Бухоблік

Зберігання первинних документів: загальні положення, строки зберігання, відповідальність

Загальні положення

Законом про бухоблік встановлено, що первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, відповідно до п. 2.4 Положення № 88 залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Частиною третьою ст. 8 Закону про бухоблік встановлено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Положенням № 88 конкретизовано вимоги до підприємств щодо забезпечення збереження первинних документів та облікових регістрів. Зокрема, первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси:

  • підлягають обов’язковій передачі до архіву;
  • до передачі їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів із бухгалтерії та з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Строки зберігання документів

Переліком № 578/5 визначено строки зберігання первинних документів, фінансової та податкової звітності, інших документів.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5).

Наприклад, обчислення строку зберігання документів, завершених діловодством у 2012 р., починається з 01.01.2013 р. Якщо строк зберігання такого документа становить три роки, то він закінчується 01.01.2016 р.

Більшість документів, які підприємства використовують у господарській діяльності, мають строки зберігання три роки, але є документи, строки зберігання яких становлять 5, 10 та 75 років.

Строки зберігання для конкретних видів документів визначено у відповідних таблицях Переліку № 578/5. Слід звернути увагу на пояснення і позначки, які супроводжують встановлені строки. Відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року. Примітки, що застосовуються в цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Строки зберігання окремих документів наведено в таблиці.

Види документів

Строк
зберігання

Примітки

1. Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей;
на одержання
заробітної плати
та інших виплат

3 роки

За умови завершення перевірки територіальними органами Міндоходів України з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

2. Податкові накладні

3 роки

Аналогічно примітці до п. 1

3. Відомості на виплату грошей

3 роки

За відсутності розрахунково-платіжних відомостей
(особових рахунків) — 75 років

4. Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки

Аналогічно примітці до п. 1

5. Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 роки

Аналогічно до примітки до п. 1

6. Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

Постійно

До ліквідації організації

 

Також п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

Наприклад, підприємство подало декларацію з податку на прибуток за 2012 р. 21.01.2013 р. З цієї дати й починається відлік 1095 днів для зберігання первинних документів, що підтверджують дані податкового обліку доходів і витрат. У разі ж неподання декларації з податку на прибуток за 2012 р. відлік 1095 днів почнеться з 11.02.2013 р. (відповідно до пунктів 49.18 та 49.19 ст. 49 Податкового кодексу).

При проведенні перевірок щодо дотримання суб’єктами господарювання податкового законодавства виникають ситуації, коли результати такої перевірки стають предметом оскарження або судового розгляду. Якщо документи, визначені п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 цієї статті Кодексу.

Відповідальність

Згідно з частиною сьомою ст. 9 Закону про бухоблік підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом установленого строку.

Пунктом 6.10 Положення № 88 визначено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи й наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду (у випадку пожежі).

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також органу Міндоходів України — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

Пунктом 44.5 ст. 44 Податкового кодексу закріплено обов’язок платника податку у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити орган Міндоходів України за місцем обліку.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до органу Міндоходів України.

Також слід врахувати, що згідно з пп. 139.1.9 п. 139.1 ст. 139 Податкового кодексу не включаються до складу витрат витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.

У разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це територіальному органу Міндоходів України та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов’язань за звітний податковий період. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені, знищені або зіпсовані документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження такої заяви до територіального органу Міндоходів України.

Якщо платник податку поновить втрачені, знищені або зіпсовані документи в наступних податкових періодах, підтверджені витрати включаються до витрат за податковий період, на який припадає таке поновлення.

Відповідно до п. 121.1 ст. 121 Податкового кодексу незабезпечення платником податків зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених ст. 44 цього Кодексу строків їх зберігання
та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.

Приклад 1. Підприємством втрачено розрахункові квитанції, що підтверджують факт сплати цією юридичною особою готівкових коштів за придбані товари (роботи, послуги). Які штрафні санкції виникають у цьому разі?

Слід зазначити, що розрахункові квитанції є документами, які підтверджують готівкові розрахунки підприємства. Статтею 1 Указу № 436 встановлено, що у разі порушення юридичними особами всіх форм власності, фізичними особамигромадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, які є суб’єктами підприємницької діяльності, а також постійними представництвами нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Нацбанком України, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу. При цьому згідно з нормою частини шостої ст. 1 Указу № 436 за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, застосовується штраф у розмірі сплачених коштів. З цього приводу листом № 13363/6/23-8019 роз’яснено, зокрема, що:

  • зазначена норма Указу № 436 передбачає застосування до суб’єкта господарювання фінансових санкцій за порушення ним порядку відображення в облікових документах каси підприємства витраченої підзвітними особами готівки без подання ними підтвердних документів (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, інших письмових документів);
  • санкції на підставі частини шостої ст. 1 Указу № 436 застосовуються до суб’єктів господарювання, які ведуть облік касових операцій з порушенням норми, встановленої п. 7.41 Положення № 637.

Зазначимо, що відповідно до п. 7.41 цього Положення під час перевірки правильності оформлення видачі готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюється достовірність підтвердних документів, що додаються до звітів про використання коштів.

Отже, за відсутності розрахункової квитанції або іншого платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового касового ордера) проведення готівкових розрахунків залишається непідтвердженим. Якщо такий факт виявлено при перевірці територіальними органами Міндоходів України, то застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу у розмірі сплачених коштів на підставі норми частини шостої ст. 1 Указу № 436. Крім цього, за незабезпечення зберігання первинних документів та ненадання контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю передбачено накладення штрафу відповідно до п. 121.1 ст. 121 Податкового кодексу, про що зазначалося вище.

Приклад 2. На підприємстві відбулася перевірка державною фінансовою інспекцією за період до 01.01.2012 р. Територіальним органом Міндоходів України проведено перевірку за період до 30.06.2012 р. Після перевірки на підприємстві знищено первинні документи за період до 31.12.2011 р. Чи було порушено встановлені законодавством строки зберігання документів та які штрафні санкції буде застосовано до підприємства?

Факт проведення перевірки дотримання суб’єктами господарювання податкового законодавства не є приводом для знищення документів. Як визначено вище, строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, становить не менш як 1095 днів.

Порушення суб’єктом господарювання строків зберігання відповідних документів тягне за собою відповідальність у вигляді штрафу згідно з п. 121.1 ст. 121 Податкового кодексу.

«Гарячі лінії»

Дата: 3 жовтня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42