Новини

Основні засоби: відображення в балансі згідно з правилами МСФЗ

Основним завданням цієї статті є ознайомлення читачів з вимогами міжнародних стандартів бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо відображення в балансі підприємства основних засобів (далі — ОЗ). Пріоритетними питаннями обліку є: первісне визнання ОЗ, їх амортизація, оцінка наявності ознак зменшення корисності активів і визнання збитків у разі присутності таких ознак.


Первинні документи та забезпечення їх зберігання

Визначення первинного документа надано в ст. 1 Закону про бухоблік. Згідно із цією статтею первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення. Також у частині першій ст. 9 цього Закону визначено, що первинні документи, які фіксують господарські операції, є підставою для ведення бухгалтерського обліку.

Первинні документи повинні складатися під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення. Для контролю й упорядкування опрацювання даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Обов’язкові реквізити, які повинні містити первинні та зведені облікові документи, наведено в частині другій ст. 9 Закону про бухоблік.  Це:

  • назва документа (форми);
  • дата і місце складання; назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У частині третій ст. 8 Закону про бухоблік передбачено, що власники (власник) підприємства або уповноважений орган (посадова особа — керівник) відповідає за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менш ніж три роки.

У Положенні № 88 більш конкретизовано вимоги до підприємств із забезпечення зберігання первинних документів і облікових регістрів, а саме:

  • первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси, підлягають обов’язковій передачі в архів підприємства. До моменту передачі всі ці документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (пункти 6.1, 6.2);
  • первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку вручну і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються та супроводжуються довідкою для архіву (п. 6.5);
  • зберігання первинних документів і облікових регістрів, що пройшли обробку і є підставою для складання звітності, оформлення й передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства. Видача документів з бухгалтерії й архіву працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера (пункти 6.7, 6.8 Положення № 88).

Строки зберігання документів

Строки зберігання первинних документів, фінансової та податкової звітності, інших документів визначено в Переліку № 578/5. Відповідно до цього документа обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, що настає за роком їх складання (п. 2.10 цього Переліку).

Наприклад, обчислення строку зберігання документів, датованих 2014 р., незалежно від місяця складання починається з 01.01.2015 г., і якщо строк зберігання такого документа становить, наприклад, три роки, то він закінчується 01.01.2018 р. Переважна більшість документів, які використовуються підприємствами у процесі роботи, мають строк зберігання три роки. Але є документи, строк зберігання яких більше трьох років, — 5, 10, 75 років.

Строки зберігання для конкретних видів документів визначено у відповідних пунктах наведеної таблиці. Примітки коментують і уточнюють строки зберігання окремих документів. Зрозуміло, що кількість документів, включених до Переліку № 578/5, досить велика. Тому в таблиці наведено строки зберігання окремих з них.

Слід додати, що незважаючи на те що з 01.02.2015 г. податкові накладні та розрахунки коригувань до них складаються винятково в електронному вигляді (п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу), строк зберігання податкових накладних — три роки, зазначений у п. 4 таблиці, застосовується і до накладних в електронному вигляді. Закон про РРО також передбачає створення контрольної стрічки до РРО в електронному вигляді, строк зберігання якої також три роки. В обох випадках ці документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації відповідно до ст. 13 Закону № 851. Згідно із цією статтею суб’єктів електронного документообігу зобов’язано зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях (тобто на дискових носіях, флеш-носіях тощо).

Податковим кодексом також передбачено вимоги з використання і зберігання первинних документів.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 цього Кодексу платників податків зобов’язано вести облік доходів, витрат і інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством. Пунктом 44.3 цієї статті встановлено, що платник податків зобов’язаний забезпечити зберігання вищенаведених документів протягом не менш ніж 1095 днів від дня подання відповідної податкової звітності, а у разі її неподання — починаючи з граничного строку подання такої звітності. Наприклад, підприємство подало декларацію з податку на прибуток за 2014 р. 28.01.2015 р. Із цієї дати і починається відлік 1095 днів для зберігання первинних документів, що підтверджують дані податкового обліку доходів і витрат. У разі неподання зазначеної декларації за 2014 р. відлік 1095 днів починається з 02.03.2015 р. (пункти 49.18 і 49.19 ст. 49 Податкового кодексу).

При проведенні перевірок дотримання суб’єктами господарювання податкового законодавства часто виникають ситуації, коли результати такої перевірки стають предметом оскарження або судового розгляду. У цьому випадку документи повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень і/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу.

Порядок архівування документів

Порядок зберігання документів в архівах регламентується Правилами № 1000/5, які поширюються як на державні органи та органи місцевого самоврядування, так і на підприємства, організації й установи незалежно від форм власності.

Наведемо основні загальні положення цього документа. Так, згідно з частиною першою п. 6 Правил № 1000/5 відповідальним за зберігання службових документів та їх інформації, а також за функціонування системи захисту від незаконного доступу, втрати, несанкціонованого знищення документів і порушення правил користування документами є керівник підприємства (установи, організації). А керівники структурних підрозділів відповідають за зміст, якість підготовки і належне оформлення документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах. Наприклад, за роботу з первинними документами, обліковими регістрами та іншою бухгалтерською документацією відповідальність несе головний бухгалтер.

Архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства. У малочисельних підприємствах призначається особа, відповідальна за ведення архіву (частина перша п. 8 Правил № 1000/5). Керівництво підприємства зобов’язано забезпечити архів відповідним приміщенням, устаткуванням і кадрами (частина перша п. 10 цих Правил).

Також у вищезазначених Правилах приділено увагу такому питанню, як систематизація та зберігання документів. Зокрема, у розділі IV частини другої п. 2 викладено такі загальні правила, якими слід керуватися при формуванні справ, а саме: 

  • поміщати у справи лише виконані документи згідно із заголовками справ у номенклатурі;
  • групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (які ведуться протягом декількох років до завершення); 
  • поміщати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності — завірені в установленому порядку копії документів;
  • не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; 
  • включати до справи документи лише з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; 
  • окремо групувати у справи документи залежно від тривалості зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання; 
  • справа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання за обсягом не повинна перевищувати 250 аркушів (не більш ніж 40 мм товщиною).

Документи групуються у справі в хронологічному та/або логічному порядку (розділ IV частини другої п.  4 Правил № 1000/5).

Наприклад, можна формувати документи в такий спосіб: за кожний місяць формуються окремо в папки первинні документи від постачальників та підрядників, накладні на відпуск товару покупцям, виписки банку з додатками тощо. А можна формувати документи інакше: у кожній папці, заведеній на відповідний календарний місяць, збираються всі вищезазначені первинні документи. Так зручніше формувати справи на підприємствах з невеликим обсягом документації.

Втрата документів, відповідальність за їх незбереження

Як уже зазначалося, за зберігання на підприємстві первинних документів, облікових регістрів, звітності відповідає головний бухгалтер. У п. 6.10 Положення № 88 наведено алгоритм дії підприємства у разі настання такої форс-мажорної обставини, як втрата або знищення документів:

  • при пропажі або знищенні первинних документів, облікових регістрів, звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і своїм наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення;
  • для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду (разі знищення при пожежі — авт.);
  • результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта направляється органу, у сфері керування якого перебуває підприємство, а також територіальному органу ГФС.

Первинна та інша документація є джерелом ведення податкового обліку, обчислення і сплати податків, про що також йшлося вище. Тому невипадково в п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу закріплено обов’язок платника податків у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів у п’ятитиденний строк повідомити відповідний орган ГФС  за місцем обліку в порядку, установленому цим Кодексом для подання податкової звітності. За незабезпечення зберігання первинних документів, регістрів, звітності, інших документів, що стосуються обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених строків, а також ненадання контролюючим органам документів (крім документів, отриманих з ЕРПН) або їхніх копій при здійсненні податкового контролю згідно п. 121.1 ст. 121 Податкового кодексу передбачено відповідальність у вигляді штрафу: у розмірі 510 грн.; у разі повторного (протягом року) порушення — у розмірі 1020 грн.

«Гарячі лінії»

Дата: 1 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42