Бухоблік
Тема: Інше

Річна інвентаризація в бюджетних установах та організаціях

Поточний рік добігає кінця. Для міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ і організацій, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, виникає потреба у проведенні річної інвентаризації.
У цій статті розглянемо особливості проведення інвентаризації для вищезазначених установ і організацій.


Нормативні документи при проведенні інвентаризації

Основним нормативним документом, що регламентує порядок проведення інвентаризації бюджетними установами, є Інструкція № 90, якою встановлено також форми інвентаризаційних документів.

При виявленні нестач їх розмір визначають відповідно до Порядку № 116, Закону № 217, Методики № 1891. Списання нестач здійснюється згідно з Порядком № 1314 тощо.

Отже, особам, задіяним у проведенні інвентаризації, бажано детальніше ознайомитися зі змістом зазначених документів.

Об'єкти інвентаризації

Інвентаризуються все майно установи незалежно від його місцезнаходження, а також всі види фінансових зобов'язань (п. 1.3 Інструкції № 90).

Інструкцією № 90 встановлено єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами й організаціями, що утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.

Таким чином, інвентаризуються все майно (розділи І та ІІ активу балансу установи) і зобов'язання (розділ ІІ пасиву балансу установи).

Причому зі змісту пунктів 1.19 та  11.4 Інструкції № 90 випливає, що інвентаризація майна і зобов'язань проводиться в розрізі субрахунків. Тобто інвентаризація повинна підтверджувати суму за таким субрахунком.

Водночас згідно з п. 15 цієї Інструкції інвентаризації підлягають позабалансові статті в такому самому порядку, як і статті балансу.

Наведемо перелік позабалансових статей:

  • 01 «Орендовані необоротні активи»;
  • 02 «Активи на відповідальному зберіганні»;
  • 04 «Непередбачені активи і зобов'язання»;
  • 05 «Гарантії та забезпечення»;
  • 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання»;
  • 07 «Списані активи та зобов'я-зання»;
  • 08 «Бланки суворого обліку»;
  • 09 «Призначення та зобов'язання».

Періодичність і строки проведення інвентаризації

Згідно з п. 1.8 Інструкції № 90 кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (табл. 1).

Таблиця 1. Випадки, коли проведення інвентаризації є обов'язковим


з/п

Випадки (згідно з п. 1.9 Інструкції № 90)

1

Перед складанням річної фінансової звітності, крім випадків, наведених у табл. 2

2

При зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передачі справ)

3

При встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів)

4

Після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.) — терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха

5

У разі ліквідації установи

6

Згідно з розпорядженням судових та слідчих органів

7

При передачі майна установи в оренду

8

При передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
Інвентаризація може не проводитись у випадках передачі установ чи їх структурних підрозділів, а також будівель та споруд усередині одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (якщо інвентаризацію було раніше проведено в терміни згідно з вимогами цієї Інструкції)

 

Таким чином, керівник установи має видати відповідний наказ, яким встановлюються відповідні кількість, дати й перелік. При встановленні періодичності інвентаризацій керівник повинен враховувати норми пунктів 1.5 та 1.6 Інструкції № 90 (табл. 2).

Таблиця 2. Періодичність проведення інвентаризацій


з/п

Об'єкти

Періодичність (згідно з пунктами 1.5 та 1.6 Інструкції № 90)

1

Будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти*

Не менше одного разу на три роки

2

Музейні цінності*

Згідно зі строками, встановленими Міністерством культури України

3

Бібліотечні фонди*

За рішенням керівника установи — один раз на п'ять років або протягом п'яти років з охопленням інвентаризацією щороку не менше 20% одиниць бібліотечного фонду з обов'язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) -протягом 30 днів

4

Інші основні засоби, малоцінні та швидкозношувані предмети*

У міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), -виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу на два роки; в інших установах — не менше одного разу на рік

*Згідно з пп. 1.5.4 п. 1.5 Інструкції № 90 інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня.

5

Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння і вироби з них, а також дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, що містяться у відходах і брухті**

За місцями зберігання і безпосередньо на виробництві — два рази на рік: станом на 1 січня та на 1 липня. Інвентаризація проводиться відповідно до Інструкції № 84

**Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей у терміни, встановлені для матеріальних цінностей (п. 2.9 Інструкції № 90).


з/п

Об'єкти

Періодичність (згідно з пунктами 1.5 та 1.6 Інструкції № 90)

6

Незавершені капітальні роботи інвентарного характеру і капітальні ремонти

Не менше одного разу на рік, але не раніше 1 грудня

7

Молодняк тварин, тварини на відгодівлі, птиця, кролі, хутрові звірі і сім'ї бджіл

Не менше одного разу на квартал

8

Готові вироби, сировина та матеріали, пальне***, корми, фураж та інші матеріали

Не менше одного разу на рік, але не раніше 1 жовтня

***Інвентаризація нафти та нафтопродуктів проводиться з урахуванням п. 13 Інструкції № 281/171/578/155.

9

Продукти харчування і спирту

Не менше одного разу на квартал

10

Незавершене виробництво і напівфабрикати власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях і підсобних сільських та навчально-дослідних господарствах, незавершені науково-дослідні роботи

Не раніше 1 жовтня звітного року і, крім того, періодично — у терміни, які встановлюють відповідно міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад

11

Грошові кошти, грошові документи, цінності та бланки суворої звітності

Не менше одного разу на квартал

12

Реєстраційні, спеціальні реєстраційні, валютні та поточні рахунки

У міру отримання виписок органів Держказначейства України, -банків

13

Розрахунки платежів до бюджету

Не менше одного разу на квартал

14

Розрахунки установи з вищестоящою організацією

Не менше одного разу на квартал

15

Розрахунки з дебіторами та кредиторами

Не менше двох разів на рік.
Розрахунки у порядку планових платежів і з депонентами — не менше одного разу на місяць****

****Інвентаризація кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, проводиться з урахуванням норм Порядку № 73 — щокварталу.

16

Матеріальні цінності, що не належать установі, — як такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин

У терміни, зазначені вище для відповідних цінностей

 

Створення інвентаризаційної комісії

Інвентаризація розпочинається зі створення інвентаризаційної комісії. При створенні комісії слід зважати на норми пунктів 1.11 — 1.15 Інструкції № 90.

Центральна інвентаризаційна комісія

Створює комісію керівник установи власним наказом. Комісія створюється тільки з числа працівників установи, працівники сторонніх організацій не можуть входити до її складу. Наприклад, не можуть входити до складу комісії сторонній експерт-оцінювач, працівники держфінінспекції тощо.

У листі № 12-14/519 ГоловКРУ України зазначає, що працівники державної контрольно-ревізійної служби можуть звертатися до керівника бюджетної установи, підприємства або організації для прийняття ним внутрішнього розпорядчого документа про проведення інвентаризації, визначення методів інвентаризації (суцільний чи вибірковий), кола матеріально відповідальних осіб, у яких слід провести інвентаризацію, та переліку матеріальних цінностей, які необхідно перевірити.

При цьому вони мають право лише бути присутніми при проведенні інвентаризації, оскільки в кінцевому результаті можуть оцінити як роботу самої інвентаризаційної комісії, так і стан справ щодо збереження і використання матеріальних цінностей на підприємстві, однак не мають права нарівні з членами інвентаризаційної комісії підписувати інвентаризаційні документи. Водночас вони можуть завізувати сторінки інвентаризаційних відомостей з метою уникнення їх підробки (здійснення підчисток і виправлень або ж заміни одного примірника на інший).

Не включаються до складу комісії також матеріально відповідальні особи. До складу комісії обов'язково повинен входити головний бухгалтер. Комісія очолюється керівником установи чи його заступником.

Центральна інвентаризаційна комісія:

  • проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій її створено;
  • проводить інвентаризацію кош-тів у розрахунках і бланків суворої звітності;
  • керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій;
  • у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації тощо) проводить за рішенням керівника установи повторні суцільні інвентаризації, розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися нестачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та надає пропозиції щодо порядку врегулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей.

Місцеві інвентаризаційні комісії

Якщо внаслідок великого обсягу інвентаризаційних робіт інвентаризацію не може бути проведено однією комісією, утворюються місцеві комісії, що очолюються керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації у структурних підрозділах цих установ. Один і той самий працівник не може бути головою місцевої комісії в одній і тій самій установі два роки поспіль.

До складу місцевої комісії обов'язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці (інженери, технологи, економісти та ін.), які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік, окрім матеріально відповідальних осіб.

Робота місцевих комісій організується та контролюється центральною комісією.

Місцеві інвентаризаційні комісії:

  • проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей;
  • складають висновки про виявлені нестачі та надлишки;
  • вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення обліку та контролю за їх збереженням.

Інвентаризація в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією

Насамперед керівник установи, при якій утворено централізовану бухгалтерію, власним наказом затверджує:

  • членів центральної інвентаризаційної комісії;
  • календарний план проведення інвентаризації;
  • розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях.

На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці (інженери, технологи, економісти та ін.), які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік.

Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи, який призначив інвентаризацію.

Обов'язки членів інвентаризаційних комісій

Члени комісії зобов'язані:

  • своєчасно проводити інвентаризацію відповідно до наказу керівника;
  • дотримуватися порядку проведення інвентаризації;
  • повно і достовірно вносити до інвентаризаційних описів дані про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
  • правильно і своєчасно оформляти матеріали інвентаризації відповідно до встановленого порядку;
  • не проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними;
  • перевіряти залишки матеріальних цінностей у натурі за обо-в'язковою участю матеріально відповідальних осіб.

Правила проведення річної інвентаризації

Суцільна та вибіркова інвентаризації

Як уже зазначалося (рядок 1 табл. 1), перед складанням річної фінансової звітності слід обов'язково проводити інвентаризацію.

За загальним правилом інвентаризуються все майно установи і всі види фінансових зобов'язань (п. 1.3 Інструкції № 90), тобто інвентаризація проводиться суцільним методом.

У табл. 2 наведено періодичність проведення інвентаризації. Фактично вона має бути проведена за більшістю об'єктів не раніше 1 жовтня (крім об'єктів, зазначених у рядках 5 та 6).

Водночас у цій таблиці наведено винятки. Приміром, будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти можна інвентаризувати не менше одного разу на три роки. Наприклад, у минулому році нерухомі об'єкти інвентаризували, а в поточному році їх можна вже не інвентаризувати.

Таким чином, інвентаризація поточного року вже не буде суцільною, адже до неї можуть не долучитися вищезазначені об'єкти.

Згідно з п. 1.18 Інструкції № 90 інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число місяця.

Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці їх зберігання не може бути закінчена в один день, вона може бути розпочата раніше і закінчена після першого числа.

Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи (п. 1.8 Інструкції № 90).

З урахуванням вищеза-значеного річну інвентаризацію кожного поточного року може бути проведено у кілька етапів. Наприклад, одні об'єкти інвентаризують станом на 1 жовтня, інші — на 1 листопада і т. д. до 31 грудня включно.

Підготовчі роботи до інвентаризації (п. 1.16 Інструкції № 90)

До початку інвентаризації в бухгалтеріях необхідно закінчити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності має бути розкладено за найменуваннями, сортами, розмірами тощо.

Проведення інвентаризації

Передусім члени інвентаризаційної комісії повинні підготувати бланки відповідних інвентаризаційних описів — заповнити «шапку» бланка, зазначити членів інвентаризаційних комісій.

Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання,оприбутковано, а ті, що вибули,списано (п. 1.17 Інструкції № 90).

Така розписка також міститься на бланку інвентаризаційних описів.

Потім розпочинається процес інвентаризації.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру тощо виходячи з установлених одиниць виміру. Визначення ваги (або об'єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка (п. 1.19 Інструкції № 90).

Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку.

Якщо інвентаризацію на складах або в інших закритих приміщеннях не закінчено в той самий день, то інвентаризаційна комісія наприкінці робочого дня повинна опечатати приміщення (п. 1.18 Інструкції № 90). Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи мають зберігатися в ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Особливості оформлення інвентаризаційних описів (актів) (пункти 1.21 — 1.24 Інструкції № 90)

Дані інвентаризації записують в інвентаризаційні описи (акти).

Форми описів (актів) залежно від виду майна і зобов'язань наведено в додатках до Інструкції № 90:

  • основних засобів (додаток 1);
  • нематеріальних активів (додаток 3);
  • інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5);
  • наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7);
  • бланків документів суворої звітності (додаток 8);
  • розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9);
  • матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11).

Складаються окремі описи за місцезнаходженням цінностей матеріально відповідальними особами. При річній інвентаризації описи складаються в двох примірниках, а якщо інвентаризація проводиться при зміні матеріально відповідальних осібу трьох примірниках.

Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальні особи в кінці кожного інвентаризаційного опису розписуються про перевірені комісією і занесені в опис цінності.

На кожній сторінці опису прописом зазначаються число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності зазначено.

На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються. Виявлені в описах помилки повин-ні бути виправлені.

Виправлення здійснюються в порядку, передбаченому п. 4 Положення № 88. В описі, створеному вручну, помилки виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» й підтверджено підписами всіх членів інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Особливості інвентаризації різних видів майна і зобов'язань (не належать установі)

Нормами Інструкції № 90 передбачено такі особливості для:

  • основних засобів (п. 2);
  • нематеріальних активів (п. 3);
  • матеріалів, продуктів харчування та інших матеріальних запасів (п. 4);
  • молодняку тварин та тварин на відгодівлі (п. 5);
  • малоцінних та швидкозношуваних предметів (п. 6);
  • незавершених науково-дослідних робіт (п. 7);
  • незавершеного виробництва виробничих (навчальних) майстерень (п. 8);
  • незавершеного виробництва в підсобних (навчальних) сільських господарствах (п. 9);
  • грошових коштів, цінностей і бланків суворої звітності в касі установи (п. 10);
  • розрахунків (п. 11);
  • незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних ремонтів (п. 12);
  • інших необоротних матеріальних активів (п. 13);
  • матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (п. 14);
  • позабалансових статей (п. 15).

Отже, перш ніж інвентаризувати відповідні види майна і зобов'язань, членам інвентаризаційної комісії слід детально ознайомитися з відповідними пунктами цієї Інструкції.

Перевірка та оформлення результатів інвентаризації (п. 16 Інструкції № 90)

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.

Відповідний працівник бухгалтерії перевіряє правильність підрахунків у описі (акті), заповнює колонки «кількість», «вартість» за даними бухгалтерського обліку і в кінці опису (акта) ставить власний підпис, чим підтверджує факт перевірки.

Якщо виявляються розбіжності між фактичними та бухгалтерськими даними, їх потрібно також задокументувати. Документує бухгалтер у Порівняльній відомості результатів інвентаризації:

  • основних засобів (додаток 2);
  • нематеріальних активів (додаток 4);
  • необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 6).

Відомості підписує бухгалтер і матеріально відповідальна особа.

Розбіжності грошових коштів, цінностей і розрахунків з дебіторами і кредиторами документуються безпосередньо у відповідних актах інвентаризації (додатки 7 та 9).

Оформлені таким чином у бухгалтерії описи (акти), порівняльні відомості передаються інвентаризаційній комісії. Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої виснов-ки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії (додаток 12). У ньому наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у нестачах, втратах, а також надлишках, і зазначається, яких заходів вжито стосовно винних осіб.

Не пізніше ніж за 10 днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи. У централізованих бухгалтеріях протоколи центральної інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи, при якій утворено централізовану бухгалтерію.

Затверджені інвентаризаційні документи передаються до бухгалтерії для відображення в обліку результатів інвентаризації (надлишків чи нестач).

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць

Інвентаризаційні різниці регулюють у порядку згідно з п. 17 Інструкції № 90.

При відображенні інвентаризаційних різниць у бухгалтерському обліку слід враховувати норми Інструкції № 61.

З огляду на норми зазначених інструкцій розглянемо особливості регулювання та відображення в бухгалтерському обліку окремо за надлишками та нестачами, а також відшкодування нестач винними особами (відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом № 114, та Інструкції № 61).

Надлишок основних засобів, цінних паперів, грошових коштів та інших матеріальних цінностей

Надлишки оприбутковуються та зараховуються відповідно на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим установленням причин їх виникнення і винних у цьому осіб.

Відображення у бухгалтерському обліку:

  • за дебетом рахунків 103122, 2025, 30 тощо та кредитом субрахунку 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» — на суму оприбуткованого надлишку;
  • за дебетом субрахунку 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги» та кредитом субрахунків 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами», 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами» — одночасно на суму оприбуткованих необоротних активів (401) і малоцінних швидкозношуваних предметів (411).

Нестача запасів у межах норм природного убутку

Запаси, придбані у поточному році, — надлишок списується за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки: за дебетом рахунків 80 «Видатки із загального фонду», 81 «Видатки спеціального фонду» та кредитом рахунків 2025.

Запаси, придбані у минулих роках, — надлишок відноситься за розпорядженням керівника на зменшення результату кошторису установи: за дебетом рахунку 43 «Результати виконання кошторисів» та кредитом рахунків 2025.

Слід зазначити, що норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після заліку нестачі цінностей надлишками при пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму.

Нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей

Списуються з балансу установи та відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей.

Втрати і нестачі понад норми природного убутку матеріальних цінностей у тих випадках, коли винних осіб не встановлено, а справи перебувають в органах дізнання чи досудового слідства, списуються з балансу установи і зараховуються на позабалансовий рахунок 05 «Гарантії та забезпечення» до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами. Якщо відомості про нестачі слідчим органам не передано, то на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» нестачі матеріальних цінностей не відображаються.

Про обчислення розміру шкоди йтиметься далі. А тепер наведемо відповідні бухгалтерські записи.

Списання необоротних активів:

  • за дебетом субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» та кредитом субрахунків 104 — 122 — на залишкову вартість;
  • за дебетом рахунку 13 «Знос необоротних активів» та кредитом суб-рахунків 104 — 122 — на суму нарахованого зносу;
  • за дебетом субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та кредитом субрахунку 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» — на суму відшкодування збитків, яку віднесено на рахунок винних осіб;
  • за дебетом позабалансового рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» — на суму нестачі, якщо винних не встановлено і відомості про нестачі передано слідчим органам. Цей запис робиться замість попереднього.

Списання нестач і втрат від псування запасів понад установлені норми відображається такими самими записами, як списання в межах норм природного убутку. Тільки одночасно із списанням відображаємо відшкодування винними особами:

  • за дебетом рахунків 80, 81 (43) та кредитом рахунків 20 — 25;
  • за дебетом субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та кредитом субрахунку 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» — на суму відшкодування збитків, яку віднесено на рахунок винних осіб;
  • за дебетом позабалансового рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» — на суму нестачі, якщо винних не встановлено і відомості про нестачі передано слідчим органам. Цей запис робиться замість попереднього.

Списання нестач і втрат малоцінних та швидкозношуваних предметів:

  • за дебетом субрахунку 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами» та кредитом 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації» — на балансову вартість;
  • за дебетом субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та кредитом субрахунку 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» — на суму відшкодування збитків, яку віднесено на рахунок винних осіб;
  • за дебетом позабалансового рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» — на суму нестачі, якщо винних не встановлено і відомості про нестачі передано слідчим органам. Цей запис робиться замість попереднього.

Списання нестач грошових коштів: за дебетом субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та кредитом рахунку 30 «Каса» — на суму нестачі.

Відшкодування нестач вин-ними особами

Слід зазначити, що згідно з п. 17.3 Інструкції № 90 при встановленні нестач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення нестач і втрат підлягають передачі слідчим органам, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Сума нестачі відображається на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення».

Після того як винних буде встановлено та прийнято рішення про відшкодування шкоди, сума нестачі списується з позабалансового рахунку 05. Причому якщо винних встановлено, одночасно робимо запис за дебетом субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та кредитом субрахунку 711 «Доходи за кош-тами, отриманими як плата за послуги».

Далі винні особи погашають суму нестачі шляхом внесення грошових коштів у касу чи на рахунок установи.

Надходження сум у касу, на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки установи на погашення нестач, завданих збитків тощо відображається записом: за дебетом суб-рахунків 301, 302, 311, 313, 321, 323 та кредитом субрахунку 363.

Особливості визначення розміру збитку внаслідок нестачі

Розмір збитку визначається відповідно до Порядку № 116.

Згідно п. 2 цього Порядку у разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб'єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабінетом Міністрів України. На сьогодні це Методика № 1891.

Згідно з цією Методикою збиток визначається незалежним оцінювачем або самостійно установою.

Визначення збитку незалежним оцінювачем

За загальним правилом визначення розміру збитку здійснюється шляхом проведення незалежної оцінки (п. 104 Методики № 1891).

Проводиться така незалежна оцінка професійним оцінювачем (фізичною особою), який має відповідний сертифікат, чи юридичною особою, у складі якої працює хоча б один оцінювач, які отримали сертифікат суб'єкта оціночної діяльності (ст. 5 Закону № 2658).

Якщо замовником проведення такої оцінки є державний орган або орган місцевого самоврядування, виконавець оцінки обирається на конкурсних засадах у порядку, встановленому Положенням № 1270.

Після проведення конкурсу з переможцем укладається договір про проведення оцінки майна. Виконавець проводить оцінку і оформляє Звіт про оцінку майна, надавши його замовникові.

Далі Звіт підлягає рецензуванню (ст. 13 Закону № 2658, пункти 62 — 67 Національного стандарту № 1).

Керівник підприємства (суб'єкта) або уповноважена ним особа чи орган державної влади (орган місцевого самоврядування) направляє особі, яка має право здійснювати рецензування, письмовий запит.

Рецензування Звіту можуть виконувати (ст. 13 Закону № 2658):

  • оцінювач, який має не менше як дворічний досвід практичної діяльності з оцінки майна;
  • експертні ради, спеціально створені саморегулівними організаціями оцінювачів з метою контролю за якістю оцінки майна, яка проводиться оцінювачами — членами саморегулівної організації;
  • оцінювачі, які мають не менш як дворічний досвід практичної діяльності з оцінки майна та працюють у Фонді держмайна України, в органах державної влади та місцевого самоврядування та отримали повноваження на здійснення оціночної діяльності в процесі виконання функцій з управління та розпорядження державним майном та (або) майном, що є у комунальній власності.

За наслідками рецензування рецензент готує письмову Рецензію. Рецензія з позитивним висновком є підставою для прийняття рішення про затвердження Звіту оцінки. Затвердження Звіту здійснюється шляхом видання відповідним органом державної влади (органом місцевого самоврядування) наказу про затвердження (п. 18 Методики № 1891).

Визначення збитку самостійно установою

Здійснюється в таких випадках (п. 110 Методики № 1891):

відсутність вихідних даних, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання (нестачі, знищення, псування), крім даних бухгалтерського обліку;

неможливість особистого огляду пошкодженого майна виконавцем оцінки, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна до та після розкрадання (нестачі, знищення, псування);

завдання майнової шкоди внаслідок неправомірних дій з грошовими коштами.

Для визначення збитку утворюється відповідна комісія, яка складає Акт оцінки (за формою додатка 20 чи 21 до цієї Методики). Акт рецензується і затверджується так само, як і Звіт про оцінку майна.

Процедура визначення збитку

Для першого та другого випадків з наведених у п. 110 Методики № 1891.

Збиток визначається на рівні балансової залишкової вартості пошкодженого (викраденого тощо) майна, визначеного станом на дату оцінки, встановлену для приватизації (корпоратизації) або передачі його в оренду, чи на останню звітну дату балансу підприємства-балансоутримувача, збільшеної на відповідний коефіцієнт.

Коефіцієнт знаходимо як добуток індексів цін виробників промислової продукції за галузями промисловості або індексів цін на будівельно-монтажні роботи за типами будівель і споруд, які визначаються Держкомстатом України, за період з дати, на яку було визначено балансову залишкову вартість майна, до дати оцінки збитків.

Ці індекси публікує Державна служба статистики. Ознайомитися з ними можна на сайті служби http://www.ukrstat.gov.ua/.

Рекомендації щодо методики розрахунку коефіцієнта наведено в листі № 62-97р.

За відсутності інформації про залишкову балансову вартість майна, або якщо така вартість дорівнює нулю на дату оцінки, встановлену для приватизації (корпоратизації) або передачі його в оренду, чи останню звітну дату балансу підприємства — балансоутримувача пошкодженого майна, для нашого розрахунку береться первісна (переоцінена) балансова вартість такого майна, зменшена на 50% (абзац п'ятий п. 110 Методики № 1891).

Для третього випадку з наведених у п. 110 Методики № 1891.

Збиток дорівнює сумі викрадених (знищених тощо) грошових коштів, збільшених на коефіцієнт, що розраховується на підставі встановлених Нацбанком України облікових ставок за період починаючи з дати завдання майнової шкоди до дати оцінки.

Збитки, завдані установі розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей

При визначенні таких збитків окрім норм Порядку № 116, Методики № 1891 слід керуватися також Законом № 217.

Згідно з нормами цього Закону збиток визначається у кратному розмірі фактичного розміру збитку. Із стягнених сум передусім погашається збиток установи, а решта перераховується до Держбюджету України.

Стягнення з працівників завданих ними збитків (шкоди)

Особливості матеріальної відповідальності працівників встановлено розділом ІХ (статті 130 — 138) КЗпП. Розрізняють випадки обмеженої (статті 132 та 133) та повної (ст. 134) матеріальної відповідальності.

У випадку обмеженої матеріальної відповідальності працівники відшкодовують шкоду (збиток) у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше середнього місячного заробітку.

При повній матеріальній відповідальності відшкодовується пов-ний розмір шкоди (збитку).

Порядок стягнення збитків установлено ст. 136 КЗпП.

Покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, а керівниками підприємств, установ, організацій та їх заступниками — за розпорядженням вищестоящого в порядку підлеглості органу шляхом відрахування із заробітної плати працівника.

Розпорядження власника або уповноваженого ним органу або вищестоящого в порядку підлеглості органу має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідом-лення про це працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, передбаченому законодавством.

У решті випадків покриття шкоди провадиться шляхом подання власником або уповноваженим ним органом позову до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду.

Стягнення з керівників підприємств, установ, організацій та їхніх заступників матеріальної шкоди в судовому порядку провадиться за позовом вищестоящого в порядку підлеглості органу або за заявою прокурора.

«Гарячі лінії»

Дата: 5 вересня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42