Бухоблік

Представницькі витрати: бухгалтерський та податковий облік

Майже кожне підприємство здійснює представницькі заходи та несе пов’язані з ними витрати. Тому постають запитання щодо відображення таких витрат в обліку. Відповіді на них розглянемо у цій статті.


Поняття представницьких витрат

Згідно з п. 2 Норм № 1026 представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва. До представницьких витрат належать витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях.

Однак вимоги Норм № 1026 є обов’язковими виключно для бюджетних установ. Інші підприємства документ можуть використовувати довідково (аналогічну позицію викладено у листі № 5743/0/61-12/15-1415). Саме на представницьких витратах для таких інших підприємств (які не є бюджетними установами) зупинимося детальніше.

У наведеному визначенні ключовими словами, які пояснюють основний зміст поняття «представницькі витрати», є «прийом» і «переговори». Таким чином, представницькі витратице витрати підприємств на прийом представників інших підприємств для проведення ділових переговорів.

Щодо переліку витрат, які включаються до складу представницьких, можна зазначити таке. Перелік, який наведено в Нормах № 1026, стосується виключно бюджетних установ. Для інших підприємств він є орієнтовним.

Податковий кодекс не надає права платнику податку на прибуток самостійно встановлювати перелік витрат, які враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, зокрема в положенні про представницькі витрати. Такі витрати включаються до складу податкових тільки за наявності документального підтвердження (аналогічну позицію викладено у листі № 14054/6/99-99-19-03-02-15).

Тобто якщо підприємство у затвердженому ним положенні про представницькі витрати визначило перелік витрат, що належать до представницьких, то тільки на підставі цього положення витрати не можна віднести до складу податкових. Звісно, в ньому можна зазначити орієнтовний перелік можливих витрат, які при достатньому документальному підтвердженні належатимуть до податкових витрат у складі представницьких. Тож фактично віднести відповідні витрати до податкових можна тільки, якщо їх документально підтверджено й простежується їх зв’язок із господарською діяльністю підприємства.

Документальне підтвердження представницьких витрат

Для того щоб всебічно оформити процес прийому представників інших підприємств для проведення ділових переговорів, рекомендуємо підготувати відповідний підтвердний пакет документів.

Насамперед — наказ про проведення представницького заходу (зразок 1), який є відправним організаційним документом. Наказом встановлюються основні організаційні заходи щодо проведення прийому (хто з працівників за що відповідає, кого слід запросити, план прийому, його мета й інше).

 

Додаток 1

Перелік підготовчих заходів


з/п

Захід

Виконавець (відповідальний)

1

Складання списку запрошених, підготовка та розсилання запрошень

Пивовар М. П.

2

Розробка слайд-шоу «Презентація продукції»

Пивовар М. П.

3

Виготовлення стенда з інформацією про продукцію підприємства

Швець В. І.
Пивовар М. П.

4

Підготовка текстів виступів згідно з Програмою презентації
(додаток 2 до цього наказу)

Пивовар М. П.

5

Організація харчування під час переговорів

Котенко Б. П.

 

Додаток 2

Програма проведення переговорів


з/п

Захід

Виконавець (відповідальний)

Час проведення

1

Реєстрація запрошених

Барабаш М. К.,
Коновал П. Т.

9-00 — 10-00

2

Привітання запрошених, показ слайд-шоу «Презентація продукції»

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

10-00 — 11-00

3

Кава-пауза

Котенко Б. П.

11-00 — 11-20

4

Демонстрація властивостей продукції

Пивовар М. П.

9-00 — 10-00

5

Обід

Котенко Б. П.

12-20 — 13-00

6

Заключна частина переговорів

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

13-00 — 13-30

7

Перерва

 

13-30 — 13-45

8

Експрес-переговори та укладення договорів в індивідуальному порядку

Швець В. І.,
Пивовар М. П.

9-00 — 10-00

 

Після видання наказу відповідальні особи починають працювати над підготовкою переговорів. Зокрема, складаються списки запрошених, проводиться розсилання запрошень та формується попередній перелік осіб, які планують бути на переговорах. Після цього переходять до складання планового кошторису витрат на проведення переговорів (зразок 2).

 

Нагадаємо, що кошторис — це фінансовий план витрат, який орієнтує підприємство, у скільки обійдуться переговори. Водночас  він дає змогу управляти витратами на проведення заходу. Зауважимо, що на різні об’єкти витрат може складатись окремий кошторис (локальний). Приміром, згідно з наведеним зразком наказу це може бути кошторис на створення слайд-шоу, виготовлення стенда, організацію харчування тощо, а вже потім на підставі локальних кошторисів складається загальний.

Усі зазначені вище документи є організаційними, тому не підтверджують здійснення господарських операцій.

Згідно з наведеним зразком наказу до господарських операцій належать:

  • розсилання запрошень (витрати на придбання конвертів, марок, поштові витрати на пересилання запрошень);
  • розробка слайд-шоу (витрати на оплату праці (з нарахуванням ЄСВ) працівників, зайнятих розробкою слайд-шоу, інші витрати, пов’язані з розробкою слайд-шоу);
  • виготовлення стенда (витрати на оплату праці (з нарахуванням ЄСВ) працівників, які його виготовляють, витрати матеріалів для виготовлення стенда, інші витрати);
  • надання харчування (витрати на оплату праці (з нарахуванням ЄСВ) працівників кухні, вартість витрачених продуктів тощо).

Господарські операції оформляються у загальному порядку, прийнятому для відповідної операції. Наприклад:

  • облік витрат на оплату праці — нарядами на виконання робіт, табелями обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) тощо;
  • видача матеріалів для виготовлення стендів — накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11);
  • розміщення стендів у кімнаті, де проходитимуть переговори, — накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11), якщо стенди належать до МШП, або актами приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (типова форма № ОЗ-1), якщо стенди належать до необоротних матеріальних активів;
  • надані послуги (виконані роботи) сторонніми підприємствами щодо підготовки та проведення переговорів — актами наданих послуг (виконаних робіт).

Після прийому представників та проведення переговорів складають Звіт про проведений захід (зразок 3). У Звіті підбивають підсумки проведеного заходу, підраховують фактично понесені витрати, порівнюють їх з плановими (згідно з плановим кошторисом) та визначають успішність заходу.

Звіт фактично підтверджує, що відповідний захід відбувався, та у ньому зазначаються понесені витрати.

 

Оподаткування та бухгалтерський облік

Податок на прибуток

Відповідно до пп. «а» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Податкового кодексу загальні корпоративні витрати, в тому числі організаційні витрати, витрати на проведення річних та інших зборів органів управління, представницькі витрати, включаються до адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством, у складі інших витрат, що враховуються при обчисленні об’єкта оподаткування.

Водночас представницькі витрати включаються до складу податкових витрат за умови, що їх підтверджено:

  • по-перше, первинними документами про здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та іншими документами, встановленими розділом ІІ Податкового кодексу (п. 138.2 ст. 138 цього Кодексу);
  • по-друге, іншими документами про зв’язок таких витрат з господарською діяльністю платника.

Орієнтовний перелік таких документів наведено вище.

Приклад

 

На підприємстві розпочато підготовку до проведення представницького заходу.

Для розсилання запрошень підзвітній особі з каси підприємства видано 1000 грн. Нею використано на ці цілі 980 грн., що підтверджено своєчасно поданим авансовим звітом. Невикористану готівку у сумі 20 грн. внесено до каси підприємства.

Відповідно до наряду на виконання робіт (розробка слайд-шоу) працівникові нараховано зарплату (з нарахуванням ЄСВ)70 грн.

Підприємством виготовлено стенд з інформацією про продукцію. Витрати на виготовлення (матеріали, зарплата з нарахуванням ЄСВ) становили 650 грн. Комісією підприємства визначено, що очікуваний строк корисної експлуатації стенда9 місяців. Стенд передано в експлуатацію (розміщено в кімнаті для засідань).

Собівартість обіду та кава-паузи5400 грн.

ПДВ

Щодо витрат, понесених на представницькі заходи, у складі яких сплачено ПДВ, то підприємство — платник цього податку матиме право на віднесення до податкового кредиту суми ПДВ за умови дотримання вимог ст. 198 Податкового кодексу.

Бухгалтерський облік

Згідно з п. 18 ПБО 16 представницькі витрати належать до адміністративних витрат (рахунок 92 «Адміністративні витрати») як складова загальних корпоративних витрат.

Бухгалтерський та податковий облік представницьких витрат за даними прикладу наведено в таблиці.


з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік, грн.

Дебет

Кредит

Сума, грн.

Доходи

Витрати

1

Видано готівку підзвітній особі для розсилання запрошень

372

301

1000

-

-

2

Подано підзвітною особою авансовий звіт, який підтверджує витрачання готівки на розсилання запрошень

92

372

980

-

980

3

Внесено до каси невикористану готівку

301

372

20

-

-

4

Відображено нарахування зарплати та ЄСВ працівника,
який виконував роботи з розробки слайд-шоу

92

661, 651

70

-

70

5

Відображено понесені витрати на виготовлення стенда

23

20, 661, 651

650

-

-

6

Оприбутковано виготовлений стенд

22

23

650

-

-

7

Передано стенд в експлуатацію (розміщено в кімнаті для засідань)

92

22

650

-

650

8

Списано на представницькі витрати собівартість обіду
та кава-паузи

92

23

5400

-

5400

«Гарячі лінії»

Дата: 2 серпня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00