Податок на прибуток

Витрати на відрядження

Податковим кодексом передбачено низку позитивних змін щодо витрат на відрядження, зокрема збільшено строк подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, значно збільшено норму добових, доповнено перелік витрат на проїзд, які включаються до складу витрат на відрядження. Пропонуємо розглянути такі зміни детальніше.

Строки подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження

Починаючи з 01.01.2011 р. змінюється строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Нагадаємо, що відповідно до норм пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону про ПДФО звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, раніше подавався до закінчення третього банківського дня. За новими правилами звіт про використання коштів подається за формою, встановленою центральним органом ДПС, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

У разі якщо відряджена особа надмірно витратила кошти, видані на відрядження, то їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту (пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Щодо витрат, пов'язаних з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, які було проведено з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, то вони залишилися без змін, а саме: у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження; у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Норми добових витрат

Протягом I кварталу 2011 р. граничні норми добових витрат для відряджень на території України (крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами й організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) становлять у разі, якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включено витрати на харчування: для відряджень у межах України — 30 грн., за кордон — у сумі в гривнях, еквівалентній 50 дол. США за офіційним курсом гривні до долара США, встановленим Нацбанком України на день видачі авансу.

Податковим кодексом передбачено значне збільшення суми добових на відрядження. Так, починаючи з 01.04.2011 р. її розмір становитиме 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що був чинний станом на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Наприклад, станом на 01.01.2011 р. розмір мінімальної заробітної плати становить 941 грн. Виходячи з цього розрахуємо суму добових:

  • для відряджень у межах України: 941грн.х 0,2  = 188,20 грн.;
  • для відряджень за кордон: 941 грн. х 0,75  = 705,75 грн.

Як бачимо, це — значне збільшення порівняно з діючими нормами добових витрат. Новим також є те, що Податковим кодексом не передбачено наявність відміток відряджуючої та приймаючої сторін на посвідченні про відрядження як обов'язкового елемента для врахування витрат на таке відрядження.

Як і в чинному законодавстві, для відряджень у межах України та до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами, а до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.

Документальне підтвердження витрат

Витрати на відрядження належать до витрат подвійного призначення. Підпунктом 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу встановлено, що будь-які витрати на відрядження можуть включатись до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку. Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування включаються до складу витрат платника податку, що відряджає таку особу.

Як і в пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону про прибуток, зазначені витрати можуть включатись до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плати за видовищні заходи.

Щодо витрат на проїзд, то крім витрат, зазначених у пп. 5.4.8 ст. 5.4 ст. 5 Закону про прибуток, Податковим кодексом додатково дозволено включати до витрат витрати на бронювання транспортних квитків, а також на проїзд на орендованому транспорті як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу).

При цьому зазначені витрати можуть включатись до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Значно змінився розмір коштів, не підтверджених документально, які дозволено включати до складу витрат і на відрядження. Йдеться, звісно, про добові витрати. Починаючи з 01.04.2011 р. зазначені витрати включаються до складу витрат у таких розмірах: у межах території України — не більше ніж 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, для відряджень за кордон — не більше ніж 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що був чинний для працездатної особи станом на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Відображення витрат у податковому обліку

Згідно з визначенням, наведеним у пп. 14.1.27 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу, витрати — це сума будь-яких витрат платника податку в грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, здійснюваних для провадження господарської діяльності платника податку, в результаті яких відбувається зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов'язань, внаслідок чого відбувається зменшення власного капіталу (крім змін капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власником). Як бачимо, цей термін відрізняється від терміна «валові витрати», оскільки запроваджує «бухгалтерські» критерії визнання витрат «вибуття активів або збільшення зобов'язань».

Тому при відображенні витрат на відрядження слід керуватися принципами бухгалтерського обліку витрат, а саме ПБО 16 «Витрати».

Так, у разі службового відрядження працівників зі складу апарату управління такі витрати слід відображати у складі адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством (пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Податкового кодексу); витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом, відображаються у складі витрат, пов'язаних з реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг (пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Податкового кодексу).