Бухоблік

Довіреність на представництво: загальні поняття, порядок застосування, зразки заповнення

Загальні поняття про довіреність

Згідно з частиною третьою ст. 244 Цивільного кодексу довіреність — це письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Крім того, цим Кодексом викладено загальні вимоги до її оформлення та змісту, зокрема:

довіреність юридичної особи скріплюється її печаткою;

ДОВІДКОВО
З 30.10.2014 р. згідно із Законом № 1206 буде внесено зміни до ст. 246 Цивільного кодексу, відповідно до яких починаючи із цієї дати не обов’язково скріплювати довіреність печаткою

  • довіреність на отримання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції може засвідчуватися посадовою особою організації, у якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за його місцем проживання;
  • термін довіреності зазначається в довіреності; якщо він не зазначений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії.

Основна функція довіреності — оформлення відносин представництва. У свою чергу представництво — це правовідносини, у яких одна сторона (представник) зобов’язана або має право здійснити правочин від імені іншої сторони, яку вона представляє. Підставами для виникнення відносин представництва є договори, закони, акти органу юридичної особи (розпорядження або наказ, підписаний керівником юридичної особи) та інші підстави, установлені актами цивільного законодавства (частина третя ст. 237 Цивільного кодексу).

Види довіреностей

На практиці довіреності поділяються на спеціальні, разові та генеральні.

Спеціальні довіреності  видаються приватній особі або представнику юридичної особи (чи підприємця) на здійснення типових дій (представництво в судових органах у конкретній справі або виконання банківських операцій тощо).

Разові довіреності  видаються на здійснення будь-якої одноразової дії (наприклад, отримання поштового переказу або ТМЦ тощо).

Генеральні довіреності  видаються на здійснення функцій розширеного характеру (наприклад, на здійснення операцій, пов’язаних з рухомим та нерухомим майном, або на представництво в судових органах протягом тривалого часу у низці справ тощо).

Обов’язкові реквізити довіреності

У законодавстві України закріплено вимоги до складу реквізитів довіреності, без яких вона не може вважатися дійсною.

Довіреність повинна мати такі реквізити:

  • дату здійснення дії (тобто видачі довіреності), без якої довіреність вважається нікчемною;
  • дані довірителя; якщо довіреність видається від імені юридичної особи, то в ній необхідно зазначити дані підприємства, а також особу чи орган, упов-новажені видавати таку довіреність, — це можуть бути директори (генеральний, виконавчий), які діють на підставі статуту;
  • дані уповноваженого представника: прізвище, ім’я, по батькові, підпис, паспортні дані, місце прописки;
  • повноваження представника; представник не має права у своїх діях виходити за рамки повноважень, зазначених у довіреності; водночас правочин, здійснений представником з перевищенням повноважень, вважатиметься нікчемним, якщо тільки довіритель не виразить схвалення з приводу такої угоди;
  • печатку підприємства-довірителя та підпис особи, яка видала довіреність.

Крім перелічених реквізитів на практиці зазначають номер довіреності, термін її дії та код ЄДРПОУ підприємства-довірителя.

Застосування довіреностей на отримання ТМЦ

Порядок застосування довіреностей на отримання ТМЦ регулюється Інструкцією № 99, відповідно до п. 2 якої сировина, матеріали, паливо, запчастини, реманент, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші ТМЦ, а також нематеріальні активи, грошові документи та цінні папери відпускаються покупцям або передаються безкоштовно лише за довіреністю отримувачів. Цим документом також передбачено такі вимоги до оформлення довіреностей, їх реєстрації та обліку:

  • форма довіреності (типова форма № М-2) має відповідати наведеній в додатку 1 до Інструкції № 99;
  • довіреність видається після її реєстрації в журналі реєстрації довіреностей, форму якого наведено в додатку 2; журнал має бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера; нумерація виданих протягом року довіреностей має бути наскрізною;
  • довіреність на отримання ТМЦ видається лише особам, які працюють на підприємстві; у виняткових випадках довіреність може бути видано з дозволу керівника підприємства іншій особі у разі, якщо підприємство, де працює ця особа, видало довіреності на одержання таких самих ТМЦ в тій самій кількості на цьому підприємстві (така схема може бути під час виконання договорів доручення на закупівлю);
  • довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства; крім того, можуть підписувати їх заступники й особи, уповноважені на це керівником підприємства (старшим бухгалтером, бухгалтером тощо); при веденні бухгалтерського обліку в централізованій бухгалтерії довіреність також підписують керівник і голов-ний бухгалтер підприємства або їх заступники та уповноважені особи (за наявності філій та інших підрозділів це можуть бути керівники та старші бухгалтери (бухгалтери) таких підрозділів); керівник підприємства затверджує перелік посад, зайняття яких дає право на підписання довіреностей, а також призначає особу, до обов’язків якої входять виписування та реєстрація довіреностей; у разі якщо бухгалтерський облік здійснює безпосередньо керівник (власник) підприємства, він підписує довіреність самостійно;
  • довіреність видається під розпис і реєструється в журналі реєстрації довіреностей; у разі якщо ТМЦ потрібно отримати на різних складах підприємства-постачальника, можна видати кілька довіреностей із зазначенням відповідних номерів і дат нарядів, рахунків або інших документів; перелік ТМЦ наводиться з обов’язковим зазначенням назви та кількості до отримання незалежно від того, є такі відомості в рахунках, нарядах та інших документах на відпуск цінностей; незаповнені графи прокреслюються; перед видачею довіреності слід проінструктувати працівників про порядок і строки використання та звітності про використання довіреностей чи повернення невикористаної довіреності;
  • забороняється видача повністю або частково незаповнених довіреностей, а також довіреностей без зразків підпису осіб, на ім’я яких їх виписано;
  • термін дії довіреності встановлюється залежно від -можливості отримання ТМЦ, але не може бути понад 10 днів; виняток становить отримання ТМЦ, розрахунки за які провадяться в порядку планових платежів або які поставляються централізовано-кільцевими перевезеннями (у таких випадках допускається видача довіреності терміном на календарний місяць);
  • особа, якій видано довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після доставки на підприємство ТМЦ (повністю або частково) відзвітуватися, а саме: надати працівнику, який здійснює реєстрацію довіреностей, документ, що свідчить про отримання ТМЦ і передачу їх на склад (комору) або матеріально-відповідальній особі; якщо довіреність з будь-якої причини не використано, то її слід повернути не пізніше наступного дня після закінчення строку її дії; такі довіреності гасяться написами «не використано» і зберігаються протягом терміну, установленого для зберігання первинних документів;

ДОВІДКОВО
Відповідно до Переліку № 578/5 термін зберігання довіреностей на отримання ТМЦ становить три роки за умови проведення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для державних і бюджетних підприємств, установ, організаційза умови проведення органами державного фінансового контролю ревізії за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності

  • не допускається видача нових довіреностей особам, які не відзвітувалися про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої минув;
  • забороняється відпускати ТМЦ за довіреністю у таких випадках: довіреність заповнено неправильно або її реквізити взагалі не заповнено; є виправлення та помарки, не підтверджені підписами осіб, які підписали довіреність; у довіреної особи відсутній паспорт або інший документ, що засвідчує особу одержувача; термін дії довіреності минув; отримано повідомлення підприємства — одержувача ТМЦ про анулювання довіреності; при здійсненні централізовано-кільцевих перевезень відпуск ТМЦ може здійснюватися без довіреності, якщо їх одержувач повідомив постачальника (за підписом керівника та головного бухгалтера чи інших відповідальних осіб) про зразок печатки (штампа), якою матеріально відповідальна особа засвідчує свій підпис на супровідних документах (ордері, накладній, акті тощо) при одержанні ТМЦ; повернення ТМЦ з відповідального зберігання, ремонту здійснюється за умови подання довіреності підприємства, яке їх передало на відповідальне зберігання, у ремонт; відпуск фізичною особою — підприємцем підприємству цінностей, розрахунки за які провадяться в безготівковій формі, а також тих, які передаються безкоштовно або за бартерними операціями, здійснюється за умови подання підприємцеві довіреності підприємства.

Особливості застосування довіреностей

Розглянемо окремі моменти щодо застосування довіреностей у ході здійснення господарської діяльності:

  • при відпуску ТМЦ за готівку (тобто коли відпуск цінностей і розрахунки за них відбуваються одночасно) покупцеві не потрібно надавати довіреність (аналогічну позицію викладено в листі № 31-34000-30-27/14518);
  • при прийманні-переданні ТМЦ у межах однієї юридичної особи довіреності не застосовуються;
  • при одержанні ТМЦ особисто керівником (директором, виконавчим директором) або іншою особою, чиї права та повноваження відображено у статуті підприємства, довіреність не є обов’язковою; висновок випливає з частини п’ятої ст. 65 Господарського кодексу, згідно з якою керівник підприємства без довіреності діє від імені підприємства, представляє його інтереси в держ-органах і органах місцевого самоврядування, інших організаціях, у відносинах з юридичними особами та громадянами, у межах і порядку, визначених установчими документами; у цьому разі при одержанні ТМЦ слід мати при собі витяг зі статуту або виписку з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР);
  • при відпуску ТМЦ на адресу фізичних осіб — підприємців у разі отримання їх безпосередньо підприємцем достатньо пред’явити документ, що посвідчує особу, і виписку з ЄДР; якщо ТМЦ отримує будь-хто із найманих працівників, то на такого працівника потрібно виписати довіреність; Інструкція № 99 поширюється винятково на юридичних осіб, тому при виписуванні довіреностей підприємець має право або оформити довіреність за формою № М-2, або виписати її в довільній формі, але з дотриманням вимог Цивільного кодексу.

Загальні поняття про довіреність

Згідно з частиною третьою ст. 244 Цивільного кодексу довіреність — це письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Крім того, цим Кодексом викладено загальні вимоги до її оформлення та змісту, зокрема:

  • довіреність юридичної особи скріплюється її печаткою;

ДОВІДКОВО
З 30.10.2014 р. згідно із Законом № 1206 буде внесено зміни до ст. 246 Цивільного кодексу, відповідно до яких починаючи із цієї дати не обов’язково скріплювати довіреність печаткою

  • довіреність на отримання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та пош-тової кореспонденції може засвідчуватися посадовою особою організації, у якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за його місцем проживання;
  • термін довіреності зазначається в довіреності; якщо він не зазначений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії.

Основна функція довіреності — оформлення відносин представництва. У свою чергу представництво — це правовідносини, у яких одна сторона (представник) зобов’язана або має право здійснити правочин від імені іншої сторони, яку вона представляє. Підставами для виникнення відносин представництва є договори, закони, акти органу юридичної особи (розпорядження або наказ, підписаний керівником юридичної особи) та інші підстави, установлені актами цивільного законодавства (частина третя ст. 237 Цивільного кодексу).

Види довіреностей

На практиці довіреності поділяються на спеціальні, разові та генеральні.

Спеціальні довіреності  видаються приватній особі або представнику юридичної особи (чи підприємця) на здійснення типових дій (представництво в судових органах у конкретній справі або виконання банківських операцій тощо).

Разові довіреності  видаються на здійснення будь-якої одноразової дії (наприклад, отримання пош-тового переказу або ТМЦ тощо).

Генеральні довіреності  видаються на здійснення функцій розширеного характеру (наприклад, на здійснення операцій, пов’язаних з рухомим та нерухомим майном, або на представництво в судових органах протягом тривалого часу у низці справ тощо).

Обов’язкові реквізити довіреності

У законодавстві України закріп-лено вимоги до складу реквізитів довіреності, без яких вона не може вважатися дійсною.

Довіреність повинна мати такі реквізити:

  • дату здійснення дії (тобто видачі довіреності), без якої довіреність вважається нікчемною;
  • дані довірителя; якщо довіреність видається від імені юридичної особи, то в ній необхідно зазначити дані підприємства, а також особу чи орган, упов-новажені видавати таку довіреність, — це можуть бути директори (генеральний, виконавчий), які діють на підставі статуту;
  • дані уповноваженого представника: прізвище, ім’я, по батькові, підпис, паспортні дані, місце прописки;
  • повноваження представника; представник не має права у своїх діях виходити за рамки повноважень, зазначених у довіреності; водночас правочин, здійснений представником з перевищенням повноважень, вважатиметься нікчемним, якщо тільки довіритель не виразить схвалення з приводу такої угоди;
  • печатку підприємства-довірителя та підпис особи, яка видала довіреність.

Крім перелічених реквізитів на практиці зазначають номер довіреності, термін її дії та код ЄДРПОУ підприємства-довірителя.

Застосування довіреностей на отримання ТМЦ

Порядок застосування довіреностей на отримання ТМЦ регулюється Інструкцією № 99, відповідно до п. 2 якої сировина, матеріали, паливо, запчастини, реманент, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші ТМЦ, а також нематеріальні активи, грошові документи та цінні папери відпускаються покупцям або передаються безкоштовно лише за довіреністю отримувачів. Цим документом також передбачено такі вимоги до оформлення довіреностей, їх реєстрації та обліку:

  • форма довіреності (типова форма № М-2) має відповідати наведеній в додатку 1 до Інструкції № 99;
  • довіреність видається після її реєстрації в журналі реєстрації довіреностей, форму якого наведено в додатку 2; журнал має бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера; нумерація виданих протягом року довіреностей має бути наскрізною;
  • довіреність на отримання ТМЦ видається лише особам, які працюють на підприємстві; у виняткових випадках довіреність може бути видано з дозволу керівника підприємства іншій особі у разі, якщо підприємство, де працює ця особа, видало довіреності на одержання таких самих ТМЦ в тій самій кількості на цьому підприємстві (така схема може бути під час виконання договорів доручення на закупівлю);
  • довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства; крім того, можуть підписувати їх заступники й особи, уповноважені на це керівником підприємства (старшим бухгалтером, бухгалтером тощо); при веденні бухгалтерського обліку в централізованій бухгалтерії довіреність також підписують керівник і голов-ний бухгалтер підприємства або їх заступники та уповноважені особи (за наявності філій та інших підрозділів це можуть бути керівники та старші бухгалтери (бухгалтери) таких підрозділів); керівник підприємства затверджує перелік посад, зайняття яких дає право на підписання довіреностей, а також призначає особу, до обов’язків якої входять виписування та реєстрація довіреностей; у разі якщо бухгалтерський облік здійснює безпосередньо керівник (власник) підприємства, він підписує довіреність самостійно;
  • довіреність видається під розпис і реєструється в журналі реєстрації довіреностей; у разі якщо ТМЦ потрібно отримати на різних складах підприємства-постачальника, можна видати кілька довіреностей із зазначенням відповідних номерів і дат нарядів, рахунків або інших документів; перелік ТМЦ наводиться з обов’язковим зазначенням назви та кількості до отримання незалежно від того, є такі відомості в рахунках, нарядах та інших документах на відпуск цінностей; незаповнені графи прокреслюються; перед видачею довіреності слід проінструктувати працівників про порядок і строки використання та звітності про використання довіреностей чи повернення невикористаної довіреності;
  • забороняється видача повністю або частково незаповнених довіреностей, а також довіреностей без зразків підпису осіб, на ім’я яких їх виписано;
  • термін дії довіреності встановлюється залежно від можливості отримання ТМЦ, але не може бути понад 10 днів; виняток становить отримання ТМЦ, розрахунки за які провадяться в порядку планових платежів або які поставляються централізовано-кільцевими перевезеннями (у таких випадках допускається видача довіреності терміном на календарний місяць);
  • особа, якій видано довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після доставки на підприємство ТМЦ (повністю або частково) відзвітуватися, а саме: надати працівнику, який здійснює реєстрацію довіреностей, документ, що свідчить про отримання ТМЦ і передачу їх на склад (комору) або матеріально-відповідальній особі; якщо довіреність з будь-якої причини не використано, то її слід повернути не пізніше наступного дня після закінчення строку її дії; такі довіреності гасяться написами «не використано» і зберігаються протягом терміну, установленого для зберігання первинних документів;

ДОВІДКОВО
Відповідно до Переліку № 578/5 термін зберігання довіреностей на отримання ТМЦ становить три роки за умови проведення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для державних і бюджетних підприємств, установ, організаційза умови проведення органами державного фінансового контролю ревізії за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності

  • не допускається видача нових довіреностей особам, які не відзвітувалися про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої минув;
  • забороняється відпускати ТМЦ за довіреністю у таких випадках: довіреність заповнено неправильно або її реквізити взагалі не заповнено; є виправлення та помарки, не підтверджені підписами осіб, які підписали довіреність; у довіреної особи відсутній паспорт або інший документ, що засвідчує особу одержувача; термін дії довіреності минув; отримано повідомлення підприємства — одержувача ТМЦ про анулювання довіреності; при здійсненні централізовано-кільцевих перевезень відпуск ТМЦ може здійснюватися без довіреності, якщо їх одержувач повідомив постачальника (за підписом керівника та головного бухгалтера чи інших відповідальних осіб) про зразок печатки (штампа), якою матеріально відповідальна особа засвідчує свій підпис на супровідних документах (ордері, накладній, акті тощо) при одержанні ТМЦ; повернення ТМЦ з відповідального зберігання, ремонту здійснюється за умови подання довіреності підприємства, яке їх передало на відповідальне зберігання, у ремонт; відпуск фізичною особою — підприємцем підприємству цінностей, розрахунки за які провадяться в безготівковій формі, а також тих, які передаються безкоштовно або за бартерними операціями, здійснюється за умови подання підприємцеві довіреності підприємства.

Особливості застосування довіреностей

Розглянемо окремі моменти щодо застосування довіреностей у ході здійснення господарської діяльності:

  • при відпуску ТМЦ за готівку (тобто коли відпуск цінностей і розрахунки за них відбуваються одночасно) покупцеві не потрібно надавати довіреність (аналогічну позицію викладено в листі № 31-34000-30-27/14518);
  • при прийманні-переданні ТМЦ у межах однієї юридичної особи довіреності не застосовуються;
  • при одержанні ТМЦ особисто керівником (директором, виконавчим директором) або іншою особою, чиї права та повноваження відображено у статуті підприємства, довіреність не є обов’язковою; висновок випливає з частини п’ятої ст. 65 Господарського кодексу, згідно з якою керівник підприємства без довіреності діє від імені підприємства, представляє його інтереси в держ-органах і органах місцевого самоврядування, інших організаціях, у відносинах з юридичними особами та громадянами, у межах і порядку, визначених установчими документами; у цьому разі при одержанні ТМЦ слід мати при собі витяг зі статуту або виписку з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР);
  • при відпуску ТМЦ на адресу фізичних осіб — підприємців у разі отримання їх безпосередньо підприємцем достатньо пред’явити документ, що посвідчує особу, і виписку з ЄДР; якщо ТМЦ отримує будь-хто із найманих працівників, то на такого працівника потрібно виписати довіреність; Інструкція № 99 поширюється винятково на юридичних осіб, тому при виписуванні довіреностей підприємець має право або оформити довіреність за формою № М-2, або виписати її в довільній формі, але з дотриманням вимог Цивільного кодексу.

Зразки заповнення доручень

Зразок заповнення генеральної довіреності під час централізовано-кільцевих перевезень

 

Зразок заповнення довіреності юридичної особи на представництво інтересів у судових справах

 

Зразок довіреності на представництво в контролюючих органах

 

Зразок заповнення довіреності за формою № М-2 на отримання ТМЦ

 

«Гарячі лінії»

Дата: 1 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42