Інші податки
Тема: Перевірки та відповідальність

Надання платниками податків документів при проведенні документальних перевірок

Органи ДПС мають право проводити камеральні, документальні та фактичні перевірки.

У цій статті розглянемо підстави для проведення документальних перевірок та надання документів платниками податків під час їх проведення, порядок відновлення втрачених документів, а також реалізації прав платника податків на врахування посадовими особами органу ДПС документів, наданих у результаті такої перевірки.

Відповідно до норм Податкового кодексу документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених цим Кодексом податків і зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).

Така перевірка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку й пов'язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС, а також отриманих в установленому законодавством порядку органом ДПС документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків (пп. 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Податкового кодексу).

Обставини для проведення документальних планових перевірок встановлено ст. 77 Податкового кодексу, позапланових — ст. 78. Умови допуску до проведення документальної виїзної перевірки встановлено ст. 81, невиїзної — ст. 79 цього Кодексу.

Надання платниками податків документів

При проведенні перевірки платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам органів ДПС у повному обсязі всі документи, що належать до предмета перевірки або пов'язані з ним. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу).

З метою чіткого регламентування взаємовідносин посадових осіб органу ДПС та платника податків п. 85.1 ст. 85 Податкового кодексу встановлено заборону витребування документів від платника податків будь-якими посадовими (службовими) особами органів ДПС у випадках, не передбачених цим Кодексом.

Для великих платників податків у Податковому кодексі встановлено додаткову норму щодо надання документів.

Так, великі платники податків зобов'язані також надати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ним в електронній формі), не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірки, документальної невиїзної перевірки.

Податковим кодексом також передбачено, що при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС.

Забороняється вилучення оригіналів первинних бухгалтерських документів, за винятком випадків, передбачених кримінально-процесуальним законодавством (п. 85.5 ст. 85 Податкового кодексу).

Зважаючи на те, що органами ДПС при проведенні перевірок платників здійснюється збір, обробка та акумулювання фактичних даних щодо обсягів доходів, витрат платника податків, визначення інших показників податкових декларацій (звітів), нарахування і сплати податків (зборів), детальніше зупинимося на документах та інформації, які дають підстави для формування оцінки щодо стану виконання платником зобов'язань перед державою.

Матеріали, які є підставами для висновків

Податковим кодексом чітко визначено матеріали, які є підставами для висновків під час проведення перевірок, та вимоги щодо підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Так, згідно зі ст. 83 Податкового кодексу для посадових осіб органів ДПС під час проведення перевірок підставами для висновків є:

  • документи, визначені цим Кодексом;
  • податкова інформація;
  • експертні висновки;
  • судові рішення;
  • інші матеріали, отримані в порядку та у спосіб, передбачені цим Кодексом або іншими законами, контроль за дотриманням яких покладено на органи ДПС.

Документи, необхідні для ведення обліку в цілях оподаткування

На сьогодні Податковим кодексом чітко встановлено перелік документів, необхідних для ведення обліку в цілях оподаткування.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

При цьому платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, визначеними абзацом першим вищезазначеного пункту Кодекса.

Терміни зберігання документів

Термін зберігання первинних та оброблених документів, регістрів та звітності встановлено п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу, згідно з яким платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Якщо документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.4 цієї статті.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Архівний фонд

Згідно зі ст. 32 Закону № 3814 об'єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.

Зазначені юридичні особи зобов'язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб у встановленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією із державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

У разі ліквідації юридичних осіб ліквідаційні комісії зобов'язані забезпечити збереженість їх архівних документів і за погодженням із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб (усіх первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов'язкових платежів) за період 1095 днів, що передують даті останньої господарської операції, — протягом трьох років з дня здачі в архів; документів про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам — протягом 70 років).

Обчислення термінів зберігання документів

Терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначено у Переліку № 41. Відповідно до цього документа обчислення термінів зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком їх складання.

Згідно з п. 2.9 цього Переліку обчислення термінів зберігання документів у загальному випадку провадиться з 1 січня року, наступного за роком їх складання. Наприклад, обчислення терміну зберігання документів, датованих 2007 р., починається з 1 січня 2008 р., і якщо термін зберігання такого документа становить, наприклад, три роки, то він минає 1 січня 2011 р.

Більшість документів, які суб'єкт господарювання використовує у господарській діяльності, мають термін зберігання три роки. Але є й винятки. Терміни зберігання деяких документів становлять і 5, і 75 років (наприклад, це відомості для нарахування заробітної плати).

Слід зазначити, що згідно з розділом І Переліку № 41 первинні документи й додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записах, облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) зберігаються три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій та для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії, а у разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Первинні документи в бухгалтерському обліку

Відповідно до п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно із законодавством та установчими документами.

Статтею 9 Закону про бухоблік визначено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.

При цьому первинний документ слід розуміти як документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення, а господарську операцію — як дію або подію, що викликає зміни у структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 цього Закону).

Первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ст. 9 Закону про бухоблік).

Згідно з висновками, викладеними у листі № 742/11/13-11, будь-які документи (у тому числі договори, накладні, рахунки тощо) мають силу первинних документів лише в разі фактичного здійснення господарської операції.

Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, відповідні документи не можуть вважатися первинними документами для цілей ведення податкового обліку навіть за наявності всіх формальних реквізитів таких документів, передбачених чинним законодавством.

З урахуванням викладеного для підтвердження даних податкового обліку можуть братися до уваги лише первинні документи, складені в разі фактичного здійснення господарської операції.

При цьому визначальною ознакою господарської операції є те, що вона повинна спричиняти реальні зміни майнового стану платника податків.

Вимога щодо реальних змін майнового стану платника податків як обов'язкова ознака господарської операції кореспондує з нормами Податкового кодексу.

Відновлення втрачених документів

Податковим кодексом запроваджено важливу норму, що дозволяє платникам податків у встановлений термін відновити втрачені, пошкоджені або дострокового знищені документи.

У цьому випадку платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня настання відповідної події письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку та відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження такого повідомлення. У разі неможливості проведення перевірки платника податків через втрату (пошкодження) документів терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах вищезазначеного строку (п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу).

Вилучення документів

Податковим кодексом чітко врегульовано порядок отримання первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, від правоохоронних органів, які були ними вилучені до початку або під час проведення перевірки.

Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів, або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу.

У цьому разі терміни проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання зазначених копій документів або забезпечення доступу до них.

Реалізація прав платника податків

Податковим кодексом забезпечено також реалізацію прав платника податків на повне та всебічне врахування посадовими особами органу ДПС документів, наданих при проведенні перевірки, в результатах такої перевірки.

Так, у разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від урахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом із повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи). Протягом трьох робочих днів із дня отримання акта перевірки платник податків має право надати до контролюючого органу, що призначив перевірку, документи, визначені в акті перевірки як відсутні (п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу).

Таким чином, належне забезпечення платниками податків накопичення первинних документів, ведення регістрів бухгалтерського обліку та інших документів, передбачених Податковим кодексом та іншим законодавством, дотримання термінів їх зберігання, забезпечення надання під час проведення документальних перевірок документів, що підтверджують задекларовані показники, у повному обсязі мають визначальний вплив на здійснення аргументованих висновків щодо повноти декларування платником податків зобов'язань перед державою. Як наслідок, зменшиться кількості заперечень на акти перевірок платників податків у разі незгоди із встановленими порушеннями, а також оскаржень в адміністративному та судовому порядку прийнятих за результатами перевірок податкових повідомлень-рішень.