Бухоблік

Службові відрядження: розглядаємо окремі ситуації

Загальні поняття службових відряджень

Відповідно до п. 1 розділу І Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення за межами місця його постійної роботи (за наявності документів, які підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

У цій Інструкції закріплено такі норми, пов’язані з відрядженнями працівників бюджетних підприємств:

  • підприємство, що відряджає працівника, веде Журнал реєстрації відряджень;
  • зазначене підприємство зобов’язане забезпечити його авансом для здійснення поточних витрат під час відрядження (готівковими або безготівковими коштами з використанням платіжних карток);
  • граничні строки відряджень не повинні перевищувати 30 календарних днів при відрядженні в межах України та 60 календарних днів — при відрядженні за кордон.

Однак, як зазначалося раніше, ці норми стосуються підприємств, які утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства (госпрозрахункові) керуються КЗпП, Податковим кодексом, внутрішніми документами підприємства (наприклад, положенням про службове відрядження), іншими нормативними документами.

Розглянемо особливості їх застосування.

Видача коштів на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями

Відповідно до п. 2.11 глави 2 Положення № 637 видача готівки на відрядження, як і будь-яка видача грошей під звіт, здійснюється відповідно до законодавства України. Тобто видача проводиться з каси підприємства за видатковими касовими ордерами (видатковими відомостями) або шляхом перерахування коштів на платіжну картку.

Також визначено, що видача коштів провадиться лише при поданні підзвітною особою звіту за раніше отримані під звіт суми.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) і Порядок його складання затверджено наказом № 845.

Витрати на службові відрядження та обмеження в розрахунках готівкою

Відповідно до п. 2.3 глави 2 Положення № 637 підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами у межах сум розрахунків готівкою, установлених постановою № 210. Водночас у цьому пункті уточнюється, що дане обмеження не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження. Однак у разі якщо в період перебування у відрядженні підзвітній особі довелося використовувати кошти на виробничі (господарські) потреби підприємства, таке обмеження застосовується саме до суми коштів, витрачених на господарські потреби. Тобто таку операцію має бути проведено в межах 10 000 грн.

Слід зазначити, що згідно зі ст. 16315 КпАП порушення порядку проведення розрахунків готівкою за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізичну особупідприємця, посадових осіб юридичної особи у розмірі від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 — 3400 грн.) Якщо особа протягом року піддавалася стягненню за таке порушення, то розмір штрафу становитиме від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів (8500 — 17 000 грн.).

Видача авансу на службові відрядження

Для бюджетних підприємств обов’язок видачі авансу особі, яка відряджається, перед виїздом у відрядження передбачено Інструкцією № 59. Для госпрозрахункових підприємств такої законодавчої норми немає.

Водночас ст. 121 КЗпП закріплює обов’язок підприємства відшкодувати працівникові понесені у відрядженні витрати за рахунок особистих коштів працівника при поданні ним Звіту. Госпрозрахункове підприємство має право встановити обов’язок з видачі авансу на відрядження в будь-якому внутрішньому документі (наприклад, у положенні про службове відрядження або наказі про службове відрядження). Аналогічну позицію Міндоходів України викладено в листі № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

Строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Податковий кодекс установлює такі строки подання Звіту:

  • не пізніше закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем закінчення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу);
  • не пізніше закінчення третього банківського дня після завершення відрядження — у випадку, якщо під час службового відрядження відряджена особа одержала готівку за платіжними картками. Протягом цього самого строку здійснюється повернення суми надміру витрачених коштів (пп. «а» пп. 170.9.3 зазначеного пункту).

У разі якщо під час службових відряджень відряджена особа застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити його до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) (пп. «б» цього підпункту).

Податок на доходи фізичних осіб

Відповідно до пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу до оподатковуваного доходу працівника, направленого у службове відрядження, включається сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлений законодавством строк. Розмір такої суми розраховується згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 цього Кодексу, тобто:

  • за витратами на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат, розрахованих відповідно до вимог пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу (наприклад, це суми перевищення добових витрат або суми витрат, не підтверджених відповідними документами);
  • за витратами на господарські потреби — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій (наприклад, надміру видані та не здані у встановлені строки суми).

Також слід враховувати, що при визначенні об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб необхідно застосовувати так званий натуральний коефіцієнт, який розраховується відповідно до п. 164.5 ст. 164 Податкового кодексу за формулою

К = 100 : (100 — Сп),

де К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку на доходи фізичних осіб.

Якщо ставка податку становить 15%, коефіцієнт — 1,176471; якщо ставка 17% — коефіцієнт 1,204819.

Розрахунок об’єкта оподаткування і сум податку на доходи фізичних осіб передбачено формою Звіту з обов’язковим ознайомленням під розпис підзвітної особи.

Розглянемо це на прикладі.

Приклад

У ТОВ «Хіммонтаж» згідно з Положенням про службове відрядження на 2014 р. наладчикам устаткування встановлено суму виплати добових під час відрядження по території України з розрахунку 350 грн. на день.

Згідно з авансовим звітом наладчика П. від 17.02.2014 р. його витрати на відрядження (метавиконання робіт з налагодження устаткування замовника) становили:

добові витрати4200 грн. (350 грн. х 12);

витрати на проїзд368 грн. (у тому числі ПДВ60 грн.);

витрати на проживання1600 грн.

Строк відрядження12 днів (з 3 по 14 лютого 2014 р.).

Із каси 03.02.2014 р. працівнику П. видано аванс на відрядження в розмірі 4500 грн.

Остаточний розрахунок з ним здійснено 17.02.2014 р.видано з каси суму в розмірі 1668 грн. (6168 грн.4500 грн.).

У цьому разі добові виплачено підприємством у розмірі більшому, ніж передбачено Податковим кодексом. Сума перевищення становить 1276,80 грн. (4200 грн.(243,60 грн. х 12)). Множимо цю суму на натуральний коефіцієнт і визначаємо тим самим об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб: 1276,80 грн. х 1,176471 = 1502,12 грн. Сума податку, що підлягає утриманню з доходу (заробітної плати) працівника, становить 225,32 грн. (1502,12 грн. х 15%).

 

Розглянемо відображення витрат на відрядження в таблиці.


з/п

Зміст
господарської операції

 Бухгалтерський облік

Податковий облік

Дебет

Кредит

Сума, грн.

Доходи

Витрати

1

Видано аванс на відрядження 03.02.2014 р.

372

301

4500,00

-

-

2

Відображено відповідно до Звіту:

 

2.1

добові в межах норм, установлених Податковим кодексом

23*

372

2923,20

-

2923,20*

2.2

добові в сумі понад норми, установлені Податковим кодексом

949

372

1276,80

-

-

2.3

витрати на проїзд

23*

372

308,00

-

308,00*

2.4

суму ПДВ з витрат на проїзд, віднесену до податкового кредиту на підставі транспортного квитка

641

372

60

-

-

2.5

витрати на проживання

23*

372

1600,00

-

1600,00*

3

Відшкодовано підзвітній особі 17.02.2014 р. перевитрату
грошових коштів за авансовим звітом

372

301

1668,00

-

-

4

Нараховано податок на доходи фізичних осіб із суми витрачених добових понад установлені Податковим кодексом норми, що підлягає утриманню із заробітної плати за лютий 2014 р.

661

641/ПДФО

225,32**

-

-

*Оскільки витрати наладчика П. пов’язано безпосередньо з виконанням робіт, витрати акумулюються на рахунку 23 «Виробництво» з подальшим віднесенням на субрахунок 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг». У податковому обліку відповідно до п. 138.4 ст. 138 Податкового кодексу витрати, що формують собівартість товарів (робіт, послуг), визнаються витратами того періоду, в якому визнано доходи.

**Ця сума податку на доходи фізичних осіб (як і нарахований дохід у розмірі 1502,12 грн.) підлягає відображенню в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ із застосуванням ознаки доходу 126 «Дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених статтею 165 розділу IV Кодексу) (підпункт 164.2.17 пункту 164.2 статті 164 розділу IV Кодексу)».

Порядок контролю за видачею та використанням коштів на відрядження

Главою 7 Положення № 637 визначено механізм контролю за дотриманням порядку проведення готівкових розрахунків, у тому числі перевірки порядку видачі готівки під звіт (на відрядження). Основні етапи контролю є такими:

  • аналізується порядок видачі підприємствами сум під звіт, виявляються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, факти несвоєчасного звітування, а також випадки передачі підзвітних засобів одним працівником іншому. Із цього випливає, що якщо працівник не відзвітував за раніше видані йому кошти незалежно від того, на які цілі їх було видано (господарські потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції, відрядження), то видачу коштів на відрядження в такому випадку заборонено. Також є порушенням передача підзвіту — тобто якщо кошти видано одному співробітникові, а Звіт складено іншим;
  • рекомендується під час перевірки використовувати дані бухгалтерських регістрів. Для розрахунків з підзвітними особами Інструкцією № 291 передбачено субрахунок 372, який так і називається — «Розрахунки з підзвітними особами». Тому цілком логічно при перевірці аналізувати аналітичні дані до субрахунку 372 у розрізі дат, підзвітних осіб, напряму використання кош-тів. Кредитове сальдо свідчить про перевитрату підзвітної особи за Звітом, а дебетове — про заборгованість підзвітної особи перед підприємством, що може призвести до виникнення об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб (відповідно до вимог п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу). Крім того, аналітичні дані щодо руху підзвітних сум дають можливість установити, чи дотримано строки подання Звіту й повернення невикористаних коштів, оскільки у разі несвоєчасного його подання також виникає об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб;
  • установлюється достовірність документів, що підтверджують сплату коштів, які додаються до Звіту;
  • у разі використання у відрядженні значних коштів на господарські потреби необхідно звернути увагу на повноту і своєчасність подання Звіту;
  • вивчаються документи, що є підставою для видачі коштів на відрядження (накази, розпорядження);
  • виявляються факти подання Звіту до бухгалтерії у встановлений строк, однак без одночасного повернення в касу невикористаних коштів, що є порушенням порядку видачі готівки під звіт та її використання.

Відповідальність за порушення порядку видачі коштів під звіт, а також за несвоєчасне подання Звіту

За недотримання чинних вимог нормативно-правових актів, які регулюють витрату коштів на відрядження, порядок і строки подання Звіту, передбачено фінансову відповідальність суб’єктів господарювання згідно зі ст. 1 Указу № 436:

  • за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів — у розмірі 25% виданих під звіт сум;
  • за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), що підтверджує сплату покупцем готівкових коштів, — у розмірі сплачених коштів (ця ситуація виникає у разі, якщо до Звіту не додано належним чином оформлених документів, що підтверджують сплату коштів);
  • за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касіу дворазовому розмірі сум виявленої готівки понад ліміт каси за кожний день.

Витрати на відрядження: податок на прибуток

Витрати на службові відрядження враховуються при визначенні об’єкта оподаткування за умови дотримання норм пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу, а саме:

  • відрядження здійснюється фізичними особами, які перебувають у трудових відносинах з підприємством або які є членами його керівних органів;
  • до податкових витрат включаються витрати на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження; на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також на харчування або побутові послуги, включені до рахунків на проживання; на найм інших житлових приміщень; на оплату телефонних розмов; на оформлення закордонних паспортів, віз, обов’язкове страхування; інші витрати, пов’язані з правилами в’їзду й перебування в місці відрядження;
  • перелічені вище витрати повинні підтверджуватись відповідними розрахунково-платіжними документами із зазначенням їх суми (касові чеки, квитанції, транспортні квитки тощо);
  • витрати на харчування і фінансування інших власних потреб осіб, які відряджаються (добові витрати), для працівників госпрозрахункових підприємств включаються до складу податкових витрат у розмірі не більш як 0,2 мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного року (у 2014 р. — 243,60 грн.) у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження в межах України, і не більш як 0,75 аналогічного показника (у 2014 р. — 913,50 грн.) у разі відрядження за кордон. Згідно з абзацом четвертим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу віднесення добових у вищезазначених розмірах не вимагає документального підтвердження. Водночас підприємства виходячи зі свого фінансового стану мають право самостійно встановлювати добові витрати в розмірах менших (більших), ніж наведені, зафіксувавши це в наказі по підприємству. Однак до складу податкових витрат добові не включатимуться в розмірі вищому, ніж це дозволено нормами Податкового кодексу;
  • при відрядженнях у межах України, а також до країн, в’їзд на територію яких для громадян України не потребує наявності візи, суми добових визначаються згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (транспортні квитки, готельні рахунки). У разі відряджень до країн, де є обов’язковою наявність візи, добові визначаються згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його заміняє. Якщо такі підтвердні документи відсутні або в закордонному паспорті (документі, що його заміняє) немає відмітки службової особи Держприкордонслужби України, то сума добових не включається до складу витрат підприємства;
  • витрати на відрядження можуть включатися до складу витрат за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути: укладений договір (контракт); інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (наприклад, протокол намірів); запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства; документи, що свідчать про участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку. Якщо підтвердні документи складено іноземною мовою, то підприємство зобов’язане за запитом контролюючого органу забезпечити їх переклад.

Документи, що підтверджують здійснення витрат на відрядження

Як уже зазначалося, після повернення зі службового відрядження працівник (підзвітна особа) зобов’язаний подати до бухгалтерії Звіт з доданими документами, що підтверджують використання коштів. Крім того, якщо положенням про службове відрядження передбачено попереднє візування Звіту безпосереднім керівником працівника (начальником цеху, відділу, сектора), Звіт або службова записка до нього (її складання також може передбачатися внутрішніми документами на підприємстві) мають бути підписані таким керівником. Як правило, ця процедура запроваджується для більш суворого контролю витрачання коштів підприємства.

До Звіту додаються:

  • документи, що підтверджують прибуття працівника до місця відрядження. У пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу немає згадувань про необхідність підтвердження посвідченням про відрядження прибуття працівника до місця відрядження. Тим більше що наказ № 260 про затвердження форми цього посвідчення втратив чинність ще в 2011 р. Однак підприємства мають право використовувати самостійно розроблену форму посвідчення про відрядження або аналогічний самостійно розроблений документ (наприклад, маршрутний лист, у якому проставляються відмітки про прибуття й вибуття із зазначенням дати). Водночас Податковий кодекс передбачає визначення строку перебування у відрядженні відповідно до дат, зазначених у наказі про відрядження, транспортних квитках, готельних рахунках, відмітках Держприкордонслужби України в закордонному паспорті;
  • документи, що підтверджують здійснення транспортних витрат:
  • автомобільним транспортом — талони, квитанції, квитки з нанесеними друкованим способом серією, номером, номінальною вартістю, що відповідають вимогам п. 2.5 Положення № 614. Якщо такі документи не видаються або видаються без нанесення відповідних реквізитів друкованим способом, то необхідним є чек РРО;
  • залізничним і авіаційним транспортом — транспортні квитки встановлених форм;
  • документи, що підтверджують витрати на проживання. Таким документом є готельний рахунок або рахунки від інших суб’єктів господарювання, які надають послуги з проживання й розміщення фізичних осіб. Форму такого рахунку (форма № 4-г) затверджено наказом № 230. Крім цього, необхідним є фіскальний касовий чек або квитанція до прибуткового касового ордера — у разі якщо послуги надаються юридичною особою або фізичною особою — підприємцем, які перебувають на загальній системі оподаткування, або розрахунковий документ, складений у довільній формі, але із заповненням усіх відповідних реквізитів — у разі якщо послуги надаються підприємцем на спрощеній системі оподаткування;
  • інші документи, що підтверджують зв’язок витрат на відрядження з діяльністю підприємства.

«Гарячі лінії»

Дата: 19 липня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00