ПДФО

Форма № 1ДФ: подання та заповнення

Порядок заповнення та подання до контролюючих органів Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) (далі - Податковий розрахунок) відповідно до вимог ст. 51, пп. 70.16.1 п. 70.16 ст. 70, пп. «б» п. 176.2 ст. 176 Податкового кодексу встановлено наказом № 1020 (далі — Порядок № 1020). Дія цього Порядку поширюється на податкових агентів, визначених пп. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 зазначеного Кодексу.

Згідно з цим підпунктом податковий агент — це юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), самозайнята особа, представництво нерезидента — юридичної особи, інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок, передбачений розділом IV Податкового кодексу, до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність до контролюючих органів і нести відповідальність за порушення його норм у порядку, передбаченому ст. 18 та розділом IV цього Кодексу.

Хто подає Податковий розрахунок

Згідно з пп. «б» п. 176.2 ст. 176 Податкового кодексу особи, які відповідно до цього Кодексу мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати у строки, встановлені цим Кодексом для податкового кварталу, Податковий розрахунок до контролюючого органу за місцем свого розташування. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду.

У разі якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, Податковий розрахунок у вигляді окремого витягу за такий підрозділ подає юридична особа до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням і надсилає копію такого розрахунку до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу.

Строки подання

Податковий розрахунок подається окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий Податковий розрахунок за календарний рік не подається.

Якщо останній день строку подання Податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем. Наприклад, 09.02.2014 р. припадає на неділю, відповідно останнім днем подання Податкового розрахунку буде 10.02.2014 р. (винятки становлять випадки, коли в разі перенесення робочих днів робочим днем стає вихідний день).

У якому вигляді подається Податковий розрахунок

При заповненні Податкового розрахунку слід пам’ятати:

  • розрахунок заповнюється машинописним текстом або друкованими літерами на неушкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується);
  • складається у двох екземплярах, один з яких повертається податковому агенту з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом і зазначеним номером порції, отриманим при реєстрації в контролюючому органі;
  • не допускається помарок, закреслювань, виправлень та уточнень;
  • у незаповнених полях інформаційного рядка проставляються прочерки;
  • зазначаються порядкові номери сторінок;
  • подання ксерокопії розрахунку не дозволяється;
  • завіряється розрахунок підписами головного бухгалтера та керівника, а також печаткою — для юридичної особи, підписом фізичної особи і печаткою (за наявності) — для фізичної особи — податкового агента.

Заповненню підлягають усі обов’язкові реквізити Податкового розрахунку.

Податковий розрахунок можна подавати на паперовому носії, а також в електронному вигляді за добровільним рішенням податкового агента.

Водночас згідно з п. 49.4 ст. 49 Податкового кодексу платники податків, що належать до великих і середніх підприємств, подають податкові декларації, розрахунки до контролюючого органу в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Подання Податкового розрахунку на фізичних осіб, які не мають реєстраційного номера облікової картки

На всіх працівників, у тому числі фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, подається Податковий розрахунок єдиним документом (однією порцією), якщо штатна чисельність працівників на підприємстві становить до 1000 осіб. Якщо штатна чисельність працівників є більшою ніж 1000 осіб, можливе подання Податкового розрахунку кількома порціями, кожна з яких є окремим Податковим розрахунком зі своїм номером порції.

Як заповнити Податковий розрахунок, якщо штатна чисельність на підприємстві становить понад 1000 осіб

Якщо штатна чисельність працівників є більшою ніж 1000 осіб, можливе подання Податкового розрахунку кількома порціями, кожна з яких є окремим Податковим розрахунком зі своїм номером порції. Строк подання останньої порції не має перевищувати встановленого строку подання Податкового розрахунку. Аркуші окремого Податкового розрахунку зшиваються.

Виплата доходу на користь самозайнятих осіб

У разі нарахування (виплати) доходів податковий агент повинен відобразити в Податковому розрахунку виплачені доходи на користь всіх платників податків, у тому числі самозайнятих осіб (фізичних осіб — підприємців та осіб, що здійснюють незалежну професійну діяльність).

Порядок заповнення

Правила заповнення Податкового розрахунку регламентовано розділом ІІІ Порядку № 1020. Розглянемо особливості заповнення податковим агентом цього розрахунку.

Праворуч у клітинці «Стор.» проставляється номер сторінки Податкового розрахунку.

Відмічається відповідна клітинка «Звітний», «Звітний новий» або «Уточнюючий».

Напроти напису «Порція N» проставляється номер порції.

Клітинки «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011» не заповнюється.

Зазначається податковий номер юридичної особи — податкового агента, податковий номер або серія та номер паспорта фізичної особи — податкового агента (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідний контролюючий орган).

Відмічається відповідна клітинка «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа».

У відповідних полях зазначається податковий номер контролюючого органу, до якого подається Податковий розрахунок, і відображається арабськими цифрами звітний період.

«Працювало у штаті» — проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, яка визначається відповідно до Інструкції № 286. А в клітинці «Працювало за цивільно-правовими договорами» — кількість працівників за цивільно-правовими договорами у звітному періоді. Ці реквізити заповнюються тільки в разі наявності у юридичної особи чи у самозайнятої фізичної особи найманих працівників і лише для першої порції Податкового розрахунку.

Якщо юридична особа подає Податковий розрахунок у вигляді окремої порції за відокремлений структурний підрозділ, який не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати податок до бюджету, клітинка «Працювало у штаті» не заповнюється.

Пояснення щодо заповнення табличної частини Податкового розрахунку наведено нижче.

 

Найменування графи

Код графи

Пояснення щодо заповнення

№ з/п

1

Відображається порядковий номер заповнюваного рядка

Податковий номер або серія та номер паспорта

2

Відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в Податковому розрахунку

Сума нарахованого доходу

Відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 1020. Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування ПДФО, суми єдиного внеску, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, — обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги (далі — ПСП) за її наявності.

У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні

Сума виплаченого доходу

3

Відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом

Сума нарахованого податку

Відображається сума ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно

з Податковим кодексом

Сума перерахованого податку

4

Відображається фактична сума перерахованого ПДФО до бюджету

Суми, зазначені у графах 3а, 3, 4а, 4, відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (грн., коп.)

Ознака доходу

5

Зазначається ознака доходу згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 1020. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу.

Наприклад, доходи у вигляді заробітної плати й «лікарняні», виплачувані за рахунок роботодавця, мають ознаку доходу 101, суми винагород та інших виплат згідно з цивільно-правовими договорами — 102, суми авторської винагороди — 103, підзвітні кошти, не повернуті в строк, — 118, дохід у вигляді додаткового блага — 126.

При заповненні слід ураховувати, що Довідником ознак доходів установлено ознаки доходів для доходів, які як підлягають, так і не підлягають оподаткуванню ПДФО. Також визначено ознаки доходів для виплат, які фактично не є доходами фізичних осіб або будуть доходами при набранні чинності новими законами.

Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі та їх остаточна виплата здійснюватиметься у наступних кварталах, ознаку доходу в разі виплати слід зазначати відповідно до нарахованого у попередньому кварталі доходу.

Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має

Дата прийняття на роботу
(дд/мм/рррр)

6

Відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу.

Якщо працівника було прийнято на роботу в одному звітному періоді, а дохід нараховано і виплачено у наступному, то згідно зі ст. 24 КЗпП укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу. Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ чи розпорядження не було видано, але працівника фактично було допущено до роботи.

Згідно з п. 3.7 Порядку № 1020 графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, яких було прийнято у звітному періоді за місцем роботи та яким нараховано (виплачено) дохід у вигляді заробітної плати. При цьому у випадку якщо працівника було прийнято на роботу в одному звітному періоді (наприклад, 30 листопада), а дохід нараховано і виплачено у наступному (наприклад, 2 грудня), то при заповненні та поданні Податкового розрахунку у графі 6 відображається дата прийняття на роботу минулого періоду (30 листопада)

Дата звільнення  з роботи
(дд/мм/рррр)

7

Відображається дата звільнення фізичної особи з роботи.

У разі відсутності нарахування та виплати доходу в кварталі, в якому відбулося звільнення працівника, графа 7 Податкового розрахунку не заповнюється

Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, яких приймали на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, яких було звільнено у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнено до початку звітного періоду, але доходи отримано у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місце роботи у звітному періоді, графи 6 і 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу та її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі

Ознака ПСП

8

Відображається ознака ПСП згідно з Довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку № 1020. Зокрема, ПСП, надана згідно з пп. 169.1.1 п. 169.1 ст. 169 Податкового кодексу у розмірі 100% загальної ПСП, має ознаку 01, у розмірі 150% загальної ПСП згідно з пп. 169.1.3 цього пункту — 02, у розмірі 200% загальної ПСП згідно з пп. 169.1.4 цього пункту — 03, у розмірі 100% загальної ПСП для платника податків, що має двох дітей або більше у віці до 18 років, згідно з пп. 169.1.2 цього пункту — 04.

Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За їх відсутності проставляється прочерк. При заповненні цієї графи слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу.

Наприклад, для працівника, якому нараховувалася в кожному місяці ІV кварталу заробітна плата (ознака доходу 101), але ПСП у кожному місяці надавалася за різними ознаками пільги (у жовтні — 03, у листопаді — 02, у грудні — 04), заповнюватимуться три рядки з однією ознакою доходу (101), але різними ознаками пільги (02, 03, 04)

Ознака (0, 1)

9

Заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків. У ній відображається ознака 0, якщо рядок потрібно ввести, чи ознака 1, якщо рядок потрібно вилучити

В останньому рядку розрахунку зазначаються загальні суми за графами 3а, 3, 4а та 4.
У кінці Податкового розрахунку проставляються кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість аркушів у Податковому розрахунку. При визначенні кількості заповнених рядків підсумковий рядок не враховується

 

Проведення виправлень

Порядок проведення коригування поданого та прийнятого Податкового розрахунку здійснюється згідно з розділом IV Порядку № 1020 на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

Порядок виправлення помилок, виявлених податковим агентом (контролюючим органом) у поданому ним Податковому розрахунку (або розрахунках), залежить від строку їх виявлення.

У разі необхідності проведення коригування поданого Податкового розрахунку до закінчення граничного строку його подання (до закінчення 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу) податковий агент подає Податковий розрахунок з відміткою «Звітний новий».

Податковий розрахунок з відміткою «Уточнюючий» подається податковим агентом у разі проведення коригування після закінчення строку його подання (тобто після закінчення 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу). Такий Податковий розрахунок можна подавати як за звітний період, так і за попередні періоди.

При цьому порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків є однаковим.

Розглянемо на прикладі виправлення помилки в нарахуванні ПДФО, допущеної за минулий період. Наведемо довідку про працівників щодо отриманих доходів, утриманих єдиного внеску та ПДФО, а також заробітної плати до сплати за місяць (ІV квартал).

ПІБ

Вид отриманого доходу

Заробітна плата за ІV квартал, грн.

Дохід за один місяць в ІV кварталі, грн.

ЄСВ за місяць (3,6%), грн.

ЄСВ за квартал, грн.

ПСП 100%
за місяць, грн.

ПСП 100% за ІV квартал, грн.

Оподаткований дохід за місяць,
грн.

Оподаткований дохід за квартал, грн.

ПДФО за місяць (15%), грн.

ПДФО
за ІV квартал, грн.

Заробітна плата до сплати за місяць, грн.

Заробітна плата до сплати за ІV квартал, грн.

Яковенко П. І.

Заробітна плата

7500

2500

90

270

 

 

2410

7230

361,50

1084,50

2048,50

6145,50

Іванченко С. Г.

Заробітна плата

6600

2200

79,20

237,60

 

 

2120,80

6362,40

318,12

954,36

1802,68

5408,04

Петров С. Д.

Заробітна плата

3512

1170,67

42,14

126,42

586,50

1759,50

1128,53

3385,59

169,28

507,84

959,25

2877,75

Сидоров О. М.

Заробітна плата

9000

3000

108

324

 

 

2892

8676

433,80

1301,40

2458,20

7374,60

Петренко Б. З.

Заробітна плата

9000

3000

108

324

 

 

2892

8676

433,80

1301,40

2458,20

7374,60

Ткачук Т. У.

Заробітна плата

8400

2800

100,80

302,40

 

 

2699,20

8097,60

404,88

1214,64

2294,32

6882,96

Зубченко О. А.

Заробітна плата

8400

2800

100,80

302,40

 

 

2699,20

8097,60

404,88

1214,64

2294,32

6882,96

Зубченко О. А.

Заробітна плата

1100

366,67

13,20

39,60

 

 

353,47

1060,41

53,02

159,06

300,45

901,34

Іванов Г. П.

Заробітна плата

856

856

30,82

30,82

 

 

825,18

856

123,78

123,78

701,40

701,40

 

Нарахування доходів найманим працівникам за ІV квартал 2013 р.:

ПІБ

Вид отриманого доходу

Заробітна плата за ІV квартал, грн.

Дохід за один місяць в ІV кварталі, грн.

ЄСВ за місяць, (3,6%), грн.

ЄСВ за ІV квартал, грн.

Оподаткований дохід за місяць, грн.

ПДФО за місяць (15%), грн.

ПДФО за ІV квартал, грн.

Заробітна плата до сплати за місяць, грн.

Заробітна плата до сплати за ІV квартал, грн.

Сидоренко К. С.

Заробітна плата

750

750

27

27

723

108,45

108,45

614,55

614,55

Ткачук Т. У.

Нецільова благодійна допомога

600

Нарахування проведено у ІІІ кварталі

600

Нарахування проведено у ІІІ кварталі

21,60

21,60

578,40

86,76

86,76

491,64

491,64

 

Таблиця 1

Податковий розрахунок
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ІV квартал 2013 р. (фрагмент)


з/п

Податковий номер
або серія та номер паспорта

Сума нарахованого доходу
(грн., коп.)

Сума виплаченого доходу
(грн., коп.)

Сума утриманого податку (грн., коп.)

Ознака доходу

Дата

Ознака
подат. соц. пільги

Ознака
(0, 1)

нарахованого

перерахованого

прийняття на роботу
(дд/мм/рррр)

звільнення з роботи
(дд/мм/рррр)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

7500

00

6145

50

1084

50

1084

50

101

 

 

 

 

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

6600

00

5408

04

954

36

954

36

101

17.10.2013

 

 

 

3

2

3

2

3

2

3

2

3

2

3

750

00

614

55

108

45

108

45

102

 

 

 

 

4

3

4

3

4

3

4

3

4

3

4

3512

00

2877

75

507

84

243

90

101

 

 

01

 

5

3

5

3

5

3

5

3

5

3

5

9000

00

7374

60

1301

40

1301

40

101

 

 

 

 

6

3

7

3

7

3

7

3

7

3

7

9000

00

7374

60

1301

40

1301

40

101

 

 

 

 

7

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

8400

00

6882

96

1214

64

1214

64

101

 

 

 

 

8

3

9

3

9

3

9

3

9

3

9

8400

00

6882

96

1214

64

1214

64

101

 

 

 

 

 

3

9

3

9

3

9

3

9

3

9

1100

00

901

35

159

06

159

06

127

 

 

 

 

9

4

0

4

0

4

0

4

0

4

0

856

00

701

40

123

78

123

78

101

 

10.10.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

×

×

55181

00

45163

71

7970

07

7970

07

×

×

×

×

×

 

На підприємстві у ІV кварталі 2013 р. нарахування заробітної плати здійснювалося щодо дев’яти найманих осіб, у тому числі одна особа працювала за цивільно-правовим договором. Два працівники працювали не пов-ний квартал, тобто облікова чисельність працюючих у звітному місяці становитиме сім осіб. Щодо всіх найманих осіб інформацію про нарахування (виплату) їм доходів і нарахування (перерахування) до бюджету ПДФО слід відображати у Податковому розрахунку за ознаками, визначеними Порядком № 1020.

На даному підприємстві один із працівників користується правом ПСП у розмірі 100% (пп. 169.1.1 п. 169.1 ст. 169 Податкового кодексу). У графі 8 Податкового розрахунку ПСП відображається за кодом ознаки 01.

Таблиця 2

Уточнюючий Податковий розрахунок
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ІІІ квартал 2013 р. (фрагмент)


з/п

Податковий номер
або серія та номер паспорта

Сума нарахованого доходу
(грн., коп.)

Сума виплаченого доходу
(грн., коп.)

Сума утриманого податку (грн., коп.)

Ознака
доходу

Дата

Ознака
подат. соц. пільги

Ознака
(0, 1)

нарахованого

перерахованого

прийняття
на роботу
(дд/мм/рррр)

звільнення
з роботи
(дд/мм/рррр)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

600

00

0

0

0

0

0

0

169

 

 

 

1

 

3

8

3

8

3

8

3

8

3

8

600

00

491

64

86

76

86

76

169

 

 

 

0

×

×

 

 

 

 

 

 

 

 

×

×

×

×

×

 

За період жовтень — грудень 2013 р. робітнику щомісяця нараховувалася та виплачувалася заробітна плата в розмірі 2800 грн. Крім того, в серпні 2013 р. йому було виплачено нецільову благодійну допомогу в сумі 600 грн. Сума утриманого ПДФО в IV кварталі 2013 р. із заробітної плати працівника становила 1214,64 грн. (404,80 грн. × 3 міс.). Суму допомоги було відображено у складі нарахованого та утриманого доходу в Податковому розрахунку за ІІІ квартал 2013 р., але ПДФО не було утримано й у Податковому розрахунку (у графах 4а, 4) не відображено. Помилку виявлено у ІV кварталі, проведено коригування у листопаді 2013 р. та надано уточнюючий розрахунок за ІІІ квартал 2013 р. (табл. 2).

У такому уточнюючому Податковому розрахунку:

  • у першому рядку (підлягає вилученню) в усіх графах повторюються дані про працівника з поданого Податкового розрахунку за ІІІ квартал 2013 р., а в графі 9 зазначається «1» (рядок на вилучення);
  • у другому рядку (правильному) в графах 3а та 3 зазначаються суми нарахованого та виплаченого доходу, у графі 4а — сума правильно нарахованого ПДФО (тобто сума ПДФО, що підлягає утриманню з виплаченої суми нецільової благодійної допомоги), у графі 4 — сума сплаченого ПДФО в IІІ кварталі 2013 р., у графі 9 — «0»(рядок на введення).

Відповідальність

З урахуванням змін, внесених Законом № 657, з 01.01.2014 р. за самостійне виправлення помилок у Податковому розрахунку не застосовуватимуть штрафи в розмірі:

510 грн. (1020 грн. за повторне порушення протягом року) за неподання, подання з порушенням установлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями чи з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, якщо:

  • такі недостовірні відомості або помилки не призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку;
  • здійснено самостійне виправлення недостовірних відомостей або помилок у податковій звітності у зв’язку з проведеним відповідно до п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу перерахунком;
  • 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті (50% вдруге протягом 1095 днів та 75% втретє протягом 1095 днів) за ненарахування, неутримання та/або несплату (неперерахування) ПДФО, якщо помилку самостійно виявлено під час проведення перерахунку відповідно до п. 169.4 ст. 169 цього Кодексу.

«Гарячі лінії»

Дата: 5 вересня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42