Інші податки
Тема: Адміністрування податків, Податок на прибуток, ПДВ, Перевірки та відповідальність

Про визнання органами ДПС електронних первинних документів

Державним податковим адміністраціям АР Крим,
областях, містах Києві та Севастополі

У зв'язку з надходженням численних запитів платників податків щодо ведення обліку в електронному вигляді та визнання органами ДПС електронних первинних документів ДПС України надсилає Пам'ятку платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби.

Чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог:

Податкового кодексу України;

Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

Закону України «Про електронний цифровий підпис»;

Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

<...>


Голова О. В. КЛИМЕНКО

ПАМ'ЯТКА ПЛАТНИКА ПОДАТКІВ
про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби

Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі - Закон № 851) та «Про електронний цифровий підпис» встановлюють основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і регулюють відносини у сфері використання електронного цифрового підпису.

Статтею 5 Закону №  851 визначено, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Так, відповідно до ст. 6 Закону № 851 електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Статтею 14 Закону № 851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88, зареєстрованого в Мін'юсті України 05.06.95 р. за № 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Водночас п. 3 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1452, органи державної влади застосовують електронний цифровий підпис для вчинення правочинів за участю інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.

Тобто органи ДПС України можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків лише за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів.

Пунктом 6 ст. 9 Закону № 996 встановлено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Водночас п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) визначено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам органів ДПС у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Крім того, п. 85.8 ст. 85 Кодексу встановлено, що посадова (службова) особа органу ДПС, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Аналогічно п. 85.4 ст. 85 Кодексу встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС.

Згідно зі ст. 12 Закону №  851 перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Абзацом шостим ст. 7 Закону № 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 р. № 680.

Враховуючи викладене, ДПС України не заперечує щодо ведення платниками податків в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (подання їх до органу державної податкової служби, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податку вимог, визначених законодавством, а саме:

такі документи підписуватимуться електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу ДПС відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом ДПС;

при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.

Водночас повідомляємо, що п. 44.1 ст. 44 Кодексу встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Зокрема, пп. 139.1.9 п. 139.1 ст. 139 Кодексу передбачено, що не включаються до складу витрат витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.

Тобто невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання органами державної податкової служби, є підставою для невизнання їх підтвердними документами такими органами.

Щодо можливості ведення документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою ПДВ виключно у електронному вигляді.

Податкова накладна, реєстр виданих та отриманих податкових накладних є податковими документами, пов'язаними із обліком та сплатою ПДВ.

Згідно з п. 201.15 ст. 201 Кодексу платник податку веде реєстр виданих та отриманих податкових накладних в електронному вигляді та щомісяця подає органу ДПС копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних в електронному вигляді.

Відповідно до вимог п. 201.10 ст. 201 Кодексу податкова накладна видається (із сумою ПДВ понад 10 тис. грн. та на імпортовані та підакцизні товари){h}З 01.01.2012 р.{/h} після її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних протягом двадцяти календарних днів, наступних за датою їх виписки.

При цьому положеннями Кодексу та нормативно-правових актів передбачено виписування податкових накладних у паперовому вигляді та їх видача покупцю на його вимогу.

«Гарячі лінії»

Дата: 15 грудня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00