РРО. Готівка

Касова дисципліна на підприємстві

Майже кожне підприємство здійснює операції з готівкою в національній валюті України — отримує її за продані товари (роботи, послуги), виплачує заробітну плату, видає готівку під звіт працівникам на відрядження тощо.
Основним нормативним документом, що встановлює правила у сфері готівкових розрахунків у касі підприємства, є Положення № 637. Дотримання підприємством таких правил прийнято називати касовою дисципліною.
Розглянемо основні аспекти касової дисципліни на підприємстві.


Каса

Каса — приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення № 637).

Вимоги, яким має відповідати таке приміщення (місце), нормативними документами не встановлено. Тому кожне підприємство вирішує це питання на власний розсуд.

При цьому слід зважати на вимоги п. 4.1 Положення № 637, згідно з яким керівники підприємств мають забезпечити належне облаштування каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не було створено належних умов для забезпечення зберігання коштів, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку.

Наприклад, приміщення (місце) каси може бути ізольованим, обладнаним сигналізацією, сейфом тощо.

Виділення приміщення (місця) каси доцільно оформити наказом по підприємству. Як правило, на підприємстві діє одна каса. Якщо ж у підприємства є відокремлені підрозділи, додаткова каса може бути у таких підрозділах. При цьому каса підприємства буде центральною (основною), а каси відокремлених підрозділів — додатковими.

Касова книга та інші касові документи

Усі касові операції підприємства (видача та отримання готівки) повинні оформлятися касовими документами, до яких належать:

  • так звані первинні касові документи, якими оформляються отримання та видача грошей (прибуткові та видаткові касові ордери, відомості на виплату грошей, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції тощо);
  • відповідні журнали встановленої форми для реєстрації зазначених документів. Журнали ведуться окремо за прибутковими та видатковими операціями (п. 3.11 Положення № 637);
  • книги обліку (касова книга, яка застосовується підприємствами, книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яка застосовується підприємствами, де є кілька кас і старший касир з центральної каси видає готівку іншим касирам, книга обліку розрахункових операцій (для підприємств, які застосовують РРО, з метою обліку операцій, здійснених через РРО), книга обліку доходів і витрат, яка застосовується фізичними особами — підприємцями).

Форми більшості з цих документів наведено у додатках до Положення № 637.

Окремо зупинимося на особливостях оформлення касової книги. Відповідно до п. 4.2 вищезазначеного Положення аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Підприємства можуть вести касову книгу також в електронній формі. Вимоги до ведення касової книги в електронній формі наведено в п. 4.4 Положення № 637. Те саме стосується журналів реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п. 3.11 Положення № 637, лист № 11-117/708-1645). Прибуткові та видаткові касові документи можуть заповнюватися в тому числі за допомогою комп’ютерних засобів (друкуватися на комп’ютері). При цьому відривна частина прибуткового касового ордера на підприємстві повинна зберігатися у паперовому вигляді.

Загалом процедура оформлення касових операцій касовими документами така.

Бухгалтер виписує первинний касовий документ (прибутковий, видатковий касовий ордер тощо) і реєструє у відповідному журналі реєстрації.

Згідно з п. 3.12 Положення № 637 первинний касовий документ передається касиру, після чого за ним отримується чи видається готівка. Далі касир підписує первинний касовий документ, а на доданих до нього документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

На підставі первинних касових документів у день надходження або видачі готівки заповнюється касова книга. Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими та видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі (п. 4.3 Положення № 637).

Детальніше ознайомитися з порядком ведення касової книги можна у пунктах 4.1 — 4.5 зазначеного Положення.

Касир

Касирце працівник підприємства, на якого покладено обов’язки здійснювати операції, пов’язані з прийманням і видаванням готівкових коштів через касу підприємства, зберігати в касі всі прийняті цінності, вести касову книгу тощо.

Кваліфікаційні вимоги, які висуваються до касира, професійні завдання та обов’язки наведено в п. 8 підрозділу «Кваліфікаційні характеристики. Технічні службовці» розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» ДКХПП.

Зазначимо, що ДКХПП призначено насамперед для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність (п. 4 підрозділу «Загальні положення Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» ДКХПП). Крім того, п. 4 Положення № 637 встановлено обов’язки касира.

Таким чином, на підставі зазначених норм ДКХПП і Положення № 637 кожне підприємство розробляє посадову інструкцію касира.

Керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення № 637 (п. 4.7 цього Положення). Тому знати вимоги цього Положення та інших нормативних документів із касової дисципліни — також обов’язок касира. Касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей (п. 4.8 зазначеного Положення).

Якщо на підприємстві є кілька кас і, відповідно, кілька касирів, то один із них буде старшим касиром, інші — просто касирами.

Згідно з п. 4.6 Положення № 637 старший касир перед початком робочого дня (за наявності на підприємстві декількох касирів) видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яку веде старший касир. Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержану і видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей.

Слід зазначити, що якщо обсяг касових операцій підприємства незначний, то не завжди передбачається посада касира штатним розписом. У цьому випадку згідно з п. 4.8 Положення № 637 обов’язки касира покладають відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Те саме стосується підприємств, які мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, щодо оплати праці, виплати допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій і премій (п. 4.9 Положення № 637).

Якщо ж на підприємстві немає інших працівників, крім керівника, то саме керівник має право підписувати всі касові документи одноосібно (лист № 11-117/708-1645). Тобто керівник повинен виконувати всі обов’язки касира, включаючи ведення касової книги. Щоправда, укладати договір про повну матеріальну відповідальність керівника із самим собою немає сенсу.

Ліміт залишку готівки в касі

Відповідно до п. 1.2 Положення № 637 ліміт залишку готівки в касі (даліліміт каси)граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.

Це означає, що якщо такий ліміт встановлено, припустимо, в розмірі 500 грн., то після закінчення робочого дня в касі не повинна залишатися більша сума. Суму, яка перевищує ліміт, потрібно здавати до банківських установ для зарахування на банківські рахунки підприємства.

Згідно з п. 5.2 Положення № 637 ліміт каси встановлюється підприємством самостійно та оформлюється Розрахунком встановлення ліміту залишку готівки в касі за формою додатка 8 до цього Положення, що підписується головним (старшим) бухгалтером і керівником підприємства (або уповноваженою ним особою), а також наказом керівника про встановлення ліміту.

Наведемо зразки складання Розрахунку та наказу.

Зразок 1

 

Зразок 2

 

Методику розрахунку ліміту визначено п. 5.3 Положення № 637. Ліміт розраховують за одним із двох методів:

  • середньоденним надходженням готівки до каси (у цьому разі заповнюються лише рядки 1 та 2 табл. 1 Розрахунку);
  • середньоденною видачею готівки з каси (у цьому разі заповнюються рядки 3 та 4 табл. 1 Розрахунку, а рядки 1 і 2 прокреслюються).

Розрахунок ліміту здійснюється таким чином: загальна сума надходжень чи видач із каси за три будь-які місяці поспіль з останніх 12 ділиться на кількість робочих днів за ці три місяці та отримуються середньоденні надходження чи видачі (рядки 2 та 4 Розрахунку). Розрахована у рядку 2 чи 4 Розрахунку середньоденна величина є лімітом каси, що переноситься до табл. 2 Розрахунку. Однак якщо такий показник дорівнює нулю або не більше ніж 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.), підприємство може встановити ліміт каси в більшому розмірі, але не більше ніж 10 не-оподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.). Тобто якщо в рядку 2 чи 4 стоятиме величина від 0 до 170 грн., наприклад 80 грн., то ліміт каси підприємство може встановити в більшій сумі — 90 грн., 100 грн., 120 грн. тощо, але не більше ніж 170 грн.

Причому главою 5 Положення № 637 для окремих підприємств передбачено специфічні особливості розрахунку, а саме для:

  • підприємств, що тільки розпочинають свою діяльність або які раніше здійснювали лише безготівкові розрахунки та починають здійснювати готівкові, — застосовуються прогнозні розрахунки (п. 5.2);
  • небанківських фінансових установ та операторів поштового зв’язку (п. 5.4);
  • підприємств, що виробляють і перероблюють сільськогосподарську продукцію (п. 5.5);
  • релігійних організацій (п. 5.6);
  • бюджетних установ і організацій, які обслуговуються Держказначейством України (п. 5.7).

Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Згідно з п. 5.8 Положення № 637 якщо підприємство не встановить такий ліміт, то він вважатиметься нульовим.

Нерозривно пов’язане з питанням встановлення лімітів питання строку здавання готівки для її зарахування на рахунки в банках, яке регулюється п. 5.1 зазначеного Положення. Строки здавання визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти), про що зазначається в договорах банківського рахунку між підприємствами та банками.

В обов’язковому порядку підлягає здаванню до банку готівка, яка перевищує встановлений ліміт каси.

Водночас згідно з п. 5.9 Положення № 637 готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства.

Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, що надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на потреби, які пов’язані з діяльністю підприємства.

Наприклад, якщо ліміт каси встановлено підприємством на рівні 500 грн., протягом дня на підприємство надійшло 600 грн. і на кінець дня залишок готівки в касі становив 600 грн., то перевищення ліміту 100 грн. (600 — 500 грн.) не вважатиметься понадлімітним, якщо наступного робочого дня сума перевищення здаватиметься до банку чи використовуватиметься на потреби підприємства.

Слід зазначити, що відповідно до п. 2.10 Положення № 637 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку. Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату грошей.

Штраф за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах встановлюється у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день (п. 1 Указу № 436). Тобто якщо ліміт перевищено за один день на суму 100 грн., сума штрафу становитиме 200 грн. (100 грн. х 2). Якщо ліміт перевищено на суму 100 грн. за два дні, штраф становитиме 400 грн. (100 грн. х 2 х 2 дні).

Обмеження готівкових розрахунків

Згідно з п. 2.3 Положення № 637 підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, встановлених відповідною постановою Правління Нацбанку України. На сьогодні такі обмеження встановлено постановою № 210 (стосуються розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу) для:

  • підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня в розмірі 10 000 грн.;
  • фізичної особи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 000 грн.;
  • фізичних осіб між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, у розмірі 150 000 грн.

Ці обмеження поширюються також на випадки, коли працівник за свої готівкові кошти придбаває для підприємства товари (роботи, послуги), а підприємство згодом відшкодовує ці кошти працівникові (лист № 27-011/3958).

Причому кількість підприємств (підприємців) і фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Наприклад, якщо підприємство здійснювало протягом дня готівкові розрахунки з двома іншими підприємствами чи підприємцями, то сума таких розрахунків і з першим, і з другим не повинна перевищувати 10 000 грн. Тобто встановлена гранична сума стосується готівкових розрахунків підприємства з кожним окремим контрагентом протягом дня, а не з усіма разом.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.

Тобто якщо сума розрахунку підприємства з іншим підприємством протягом дня становить, приміром, 15 000 грн., то готівкою протягом одного дня можна розрахуватися лише на суму 10 000 грн., а 5000 грн. доведеться провести через банківську установу.

За перевищення встановлених лімітів розрахунків готівкою згідно зі ст. 16315 КпАП передбачено накладення адміністративного штрафу на відповідну посадову особу підприємства від 100 до 200 не-оподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 — 3400 грн.). Якщо ж особу протягом року вже притягали до адміністративної відповідальності за таке саме порушення, то розмір штрафу значно зростає — від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (8500 — 17 000 грн.).

Слід також зауважити, що вищезазначені обмеження не поширюються на: розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами, добровільні пожертвування та благодійну допомогу, використання коштів, виданих на відрядження.

Тобто якщо підприємство вносить благодійну допомогу в касу благодійного фонду, сума такої допомоги протягом дня може перевищувати 10 000 грн.

Окремі аспекти застосування цього обмеження розглянуто також у листах № 11-116/3159, № 11-117/21669, № 11-117/22683, № 48-104/18191 тощо.

Приймання готівки в касу

Згідно з п. 2.6 Положення № 637 уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги відповідно до вимог глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства (п. 3.3 Положення № 637). Щодо приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписом головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Зауважимо, що печатка ставиться повністю тільки на квитанції — на відривній частині прибуткового касового ордера. Вона не повинна «розриватися» — ставитися частково на квитанції і частково на прибутковому касовому ордері.

Під час роботи з готівкою касири (особи, які виконують їх функції) керуються Правилами № 422.

Видача готівки з каси

Відповідно до п. 3.4 Положення № 637 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями, які підписуються керівником і головним бухгалтером або працівником підприємства, який на це уповноважений керівником. Особливості оформлення цих документів регламентовано пунктами 3.4 — 3.6 зазначеного Положення, а також містяться у листі № 11-117/1363/4874.

Штрафні санкції за порушення касової дисципліни

За порушення окремих питань касової дисципліни на підприємстві передбачено штрафні санкції, встановлені насамперед Указом № 436, зокрема:

  • штраф за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівкиу п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.

Відповідно до п. 2.6 Положення № 637 оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги згідно з вимогами глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Наприклад, якщо готівку в сумі 1000 грн. було отримано в касу 05.06.2014 р., а фактично відображено в касовій книзі 06.06.2014 р., маємо факт несвоєчасного оприбуткування готівки, за що передбачено штраф 5000 грн. (1000 грн. х 5);

  • штраф за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштіву розмірі 25% виданих під звіт сум.

Згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше ніж 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше ніж два робочі дні, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення строку відрядження.

Наприклад, якщо підприємство видало підзвітній особі під звіт готівку в сумі 200 грн., але ця особа не відзвітувалася за раніше отримані кошти, штраф становить 50 грн. (200 грн. х 25%).

Водночас відповідно до п. 7.39 Положення № 637 подання звітів про використання коштів із порушенням установлених строків може дозволятися лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження. Тобто перевищити зазначені строки без небезпеки отримати штраф можна, якщо на це будуть поважні причини (хвороба тощо);

  • штраф за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів,у розмірі сплачених коштів.

Зазначена норма Указу № 436 передбачає застосування до суб’єкта господарювання фінансових санкцій за порушення ним порядку відображення в облікових документах каси підприємства витраченої підзвітними особами готівки без подання ними підтвердних документів (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, інших письмових документів).

Таким чином, ця норма не стосується взаємовідносин між покупцями та продавцями товарів (робіт), послуг при проведенні ними розрахункових операцій.

А штрафна санкція застосовується до суб’єктів господарювання, які ведуть облік касових операцій з порушенням норми, встановленої п. 7.41 Положення № 637, в якій зазначено, що під час перевірки правильності оформлення видач готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюється достовірність підтвердних документів, що додаються до звітів про використання коштів.

Окремі питання, пов’язані з накладенням штрафів, розглянуто також у листі № 11-117/982-3354.

«Гарячі лінії»

Дата: 6 вересня, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00