Бухоблік

Перерахунок іноземної валюти при формуванні витрат на відрядження за кордон

Працівнику видано аванс на відрядження в іноземній валюті на корпоративну картку. Чи перераховується іноземна валюта у національну валюту України при формуванні витрат на відрядження за кордон?

Відповідно до п. 5 розділу першого Інструкції № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові можна видавати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Особливості застосування платіжних карток визначено постановою № 223, відповідно до п. 1.4 якої корпоративний спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції з рахунку суб’єкта господарської діяльності,  — це платіжна картка, мобільний платіжний інструмент або інший платіжний інструмент, що виконує функцію засобу ідентифікації, за допомогою якого держатель цього інструмента здійснює платіжні операції з рахунку платника або банку, а також інші операції, установлені договором.

Згідно з п. 7.3 цієї постанови операції користувачів з платіжними засобами слід виконувати з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка необхідна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Відповідно до пп. 2.1 п. 2 Порядку № 126 фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше, ніж сума авансу, перераховуються у національну валюту України за валютним курсом на дату отримання авансу.

У разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більше за отриманий аванс, то таке перевищення підлягає перерахунку в національну валюту України за валютним курсом на дату затвердження звіту про використання коштів.

Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджено наказом № 996.

Якщо відряджений працівник застосовує корпоративну картку, у Звіті слід відображати лише використані (списані з картрахунку) кошти. При цьому працівник крім рахунків готелів, проїзних квитків тощо повинен додати до Звіту документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.

Таким чином, кошти у національній валюті країни, до якої був відряджений працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку в розмірах, установлених законодавством, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом Нацбанку України, що діяв на дату списання з карткового рахунку такої валюти, за умови наявності підтвердних документів.