Єдиний соціальний внесок

Підбірку ситуацій і запитань, які стануть в нагоді при заповненні звітності з ЄСВ, про виправлення помилок в таблиці 5 цієї звітності та помилок при нарахуванні додаткової бази нарахування ЄСВ, а також про відповідальність, передбачену за неподання цієї звітності, розглянемо далі.

Сумісник став основним працівником

Протягом звітного періоду (місяця) працівника переведено (шляхом видання наказу про переведення) з роботи за сумісництвом на основне місце роботи. Як у таб­лицях 5 і 6 звіту за формою № Д4 відобразити таку ситуацію правильно?

Таблицю 5 звіту за формою № Д4 призначено для реєстрації осіб у реєстрі застрахованих осіб.

Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розір­вано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку особу робляться два записи в таб­лиці 5 зазначеного звіту: у першому зазначається дата закінчення роботи за сумісництвом з відповідною категорією особи у графі 7, у другому — дата початку роботи за основним місцем роботи. Така норма застосовується як у випадку зміни основного місця роботи на роботу за сумісництвом (або навпаки), так і у випадку зміни сумісництва на основне місце роботи (без припинення трудових відносин), адже в таблиці 5 звіту за формою № Д4 обов’язковим до заповнення є реквізит 07 «Категорія особи» (1 — наймані працівники з трудовою книжкою, 2 — наймані працівники (без трудової книжки).

У таблиці 6 звіту за формою № Д4 щодо однієї застрахованої особи допускається декілька записів. Зазначена таблиця містить реквізит 20 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)». У цьому реквізиті заповнюється значення «1», якщо особа працює на підставі укладеного трудового договору із оформленням трудової книжки та із занесенням до неї запису про працевлаштування, або значення «0» — якщо особа працює за сумісництвом.

Тому у випадку зміни сумісництва на основне місце роботи без припинення трудових відносин протягом звітного періоду для такого працівника в таблиці 6 звіту за формою № Д4 необхідно заповнювати два рядки. У кожному з них слід окремо зазначати суму заробітної плати й нарахований єдиний внесок як для основного працівника та як для сумісника (зазначивши у графі 22 відповідну «Ознаку наявності трудової книжки»). У графі 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» зазначається інформація про кількість календарних днів трудових відносин у звітному місяці лише в одному рядку, де відображено дані про суми нарахованої зарплати за основним місцем роботи.

Заповнення графи 8 таблиці 5

З працівником у червні 2016 р. укладено трудовий договір за сумісництвом, а з 12 грудня — договір ЦПХ. Як правильно заповнювати дані таблиці 5 звіту за формою № Д4?

У таблиці звіту за формою № Д4 передбачено графу 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 — так, 0 — ні)».

Такий реквізит заповнюється цифрою «1» для осіб з категорією особи «3» лише у випадку якщо відносини між страхувальником і застрахованою особою визначаються одночасно на підставі трудового договору (застрахована особа є основним працівником або сумісником) та на підставі цивільно-правового договору.

Отже, для працівника, з яким раніше (у червні 2016 р.) укладено трудовий договір за сумісництвом, а з 12.12.2016 р. укладено цивільно-правовий договір, дані таблиці 5 звіту за формою № Д4 необхідно заповнювати так:

• у реквізиті 7 «Категорія особи» зазначити «3»;
• у реквізиті 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом» — «1»;
• у реквізиті 11 «Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток» заповнити відповідно до дати початку відносин цивільно-правового характеру, а саме 12 числом.

Варто зазначити, що розробники прог­рамного забезпечення, що формує звітність з ЄСВ, графу 8 таблиці 5 називають коротко «Договір ЦПХ», тому цю графу часто заповнюють цифрою «1» для осіб, з якими укладено договір ЦПХ за відсутності укладених трудових договорів. Таке заповнення графи 8 є помилковим.

Особливості виправлення помилок у таблиці 5

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблиці 5 звіту за формою № Д4, подаються тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо в таблиці 5 цього звіту страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи (зокрема, якщо протягом звітного періоду було укладено або розірвано трудовий договір/договір ЦПХ; особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), він подає звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таб­лиць Звіту) з позначкою «додаткова» та таблицю 5 зі статусом «додаткова», яка містить дані на цю застраховану особу. Звіт з позначкою «додаткова» не повинен містити таблиць 1 — 4 звіту за формою № Д4.

У разі якщо страхувальник подає за один і той самий звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремі звіти).

Заповнення графи 15 таблиці 6

Працівник підприємства з 1 по 15 грудня перебував у відпустці без збереження заробітної плати, а 16 січня звільнився. Яке значення вносити у графу 15 таблиці 6 звіту за формою № Д4?

У графі 15 таблиці 6 звіту за формою № Д4 зазначають кількість днів перебування застрахованої особи у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця. Такий період перебування особи залежить лише від кількості днів у звітному місяці, дати прийому на роботу та дати звільнення з роботи, та не залежить від функцій, які виконує або не виконує особа на підприємстві.

Якщо у звітному місяці особу не прийнято, а звільнено з роботи, то у графу 15 вноситься значення, що дорівнює дню звільнення.

Отже, для особи, яка з 1 по 15 грудня перебувала у відпустці без збереження заробітної плати, а 16 грудня звільнилася, в графу 15 таблиці 6 вноситься значення «16», а в графу 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — «15».

Також слід пам'ятати, що для осіб, яких звільнено з роботи, необхідно обов'язково заповнювати таблицю 5 звіту за формою № Д4.

Мобілізовані працівники

Як правильно заповнювати таблицю 6 звіту за формою № Д4 в різних випадках: у разі призову працівника, перебування на службі, у разі загибелі?

За працівником, якого мобілізовано, зберігається робоче місце та виплачується середній заробіток (ст. 119 КЗпП).

У місяці призову на працівника в таблиці 6 може бути запов­нено декілька рядків на:

• середню заробітну плату за період служби (з кодом типу застрахованої особи «47»);
• заробітну плату за відпрацьований час;
• середню заробітну плату після призову або мобілізації;
• додаткову базу (для основного працівника не інваліда), якщо сума середньої заробітної плати за період служби і заробітної плати за відпрацьовані дні не перевищує мінімальної заробітної плати в такому місяці.

Інший випадок, коли працівник весь місяць перебував на службі. Стосовно такого працівника може бути заповнено два рядки на:

• середню заробітну плату за період служби (з кодом типу застрахованої особи «47»);
• додаткову базу (для основного працівника не інваліда), якщо сума середньої заробітної плати за період служби і заробітної плати за відпрацьовані дні не перевищує мінімальної заробітної плати в такому місяці.

Випадок, коли мобілізований працівник загинув, про що роботодавцю не повідомлено і він продовжував нараховувати йому середній заробіток після смерті та відображати його у таблиці 6 звіту за формою № Д4 за відповідними місяцями нарахування. Оскільки роботодавець не знав, що мобілізований працівник помер, то весь нарахований йому середній заробіток після смерті повернути не вдасться. Адже, це не лічильна помилка (п. 1 частина перша ст. 1215 Цивільного кодексу). Отже, жодних коригувань щодо середнього заробітку та відповідно нарахованого єдиного внеску на такий заробіток після періоду смерті працівника у таблиці 6 робити не потрібно.

За наказом, виданим у грудні, працівник має бути виключений зі списків працівників у жовтні (тобто фактично має подаватися таб­лиця 5 за жовтень із типом форми «додаткова»), але за жовтень і листопад йому було нараховано середній заробіток (який знайшов своє відображення у таблиці 6 за зазначені місяці). Оскільки роботодавець отримав свідоцтво про смерть працівника, то зазначений документ є підставою для відображення дати закінчення трудових відносин із застрахованою особою в таблиці 5 звіту за формою № Д4.

Додаткова база нарахування ЄСВ

Вимога щодо сплати єдиного внеску з мінімальної зарплати, якщо фактична база нарахування її не перевищує, не є новою.

У разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску. При нарахуванні заробітної плати (доходів) фізичним особам з джерел не за основним місцем роботи ставка єдиного внеску (22 %) застосовується до визначеної бази нарахування незалежно від її розміру (частина п’ята ст. 8 Закону про ЄСВ).

Загальні випадки застосування:

• працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати;
• працівник частину місяця перебував у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• у працівника протягом місяця були прогули;
• працівник частину місяця хворів і не надав роботодавцю лікарняний лист;
• працівник частину місяця хворів, а допомогу по тимчасовій непрацездатності нараховано в розмірі 50 (60, 70) % середньої заробітної плати.

Особливі випадки застосування:

• сума єдиного внеску розраховується з фактично нарахованої у поточному місяці заробітної плати незалежно від її розміру (у разі звільнення або прийняття працівника на основне місце роботи);
• при оподаткуванні доходів внутрішніх сумісників, осіб, які отримують винагороди за договорами ЦПХ (до уваги береться загальна сума оподатковуваного доходу);
• якщо відпустка припадає на майбутній місяць і сума відпускних нараховується не за повний місяць, та після відпустки працівнику нараховуватиметься заробітна плата, то в поточному місяці єдиний внесок нараховується на суму фактичної оплати відпустки за майбутній період, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою. Якщо у наступному місяці загальний дохід (заробітна плата та сума відпускних) за місяць менше мінімальної зарплати, єдиний внесок розраховуватиметься виходячи із мінімальної заробітної плати;
• якщо у працівника початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (суму лікарняних буде визначено після надання листка непраце­здатності). Якщо після розподілу лікарняного у наступному місяці загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, єдиний внесок нараховується виходячи з мінімальної заробітної плати.

На суму допомоги по вагітності та пологах за останній місяць, якщо ця її частина менше мінімальної зарплати, у місяці нарахування допомоги єдиний внесок можна не нараховувати, адже остаточний дохід за останній місяць ще не відомий. Хіба що у випадку, якщо достовірно відомо, що працівниця не вийде на роботу, а одразу піде у відпустку для догляду за дитиною.

Норма частини п’ятої ст. 8 Закону про ЄСВ не поширюється на заробітну плату інваліда, працевлаштованого за основним місцем роботи на підприємстві, де застосовується ставка 8,41, 5,5 або 5,3 %. Для зазначених працівників сума єдиного внеску розраховується з фактично нарахованої заробітної плати незалежно від її розміру.

Якщо у працівника в поточному місяці немає заробітку, єдиний внесок не нараховується, оскільки відсутня база нарахування.

Коригування додаткової бази нарахування в таблиці 6 звіту за формою № Д4 потрібно показувати лише у разі якщо помилку допущено в місяцях починаючи з травня 2015 р. До цього місяця форма № Д4 не припускала показувати додаткову базу і нарахований на неї єдиний внесок в таблиці 6. Тому виправлення в додаткової бази нарахування до травня 2015 р. показуємо тільки в таблиці 1.

Таке можливо, якщо ви помилково визначили/не визначили суму додаткової бази нарахування. В такому випадку визначаємо додаткову базу нарахування за минулий звітний період та донараховуємо єдиний внесок. Коригування відображаємо в таблицях 1 і 6 звіту за формою № Д4.

Якщо у звітному місці виникає потреба нараховувати єдиний внесок з додаткової бази нарахування, стосовно працівника в таблиці 6 звіту зо формою № Д4 буде заповнено два рядки:

• у першому рядку зазначається фактична база нарахування єдиного внеску;
• у другому рядку — сума додаткової бази нарахування — різниці між фактичною базою нарахування єдиного внеску і розміром мінімальної заробітної плати. Наприклад, якщо працівник частину місяця у грудні був у відпустці без збереження заробітної плати, то у звітності за грудень заповнюватимуться два рядки: основна заробітна плата і додаткова база нарахування. Якщо ж працівник у грудні частину місяця хворів, то у грудні заповнюватиметься рядок з інформацією про основну заробітну плату, а сума додаткової бази нарахування відображатиметься у наступному місяці.

Сума додаткової бази нарахування відображається в таблиці 6 з кодом категорії застрахованої особи, що й основна база нарахування. Але якщо йдеться, наприклад, про донарахування лише з лікарняних — «29», допомоги по вагітності та пологах — «42» тощо. Решта реквізитів заповнюється так:

• реквізит 10 — завжди код типу нарахування «13»;
• реквізит 11 — місяць і рік, за який визначаємо суму додаткової бази нарахування;
• реквізит 15 — не заповнюється, якщо дані зазначено в рядку із основною базою оподаткування;
• реквізит 19 — сума додаткової бази нарахування;
• реквізит 21 — сума єдиного внеску, нарахована на суму додаткової бази нарахування;
• реквізит 22 — відмітка «1» («так»).

Інші реквізити в цьому рядку — 13, 14, 16, 17, 18, 20 — не заповнюються.

У таблиці 1 звіту за формою № Д4 сума додаткової бази нарахування відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0 %)», а сума нарахованого на неї єдиного внеску — у рядку 3.5 «На суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої заробітної плати роботодавцями (22,0 %)». До рядка 1 «Загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, усього» сума додаткової бази нарахування не включається, оскільки не нараховується на користь працівників.

Відповідальність

Штрафні санкції, які застосовують до платника єдиного внеску органи ДФС (ст. 25 Закону про ЄСВ)

Порушення законодавства про збір та облік єдиного внеску (ст. 165¹ КпАп)

Новостворений відокремлений структурний підрозділ юридичної особи не має окремого коду ЄДРПОУ. Крім того, юридичною особою такий підрозділ не уповноважено нараховувати і сплачувати єдиний внесок. Ким подається звітність у такому разі?

Відокремленими підрозділами є філії та представництва.

Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення.

Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності.

Відомості про філії та представництва юридичної особи включаються до Єдиного державного реєстру.

Реєстрація відокремлених підрозділів в органах доходів і зборів здійснюється на підставі Порядку № 1162.

Особливості обліку відокремлених підрозділів як страхувальників: 

• разі отримання повідомлення від державного реєстратора або відомостей з Єдиного державного реєстру про створення відокремленого підрозділу юридичної особи такий новостворений підрозділ обліковується з приміткою «Неплатник»
• разі прийняття юридичною особою рішення про виділення відокремленого підрозділу на окремий баланс та перехід до самостійного ведення ним розрахунків із застрахованими особами юридична особа повідомляє про це в десятиденний строк з дня прийняття такого рішення контролюючий орган за місцезнаходженням відокремленого підрозділу. У зазначеному випадку на підставі такого повідомлення юридичної особи відокремлений підрозділ обліковується як «Платник єдиного внеску».

Усі суб’єкти господарювання, відокремлені підрозділи юридичних осіб, виділені на окремий баланс, зобов’язані вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи, складати та подавати відповідно до вимог закону статистичну інформацію та інші дані, визначені законом, а також вести (крім громадян України, іноземців та осіб без громадянства, які провадять господарську діяльність і зареєстровані відповідно до закону як підприємці) бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно із законодавством (ст. 19 Господарського кодексу).

Тобто філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ і організацій, інших юридичних осіб можуть бути платниками єдиного внеску, якщо мають окремий код ЄДРПОУ, виділені на окремий баланс, самостійно здійснюють розрахунки із застрахованими особами та самостійно ведуть бухгалтерський облік і подають фінансову звітність.

Платниками єдиного внеску, зокрема, є роботодавці: підприємства, установи та організації, інші юридичні особи, утворені відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, згідно з відомостями з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань), у тому числі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ і організацій, інших юридичних осіб, які мають окремий баланс і самостійно ведуть розрахунки із застрахованими особами (п. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ).

Платником єдиного внеску може бути відокремлений підрозділ, який:

• має окремий код ЄДРПОУ;
• виділений на окремий баланс;
• самостійно здійснює розрахунки із застрахованими особами.

Платник єдиного внеску зобов’язаний подавати звітність та сплачувати єдиний внесок до органу доходів і зборів за основним місцем обліку платника у строки, порядку та за формою, встановленими законодавством.

Загальні правила формування та подання звіту з ЄСВ передбачено розділом ІІ Порядку № 435.

Звіт до органів доходів і зборів подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття на облік у органах доходів і зборів в один із таких способів:

• засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації ЕЦП відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством (у разі подання електронного звіту він надсилається не пізніше закінчення останньої години дня, в якому спливає граничний строк подання звіту);
• на паперових носіях, завірений підписом керівника страхувальника та скріплений печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
• на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти;
• надсилання поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення за умови, що у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти.

Отже, якщо відокремлений структурний підрозділ не уповноважений нараховувати і сплачувати єдиний внесок (тобто обліковується з приміткою «Неплатник»), то звіт з ЄСВ (форма № Д4) подається юридичною особою до контролю­ючого органу за своїм основним місцем обліку.