ПДФО

Надання платниками податків документів при перевірці

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу).

Згідно з п. 20.1 ст. 20 цього Кодексу контролюючі органи мають право, зокрема:

  • проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків (крім Нацбанку України), у тому числі після проведення процедур митного контролю та/або митного оформлення (пп. 20.1.4);
  • запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи (пп. 20.1.6);
  • проводити контрольні розрахункові операції до початку перевірки платника податків щодо дотримання ним порядку проведення готівкових розрахунків та застосування реєстраторів розрахункових операцій (пп. 20.1.11).

Підпунктом 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Податкового кодексу встановлено, що документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати всіх передбачених цим Кодексом податків та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).

Зазначена перевірка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов’язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, а також отриманих в установленому законодавством порядку контролюючим органом документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків.

Розглянемо порядок надання документів під час проведення документальних перевірок, отримання їх копій, право платника на врахування контролюючими органами документів, наданих під час перевірки, а також передачі їх до архіву, строки зберігання деяких документів та їх обчислення, особливості відновлення у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів.

Підстави для висновків і надання документів під час проведення перевірок

Для посадових осіб контролюючих органів згідно з п. 83.1 ст. 83 Податкового кодексу під час проведення перевірок підставами для висновків є: документи, визначені цим Кодексом, податкова інформація, експертні висновки, судові рішення, інші матеріали, отримані в порядку та у спосіб, передбачені зазначеним Кодексом або іншими законами, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи.

Податковий контроль — система заходів, що вживаються контролюючими органами з метою контролю правильності нарахування, повноти і своєчасності сплати податків і зборів, а також дотримання законодавства з питань регулювання обігу готівки, проведення розрахункових та касових операцій, патентування, ліцензування та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи (п. 61.1 ст. 61 Податкового кодексу).

Згідно з п. 85.1 ст. 85 зазначеного Кодексу встановлено заборону витребування документів від платника податків будь-якими посадовими (службовими) особами контролюючих органів у випадках, не передбачених цим Кодексом.

Водночас платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки (п. 85.2 зазначеної статті).

Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому великий платник податків зобов’язаний також надати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ним в електронній формі), не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірки, документальної невиїзної перевірки.

Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової (службової) особи, що їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова (службова) особа контролюючого органу та платник податків (його представник) (п. 85.3 ст. 85 Податкового кодексу).

У разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов’язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів (п. 85.9 вищезазначеної статті).

Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів, або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу.

У такому разі строки проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання зазначених копій документів або забезпечення доступу до них.

Порядок отримання під час перевірки копій документів

Згідно з п. 85.4 ст. 85 Податкового кодексу при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

При цьому п. 85.5 вищезазначеної статті забороняється вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Аналогічні норми передбачено і Законом про бухоблік. Так, копії первинних документів  та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.

Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (частина дев’ята ст. 9 зазначеного Закону).

Первинні документи у бухобліку та передача їх до архіву

Згідно з частиною третьою ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Частиною шостою зазначеної статті передбачено, що керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Первинний документдокумент, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення (ст. 1 Закону про бухоблік).

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням № 88.

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ; назва документа (форми); дата і місце складання; зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі); посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу  ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо (п. 2.4 Положення № 88).

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню.

Електронний документ створюється з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (частина восьма ст. 9 Закону про бухоблік).

Відповідно до розділу 6 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. До передачі до архіву підприємства, установи мають зберігати їх в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Відповідно до ст. 31 Закону № 3814 державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Зазначені юридичні особи передають документи поточного  діловодства до своїх архівних підрозділів у  порядку, встановленому Мін’юстом України.

У листі № 01.2/2855 зазначено, що порядок роботи з документами від їх створення у діловодстві до передачі на архівне зберігання встановлено Правилами № 16. Підпунктом 3.3.1 п. 3.3 цих Правил визначено, що документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів установи зберігаються за місцем формування справ. У невеликих установах справи зберігаються централізовано у службі діловодства. Схоронність забезпечується керівником структурного підрозділу і посадовою особою, відповідальною за діловодство у зазначеному підрозділі.

Строки зберігання документів та їх обчислення

Згідно з п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Відповідно до п. 1.3 Переліку № 578/5 склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України.

Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у разі, якщо цю потребу спричинено специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Згідно з Переліком № 578/5 строк зберігання первинних і бухгалтерських документів становить три роки за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються п’ять років.

Строки зберігання деяких документів, визначені Переліком № 578/5, наведено в таблиці.

Номер статті

Види документів

Строк зберігання документів

в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду

в організаціях, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду

278

Документи (звіти, розрахунки, перерахунки, розрахункові книжки) про застосування реєстраторів розрахункових операцій

5 років

 

5 років

 

336

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки1, 2

3 роки1, 2

337

Регістри рахунків до оплати

3 роки1, 2

3 роки1, 2

341

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 років

5 років

351

Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 роки1, 2

3 роки1, 2

352

Книги, журнали, картки обліку:

 

 

а) цінних паперів

Постійно

До ліквідації організації

б) договорів, угод кредитних, поруки, застави, гарантії, переведення боргу

5 років1, 2, 3

5 років1, 2, 3

в) договорів аудиторських, господарських, операційних тощо

3 роки1, 2, 3

3 роки1, 2, 3

г) касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)

3 роки1, 2

3 роки1, 2

ґ) погашених векселів

3 роки1, 2

3 роки1, 2

д) виконавчих листів

5 років

5 років

353

Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів

3 роки1

3 роки1

 

Примітки.

 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
2 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років.
3
Після закінчення строку дії останнього договору, угоди.

 

Відновлення документів у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 та 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

При цьому платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі неможливості проведення перевірки платника податків через втрату (пошкодження) документів строки проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах вищезазначеного строку.

Водночас п. 6.10 Положення № 88 передбачено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи.

Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами, в 10-денний строк.

Порядком № 1004 заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності. Саме на цій забороні ґрунтується потреба в експертизі під час відбору документів на знищення. Відповідно до п. 3 цього Порядку експертиза цінності документів проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

Згідно з пп. 4.5.6 п. 4.5 Правил № 16 відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією установи одночасно. Схвалені цією комісією описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Схвалені нею описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником установи, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи.

Слід зауважити, що ст. 121 Податкового кодексу передбачено фінансову відповідальність платника податків за незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом. Сума штрафу на сьогодні становить 510 грн., а в разі повторного вчинення1020 грн.

Право платника на врахування документів, наданих під час перевірки

Згідно з п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу у разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи).

Протягом п’яти робочих днів із дня отримання акта перевірки платник податків має право надати до контролюючого органу, що призначив перевірку, документи, які підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності.

У разі якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення, або коли надіслані у передбаченому абзацом першим п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продовжується на строк, визначений ст. 82 цього Кодексу.

У разі якщо надіслані у передбаченому абзацом першим п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу порядку документи надійшли до контролюючого органу після завершення перевірки, або у разі надання таких документів відповідно до абзацу другого цього пункту, контролюючий орган має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків.

«Гарячі лінії»

Дата: 29 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42