Бухоблік

Документи для підтвердження витрат в обліку підприємства

До редакції «Вісника» надійшло таке запитання: підприємство надає послуги з ремонту електродвигунів. Які документи можуть бути підставою для віднесення матеріалів, використаних для ремонту, до витрат у податковому обліку?


Згідно з п. 138.8 ст. 138 Податкового кодексу собівартість виготовлених та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг складається з витрат, прямо пов’язаних з виробництвом таких товарів, виконанням робіт, наданням послуг, зокрема з прямих матеріальних витрат.

До складу прямих матеріальних витрат включається вартість сировини та основних матеріалів, що утворюють основу виготовленого товару, виконаної роботи, наданої послуги, придбаних напівфабрикатів та комплектувальних виробів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об’єкта витрат. Прямі матеріальні витрати зменшуються на вартість зворотних відходів, отриманих у процесі виробництва, які оцінюються у порядку, визначеному в положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку.

Отже, вартість матеріалів, витрачених при наданні послуг з ремонту електродвигунів, є складовою частиною собівартості наданих послуг у складі прямих матеріальних витрат і відповідно до п. 138.1 ст. 138 Податкового кодексу включаються до складу витрат, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування.

Собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг є складовим елементом витрат, що враховуються при обчисленні об’єкта оподаткування податком на прибуток підприємств. Відповідно до п. 138.2 цієї статті витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II зазначеного Кодексу.

Статтею 9 Закону про бухоблік та п. 1.2 глави 1 Положення № 88 установлено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій та проведення записів в облікових регістрах є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій та повинні містити певні обов’язкові реквізити.

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства (установи), від імені якого складено документ, назву документа (форми), дату і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції й технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо (п. 2.4 глави 2 Положення № 88).

Щодо нормативного документа, яким встановлено норми витрат матеріалів при ремонті електродвигунів, то слід зауважити, що такого уніфікованого документа немає. Тому підприємством може бути самостійно розроблено та обов’язково передбачено наказом про облікову політику такі норми. Найголовніше — списання матеріалів на ремонт електродвигунів повинно підтверджуватися первинним документом.

Загальні принципи формування собівартості продукції (робіт, послуг) визначено у ПБО 16 «Витрати». Також може бути розроблено та передбачено наказом про облікову політику внутрішні правила формування собівартості конкретного виду послуг, які надаються підприємством, що не суперечать чинним нормативним документам.

Основними методами калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг) є позамовний, нормативний та попередільний. Для калькулювання собівартості послуг зазвичай використовується позамовний метод. За цим методом фактична калькуляція виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) визначається для кожного замовлення або партії окремо. В основу нормативного методу закладено нормативи виробничих і трудових витрат, розроблені на підприємстві залежно від виду послуг та особливостей технології їх надання (нормативна або планова калькуляція собівартості однієї послуги).

Отже, калькулювання собівартості та формування ціни послуг залежить від обраного методу, який фіксується в наказі про облікову політику. Це може бути або калькулювання за кожним замовленням, або складання планової калькуляції для однорідних послуг.

При цьому розрахунок калькуляції не належить до первинних документів у розумінні Закону про бухоблік, оскільки не містить усіх обов’язкових реквізитів, передбачених п. 2 ст. 9 цього Закону, не відображає відомостей про господарську операцію. Калькуляція собівартості продукції за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки нею не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції (лист № 31-08410-07/23-357/246).

Первинними документами, що підтверджують собівартість послуги, є документи, які підтверджують витрати щодо кожної статті калькуляції. Наприклад, витрати на оплату праці працівників, які безпосередньо займаються наданням тієї чи іншої послуги, підтверджуються відомістю про нарахування заробітної плати; витрати на матеріали, запчастини тощо — накладною, яка підтверджує передачу запасів зі складу до виробничого підрозділу, та актом, який підтверджує фактичне витрачання запасів у виробничому підрозділі при наданні послуг з ремонту (у цьому акті зазначаються, зокрема, найменування використаних запасів (матеріалів, запасних частин), їх кількість, облікова ціна та сума в розрізі кожного найменування, номер (шифр) або найменування замовлення, для виготовлення якого вони витрачені, обсяг наданих послуг).

Отже, документом, що підтверджує правомірність застосування на підприємстві відповідного методу калькулювання собівартості послуг, є наказ про облікову політику підприємства. А собівартість послуги підтверджується первинними документами щодо здійснення витрат на таку послугу за кожною статтею калькуляції окремо.

Тобто для підтвердження зв’язку понесених витрат з власною господарською діяльністю підприємству окрім первинних документів необхідно мати затверджений керівником підприємства наказ про облікову політику, у якому визначено метод калькулювання собівартості послуг з ремонту електродвигунів, та затверджені належним чином норми витрат матеріалів та калькуляції.

«Гарячі лінії»

Дата: 5 вересня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42