартість закупівлі, включаючи ПДФО;
• заготівельно-транспортні витрати (паливо, зарплата водія, амортизація авто).

Витрати, що формують собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, визнаються витратами того звітного періоду, в якому визнано доходи від реалізації таких товарів, виконаних робіт, наданих послуг (п. 138.4 ст. 138 Податкового кодексу).

Тобто всі наведені витрати стануть однією зі складових собівартості соків (готової продукції, виготовленої з яблук). Надалі собівартість соків відноситиметься до податкових витрат у момент визнання доходів від їх реалізації.

♦ Приклад

Підприємство видало підзвітній особі з каси аванс для закупівлі яблук у сумі 7000 грн. Наступного дня яблука було закуплено в населення (громадян, які не є підприємцями) на суму 6000 грн., у тому числі 4000 грн. — в осіб, що не мають довідок. Сума утриманого ПДФО становить 600 грн. (4000 х 15%). На руки здавальникам виплачено: 3400 грн. — особам, що не мають довідок, та 2000 грн. — іншим особам; загальна сума — 5400 грн. (6000 — 600). ПДФО у сумі 600 грн. перераховано до бюджету наступного робочого дня після виплати коштів здавальникам.

Невикористаний аванс у сумі 1000 грн. та 600 грн. утриманого з виплачених громадянам сум ПДФО, який потрібно перерахувати до бюджету, усього 1600 грн. (1000 + 600), внесено підзвітною особою у касу підприємства до подання Звіту. Сума транспортних витрат, яка відноситься до первісної вартості яблук, становить 800 грн.

Витрати із заготівлі підприємство відносить до первісної вартості яблук на субрахунок 201 «Сировина й матеріали». Транспортні послуги підприємство обліковує на субрахунку 234.

Відображення у бухгалтерському та податковому обліку зазначених операцій наведено в таблиці.