Інші податки

Документальна перевірка: надання документів

Платникам податків під час проведення документальних перевірок необхідно володіти певними знаннями. Про те, які основні підстави для надання документів під час перевірки, які правові вимоги до порядку надання таких документів, які особливості підготовки для передачі посадовим особам контролюючих органів і строки зберігання зазначених документів, а також який порядок дій у разі ненадання платником документів або відмови посадової особи контролюючих органів від врахування наданих документів, йтиметься у цій статті.


Підстави для надання документів

Відповідно до пп. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу контролюючі органи мають право запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.

Водночас у платника податків після початку перевірки виникає обов’язок надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом такої перевірки (п. 85.2 ст. 85 вищезазначеного Кодексу).

Підпунктом 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 Податкового кодексу встановлено, що документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених цим Кодексом податків та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) та яка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов’язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, а також отриманих в установленому законодавством порядку контролюючим органом документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків.

Таким чином, при проведенні перевірок платників податків працівники контролюючих органів мають право вивчати та перевіряти первинні документи, що використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову та статистичну звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків та зборів, ліцензії на провадження видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню відповідно до закону, наявність торгових патентів (з 01.01.2015 р. отримувати торгові патенти не потрібно), дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) тощо.

Слід звернути увагу на деякі особливості надання документів у ході перевірок, які проводяться з питань трансфертного ціноутворення. Підпунктом 39.5.2.3 пп. 39.5.2 п. 39.5 ст. 39 Податкового кодексу встановлено для надання документів десятиденний строк з дати початку перевірки, а у разі необхідності отримання додаткових документів, що підтверджують здійснення фінансово-господарських операцій під час проведення перевірки, вони надаються платником податків протягом 15 днів з дати отримання запиту контролюючого органу.

Існують також особливості надання документів великими платниками податків, які згідно з п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу не пізніше робочого дня, що настає за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірки, документальної невиїзної перевірки, зобов’язані надати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ними в електронній формі).

Заборону витребування документів від платника податків будь-якими посадовими (службовими) особами контролюючих органів у випадках, не передбачених Податковим кодексом, а також вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством, встановлено пунктами 85.1 та 85.5 вищезазначеної статті.

Вимоги до порядку надання документів

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Відповідно до частини п’ятої ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, передбачені частиною другою ст. 9 Закону про бухоблік.

При цьому п. 2.3 Положення № 88 встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлено Законом про електронні документи, а Законом № 852 визначено правовий статус електронного цифрового підпису та здійснюється регулювання відносин, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Статтею 7 Закону про електронні документи передбачено, що оригіналом такого документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 852. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою № 680.

Слід зазначити, що згідно з вимогами Податкового кодексу платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 зазначеного Кодексу.

Отже, платник податків після початку перевірки зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, у тому числі створені в електронному вигляді.

Слід зауважити, що відповідно до п. 85.3 ст. 85 Податкового кодексу документи, які містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової (службової) особи, яка їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова (службова) особа контролюючого органу та платник податків (його представник).

Схема

Статтею 505 Цивільного кодексу передбачено, що комерційною таємницею є інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв’язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію.

Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які згідно із законом не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

Відповідно до ст. 36 Господарського кодексу відомості, пов’язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб’єкта господарювання, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди інтересам суб’єкта господарювання, можуть бути визнані його комерційною таємницею. Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, спосіб їх захисту визначаються суб’єктом господарювання відповідно до закону.

Крім того, постановою № 611 встановлено, що дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів, не є комерційною таємницею і підприємства зобов’язані подавати зазначені відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства, за їх вимогою.

При проведенні документальних перевірок посадові особи контролюючого органу, які проводять перевірку, мають право згідно з вимогами пунктів 85.4 та 85.8 ст. 85 Податкового кодексу отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (частина шоста ст. 9 Закону про бухоблік).

Отримання копій документів згідно з п. 85.7 ст. 85 Податкового кодексу оформляється описом. Копія опису, складеного посадовими (службовими) особами контролюючого органу, вручається під підпис платнику податків або його законному представнику. Якщо платник податків або його законний представник відмовляється від засвідчення опису чи від підпису про отримання копії опису, то посадові (службові) особи контролюючого органу, які отримують копії, роблять відмітку про відмову від підпису.

Строки зберігання документів

Відповідно до п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності.

Статтею 336 розділу I «Документи, що створюються в управлінській діяльності» Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом № 578/5, передбачено, що первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися протягом трьох років за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Щодо строків зберігання електронних документів, то згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи встановлено окремі вимоги до суб’єктів електронного документообігу, які повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Так, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Проте у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

Дії у разі ненадання документів або відмови від врахування наданих документів

Згідно з п. 85.6 ст. 85 Податкового кодексу в разі відмови платника податків або його законних представників надати копії документів посадовій (службовій) особі контролюючого органу така особа складає акт у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові платника податків (його законного представника) та переліку документів, які йому запропоновано подати. Зазначений акт підписується посадовою (службовою) особою контролюючого органу та платником податків або його законним представником. У разі відмови платника податків або його законного представника від підписання зазначеного акта в ньому вчиняється відповідний запис.

Пунктом 44.5 ст. 44 зазначеного Кодексу передбачено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Податковим кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі неможливості проведення перевірки платника податків у випадках, передбачених п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу, строки проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим пунктом строків.

Відповідно до п. 85.9 ст. 85 вищезазначеного Кодексу в разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, було вилучено правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов’язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії цих документів або забезпечити доступ до їх перевірки.

Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу.

У разі якщо вищезазначені документи було вилучено правоохоронними та іншими органами, строки проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання копій таких документів або забезпечення доступу до них.

Пунктом 44.7 ст. 44 Податкового кодексу передбачено, що у разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, такий платник має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи).

СхемаУ разі якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення або коли надіслані у вищезазначеному порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продовжується на строк, визначений ст. 82 Податкового кодексу.

У разі проведення документальної перевірки платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, та зберігання яких регламентується чинними нормативно-правовими актами. При цьому грошове зобов’язання платника податків визначається контролюючим органом лише за визначені Податковим кодексом періоди.

Згідно з п. 44.6 ст. 44 зазначеного Кодексу в разі якщо до закінчення перевірки або у строки, визначені в абзаці другому п. 44.7 цієї статті, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника на час складання такої звітності.

Відповідно до п. 102.1 ст. 102 Податкового кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 цієї статті, має право самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня — у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до ст. 39 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної п. 133.4 ст. 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо таку податкову декларацію було надано пізніше, — за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання, а спір щодо такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов’язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку.

Отже, дотримання платниками податків законодавства у частині ведення, забезпечення зберігання та своєчасного надання в повному обсязі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, у ході проведення документальної перевірки має визначальний вплив на всебічність і неупередженість висновків за її результатами, що у свою чергу сприятиме зменшенню випадків незгоди платників податків з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки.

«Гарячі лінії»

Дата: 29 листопада, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42