Запитання - відповіді

Ведення/закриття/зберігання касової книги
Як закривається касова книга (після закінчення календарного року або у разі зміни її форми) та який строк її зберігання?
Тетяна Шаповалова , заступник начальника відділу доходів і зборів з фізичних осіб Управління адміністрування Бази знань Інформаційно-довідкового департаменту ДФС України

Пунктом 35 розділу III Положення № 148 передбачено, що касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються згідно із законодавством України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов’язок щодо їх зберігання.
При цьому установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді (п. 41 розділу IV Положення № 148).
Підпунктами 3, 4 п. 6 Пояснень щодо заповнення додатка 5 до Положення № 148 передбачено, що протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ст. 44 Кодексу).
Як передбачено ст. 352 п. 4.2 глави 4 розділу І Переліку № 578/5, строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо), становить три роки.
Таким чином, форму касової книги (типова форма № КО-4) визначено у додатку 5 до Положення № 148, яким передбачено ведення цієї книги впродовж одного календарного року. При цьому якщо у касовій книзі залишилися незаповнені сторінки (пусті), то на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Порядок закриття касової книги у випадку зміни її форми відповідно до законодавства здійснюється так, як і після закінчення календарного року. У разі якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, то нумерація сторінок у наступній касовій книзі повинна розпочинатись з «1».
Якщо касова книга велася в електрон­ній формі, то після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку, які формуються в книгу. Така книга засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та передається для зберігання відповідно до законодавства України.
При цьому платники податків зобов’язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як трьох років з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — протягом передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.