Бухоблік

Нарахування добових у зв’язку з відрядженням

До редакції «Вісника» надійшов лист з таким запитанням: «Підприємство є платником податку на прибуток. Чи є наказ керівника такого підприємства підставою для нарахування добових, якщо немає витрат на проїзд і проживання? Чи потрібно нараховувати ПДФО на такі добові?». Розглянемо це питання докладніше.


Оформлення направлення у відрядження

Відрядження оформлюється наказом керівника підприємства з урахуванням норм пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу.

У наказі повинні зазначатися всі суттєві аспекти відрядження:

  • прізвище відрядженого працівника, його посада (професія);
  • місце відрядження (населений пункт, підприємство, куди відряджено працівника, тощо);
  • строк відрядження;
  • мета відрядження та інші умови залежно від ситуації. Наприклад, наказом можуть встановлюватися маршрут руху відрядженого, обмежуватися відрядні витрати (наприклад, максимальна сума готельних послуг) тощо.

Слід зазначити, що раніше відрядженому працівнику надавалося також посвідчення про відрядження. На сьогодні нормативними документами це не вимагається. Але підприємство може застосовувати посвідчення за власним бажанням, обумовивши це внутрішнім положенням про відрядження чи відповідним наказом.

Відповідно до ст. 121 КЗпП у відрядження направляють лише працівників підприємства.

Водночас у пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу йдеться про відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку або є членами керівних органів платника податку.

До останніх належать члени (фізичні особи) керівних органів, які є у той же час засновниками, учасниками підприємства або виконують керівні функції на підставі цивільно-правового договору (лист № 10-0-3-12/8.1).

Витрати на відрядження може бути включено до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю такого платника, зокрема (але не виключно):

  • запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;
  • укладеного договору чи контракту;
  • інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  • документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Розмір добових

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до податкових витрат відносяться добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не більш як 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Станом на 01.01.2013 р. розмір мінімальної заробітної плати становить 1147 грн. (ст. 8 Закону про Держбюджет-2013). Таким чином, граничний розмір добових у розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2013 р.: по Україні — 229,40 грн., за кордон — 860,25 грн.

Якщо підприємство виплачує працівнику суму добових у розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі не більше ніж 229,40 грн. (по Україні) та 860,25 грн. (за кордон), така сума добових відноситься до складу податкових витрат і не оподатковується ПДФО за умови зв'язку відрядження з діяльністю підприємства.

Однак підприємство може виплачувати добові і в більшому розмірі. У цьому разі сума перевищення оподатковуватиметься ПДФО і не включатиметься до складу податкових витрат. Слід враховувати, що сума перевищення з метою оподаткування ПДФО повинна збільшуватися на коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу: 1,176471 — для ставки 15%, 1,204819 — для ставки 17%.

Приклад

Працівнику в січні 2013 р. виплачено добові у розмірі 300 грн. за один день відрядження в межах України.

До податкових витрат можна включити тільки 229,40 грн. Сума перевищення становить 70,60 грн. (300 – 229,40), оподатковується ПДФО — 12,46 грн. (70,60 х 1,176471 х 15%).

Нагадаємо також, що згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу сума добових визначається у разі відрядження:

  • у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
  • до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку. Ця сама сума добових підлягає оподаткуванню ПДФО (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу).

Тобто підприємство може виплатити працівнику добові навіть і без достатнього документального підтвердження витрат. Але такі добові не можуть бути включені до складу податкових витрат і підлягають оподаткуванню ПДФО.

Щодо нарахування та утримання єдиного внеску із сум добових зазначимо, що на підставі п. 6 розділу І Переліку № 1170 витрати на відрядження, а саме:  добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, належать до видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок.

«Гарячі лінії»

Дата: 14 березня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42