Інші податки
Тема: ПДФО

Оподаткування суми відшкодування витрат, понесених під час відрядження

Чи можна включати до складу витрат юридичної особи витрати на відрядження фізичної особи — працівника та чи вважатиметься додатковим благом працівника сума відшкодування витрат, понесених під час відрядження?


Відповідно до пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 цього Кодексу.

Підпунктом «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу визначено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 цього пункту строку, є особа, яка видала таку суму на відрядження у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з Податковим кодексом.

Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до складу витрат юридичної особи включаються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, прасування одягу, лагодження взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці першому пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.

До складу витрат на відрядження належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Таким чином, якщо найманий працівник надає оригінали документів, які підтверджують вартість понесених витрат під час відрядження, то сума відшкодування таких витрат не вважатиметься додатковим благом працівника.