Новини

Скани трудових книжок: Порядок їх подання до ПФУ затверджено

12.07.2021 / 13:43
Скани трудових книжок: Порядок їх подання  до ПФУ  затверджено

Світлана ЛІСТРОВА, незалежний експерт з питань трудового законодавства,
бухгалтерського обліку та оподаткування, ACCA DipIFR (RUS)


Роботодавці почали в 2020 році сканувати трудові книжки та передавати скани до ПФУ, хоча не було визначено порядку, яким чином це роботи. Керувалися – вказівками ПФУ.

Зі значним запізненням постановою Правління ПФУ від  19.03.2021 №11-1 затверджений Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі – Порядок).

Але дивує його лаконічність і надто він куций. Що ж там прописали?

Сканувати потрібно всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів.

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.

Скани повинні бути придатні для сприйняття їх змісту й містити, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником, одним із таких способів:

1) у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

2) в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

  • найменування роботодавця або ПІБ (за наявності) та ідентифікаційний код;
  • періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
  • переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
  • найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
  • причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частина, стаття закону);
  • вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або   припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.