Бухоблік

Оренда автомобіля у фізичної особи — засновника: загальні питання, відображення у податковому та бухгалтерському обліку

Загальні організаційно-правові моменти

Насамперед загальні правові основи укладення договорів оренди (у тому числі оренди (найму) транспорту) з фізичними особами викладено в Цивільному кодексі, зокрема:

  • договір оренди транспорту укладається у письмовій формі. При цьому такий договір за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. Водночас договір оренди нотаріального посвідчення не потребує, якщо він укладається підприємством з фізичною особою — підприємцем;
  • договір оренди передбачає справляння плати з наймача за користування майном (орендної плати);
  • форма орендної плати (грошова або натуральна) встановлюється в договорі за згодою сторін;
  • плата за користування майном вноситься щомісяця, якщо інше не передбачено договором;
  • наймач (орендар) звільняється від сплати орендної плати за період, протягом якого майно не могло бути використане ним через обставини, за які він не несе відповідальності.

Звертаємо увагу на те, що засновниками підприємства можуть бути юридичні особи та фізичні особи — підприємці. Тоді при укладанні договору оренди необхідно керуватися положеннями Господарського кодексу, зокрема частиною першої ст. 284, де зафіксовано істотні умови такого договору:

  • об’єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
  • строк, на який укладається договір оренди;
  • орендна плата з урахуванням її індексації;
  • порядок використання амортизаційних відрахувань;
  • відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

Особливості відображення витрат на оренду в податковому обліку

Податок на прибуток

Необхідно пам’ятати, що всі операції підприємства — платника податку на прибуток із засновниками розглядаються як операції з пов’язаними особами, тому при укладенні з ними договору оренди слід орієнтуватися на звичайні ціни. Визначення поняття «пов’язані особи» наведено в пп. 14.1.159 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу.

Залежно від функціонального призначення та використання орендованого автомобіля витрати з орендної плати можуть включатися до складу прямих витрат (п. 138.9 ст. 138 цього Кодексу), загальновиробничих (пп. «г» пп. 138.8.5 п. 138.8 зазначеної статті), адміністративних (пп. «в» пп. 138.10.2 п. 138.10 цієї самої статті), витрат на збут (пп. «д» пп. 138.10.3 вищезазначеного пункту).

Податок на доходи фізичних осіб

Дохід, отриманий від надання в оренду автомобіля (рухомого майна), підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб згідно з пп. 164.2.2 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу. Відповідно до цієї норми до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються суми винагород та інших виплат, нарахованих (виплачених) платникові за умовами цивільно-правового договору (далі — ЦПД).

Договір оренди транспортного засобу підпадає під визначення ЦПД. Згідно з Довідником ознак доходів суми орендних платежів, одержуваних фізичною особою, відображаються податковим агентом у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «102» як виплати, нараховані (виплачені) платнику податків відповідно до умов ЦПД.

ЄСВ

Відносини, що виникають між фізичною особою — наймодавцем і юридичною особою — наймачем, регулюються главою 58 «Найм (оренда)» Цивільного кодексу. Вони не мають ознак правовідносин, що регулюють виконання робіт або надання послуг. Тому при сплаті на користь фізичної особи орендної плати згідно з договором найму (оренди) транспортного засобу єдиний внесок не нараховується. Аналогічний підхід викладено у листі № 16534/03-20.

Бухгалтерський облік

При відображенні у бухгалтерському обліку підприємства операцій з оренди автомобіля у власника (засновника) слід керуватися насамперед загальними положеннями, що випливають із вимог Інструкції № 291 та ПБО 14, зокрема:

орендований автомобіль обліковується у підприємства-орендаря на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, зазначеною в договорі оренди. Підставою для запису є Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № О3-1), підписаний представником орендаря та засновником (представником засновника у разі оренди у засновника — юридичної особи);

відповідно до п. 9 ПБО 14 орендна плата, що належить за користування об’єктом оренди, визнається витратами згідно з ПБО 16 і відображається залежно від призначення об’єкта у складі виробничої собівартості (дебет рахунку 23 «Виробництво»), загальновиробничих витрат (дебет рахунку 91 «Загальновиробничі витрати»), адміністративних витрат (дебет рахунку 92 «Адміністративні витрати»), витрат на збут (дебет рахунку 93 «Витрати на збут»), інших витрат операційної діяльності (дебет рахунку 94 «Інші витрати операційної діяльності»). Кореспондують ці рахунки з кредитом субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Утримання із суми орендної плати ПДФО показують таким записом: дебет субрахунку 685 і кредит рахунку 641 «Розрахунки за податками».

Розглянемо на прикладі порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій з оренди автомобіля у засновника — фізичної особи.

Приклад. ТОВ «Трейд Компані», що займається оптовою торгівлею продуктами харчування, уклало договір оренди автомобіля марки Renault Dokker  з його власникомзасновником (власником) підприємства строком на три роки. Договір посвідчено нотаріально. Автомобіль використовується для доставки товарів (продуктів харчування) покупцям. Доставка безкоштовна за рахунок продавця, що обумовлено укладеними договорами з покупцями. Вартість автомобіля, відображена в акті приймання-передачі,150 000 грн. Сума орендної плати, передбачена договором, становить 1000 грн. на місяць, строк сплати10 число місяця, що настає за місяцем, за який здійснюється оплата оренди. В обліку ТОВ «Трейд Компані» ці операції відображаються таким чином.


з/п

Зміст
господарської операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік

Дебет

Кредит

Сума, грн.

Доходи

Витрати

1

Отримано автомобіль в оренду (згідно з актом приймання-передачі). Вартість автомобіля, зазначена в акті приймання-передачі, збільшує сальдо позабалансового рахунку 01

01

150 000,00

-

-

2

Відображено нарахування орендної плати

93

685

1000,00

-

1000,00*

3

Утримано ПДФО із суми орендної плати (1000 грн. х 15%)

685

641/ПДФО

150,00

-

-

4

Перераховано до бюджету ПДФО, утриманий із суми орендної плати

641/ПДФО

311

150,00

-

-

5

Виплачено з каси підприємства-орендаря суму орендної плати(за винятком утриманого ПДФО)

685

301

850,00

-

-

*Підлягає відображенню у Декларації з прибутку у складі витрат на збут за рядком 06.2 «Витрати на збут».

Облік операцій з оренди автомобіля у засновника

Розглянемо запитання, що надійшли до редакції «Вісника», які цікавлять бухгалтерів.

Запитання 1. Чи може договір оренди з метою скорочення витрат підприємства не передбачати одержання засновником орендної плати?

Як уже зазначалося, внесення орендної плати передбачено договором оренди (частина перша ст. 762 Цивільного кодексу). Якщо розмір плати не встановлено договором, він визначається з урахуванням споживчої якості речі та інших обставин, які мають істотне значення.

Водночас якщо засновник бажає оптимізувати витрати, можна скористатися положеннями частини п’ятої вищезазначеної статті, з яких випливає, що сторони можуть встановити в договорі інший, ніж щомісячний, період внесення орендної плати (наприклад, один раз на квартал, один раз на півріччя).

Запитання 2. Чи можна не сплачувати орендну плату в тих місяцях, коли автомобіль не використовувався наймачем?

Як уже зазначалося, орендар звільняється від оплати за період, протягом якого майно не могло бути використане ним через обставини, за які він не несе відповідальності (частина шоста ст. 762 Цивільного кодексу). Інших винятків для несплати орендної плати немає.

Запитання 3. Чи підлягають нотаріальному посвідченню договори оренди, що укладаються строком до одного місяця?

Договір оренди транспорту за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню відповідно до частини другої ст. 799 Цивільного кодексу, що також зазначалося вище. Порушення умови щодо нотаріального посвідчення такого договору переводить його до розряду нікчемних, як це випливає з частини першої ст. 220 Кодексу.

Запитання 4. Чи може засновник безоплатно позичати своє майно (автомобіль) підприємству на строк менше року? Як відобразити таку операцію в податковому обліку?

Законодавством передбачено можливість безоплатної передачі речі для користування протягом встановленого строку (частина перша ст. 827 Цивільного кодексу). Однак користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними. Слід звернути увагу на те, що договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією із сторін є фізична особа, укладається в письмовій формі й підлягає нотаріальному посвідченню. Отже, засновник має право позичити підприємству автомобіль на встановлений строк.

Однак це загальні норми цивільного законодавства. Розглянемо цю ситуацію з точки зору податкового законодавства.

Слід зазначити, що для цілей оподаткування автомобіль, отриманий підприємством у безоплатне користування від засновника, необхідно відобразити як безоплатно отриману послугу.

Згідно з пп. 135.5.4 п. 135.5 ст. 135 Податкового кодексу вартість безоплатно отриманих платником податку у звітному періоді товарів, робіт, послуг, визначена на рівні не нижче звичайної ціни, включається до інших доходів, які враховуються при обчисленні об’єктаоподаткування. Датою збільшення таких доходів вважається дата підписання акта або іншого документа, оформленого відповідно до вимог чинного законодавства, що підтверджує одержання таких послуг (п. 137.1 ст. 137 Кодексу).

Запитання 5. Засновник (він є й директором) підприємства здає в оренду цьому підприємству автомобіль. Хто повинен у такому випадку підписувати договір оренди з боку підприємства?

У цьому випадку підприємству доцільно оформити довіреність на право укладання договору оренди автомобіля іншій, ніж директор, особі — заступнику директора, головному інженеру або іншому співробітнику.