Бухоблік

Довіреність на отримання ТМЦ

13.03.2017 / 12:23

Довіреність на отримання матеріальних цінностей продовжують оформлювати, незважаючи на те що Інструкція № 99 втратила чинність. Проте повноваження на здійснення господарської операції в інтересах юридичної або фізичної особи — підприємця має підтверджуватись, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо. Що потрібно знати про документальне підтвердження отримання товаро-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ), розглянемо у цій статті.

Загальні поняття представництва

Згідно з частиною першою ст. 237 Цивільного кодексу представництвом є право­відношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Водночас не є представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені, а також особа, уповноважена на ведення переговорів щодо можливих у майбутньому правочинів.

Представництво виникає на підставі:

  • договору
  • закону
  • акта органу юридичної особи
  • інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства

Представництво за договором

Якщо говорити про представництво на підставі цивільно-правового договору, то таким прикладом є договір доручення, згідно з яким одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії (частина перша ст. 1000 Цивільного кодексу). Серед обов’язків довірителя — видача повіреному довіреності на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (частина перша ст. 1007 цього Кодексу). Інший приклад представництва на підставі договору — комерційне представництво. Нагадаємо, що комерційним представником є особа, яка постійно та самостійно виступає представником підприємців при укладенні ними договорів у сфері підприємницької діяльності. Повноваження такого представника можуть підтверджуватися письмовим договором між ним та особою, яку він представляє, або довіреністю (частина третя ст. 243 зазначеного Кодексу).

Договірне представництво може виникати також на підставі трудового договору, за яким працівник уповноважується довіреністю на отримання матеріальних цінностей для підприємства. Це підтверджує ст. 134 КЗпП, адже працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству у випадку, коли майно та інші цінності одержувалися під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами.

Представництво за Законом

Стаття 242 Цивільного кодексу стисло описує представництво за законом. Вона визначає, що батьки (усиновлювачі) є законними представниками своїх малолітніх та неповнолітніх дітей, а опікун є законним представником малолітньої особи та фізичної особи, визнаної недієздатною. Водночас згідно з частиною третьою цієї статті законним представником у випадках, встановлених законом, може бути інша особа. Наприклад, у розумінні ст. 56 Кодексу адміністративного судочинства законним представником органу, підприємства, установи, організації в суді є його керівник чи інша особа, уповноважена законом, положенням, статутом.

Представництво за довіреністю

Представництво за довіреністю може ґрунтуватися на акті органу юридичної особи (частина друга ст. 244 Цивільного кодексу). До таких актів можна віднести рішення загальних зборів, керівника, спостережної ради та інші.

Довіреність на отримання ТМЦ

Розпочнемо з невеличкого екскурсу в минуле. До 01.01.2015 р. відпуск покупцям або передання безоплатно ТМЦ, нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів супроводжувався наданням постачальнику довіреності типової форми № М-2. Порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей визначався Інструкцією № 99, дія якої поширювалася на підприємства, їхні відділення, філії, інші відокремлені підрозділи та представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності.

Однак з 01.01.2015 р. Інструкція № 99 втратила чинність, і з цієї дати в питаннях представництва та використання довіреностей потрібно орієнтуватися на загальні норми Цивільного кодексу. Якщо говорити про довіреність на отримання матеріальних цінностей, то вона не зникла з бухгалтерської документації, просто її форма тепер не має типового формату. Порядок обігу таких довіреностей став вільнішим.

Нагадаємо, що наказом № 987 внесено уточнення до Положення № 88, відповідно до яких повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи — підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо. Найоптимальніший варіант підтвердження повноважень на отримання матеріальних цінностей — складання довіреності.

Згідно з частиною третьою ст. 244 Цивільного кодексу довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

У такій довіреності мають зазначатися:

  • інформація про довірителя;
  • відомості про представника;
  • повноваження представника, тобто які саме дії вчинятимуться від імені довірителя;
  • дата складання.

Пам’ятайте, що довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (частина третя ст. 247 Цивільного кодексу).

У переважній більшості довіреність видається на певний строк, який в ній зазначається. Якщо такий строк не встановлено, довіреність зберігає чинність до припинення її дії (частина перша ст. 247 зазначеного Кодексу). Водночас закінчення строку довіреності є підставою для припинення представництва за довіреністю. Також представництво припиняється у разі:

  • скасування довіреності особою, яка її видала;
  • відмови представника від вчинення дій, що були визначені довіреністю;
  • припинення юридичної особи, яка видала або якій видано довіреність;
  • смерті особи, яка видала або якій видано довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності.

У разі припинення представництва за довіреністю представник зобов’язаний негайно повернути довіреність (частина третя ст. 248 Цивільного кодексу).

Стаття 249 цього Кодексу надає довірителю право в будь-який час скасувати довіреність або передоручення (за винятком безвідкличної довіреності). Якщо довіритель скористався таким правом, то він повинен негайно повідомити про це представника, а також відомих йому третіх осіб, для представництва перед якими було видано довіреність.

Може виникнути така ситуація, що довіритель скасував видану довіреність, але його представник не дізнався про це і вчинив правочин. У цій ситуації права та обов’язки щодо третіх осіб, які виникли внаслідок вчинення правочину, зберігають чинність для довірителя та його правонаступників. Виняток з цього правила — третя особа знала або могла знати, що дія довіреності припинилася.

Окремі питання складання довіреностей

Чи складаються копії до довіреностей?

Довіреність складається в одному екземплярі і не є бланком суворої звітності. На цей момент звертали увагу судді у постанові № 815/251/16. Водночас слід зазначити, що довіреність може видаватися одноразово (наприклад, на отримання матеріальних цінностей за конкретними договором) або багаторазово (наприклад, отримання матеріальних цінностей за різними договорами протягом певного періоду).

Чи вважається довіреність первинним документом?

Довіреність не є первинним документом у розумінні ст. 9 Закону № 996 та п. 2.1 Положення № 88, вона не фіксує факт здійснення господарських операцій (постанова № 805/1729/14).

Чи можна виправити помилку в довіреності?

Якщо в довіреності було допущено помилку, то рекомендуємо її виправляти шляхом скасування раніше виданої помилкової довіреності. Таке право довірителю надає ст. 249 Цивільного кодексу.

Який порядок оформлення довіреності, виданої юридичною особою (у тому числі ліквідатором) на представництво її інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків в контролюючих органах?

Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами.

Якщо довіреність видано комісією з припинення юридичної особи (комісією з реорганізації, ліквідаційною комісію) або ліквідатором, то вона підлягає нотаріальному посвідченню.

Чи обов’язково вимагати довіреність у отримувача товару?

Документ, що підтверджує повноваження представника, необхідно визначити у договорі. На практиці найчастіше використовується довіреність на отримання матеріальних цінностей.

Хто має складати та підписувати довіреність?

Довіреність від імені юридичної особи видається органом або особою, уповноваженою на це установчими документами юридичної особи. Така особа і підписує довіреність. Водночас довіреності часто засвідчуються підписом головного бухгалтера. Але це пережиток минулих часів, оскільки така норма існувала у типовій формі довіреності М-2. Довіреність може скріп­люватися печаткою за умови, що сторони договору визначили таку необхідність.

Чи можна довіреність на отримання матеріальних цінностей виписувати не на працівника підприємства?

Раніше довіреність на отримання матеріальних цінностей видавалася тільки працівникам підприємства, оскільки така вимога передбачалася Інструкцією № 99. На сьогодні такої вимоги вже не існує. Таким чином, довіреність може видаватися також особі, яка не перебуває у трудових відносинах з підприємством.

Заповнення довіреності на отримання матеріальних цінностей

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Кодекс адміністративного судочинства України — Кодекс адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-IV. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII. Цивільний кодекс — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV. Закон № 996 —Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Наказ № 987 —наказ Мінфіну України від 30.09.2014 р. № 987 «Про внесення зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку та визнання такими, що втратили чинність, наказів Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року № 99 та від 24 березня 2000 року № 61». Інструкція № 99 —Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. № 99. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88. Постанова № 805/1729/14 — постанова Донецького окружного адміністративного суду у справі від 07.09.2016 р. № 805/1729/14. Постанова № 815/251/16 — постанова Одеського окружного адміністративного суду у справі від 10.10.2016 р. № 815/251/16

«Гарячі лінії»

Дата: 21 лютого, Четвер
Час проведення: з 14:00 до 16:00
Контактний номер: (044) 501-06-42